Įvadas
Pavaldžių vienam vadovui darbuotojų , kurių veiklą vadovas gali efektyviai kontroliuoti skaitmenine riba , – valdymo diapazonas, – jeigu neegzistuotų skirstymo į padalinius sistema, labai apribotų organizacijų dydį. Veiklos rūšių ir žmonių grupavimas į struktūrinius padalinius sudaro galimybes įmonėms plėstis praktiškai neribotai. Tačiau struktūriniai padaliniai iš esmės skiriasi priklausomai nuo veiklos , rūšims grupuoti naudojamų bazinių schemų. Formalioje struktūroje organizacinės schemos tai ne priedanga, bet būtinybė. Neformalioje organizacijoje šių organizacinių schemų reikšmė žymiai mažesnė.
Galima suformuluoti, kažkuriuos organizacinių schemų naudingumo įrodymus:
1. a) kiekvienas darbuotojas privalo žinoti savo vietą organizacijoje, kad galėtų efektyviai bendradarbiauti su likusiais darbuotojais.
b) griežtų organizacinių schemų sudarymas nepateisina panaudoto laiko, todėl būtina skatinti neformalų bendravimą.
2. a) kiekvienas darbuotojas, netgi organizacijos vadovas, kam nors pavaldus. Kiekvienas apie tai žino arba privalo žinoti. Teritorinis atstumas pavaldumo nepanaikina.
b) organizacijos darbuoto jai dirba efektyviausiai , jeigu nejaučia formalaus pavaldumo.griežtas pavaldumas mažina darbuotojų veiklos efektyvumą.
3. a) organizacinės schemos nepakankamai konkrečios, kad galėtų pilnai pasireikšti kaip drausminantis darbuotojus faktorius.
b) nekokybiškos organizacinės schemos darbuotojus veikia neigiamai užgniauždamos jų iniciatyvą
4. a) nors struktūrinėse schemose neformalūs santykiai tarp darbuotojų nevaizduojami, tačiau jose pavaizduoti formalūs santykiai, labai naudingi.
b) organizacinės struktūros schemos praktikoje nenaudingos , nes jose nevaizduojami neformalūs santykiai tarp darbuotojų.
1.Veiklos grupavimas kiekiniu principu
Veiklos grupavimas kiekiniu principu labai svarbus gentyse , klanuose , armijoje. Nežiūrint į tai , kad pastaruoju metu šis principas naudojamas vis rečiau jis vis tiktai taikomas dabartinėje visuomenėje. Šio principo esmė ta, kad iš bendros masės žmonių išskiriama grupėj žmonių , kuri , vadovaujama organizatoriaus, privalo atlikti tam tikras užduotis (pvz., talkos ). Esmė netame, ką žmonės daro, kur jie dirba ir kokiose pareigose dirba, o tame , kad jų veiklos sėkmė priklauso nuo darbo jėgos kiekio.
Šio metodo žemą efektyvumą galime paaiškinti tuo, kad specializuotos grupes sugeba dirbti žymiai našiau nei grupės, sukurtos darbo jėgos kiekiniu pagrindu. Dar vienas šio metodo trūkumas kad jis naudojamas tik žemesniuose valdymo lygiuose. Aukštesniuose valdymo lygiuose veiklos grupavimas vykdomas kitais pagrindais.
2. Veiklos grupavimas laiko principu
Labai sena struktūrinio grupavimo forma, veiklos rūšių grupavimas žemutinėse valdymo pakopose laiko principu. Pamaininį darbo organizavimą naudoja daugelis organizacijų , kuriose ekonominiais ar technologiniais sumetimais, normali darbo diena netenkina gamybos. Poreikių išskyrus kontrolės problemas, efektyvumo klausimus ir naktinių pamainų brangumo klausimus, ši forma paprastai nesudaro ypatingų valdymo sunkumų.
3. Veiklos grupavimas pagal organizacijos funkcijas
Veiklos grupavimo pagal organizacijos funkcijas praktika taikoma labai plačiai. Kadangi visų organizacijų vienas iš uždavinių sukurti produktą, kuris įkainuojamas pagal jo vartojamąsias savybes, todėl organizacijų pagrindinės funkcijos yra gamyba ( vartojamųjų savybių sukūrimas), realizacija ( pirkėjų , klientų , pacientų tai yra tų kurie sutiktų įsigyti gaminį arba paslaugas už tam tikrą kainą, suradimas) ir finansavimas ( pirminis organizacijos fondų sukaupimas, išlaikymas ir išplėtimas). Todėl visiškai logiška veiklos grupavimą vykdyti gamybos , marketingo- realizacijos ir finansavimo padalinių rėmuose.
