VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETAS
VERSLO VADYBOS FAKULTETAS
TARPTAUTINĖS EKONOMIKOS IR VADYBOS KATEDRA
referatas
Grupinis darbas
Atliko: TV – 06/2, gr. st. R. Šmigelskytė
Tikrino: asist. A. Burinskienė
Vilnius, 2007
Turinys
GRUPINIO DARBO ORGANIZAVIMAS – 3 –
GRUPINIO DARBO ESMĖ – 3 –
GRUPINIO DARBO ORGANIZACINĖS FORMOS – 4 –
GRUPINIO DARBO EFEKTYVUMAS – 6 –
VALDYMO SPRENDIMAI – 8 –
INDIVIDUALUS IR GRUPINIS SPRENDIMŲ PRIĖMIMAS – 8 –
GRUPINIAI SPRENDIMO PRIĖMIMO METODAI – 9 –
GRUPINIO DARBO PRIIMANT SPRENDIMUS PROBLEMOS – 13 –
NAUDOTA LITERATŪRA – 15 –
Grupinio darbo organizavimas
Grupinio darbo esmė
Su grupiniu darbu susiduriama, kai žmonės priverstinai (per formalias val¬dymo – organizacines struktūras) ar savanoriškai (per neformalias grupes) susiburia į grupę siekti bendro tikslo. Sąvoka komanda – „team“ labiausiai paplitusi sporte ir angliškai kalbančių šalių literatūroje. Įmonėse vartojama sąvoka – grupė – suprantama kaip iš kelių darbuotojų susibūręs darbo viene¬tas, kuris vieną ar kelis uždavinius gali išspręsti gerokai efektyviau nei pavie¬niai darbuotojai.
Bendro darbo poreikis – tai specializavimosi loginė pasekmė. Grupės nariui bendri darbo rezultatai yra svarbesni nei individualūs, iš kiekvieno jie reika¬lauja nusiteikimo ir pasiruošimo bendradarbiauti, grupėje dažnai gaunamas sinerginis efektas, kai grupės sugebėjimų visuma yra didesnė nei visų grupės narių sugebėjimų suma.
Grupė sėkmingai veikia tik tada, kai ji yra racionali tiek įmonės, tiek kiekvieno jos nario požiūriu. Įgyvendindama nustatytus įmonės tikslus, ji, kiek įma¬noma, siekia įgyvendinti savo grupinius ir individualius interesus. Kiekvienas grupės narys nori jaustis pilnateisiu grupės nariu ir kartu išlaikyti savo indivi¬dualybę.
Įmonė yra socialinis organizmas, tačiau tai nereiškia, kad įmonės darbuoto¬jai yra socialiai vieningi. Nuo to, kaip bus vertinami atskirų darbuotojų porei¬kiai, kaip jie derės su įmonės tikslais, priklausys darbuotojo identifikavimasis su darbu – kuo harmoningesnės grupės, tuo greičiau pasiekiama įmonės tiks¬lų. Taigi įmonę ir jos darbuotojus galima traktuoti kaip įtampos lauką su skir-tingais poliais, o jie vienas kitą veikia ir stabilizuoja.
Šiame modelyje veikia daug susijusių veiksnių, tai pusiausvyros modelis, kad jis sėkmingai funkcionuotų, reikia visų jėgų pusiausvyros. Tiek darbe, tiek na¬muose problemų turi kiekvienas darbuotojas – individas, kiekvienas iš jų turi individualių sugebėjimų ir siekių, specifinių problemų atsiranda formaliose ir neformaliose grupėse, visa tai turi sietis su įmonės tikslais. Čia slypi ir grupių destruktūrizavimo ir koncentravimo problema: daugiau grupių – didesnis lanks¬tumas, bet daugiau ir koordinavimo problemų ir atvirkščiai. Problemų kelia ir neformalios grupės. Kada jas toleruoti, skatinti jų plėtrą, o kada su jomis kovo¬ti? Tik išsprendus visas šias problemas, pasiekiama gerų rezultatų.1 pav. Įmonės personalinės įtampos laukų modelis
Autoritarinis valdymas jau nebetinka šiuolaikinėmis sąlygomis, nes jis ne¬orientuoja dirbti bendrai, kolektyviai, neskatina mąstyti, iniciatyviai dirbti, pri¬imti sprendimus. Pasikeitus ekonominėms, techninėms – organizacinėms ir socialinėms sąlygoms, reikia sparčiai diegti kooperatinio valdymo stilių, ku¬rio svarbi sudėtinė dalis yra grupinis darbas.
