Darbo pradžia
Microsoft Excel programa paleidžiama Start » All Programs » Microsoft Excel.
Table 1MS Excel programa skirta:
· duomenų lentelių saugojimui ir apdorojimui;
· skaičiavimams;
· duomenų analizei;
· diagramoms kurti;
· ataskaitų rengimui.
MS Excel programa sukurtas lenteles saugo *.XLS bylose, kurios vadinamos knygomis.
Anksčiau sukurtą MS Excel knygą galima atverti priemonių juostos mygtuku arba meniu komanda File » Open.
MS Excel leidžia vienu metu dirbti su keliomis knygomis. Jas programos lange patogu išdėstyti meniu komanda Window » Arrange…:
Table 2Aktyvios knygos antraštės eilutė yra ryškesnė. Paveiksle aktyvi yra Book2. Norint, kad suaktyvinti kitą knygą, reikia spragtelti jos pavadinimo juostą.
Programa užveriama meniu komanda File » Exit arba spragtelėjus pele lango užvėrimo mygtuką . Jei neišsaugojote paskutinių pakeitimų, MS Excel paklaus:
Table 3Pasirinkite:
Yes – jei norite išsaugoti pakeitimus;
No – jei nenorite išsaugoti pakeitimų;
Cancel – jei norite grįžti į programą ir tęsti redagavimą.
Pagrindinės operacijos
Duomenų įvedimas
Į skaičiuoklės narvelį galima įrašyti dviejų tipų duomenis: konstantas ir formules.
Konstantos skirstomos į tris grupes:
· skaitinės reikšmės (Numeric Values);
· tekstas (Text Values);
· datos ir laiko (Date and Time).
Formulės sudaromos, kai reikia atlikti skaičiavimus su darbo lapo duomenimis.
Formulė visada prasideda lygybės ženklu (=).
Norint įvesti duomenis į narvelį, prieš tai jį reikia pažymėti. Baigus vesti – paspausti klavišą arba įvesties mygtuką formulės priemonių juostoje .
Atsisakyti surinkto teksto galima klavišu arba atšaukties mygtuką priemonių juostoje .
Duomenų žymėjimas
Naudojantis pele ar klaviatūra pažymėti galima narvelį, narvelių bloką, stulpelį ar eilutę:
Table 4Operacijos su eilutėmis ir stulpeliais
Su stulpeliais ir eilutėmis galima atlikti šias:
· įterpti eilutę ar stulpelį;
· pakeisti eilutės aukštį ar stulpelio plotį;
· pašalinti eilutes ir stulpelius.
Eilutės įterpiamos komanda Insert » Rows, stulpeliai – atitinkamai Insert » Columns. Eilutė įterpiama prieš pažymėtą eilutę. Pažymėjus kelias eilutes, prieš jas bus įterpta tiek naujų eilučių, kiek buvo pažymėta.
Analogiškai įterpiami ir stulpeliai.
Pažymėtų eilučių aukštis keičiamas komanda Format » Row » Height. Dialogo langelyje aukštis nurodomas sutartiniais vienetais punktais (1 punktas maždaug lygus 0,4 mm):
Table 5Pažymėtų stulpelių plotis keičiamas komanda Format » Column » Width. Plotis nurodomas standartinio 10 punktų dydžio simbolių skaičiumi. Vieno simbolio plotis yra apie 2 mm:
Table 6
Pažymėtas eilutes galima pašalinti meniu komanda Edit » Delete
Duomenų kopijavimas ir perkėlimas
Duomenis MS Excel programoje kopijuoti galima:
· naudojant standartinius MS Windows kopijavimo veiksmus Edit » Copy ir Edit » Paste;
· naudojant priemonių juostos mygtukus ;
· į pasirinktą vietą įkelti galima ne tik kopijuojamų narvelių turinį, bet ir įvairius jų atributus bei įkėlimo metu atlikti kai kuriuos veiksmus su duomenimis. Tam po Edit » Copy skirta komanda Edit » Paste Special:
Table 7Analogiškai atliekamas duomenų perkėlimas:
· naudojant standartinius MS Windows kopijavimo veiksmus Edit » Cut ir Edit » Paste;
· naudojant priemonių juostos mygtukus .
Duomenų šalinimas
Duomenų šalinimui skirtos komandos Edit » Delete ir Edit » Clear:
· Edit » Delete komanda pašalina pažymėtus narvelius;
· Edit » Clear komanda išvalo arba pažymėtų narvelių turinį (Contents), formatus (Formats), komentarus (Comments) arba viską iš karto (All).
Paskutinio veiksmo atstatymui skirta meniu komanda Edit » Undo.
Skaičiavimas ląstelėse ir funkcijų naudojimas.
