Kursinis darbas
Vadybininkų informaciniai poreikiai ir jų vertinimas
Turinys
ĮVADAS 3
1. INFORMACIJA ORGANIZACIJOJE 4
1.1. Organizacija ir vadyba 4
1. 2. Informacijos savybės 5
1.3. Informacijos svarba organizacijos veiklai 7
1. 4. Valdymo informacijos ekonominis vertinimas 9
2. VADYBININKŲ VEIKLA IR INFORMACINIAI POREIKIAI 11
2. 1. Apskaitos vadyba 12
2.2. Finansų vadyba 13
2.3. Personalo vadyba 15
2.4. Rinkodaros vadyba 16
2.5. Gamybos vadyba 18
3. „MEDETOS“ GAMYBOS CECHO VADYBININKO INFORMACINIAI POREIKIAI 20
IŠVADOS 22
NAUDOTOS LITERATŪROS SĄRAŠAS 23Įvadas
Nuo neatmenamų laikų žmogaus veikla yra paremta informacija. Informacija yra būtina tinkamiems sprendimams priimti. Instinktyviai ji gaunama, analizuojant aplinką, įsimenant įvairių objektų, įvykių bei reiškinių detales. Žmogui yra įprasta įvairiais galimais būdais perduoti gautą informaciją kitiems. Tuo būdu, informacija yra tvarkoma (kaupiama, pildoma, platinama) daugelio žmonių pastangomis.
Šiuolaikinės gamybos įmonėse pastoviai didėja informacijos srityje dirbančių žmonių skaičius. Apskritai pereinama prie informacinės visuomenės. Dėl to vis svarbesnis tampa informacijos poreikio klausimas. Informacija vis greičiau perduodama ir vadovai turi vis mažiau laiko sprendimams priimti. O tai verčia tobulinti ryšius tarp atskirų valdymo lygių ir atskirų padalinių. Konkurencijos paprastai neišlaiko tos organizacijos, kurios naudoja pasenusią informacijos techniką. Svarbų vaidmenį vaidina ir ryšiai su kiekvienu darbuotoju. Daug greičiau paruošti valdymo sprendimus padeda personaliniai kompiuteriai. Jais renkant informaciją atsiranda prielaidos mažinti vadovų skaičių. Vidutinio rango vadovai pateikia didžiąją dalį informacijos, kuria remiantis aukščiausia vadovybė priima sprendimus ir juos įgyvendina.
Dar visai neseniai informaciniams poreikiams nebuvo teikiama tiek daug dėmesio. Vadybininkai svarbiausiu savo darbo įrankiu manė esant tiesioginius kontaktus ir sėkmingą vadovavimą tapatino su kiekvieno iš jų asmeniniais sugebėjimais. Šiandien situacija pasikeitė. Įmonės sėkmę lemia sugebėjimas prisitaikyti prie kintančių aplinkos sąlygų, sugebėjimo greitai ir kokybiškai įvertinti rinkos situaciją, susirasti partnerius, naujas veiklos sritis. Vien asmeninių vadybininko savybių tam nepakanka. todėl ypač svarbu nustatyti informacinius poreikius ir juos tinkamai įvertinti.
Pirmasis šio kursinio darbo skyrius skirtas informacijos vaidmeniui, jos svarbai organizacijoje aptarti. Jame taip pat pateikiami organizacijos ir vadybos apibrėžimai, išvardijamos informacijos savybės. Antrame skyriuje pateikiama vadybos klasifikacija, jos modeliai bei nagrinėjami informaciniai poreikiai. Darbą vainikuoja UAB „Medetos“ gamybos cecho vadybininko informacinių poreikių analizė.1. Informacija organizacijoje
Pastaruoju metu informacija įgauna vis didesnę reikšmę įvairiose verslo šakose, ekonomikoje bei bendrai kiekvieno iš mūsų kasdieniniame gyvenime. yra informacijos vaidmuo. Taip pat drąsiai galima būtų teigti, kad informacijos paklausa – viena iš sparčiausiai augančių rinkoje. Informacija apie naujus poreikius ir galimybes atskleidžia esminius pavojaus šaltinius, leidžia ieškoti priemonių, kaip juos įveikti. Informacijos kiekis ir kokybė įgauna vis didesnę reikšmę konkurencinėje aplinkoje, padeda nugalėti inertiškumą ir skatina įmones veikti skubiai, be atidėliojimų. Informacinės technologijos (IT) yra priemonė informacijai rinkti, kaupti, bei pateikti. Informacinės technologijos visiems rinkos dalyviams suteikia vienodas potencialias galimybes gauti, naudoti ir platinti informaciją, modernizuoti gamybą, kurti naujus produktus bei paslaugas. Naudojant IT bet kokioje verslo srityje su mažesnėmis sąnaudomis galima pasiekti geresnių rezultatų.