Formali organizacija kuriama sąmoningai, o neformalios grupės atsiranda spontaniškai, kaip socialinės sąveikos rezultatas. Taip žmonės gali patenkinti priklausomumo, savitarpio pagalbos, saugumo, bendradarbiavimo poreikius. Neformalių junginių įtaka organizacijos veiklos kokybei ir efektyvumui yra didelė. Nepaisant to, neformalios grupės, susikūrusios ne vadovo iniciatyva, susiklosčius atitinkamoms sąlygoms gali tapti dominuojančiomis įmonėje ir paversti niekais visas vadovų pastangas. Antra vertus, jei neformalios grupės suinteresuotos įgyvendinti organizacijos tikslus, jos gali didinti įmonės efekty¬vumą.
Todėl įmonė paprasčiausiai negali ignoruoti neformalių grupių. Priešingai, jos turi ieškoti būdų, kaip mažose grupėse slypintį potencialą pajungti siekti bendro tikslo. Vienas iš tokių būdų yra įvairių grupinio darbo formų taiky¬mas. Taip sudaroma galimybė žmonėms patenkinti bent dalį tų poreikių, dėl kurių jie jungiasi į neformalias grupes, o įmonė gali šių grupių veiklą panau¬doti savo tikslams. Būtent grupinio darbo organizavimas:
sudaro sąlygas didesniam darbuotojų skaičiui dalyvauti valdyme, priimant sprendimus;
didina darbuotojų suinteresuotumą savo ir visos įmonės veiklos rezulta¬tais, skatina iniciatyvos, kūrybiškumo pasireiškimą, sugebėjimų ugdymą;
labiau sutelkia įmonės narius siekti bendrų tikslų, skatina bendradarbiavi¬mo santykius;
leidžia įvertinti įvairias nuomones, pažiūras;
užtikrina efektyvų pasikeitimą informacija;
įgalina išspręsti problemas, nepatenkančias nei į vieno padalinio kompe¬tenciją, bei atlikti specialias funkcijas;
leidžia išlaikyti įmonei didesnį lankstumą ir sugebėjimą reaguoti į besikei¬čiančią aplinką;
leidžia efektyviau koordinuoti įvairių įmonės padalinių veiklą.
Visi šie
teiginiai sietini ne tik su neformaliomis grupėmis, jie tinka ir forma¬lioms struktūroms, vienintelė sąlyga, kad būtų mažinamas įmonės nelankstu¬mas, inertiškumas.
Grupinio darbo organizacinės formos
Šiuo metu naudojamos labai įvairios grupinio darbo organizavimo formos. Jos skiriasi savo tikslais, veiklos pobūdžiu, trukme ir kitais parametrais. Ta¬čiau visais atvejais joms yra būdingas grupinis darbas ir atitinkama sprendimo priėmimo forma. Visas grupinio darbo formas galima sugrupuoti į dvi stam¬bias grupes.
1. Grupes, susibūrusias vadinamojo individualaus negamybinio charakterio hobio pagrindu (žvejai, dainininkai, mėgstantys išgerti ir t.t.). Negalima teig¬ti, kad šios grupės, jei jos veikia įmonės ribose, neprisideda (arba netrukdo) prie įmonės veiklos: jose atvirai keičiamasi nuomone apie įmonės politiką, formuojasi neoficiali parama arba prieštaravimas. Šias grupes reikia stebėti ir, pastebėjus, kad daroma neigiama įtaka, kovoti su jomis arba atitinkamai jas orientuoti.