Dar šiek teik grįžkime prie ląstelės savybių, kurios nebuvo paliestos pirmajame skyriuje. Kiekviena MS Excel ląstelė, gali skaičiuoti. Joje galima atlikti paprastus veiksmus ir rašyti sudėtingas funkcijas. Kad priversti ląstelę skaičiuoti jos pradžioje reikia parašyti ženklą „=“ ir toliau rašyti norimą veiksmą arba funkciją. Pvz.: į ląstelę įveskite tokį turinį: „=15+45“, paspaudė Enter matysite „60“. Pažymėjant ląstelę Formula bar1 eilutėje matysite tai ką jūs ir įrašėte. Tai reiškia, kad ląstelės, kurios pradžioje yra lygybės ženklas vartotojui rodo ne įvestą turinį, o reikšmę. Dabar, pabandykite įvesti ne veiksmų eilutė, o funkciją iš MS Excel funkcijų sąrašo. Kad pamatytume skirtumą, pradžiai panaudokime funkciją SUM(). Parąžykime taip: „=SUM(15;45)“ paspaudė Enter ląstelės reikšmę gausime „60“, lygiai taip pat, kaip ir pirmuoju atveju. Bendra funkcijos SUM forma yra tokia SUM(Number1; Number2; …;Number30). Apskritai MS Excel’yje visos funkcijos yra rašomos tokia forma: FUNKCIJA(pirmas_kintamasis_arba_konstanta; antras_k_a_konstanta;…;paskutinysis_k_a_konstanta) Tarp kiekvieno kintamojo (konstantos) yra dedamas ; (kabliataškis). Šitą eilutę gerai įsidėmėkite, nes vėliau visos funkcijos bus aiškinamos, remiantis tokia tvarka. Aiškiai mums iš tokio skaičiavimo vienoje ląstelėje nėra labai didelės naudos. Bet dabar padarykime šitaip: Ląstelėje A1 parašykite 15, B1 – 45, C1 – =SUM(A1;B1).
Tokiu atveju jau gausis dinaminę lentelę, nes keičiant A1 ir B1 reikšmes, automatiškai keisis ir C1 reikšmė. Kartai tarp kintamųjų ir konstantų yra dedamas ir dvitaškis (:), tokiu atveju yra nurodomas blokas. Pvz.: yra sąrašas skaičių ląstelėse nuo A1 iki A5, galima rašyti: =SUM(A1;A5) ir =SUM(A1:A5). Pirmuoju atveju gausime A1+A5, antruoju A1+A2+A3+A4+A5. Taip pat galima ir kaip funkcijos kintamąją (arba konstanta) rašyti ir kitą funkciją. Pvz.: Surašykime bet kokius skaičius stulpelyje nuo A1 iki A4 ir tą patį padarykite nuo B1 iki B4(skaičius rašykite skirtingus). Ląstelėje C1 parašykite tokią funkciją: =SUM(MIN(A1:A4);MAX(B1:B4)). Tada ląstelėje C1 vienas jūs matysite mažiausios A stulpelio ir didžiausios B stulpelio reikšmių sumą.
Formulių kopijavimas.
Iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti, kad jei padarau lentelę, kurioje viename stulpelyje turi būti kitą stulpelių suma, tai reikės kiekvienoje eilutėje rašyti =SUM(A1;B1) antroje =SUM(A2;B2) ir t.t., o jei tą eilučių 100 ar net 1000. Iš tikro šia nėra jokios bėdos. Padarykite šitaip: Surašykite bet kokius skaičius stulpelyje A nuo A1 iki A10, paskui tą patį padarykite stulpelyje B, o stulpelyje C jums reikalinga kiekvienos eilutės suma. Tada ląstelėje C1 parašykite =SUM(A1;B1), pažymėkite ląstelę C1. Tada Edit-> Copy arba klavišai Ctrl+C. Paskui pažymėkite ląstelių bloką C2:C10 ir Edit-> Paste arba klavišai Ctrl+V. Tokiu atveju MS Excel’is pats supras, kad žemiau jūs norite sudėti sekančių eilučių duomenis ir ląstelėje C2 bus =SUM(A2;B2), o ląstelė C10 =SUM(A10;B10). Kartais reikia taip, kad kopijuojant ląstelę su formulę į kitą vietą, formulės kintamieji nesikeistų o išliktų pastovūs. Tokiu atveju Ląstelė koordinates reikia atskirti simboliais ($), pvz.: SUM($A$1;$B$1). Tada nesvarbu kur jūs kopijuotumėte tą ląstelę, joje visada bus A1 ir B1 ląstelių reikšmių suma. Taip pat galima naudoti ląstelių vardus.
Kaip patogiau rašyti funkcijas.
Á ląsteles rašyti ranka visas kitų ląstelių koordinates, dėti skliaustelius, kabliataškius yra labai nepatogu ir aplamai sunku nesusimaišyti tarp tiek daug ląstelių ir jei rašome ilgas funkcijas skliaustelių.Table 8 Pirma, norėdami į ląstelę įvesti funkciją, ženklą „=“ spauskite ne klaviatūroje o Formula bar juostoje, paveikslėlyje „=“ mygtukas pažymėtas violetine spalva. Tada rašykite funkcijos pavadinimą ir padėkite pirmąją skliaustelę. Atsidarys langas, kur bus išvardinti tos funkcijos kintamieji (arba konstantos). Prie kiekvieno kintamojo eilutės gale bus mygtukas (paveikslėlyje pažymėtas geltonai), kurį paspaudus, jūs savo byloje gali nurodyti ląstelę arba bloką, kur yra tas kintamasis (arba konstanta), paskui paspaudus vėl tokį pat mygtuką, grįšite į tą patį langą. Taip nurodykite visus kintamuosius, jei kiti yra visada konkretus skaičius galima rašyti ir ranka. Tada spauskite OK. Visi skliausteliai ir kabliataškiai bus sudėti kaip priklauso ir jums nereikės galvoti: „Kokioje dabar ląstelėje aš įrašiau tą kintamąjį???“. Paveikslėlyje, žalsva spalva pažymėjome dar vieną mygtuką, tai „Help“ mygtukas, ją paspaudus jūs gausite aprašymą apie tą funkciją, kuri šiuo metu yra įrašyta Formula bar eilutėje ir yra aktyvi.