1.1. Organizacija ir vadyba
Organizavimas bendrąja prasme yra ko nors rengimas, sutvarkymas į vieną visumą ar griežtą sistemą, kieno nors sandaros ar struktūros projektavimas ar sudarymas. Vadybos prasme – tai vientisų sistemų ir žmonių, įrengimų ir medžiagų projektavimas, tobulinimas ir, pasiekus kitas vadybos funkcijas, įgyvendinimas.
Visos sudėtingos organizacijos – tai ne tik grupės, tikslingai organizuojančios savo darbą ir turinčios tarpusavyje susijusių tikslų, bet jos turi visoms būdingas charakteristikas. Šie bendri tikslai ir padeda suprasti, kodėl būtina organizaciją valdyti, todėl kad tai objektas, kuriame vyksta tiesioginis žemės, fizinio kapitalo ir darbo jėgos jungimasis, kitaip tariant, vyksta pirminis ekonominis procesas, atsiranda vienoks ar kitoks produktas. [8]
Vadyba – valdymas, vadovavimas socialinėms grupėms, žmonėms, įvairaus tipo organizacijoms, įmonėms, įstaigoms, ir t.t. Vadybos mokslo praktika labai sena. Rašytiniai dokumentai egzistuoja apie 6 tūkstančius metų, o mokyklos – jaunos, susiformavusios šio amžiaus pradžioje. Studijų objektas yra socialinės sistemos žmonės. Vieningo apibrėžimo nėra. Įvairūs autoriai vadybą apibūdina skirtingai. Labiausiai paplitęs ir pripažintas apibūdinimas – vadyba yra mokslas apie planavimo, organizavimo ir kontrolės funkcijas socialinėse organizacijose. [2]
1 pav. Formalus vadybos modelis.
Planavimas. Planavimo prasmė yra vadovybės daromų veiksmų ir sprendimų visuma, padedanti
organizacijai įgyvendinti ilgalaikius tikslus. Planavimas – įrankis valdymo sprendimams priimti, naujovėms įdiegti ir pokyčiams realizuoti.
Organizavimas. Organizavimas – tai ko nors parengimas, sujungimas į vieną sistemą ar struktūrą, vientisų sistemų (techninių, technologinių, socialinių) kūrimas, įgyvendinimas ir tobulinimas. Tokiu būdu, organizavimas yra viską apimanti valdymo funkcija, kuriai skiriamas ypatingas dėmesys. Svarbiausi organizavimo elementai yra žmogus, jo darbas. Organizavimo funkcija yra kiekvienam darbuotojui nurodyti jo darbą bei suteikti įgaliojimus, tam darbui kokybiškai atlikti, t. y. suteikti tam tikras teises ištekliams panaudoti ir atsakomybę už tų išteklių panaudojimą.
Kontrolė. Kontrolė yra labai reikšminga ir sudėtinga vadybos funkcija. Kaip ir organizavimo funkcija, ji yra viską aprėpianti vadybos funkcija. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti, ir tai įeina į jo pareigas. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas. Kontrolė lydi ir planavimą, ir organizavimą. Ji reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, įstatymus, įsakymus ir nutarimus. Jos tikslas yra pamatyti ir parodyti klaidas, siekiant jas ištaisyti ir vėliau jų nekartoti. [2]
1. 2. Informacijos savybės
Mūsų laikais informacija nėra nauja sąvoka, tačiau reikėtų išsiaiškinti, kas ji, kokia jos kilmė, sudėtis bei struktūra. E. Tengstromas knygoje “Informacinės visuomenės mitas” rašo, jog žodis “informacija” kaip mokslinis terminas švedų kalboje yra naudojamas maždaug 30-yje įvairių sričių. Kasdieninėje kalboje jis taip pat turi daug reikšmių. Žmonių veikla remiasi žiniomis, sukauptomis ir saugomomis žmonių atmintyje. Žinios yra sąvokų struktūros. Kitaip tariant, žinias sudaro sąvokos ir ryšiai tarp jų. Žinių įgyjama per mąstymą ir patyrimą. Antrinis žinių šaltinis yra informacijos naudojimas. Informacijos vartojimas aprėpia stebėjimą, klausymąsi, informacijos įvertinimą ir apdorojimą.
Tačiau informacija nėra tapati tekstui ar kitokios struktūros dokumentui, nes ji yra paslėpta jame. Vartotojas randa informaciją, kai perskaito ir interpretuoja dokumentą. Dėl to nei dokumentai, nei informacinės sistemos neturi realios informacijos. Jie turi tik duomenis – vadinamą potencialią informaciją, kuri, suvokta vartotojo ir pakeitusi jo žinių struktūrą, tampa realia informacija. Taigi galime teigti, jog informacija – tai apdoroti duomenys.
Taigi, informacijos naudojimas gali būti vienas iš žinių šaltinių. Taip pat reikia pažymėti, jog duomenys dar nėra informacija: jie informacija tampa tik tada, kai yra naudojami, apdorojami ir interpretuojami.