Tokių pavadinimų struktūrinėse schemose gali ir nebūti, nes ne visos organizacijos juos naudoja. Pavyzdžiui, gamybinės įmonės naudoja jau minėtus terminus , prekybinės įmonės – užpirkimas, prekyba ir finansavimas, paslaugas teikiančios – eksploatacija, paslaugų teikimas, finansavimas ir t.t.
Antra priežastis ta, kad pagrindinių veiklos rūšių svarba įvairiose organizacijose labai skirtinga. Pavyzdžiui ligoninėse nėra realizacijos skyrių, bažnyčiose – gamybinių skyrių. Tai nereiškia kad tokia veikla išviso šiose organizacijose neegzistuoja, tik šios veiklos rūšys ne specializuojamos arba šių funkcijų reikšmė tokia maža, kad jos sujunktos su kitomis veiklos rūšimis.
Trečia priežastis – tai visiškai kitokių struktūrinio grupavimo principų panaudojimas, nes struktūrinis grupavimas pagal funkcijas yra tik vienas iš daugelio struktūrinio grupavimo būdų.
Nežiūrint į tai, organizacijos gamybinių, realizavimo ir finansavimo funkcijų reikšmė taip plačiai pripažinta kad dažniausiai šios funkcijos imamos ne tik visos struktūrinės organizacijos, bet ir pirmuoju struktūrinio grupavimo pagrindu. Pirmuoju organizacinės struktūros lygiu ( pakopa) skaitomas tas lygis , virš kurio randasi tik organizacijos vadovas. Šis teiginys teisingas nepriklausomai nuo to, kokiu pagrindu vykdomas struktūrinis veiklos rūšių grupavimas organizacijos viduje ir nepriklausomai nuo vieno ar kito padalinio funkcijų svarbumo. Šis teiginys paaiškinamas tuo, kad tuo atveju ,
kai veiklos rūšių grupavimas vykdomas vedančiųjų funkcijų padalinių viduje, jie bus išdėstomi pirmoje valdymo pakopoje, kai, tuo tarpu, administraciniai ir aptarnavimo padaliniai gali būti išdėstomi įvairiuose sekančiuose valdymo lygiuose. Funkciniai padaliniai visose organizacijose , priklausomai nuo jų reikšmingumo gali būti vedantieji (visą laiką ar tik tam tikrą laiko tarpą) , o kitose organizacijose turėti tik antraeilę reikšmę. Pavyzdžiui , karo metu daugelio įmonių realizacijos padalinai liko tik antraeiliai , nes produkcijos realizacija nesudarė jokių sunkumų. Tas pat šiuo metu yra ir mūsų organizacijose.
3.1.Funkcinio grupavimo privalumai
1. Grupavimo logiškumas.
2. dėmesys koncentruojamas vietinei rinkai ir uždaviniams.
3. Pagerėja veiksmų koordinacija regiono ribose.
4. Dėl profesinės specializacijos pagerėja ekonomiškumas.
5. Galima geriau įvertinti vietines problemas, sprendžiant bendrus organizacijos uždavinius.
6. Supaprastėja profesinis paruošimas.
3.2.Funkcinio grupavimo trūkumai
1. Jeigu įmonės teritorija labai didelė gali tekti panaudoti kitus struktūrinio grupavimo principus.
2. Funkcinių padalinių vadovams sunku suprasti pagrindinius organizacijos tikslus.Funkcinėje struktūroje jie lyg ir užtušuojami.Darbuotojai žiuri daugiau savo padalinio interesų,bet ne visos organizacijos interesų.
3. Tik organizacijos vadovams atsako už galutinius rezultatus (pelną). Ypač tai didelis trūkumas didelėse organizacijose.
