Informacinė elgsena
1. Apibrėžimai
Informacinė elgsena – tai elgsenų, susijusių su informacijos šaltiniais ir
kanalais, visuma. Į šią sąvoką įeina tiek aktyvus, tiek pasyvus
informacijos ieškojimas ir jos naudojimas.
Informacijos ieškojimo (seeking) elgsena – tai tikslingas informacijos
ieškojimas. Informacijos galima ieškoti tiek fizinėse informacinėse
sistemose (kaip laikraščiai ar biblioteka), tiek ir kompiuterizuotose
sistemose (internete).
Informacijos tyrinėjimo (searching) elgsena – tai elgesių „mikro-lygis“,
naudojamas ieškant informacijos visose galimose informacinėse sistemose. Ji
susideda iš visų sąveikų su informacine sistema. Pavyzdžiui, žmogaus ir
kompiuterio sąveikos lygyje, tai gali būti pelės klavišo nuspaudimas į
kokią tai nuorodą. Protiniame (intelektualiame) lygyje, gali būti
apsisprendimas, kokią ieškojimo strategiją pasirinkti, arba kažkokių
kriterijų, pagal kuriuos vėliau bus atrenkama informacija, nustatymas
(pvz., kuri iš dviejų knygų jam bus naudingesnė). Į šį lygį įeina ir
išrinktos informacijos ar duomenų svarbumo įvertinimas.
Informacijos naudojimo elgsena – tai fiziniai ir protiniai veiksmai, susiję
su rastos informacijos įtraukimu į žmogaus jau turimų žinių „bazę“.
Pavyzdžiui, tai gali būti fizinis veiksmas, tekste pasižymint svarbias ir
reikšmingas vietas, arba naujos informacijos palyginimas su jau turimomis
žiniomis – protinis veiksmas.
Informacijos elgsena yra išskiriama į dvi dalis – žmonių informacinę
elgseną bei organizacinę informacinę elgseną.
• Žmonių informacinė elgsena – tai žmonių elgsenų visuma. Kaip jau
minėjau į tai įeina ir aktyvus, ir pasyvus informacijos ieškojimas bei
naudojimas. Taigi informacinė elgsena yra tiek asmeninis bendravimas
su kitais žmonėmis, tiek ir televizoriaus žiūrėjimas, kai girdime daug
įvairiausių skelbimų, nors tikrai nesiruošiame jų kur nors panaudoti.
• Organizacinę informacinę elgseną galime apibrėžti tokiu pačiu keliu:
organizacijos įrengia sistemas ir paslaugas, kurios turi rinkti,
pasidalinti ir platinti (skleisti) visų rūšių informaciją, nuo
gamybinių duomenų iš fabrikų iki įvykių prekyvietėse. Tačiau
informacija pasiekia organizaciją ir visai kitais keliais, apie
kuriuos iš pradžių net nebuvo galvojama kaip apie informacijos gavimo
mechanizmus. Pvz., pardavėjas pastebi kaip išsiskiria ir kokias
nuolaidas daro konkurencinės firmos ir galų gale ši informacija yra
panaudojama pasiekti firmos tikslams. Vadinasi organizacinė
informacijos elgsena apima ne tik sistemas, įdiegtas valdyti vidinius
informacijos srautus, bet ir bibliotekų bei informacinių centrų
sistemas, įkurtas gauti išorinei informacijai, taip pat organizacines
ir asmenines bendravimo sistemas, per kurias informacija pasiekia
organizaciją yra paskleidžiama joje.
Organizacijos informaciniai poreikiai, CSF metodologija
Organizacijos informaciniai poreikiai – tai informacijos poreikiai, kurie
turi būti patenkinti, kad organizacija pasiektų savo strateginius tikslus.
Jie labai svarbūs įmonės sėkmingam darbui, tačiau nepaisant to, literatūros
apie organizacinių informacinių poreikių ieškojimą yra tikrai nedaug. Šių
poreikių tyrimas apsiriboja beveik vien tik lemiamų sėkmės veiksnių
metodikos (critical success factors – CSF) naudojimu.
Lemiami sėkmės veiksniai pripažinti kaip pagrindas apibrėžiant vadybininkų
informacinius poreikius. Idėja labai paprasta: kiekvienoje organizacijoje
tam tikri veiksniai yra lemiami jos sėkmei, ir jei pagrindinis tikslas yra
susijęs veiksniais, kurie liko nepasiekti, tai organizacija gali žlugti.
Pvz., naujo produkto vystymas, gerai numatytas paskleidimas (išskirstymas)
bei efektyvi reklama – šie veiksniai ir dabar yra labai svarbūs firmoms.