2. Grupės suinteresuotos įmonės veikla ir susibūrusios jos veiklai tobulinti (žinoma, gali pasitaikyti, kad grupės nuomone reikia daryti taip, o formalių struktūrų – priešingai, tačiau jos abi siekia vieno tikslo).
Toliau detaliau nagrinėsime tik antrojo tipo grupes. Plačiausiai paplitusios šios grupinio darbo organizavimo formos:
padalinių veiklos tobulinimo grupės;
kokybės būreliai;
procesų tobulinimo grupės;
tikslinės – programinės grupės.
Pagrindinės šių grupių charakteristikos pateikiamos 1 lentelėje.
Padalinių veiklos tobulinimo grupę sudaro vieno padalinio darbuotojai. Jos tikslas – įtraukti darbuotojus į efektyvumo didinimo procesą. Paprastai grupių formavimo iniciatorius yra padalinio vadovas, jis gali pasiūlyti kelias problemas. Kokius tikslus ir problemas pasirinkti ir priimtus sprendimus įgyvendin¬ti, yra grupės narių kompetencija. Dalyvaudami padalinių veiklos tobulinimo grupių darbe, jos nariai geriau supras savo vietą ir reikšmę bendroje įmonės veikloje, jie turės galimybę iš tikrųjų prisidėti prie padalinyje kylančių proble¬mų sprendimo. Šios grupės naudingos dėl kelių esminių dalykų.
1. Visi padalinio darbuotojai gali aktyviai dalyvauti darbo tobulinimo pro¬cese ir taip įgyti daugiau patirties.
2. Vadovai turi galimybę skatinti aktyviai tobulinimo procese dalyvaujan¬čius darbuotojus.
3. Darbuotojai įgyja naujų, lyderiams būdingų savybių.
4. Padidėja darbuotojų savigarbos jausmas, jis turi galimybę pakeisti savo padalinio veiklą.
5. Atsiranda reali galimybė suderinti darbuotojo ir organizacijos tikslus.
6. Suformuojama efektyvi keitimosi informacija sistema.
7. Padidėja tarpusavio supratimas tarp vadovų ir bendradarbių, nes supran¬tamos vienų ir kitų problemos.
1 lentelė. Grupių charakteristika
Charakteristika Padalinio veiklos tobulinimo grupės Kokybės būreliai Procesų tobulinimo grupės Tikslinės / programinės grupės
Nariai Padalinio darbuotojai Padalinio darbuotojai Įvairių padalinių darbuotojai Įvairių padalinių darbuotojai
Dalyvavimas Privalomas Savanoriškas Privalomas Privalomas
Vadovų direktyvinis poveikis Vidutinis Minimalus Vidutinis Stiprus
Problema Pasirenka grupė Pasirenka grupė Pasirenka grupė Parenka vadovybė
Skubumas Vidutinis Mažas Vidutinis Didelis
Veiklos sritis Padalinio lygiu Padalinio lygiu Tarp padalinių Tarp padalinių
Sprendimą priima Grupės nariai Grupės nariai Grupės nariai Grupės nariai
Darbo tvarka, terminai Trumpi pasitarimai, retai Trumpi pasitarimai, retai Trumpi pasitarimai, retai Nuolatinis darbas, sprendžiant problemą, trumpi terminai
Vadovų dalyvavimas Vienas iš galimų variantų Pageidautinas Nedalyvauja Nedalyvauja
Įgyvendinimas Grupės nariai Grupės nariai Grupės nariai Užsakovai
Visa tai turi įtakos ugdyti ir formuoti iniciatyvią asmenybę.