Panašiai informacija apibrėžiama ir “Tarptautinių žodžių žodyne”: “mokslinės, visuomeninės, politinės, techninės žinios, perduodamos vienų asmenų kitiems žodžiu, raštu, arba masinės komunikacijos priemonėmis (per spaudą, radiją, televiziją, kiną)”. Be to, ji yra unikali todėl, kad turi matematinį pavidalą nesvarbu, ar informacijos tarpininkas, perduodantis, talpinantis, saugantis ją, yra knyga, filmas ar kompiuterio ekranas. Šiuolaikiškai kalbant, informacija užkoduojama neprarandant jos turinio. Ji gali būti pateikta spausdintiniu ar elektroniniu pavidalu, gali būti perduodama arba ja gali pasinaudoti vidaus reikmėms pats informacijos kūrėjas. Informaciją vieningai gali naudoti daugiau kaip vienas asmuo įvairiose vietose tuo pačiu metu. Informacija yra perduodama beasmeniu būdu arba bent jau pasižymi tinkamomis tokiam perdavimui savybėmis. Tokia informacija yra vienoda visiems vartotojams, kurie gali naudotis ja kaip panorėję. Informacijos vartotojams vienas iš svarbiausių iškylančių uždavinių – kaip tobulinti informaciją, kad paskui ją būtų galima ypatingai daug kartų perduoti su mažais fiksuotais kaštais, t.y.su mažomis išlaidomis. Kita svarbi savybė – informacijos vartojimas nesunaudoja informacijos ir nekeičia jos turinio, tačiau ji gali pasenti. Informacija gali egzistuoti keleto pavidalų, jie gali būti perduodami keletu būdu. Pavyzdžiui ataskaitos gali būti atspausdintos ant popieriaus, įrašytos į kompaktinį diską ar pateiktos per informacinę sistemą.
Jau seniai yra pastebėta, kad gaunamos informacijos svarba, naudingumas vartotojui ir įtaka jo veiklai priklauso nuo to, ar pranešama apie žinomus, ar nežinomus faktus. Analizuojant įmonių veiklą, taip pat stengiamasi išsiaiškinti nestandartines situacijas, kurios reikalauja vadybininko įsikišimo. Jeigu viskas vyksta taip, kaip visuomet, jokių valdymo sprendimų ir veiksmų daryti nereikia. Taigi pats geriausias informacijos efektyvumo įvertinimo būdas yra jos gavimo tikimybė. Taip informacija ir yra įvertinama klasikinėje informacijos teorijoje.
Skirtingai informacijai keliami nevienodi reikalavimai, tačiau yra ir bendrų reikalavimų, kuriuos turi tenkinti vadyboje naudojama informacija. Pats svarbiausias reikalavimas ištekliui – kokybė, tačiau yra ir kiti požymiai, kuriais privalo pasižymėti kokybiška informacija:
1. Stabili informacija – stabilumas yra požymis, apibūdinantis laiką, per kurį informacija nepraranda savo vertės. Jeigu vadyboje naudojama informacija dažnai keičiasi, tokie sprendimai negali būti priimti pasenusia informacija.
2. Informacija turi būti patikima. Patikimumas priklauso nuo to, ar
teisingai užfiksuota informacija, tačiau ji gali būti prarasta kitose informacijos apdorojimo etapuose.
3. Objektyvi, parodanti teisingą padėtį.
4. Pakankama, ši savybė svarbi priimant vadybinius sprendimus. Tačiau praktikoje sprendimai priimami neturint visos būtinos informacijos, todėl jie yra neoptimalūs.
5. Glaustumas – informacijos kiekis apie reiškinius turi būti toks, kurio visiškai pakaktų optimaliam sprendimui priimti.
6. Aiški – informacijos formuluotė ir pateikimas vartotojui priimtina forma.
7. Technologiška – lengvai prieinama vartotojui, ją galima papildyti, keisti ar panaikinti.
Paruošti kokybišką informaciją galima tik žinant konkretaus vartotojo poreikius ir sukūrus racionalią jų apdorojimo sistemą. Norint gaminti reikia tiksliai žinoti kokių išteklių reikia. Vadybos veiksmams atlikti, kurių dauguma yra sprendimų paieška, reikia išteklių t.y. įvairaus turinio ir apimties informacijos. Įvairaus rango vadovams ir specialistams reikalingas nustatytas kiekis informaciniams sprendimams priimti. Prieš nustatant informacijos poreikį turime nustatyti tikslus, uždavinius, norint įgyvendinti tikslus, funkcijas, kurias reiks atlikti sprendžiant uždavinius bei darbus, kuriuos atliksime sprendžiant įvairius uždavinius. Tik konkretus darbo turinys parodo, kiek išteklių reiks tam darbui atlikti, kiek kokių išteklių reikia nustatoma gaminį konstruojant. Sudėtingiau nustatyti informaciją vadybiniam sprendimui priimti. Jie yra priimami vadovaujantis nestandartiniu projektu, o tik procedūra, kurią sąlygoja objektyvūs (taikomi metodai, priemonės) ir subjektyvūs (kompetencija, polinkiai, klasifikacija, kuriomis jie vadovaujasi) veiksniai.