4. Reikia daugiau plataus profilio padalinių vadovų.
5. Apsunkinamas administracinių ir aprūpinimo padalinių ekonominis funkcionavimas.
6. Sudėtinga padalinių veiklos kontrolės sistema , kurią vykdo organizacijos vadovybė.
4.Veiklos grupavimas teritoriniu principu
Grupavimas teritoriniu principu yra paplitęs tarp didelėje teritorijoje ar skirtinguose rajonuose išsidėsčiusių organizacijos padalinių , filialų ,bei atskirų įmonių.
Šio struktūrinio grupavimo esmė yra ta , kad visos, esančios toje teritorijoje , padalinio, filialo ar įmonės veiklos rūšys grupuojamos ir pavaldžios vienam vadovui.
4.1.Teritorinio grupavimo priežastys
Nepagrįstos priežastys. Kartais teritorinio grupavimo priežastimi būna netobula ryšių sistema. Vienu tarpu ši priežastis buvo vertinama kaip objektyvi , nors daugeliui pasaulio rajonų ji šiandien tokia ir yra. Tačiau šiuolaikinės ryšio sistemos taip išvystytos , kad ši priežastis praranda savo reikšmę. Telefono , telegrafo, televizijos , telefakso pagalba galima palaikyti ryšį su partneriu, besirandančiu už šimtų kilometrų, kaip su kolega , esančiu sekančiam kabinete.
Būtinybė greitai reaguoti į pasikeitimus organizacijos veikloje kokiame nors konkrečiame padalinyje ar rajone, t.p. skaitoma teritorinio grupavimo priežastimi. Skaitoma , kad esantys vietoje darbuotojai, greitai reaguos į padėties pasikeitimus. Bet gali taip ir nebūti. Negalima laikyti šio grupavimo priežastimi ir taip vadinamo koordinavimo bei kontrolės sistemų suprastinimo atskirų padalinių pagrindu. Dėl nekompetentingų veiksmų bus gauti vienodi rezultatai, nepriklausomai nuo to , kas juos atliko – vietiniai darbuotojai ar centrini vadovai. Be to , įvertinant minėtas priežastis , reikia atminti, kad ne visa organizacijų veikla gali būti grupuojama teritoriniu principu. Iškyla daug sunkumų dėl centrinio aparato funkcionavimo įvairių organizacijų metodų taikomų vienu metu kai tam tikros veiklos rūšys grupuojamos centre.
Objektyvios priežastys. Teritorinis grupavimas tikslingas tais atvejais, kai jo tikslas yra padalinių savarankiškumo skatinimas, lėšų gaunamų lokalizuojant komercines operacijas , ekonomija . daugumos organizacijų vidinė strategija nukreipta regionų padalinių veiklos apribojimui praktiškai visose jų veiklos srityse. Dar ir šiandien daugelis organizacijų vadovų vieni daugiau kiti mažiau visaip stengiasi išlaikyti tokią padėtį.
Organizacijos , sugebančios įvertinti vietines sąlygas , privalo rajono padalinio vadovu paskirti , sugebantį užtikrinti organizacijos prestižą , vadovą , nes nežiūrint į tai , kad ryšių sistema visa laiką tobulėja , vis tiktai ji negali pakeisti asmeninių kontaktų. Kaip tik jų dėka pasiekiamas pilnas supratimas kaip partnerio , kaip ir aptarnaujamo objekto.
Ekonominio teritorinio grupavimo priežastys susiję su išlaidomis.
Rajoniniai padaliniai yra pati geriausia vieta įgyti patyrimo jauniems vadovams su minimalia rizika organizacijai , todėl ir šį faktorių reikia įvertinti svarstant struktūros parengimą.
4.2. Privalumai
1. dėmesys koncentruojamas tam tikrai veiklai ar gaminių asortimentui.
2. atsakomybę už galutinius rezultatus (pelną, nuostolį) perduodama padalinio vadovui.
3. pagerėja funkcinių veiklos rūšių koordinavimas.
4. padeda plėsti gamybos ir paslaugų nomenklatūrą.
5. sudaromos geros sąlygos plataus profilio vadovų apmokymui.
4.3. Trūkumai
1. reikalinga daugiau plataus profilio vadovų
2. apsunkina administracinių ir aptarnavimo padalinių darbą
3. apsunkina kontrolę , kuria vykdo vadovybė.