CSF buvo panaudoti kaip komponentas strateginio informacijos valdymo
(stategic information management – SIM) metodologijoje. Jos tikslas buvo
įvertinti organizacijų darbą ir jų konkurencines galimybes. Konkurencinis
pranašumas – tai firmos sugebėjimas patraukti klientus žemomis kainomis,
geresne kokybe ar kokiomis nors kitomis kitiems neprieinamomis priemonėmis.
Pirmiausia buvo norima patikrinti, ar naudojant CSF metodologiją galima
identifikuoti kompanijos informacinius poreikius, atpažinti organizacijai
lemiamas (t.y. pačias svarbiausias) sritis. Naudojant CSF buvo bandoma
atrasti žmonių informacijos ieškojimo elgesyje atitikimą organizacijos
tikslų siekimui. Ši analizė taip pat leido detaliau išnagrinėti sudėtingą
organizacijos informacinę elgseną.
Pirmiausiai tai buvo išskirtos dvi svarbiausios lemiamų veiksnių rūšys:
vidiniai ir išoriniai veiksniai. Labai svarbus faktorius atliekant detalų
strateginio informacijos valdymo tyrimą yra informacijos valdymas – IV
(information management – IM). Šis tyrimas yra atliekamas trimis fazėmis:
1. susieta su CSF analize,
2. su socialinių kontaktų vaidmeniu informacijos ieškojime
3.
su informaciniais šaltiniais ir naudojamais kanalais.
Taigi pirmojoje tyrimo fazėje yra identifikuojami organizacijos sėkmės
veiksniai. Vienas iš jų yra informacijos valdymas. IV funkcijų
reikšmingumas yra labai susijęs su pramonės šakomis, kuriose organizacija
operuoja. Pvz., mokymo įstaigose IV atlieka labiau paremiantį nei
strateginį vaidmenį. Svarbiausios sritys – IV infrastruktūros ir tinklinio
aptarnavimo plėtojimas. Pvz., universitete svarbiausia yra vidinė
informacija (dėstytojų informaciniai poreikiai, kad galėtų atlikti tyrimus,
mokyti studentus). Labai svarbu, kad visa esminė informacija būtų sutelkta
informacinėse sistemose. Taigi norint įkurti ir plėtoti IV infrastruktūrą
svarbu sužinoti darbuotojų tobulinimosi poreikius, taip pat apklausti
studentus ir pan., t.y. surinkti kuo daugiau vidinės informacijos. Išorinės
informacijos poreikiai apsiriboja tik IV infrastruktūros vystymo technine
dalimi.
Pramonėje IV svarbiausios sritys – visi pradiniai darbai susiję su
informacijos kokybe:
▪ tikslios informacijos gavimas ir jos paskleidimas viduje,
▪ geresni informacijos srautai,
▪ aukštos kokybės informacinės sistemos, jų panaudojimas teikiant
paslaugas klientams,
▪ išorinės informacijos gavimas.
IS infrastruktūra – taip pat labai svarbi sritis. Į ją įeina elektroniniai
IS resursai, klientų duomenų bazė. Strateginis IS vystymasis yra lemiamas
marketingo ir pardavimų darbui. Žmogiškosios žinios – gyvybiškai svarbios
kuriant ir parduodant produktus Taigi lemiami veiksniai: IV, finansai,
marketingas, jo kanalų žinojimas, marketingo komunikacijos išmanymas,
klientų pažinojimas ir sugebėjimas juos aptarnauti. IV marketinge ir
pardavimuose atlieka svarbiausią vaidmenį visos veiklos, pardavimų, klientų
aptarnavimo įgyvendinime, reklamos ir marketingo medžiagos kūrimo pradinėje
stadijoje. Su visomis šiomis sritimis yra susiję ir organizacijos
informaciniai poreikiai.
Antrasis strateginio informacijos valdymo metodologijos etapas yra susijęs
su socialinių kontaktų vaidmeniu informacijos ieškojime. Kaip pavyzdį
galime paimti tyrimą viename universitete. Socialinė tinklo analizė buvo
panaudota norint geriau suprasti dalyvių informacijos ieškojimo metodus.
Taip pat tai leido ištirti organizacinio informacijos elgesio sudėtingumą,
analizuojant svarbiausių veikėjų formalių ir neformalių socialinių kontaktų
vaidmenį gaunant reikalingą vidinę ir išorinę informaciją. Analizėje buvo
naudojama santykių tarp svarbiausių universiteto dalių idėja. Buvo išskirti