Pagrindinis padalinių veiklos tobulinimo grupių trūkumas yra tas, kad veik¬lai tobulinti grupė skiria dalį savo tiesioginio darbo laiko.
Kokybės būreliai – vienas iš japoniškojo valdymo fenomenų, vėliau paplitęs ir daugelyje Vakarų šalių įmonių. Pagrindinis kokybės būrelių tikslas yra:
parama tobulinant ir plėtojant įmonę;
pagarbos žmogui, palankios ir kūrybingos darbinės aplinkos kūrimas;
visiškas žmogaus sugebėjimų atskleidimas.
Paprastai kokybės būreliai buriasi savanoriškumo pagrindu konkrečiai pro¬blemai spręsti. Būrelio vadovą išsirenka patys nariai. Kokybės būrelių pasita¬rimai vyksta reguliariai, dažniausiai vieną kartą per savaitę. Pirmieji užsiėmi¬mai yra skiriami mokymuisi, juose supažindinama su kokybės būrelių veikla ir, kas ypač svarbu, su grupinio darbo bei problemų sprendimo metodais. Tik po to pereinama prie konkrečios problemos analizės ir sprendimo. Išsprendus problemą, kokybės būreliai paprastai imasi kitos problemos.
Pagrindiniai kokybės būrelių privalumai yra tokie:
1. Šių būrelių nariais tampa ne tik tiesiogiai suinteresuoti darbuotojai.
2. Mokymas praplečia būrelio narių akiratį.
3. Darbuotojai užsiima tų problemų sprendimu, kuriomis jie suinteresuoti asmeniškai.
4. Kokybės būrelio nariai suinteresuoti savo išspręstas problemas įgyven¬dinti.
5. Kadangi naujoves diegia žinantys situaciją žmonės, sumažėja bendras pa¬sipriešinimas naujovėms.
Vienas iš kokybės
trūkumų yra tas, kad būrelio veikloje nedalyvau¬jantys darbuotojai į priimtus sprendimus gali žiūrėti nepatikliai.
Procesų tobulinimo grupė siekia pagerinti procesų, apimančių tam tikrų padalinių veiklą, kokybę. Ją sudaro patyrę, kvalifikuoti specialistai iš kiekvie¬no procese dalyvaujančio ir jį aptarnaujančio padalinio. Grupės narius ir va¬dovą skiria įmonės vadovybė, ji gali apibrėžti ir pačią problemą. Pagrindiniai šios grupės darbo privalumai yra šie:
1. Užtikrinama, kad bus atlikta kompleksinė analizė.
2. Grupės narių nereikia papildomai mokyti, nes jų kvalifikacija aukšta.
3. Sukuriami efektyvūs ryšiai tarp padalinių, grupės nariai susipažindinami su bendra organizacijos veikla ir sprendžiama problema.
4. Galima labai efektyviai išspręsti problemą.
Pagrindinis trūkumas tas, kad dalyvavimas grupės veikloje atima daug lai¬ko, o tai trukdo tiesioginiam darbui.
Tikslinės / programinės (probleminės) grupės organizuojamos tuo atveju, kai įmonėje iškyla rimtų problemų, kurias reikia skubiai spręsti. Paprastai į jas įtraukiami aukščiausios kvalifikacijos specialistai, jie laikinai atleidžiami nuo tiesioginių pareigų. Tikslinei grupei vadovauja įmonės vadovybės paskirtas asmuo. Kai problema išsprendžiama, grupė išformuojama. Jų panaudojimo privalumai:
1. Problemą sprendžia aukščiausią kvalifikaciją turintys darbuotojai, jie gali vi¬siškai atsidėti problemos sprendimui ir jiems netrukdo kasdieninis darbas.
2. Problema išsprendžiama operatyviai, nes grupės nariai materialiai (jiems nustatomi didesni atlyginimai, premijos už problemos išsprendimą) ir mora¬liai suinteresuojami (jais pasitikima, jie atrenkami kaip geriausi).