Ne visas veiklos sritis galima grupuoti teritoriniu principu. Pavyzdžiui finansinė veikla : finansavimo šaltinių nustatymas, lėšų kaupimas, sąskaitų apmokėjimas ir fondų kontrolė daugumoje centralizuojama, nes gaunama ekonomija,
šia veiklą, tiek aiški, kad kaip elgėsi praktiškai visos įmonės.
4. funkcijų dubliavimas ir sudėtinga padalinių veiklos kontrolės sistema..
Visiškai aišku kad teritorinių padalinių vadovai stengiasi turėti savo užpirkimo , kadrų , buhalterinės ir kitas tarnybas, kad galėtų pilnai kontroliuoti padalinio veiklą ir atsakyti už galutinius padalinio rezultatus.
5. Veiklos grupavimas pagal gaminius arba gaminamos produkcijos asortimentą.
Šį grupavimo principą , ypač paskutiniu metu , plačiai naudoja stambios įmonės, išleidžiančios plataus asortimento gaminius. Kaip taisyklė, organizacijos, pereinančios prie šios struktūros, iš pradžių buvo organizuotos funkciniu principu. Organizacijai augant gamybinių , realizavimo ir kitų padalinių vadovai pradeda susidurti su daugybe problemų , kurios kyla dėl organizacijos dydžio. Padalinių vadovų darbas tampa vis labiau kompleksiniu ir sudėtingesniu o valdymo diapazonas visą laiką didėja, todėl kaip išeitis atliekamas struktūrinės veiklos grupavimo reorganizavimas gaminamos produkcijos asortimento pagrindu. Šis metodas leidžia padalinių vadovams perduoti didelius įgaliojimus produkcijos gamybos, realizacijos, konkretaus gaminio ar produktų asortimento , inžinerinio aprūpinimo veiklos srityse.
5.1 Privalumai
Gaminys arba produkcijos asortimentas yra labai svarbus struktūrinio grupavimo pagrindas , kadangi šiuo atveju atsiranda sąlygos gamybos specializacijai , palengvėja veiklos koordinavimas, galima maksimaliai panaudoti individualius sugebėjimus ir specialias žinias. Pavyzdžiui, jeigu realizacijos skyriaus darbuotojus specializuosime atskirų produkcijos rūšių, (magnetofonų) realizacijai, jie žinos apie šį gaminį viską ir tokio specialisto darbas bus labai efektyvus.
Šio metodo didelis privalumas tas, kad gamyboje galima panaudoti specializuotas produkcijos gamybos priemones. Jeigu produkcijos gamybos apimtis didelė ir yra galimybe pilnai panaudoti specializuotus įrengimus, tai įmonei būtina sudaryti struktūrą, siekiant padidinti gamybos ekonomiškumą, pagal produkcijos asortimentą.
Jeigu organizacijai svarbu koordinuoti atskiras, susijusias su kokio nors produkto gamyba , veiklos rūšis, tai ir šiuo atveju pirmenybė teikiama grupavimo pagal produktą metodui. Dėl to dažnai pasiekiamas žymiai geresnis veiksmų suderinimas ir vartotojų aptarnavimas. Jeigu pastangos, realizuojant produkciją ir inžinerinis aptarnavimas glaudžiai susijęs , tai šių funkcijų kooperavimas su produkcijos gamyba taip pat bus labai naudingas.
Naudojant šį grupavimo metodą , visa atsakomybė už padalinio galutinius rezultatus tenka padalinio vadovui.
Grupavimo pagal produktą ar produkcijos asortimentą principas su pasisekimu gali būti panaudotas visose funkcinėse srityse, išskyrus finansus. Pavyzdžiui ligoninėse kuriami chirurginiai , vidaus ligų ir kiti skyriai, įmonėse gaminančiose plataus asortimento produkciją ji grupuojama pagal panašumo požymius , didmeninėje prekyboje kuriami baldų , elektronikos , galanterijos ir panašūs padaliniai.
5.2 trūkumai
Šio metodo trūkumai analogiški grupavimo teritorinio principo trūkumams. Jie apima funkcijų dubliavimą ir su juo susijusį išlaidų padidėjimą, padalinių kontrolės sudėtingumą ir kitus , jau minėtus trūkumus. Padalinių kontrolės klausimai ypatingai svarbūs , nes padalinių vadovų postai analogiški organizacijos vadovų postui.