Apskaitos procesas ir jo organizavimas
Pirminiai dokumentai
Dokumentas – ant materialaus informacijos nešiklio užfiksuota informacija, turinti rekvizitus, pagal kuriuos ją galima identifikuoti (vienareikšmiškai suprasti ar interpretuoti). Pagrindiniai rekvizitai, užtikrinantys teisingą buhalteriniuose dokumentuose užfiksuotos informacijos interpretavimą, nustatyti LR BAĮ. Pagal paskirtį dokumentai skirstomi į patvarkomuosius, pateisinamuosius, buhalterinio įforminimo ir kombinuotuosius.
4 Patvarkomiesiems dokumentams priklauso įmonės vadovo potvarkiai, įsakymai, įgaliojimai, čekiai pinigams gauti iš atsiskaitomosios sąskaitos (patvarkomasis dokumentas banko atžvilgiu), mokėjimo pavedimai ir kt. Jie yra pagrindas ar nurodymas operacijoms vykdyti. Dažnai, atlikus sankcionuotą operaciją, šių dokumentų pagrindu parengiami pateisinamieji dokumentai (sąskaitos, aktai, žiniaraščiai ir kt.). Tačiau pasitaiko atvejų, kai parengus patvarkomuosius dokumentus, kiti dokumentai nebeforminami (pvz., akcininkų susirinkimo sprendimas (protokolas) išmokėti dividendus: vėliau išrašyti kasos išlaidų orderiai bus tik pinigų išmokėjimą, bet ne įsipareigojimą sumokėti dividendus, pateisinantys dokumentai). Tuomet patvarkomasis dokumentas tampa vieninteliu dokumentu, pagrindžiančiu ūkinę operaciją (atlieka ir pateisinamojo dokumento funkciją). Toks dokumentas dažnai būna ir sutartis (pavyzdžiui, išankstiniam apmokėjimui pagrįsti).
4 Pateisinamieji dokumentai parengiami atlikus operaciją arba jos atlikimo metu ir patvirtina operacijos įvykdymą. Pateisinamieji dokumentai (PVM sąskaitos-faktūros, važtaraščiai, aktai, orderiai, kvitai) yra buhalterinės apskaitos įrašų pagrindas.
4 Buhalterinio įforminimo dokumentai – tai pirmiausiai apskaitos registrai ir buhalterinės pažymos, išrašai iš sutarčių bei protokolų, skirti ūkinėms operacijoms užfiksuoti apskaitoje. Šie dokumentai tampa papildomu informacijos šaltiniu, nagrinėjant anksčiau atliktas sudėtingas operacijas. Juos pravartu surašyti, kai nėra kito, tiesiogiai atliekamą operaciją patvirtinančio, dokumento (pvz., apskaičiuojant mokesčius, nusidėvėjimo sąnaudas ir pan.) arba kai atliekama komplikuota operacija, susijusi su keletu dokumentų ar kitų operacijų (pvz., atsiskaitant su tiekėjais ne pinigais, bet turtu ar paslaugomis arba kitais būdais).
4 Kombinuotieji dokumentai pagrindžia keletą skirtingų operacijų arba funkcijų. Pavyzdžiui, darbo užmokesčio priskaitymo ir išmokėjimo žiniaraštis įformina tiek darbo užmokesčio sąnaudų priskaitymą, tiek pinigų išmokėjimą. Kombinuotasis dokumentas yra ir sutartis, kurioje ne tik apibrėžtos šalių teisės ir pareigos, bet ir užfiksuojamas, pvz., faktiškas tarpusavio atsiskaitymas.
Apskaitos registrai
4 Ūkinių operacijų ir ūkinių įvykių duomenys registruojami apskaitos registruose.
4 Apskaitos registrų formą, turinį ir skaičių nusistato ūkio subjektas pagal savo poreikius.
4 Tipinių apskaitos registrų formas ir pildymo tvarką nustato 1994 02 28 LR Finansų ministerijos raštas Nr.17N “Dėl tipinių finansinės apskaitos registrų”
Tipiniai apskaitos registrai (1)
Tipinius apskaitos registrus sudaro:
4 1 chronologinis žurnalas (Bendrasis žurnalas);
4 5 chronologiniai- sisteminiai žurnalai (Pirkimų skolon, pardavimų skolon, parduotų prekių savikainos, pinigų gavimo ir pinigų mokėjimo žurnalai);
4 ir Didžioji knyga, sudaryta iš sisteminių registrų – sąskaitų.
Tipiniai apskaitos registrai (2)
4 Pirkimų skolon žurnalas skirtas atsargų, ilgalaikio turto, skirto perparduoti, bei kito turto pirkimams kreditan apskaityti. Jame pirkimų operacijos fiksuojamos remiantis pirminiais dokumentais, kurių pagrindu tos operacijos buvo atliktos.