Įvadas 3
1. Kontrolės samprata 4
2. Kodėl reikalinga kontrolė 5
3. Kontrolės procesų tipai 6
4. Penkios kontrolės sistemos 10
4.1 Operacijų kontrolė 11
4.2 Elgesio kontrolė. 11
4.3 Finansų kontrolė 12
4.3.1 Finansinės ataskaitos 12
4.3.2 Biudžeto kontrolės metodai 14
4.3.3 Auditas 16
4.4 Struktūros kontrolė 17
4.5 Strateginė kontrolė 17
5. Kontrolės sistemų projektavimas 18
Išvados 20
Literatūros sąrašas 21
Įvadas
Visiškai natūralu, kad daugelio sričių mokslininkai – filosofai,
ekonomistai, teisininkai, istorikai ir kiti – bando apibūdinti konrolę,
paaiškinti jos esmę ir pateikti atitinkamą jos sampratą. Žodis kontrolė
kaip rašoma daugelyje žodynų yra kilęs iš prancūzų kalbos žodžio “controle”
ir reiškia: 1. priežiūra; ko nors patikrinimas; lyginimas faktinės padėties
su reikalaujama; 2. Įstaiga arba asmenų grupė, tikrinantis kitų įstaigų ar
asmenų veiklą, atsakomybę; 3. konors priežiūra.
Kontrolė objektyviai išplaukia iš visuomeninės ir valstybinės veiklos
esmės, nes praktiškai neįmanoma užtikrinti šios veiklos kryptingumo be
sprendimų vykdymo kontrolės, klaidų, pasitaikančių nukrypimų ir trūkumų
išsiaiškinimo ir jų šalinimo, be tos veiklos atitinkamo koregavimo.
Mokslinių tyrimų analizė akivaizdžiai rodo, kad skirtingų mokslo šakų
atstovai kontrolę interpretuoja įvairiai.
Dažnažiausiai kontrolė interpretuojama kaip priimtinų sprendimų ir
pareigų, valstybės ar firmos nustatytų atitinkamiems subjektams visuma.
Savaime suprantama, tokie samprotavimai turi ir išimčių. Kontrolė visada
realizuoja tam tikrus socialinius tikslus ir uždavinius. Ne nuostabu, kad
daugima šioje srityje dirbančių mokslininkų vieningai pabrėžia kontrolės
socialinę prigimtį, suvokia kontrolę kaip socialinę kategoriją.
Kontrolė yra funkcija, natūraliai lyginti bet kurią žmonių veiklą. Ji
atliekama pagal tam tikras taisykles, užduoti ar standartus, sikeiant
norimų rezultatų. Todėl kontrolė padeda nustatyti veiksmų teisingumą.
Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus veiksmų vertinimas pagal
nustatytus bendrus reikalavimus, taisykles.
Kontrolė, kaip viena iš valdymo funkcijų, užbaigia administracinės
veiklos procesą. Žodis “kontrolė”, kaip ir “valdžia” paprastai sukelia
neigiamas emocijas. Daugeliui darbuotojų tai reiškia apribojimą, prievartą,
savarankiškumo stoką ir pan. Tačiau būtent kontrolė užtikrina firmos tikslų
siekimo procesą. Ji įeina į bet kurio lygio vadovo pareigas.
1. Kontrolės samprata
Pagal vieną iš apibrėžimų, valdymo kontrolė – procesas, užtikrinantis
realios ir planuotos veiklos atitikimą. Kontrolė – tai bet kurios veiklos
srities tikrinimas, priežiūra, stebėjimas. Be kontrolės negalima jokia
veikla, nes ji palaiko organizacijos judėjimą reikiama kryptimi, bet kuriuo
momentu patikrina, kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai ji
nukreipta siekti tikslų. Daugumoje literatūros šaltinių teigiama, jog
nekontroliuojamas veiklos nuostoliai esti didesni, nei tie, kurių būna
pažeidus kitas valdymo funkcijas. Kontroliuojamos visos įmonių, įstaigų ir
organizacijų veiklos sritys. Kontrolė apima buvusią, esamą ir būsimą
veiklą. Iš tikro, kontrolė įnoringesnė nei planavimas. Kontrolė padeda
vadovams stebėti savo planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumą.
Esminė kontrolės dalis – iškilus reikalui – imtis koregavimo veiksmų.
Taigi kontrolė – būtina ir natūrali kiekvienos visuomenės
funkcionavimo sąlyga, nes ji padeda efektyviai siekti rezultatų. J.
Mackevičius kontrolės sąvoką aiškina dviem aspektais: iš kibernetikos ir
kalbos pozicijų.
Kibernetikoje kontrolė yra susijusi su veiklos reguliavimu ir
tikrinimu ir apima veiksmus, kurie įgalina siekti norimų tikslų, todėl ji
susijusi su tikslo sąvoka.
Kontroliuojama situacija kalboje suprantama kaip teigiamas dalykas,
nekontroliuojama situacija – bloga ir nepageidautina; kontroliuojamas – tai
tinkamas, pageidautinas elgesys. Šiais aspektais kontrolė apibrėžiama kaip
įmonės veiklos reguliavimo ir tikrinimo procesas. Kontrolė – tai savotiška
garantija, kad įmonė veikia ir kad tai leis jai pasiekti savo tikslus. Jei
įmonė nesilaiko strategijos, kuri atitinka numatytą kursą, tai galima
teigti, kad ji nekontroliuojama. Taigi organizacija be efektyvaus kontrolės
proceso negalės pasiekti savo tikslų, o jei ir pasieks, negalės to
sužinoti.
Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus
sąlygomis, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir
minimizuoti sąnaudas. Tikslų schema pateikta 1 pa
1. pav. Kontrolės tikslai.
Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti
pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir pasiekti
juos akimirksniu, kontrolė nebūtų reikalinga. Tarp tikslo
nustatymo ir
rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti – veiklos kryptis ir
netgi pats tikslas. Gerai organizuota kontrolės sistema padeda vadovams
numatyti, tikrinti ir reaguoti į besikeičiančias sąlygas. Kita vertus,
nelanksti sistema gali veiklą nusmukdyti žemiau leistino lygio. Veikloje
visada pasitaiko klaidų. Dažnai pasikartojančios smulkios klaidos gali
tapti labai rimtos. Kontrolė padeda bent jau sumažinti jų skaičių,
neleidžia kartotis toms pačioms klaidoms. Kai įmonė gamina tik vieną
produktą iš vienos medžiagos, turį paprastą organizacijos struktūrą ir
tenkinasi vienodais reikalavimais produktui, vadovams užtenka
paprasčiausios kontrolės sistemos, kad veikla rutuliotųsi norima kryptimi.
Tačiau organizacijoms, kurios gamina daug produktų iš įvairių žaliavų ir
turi didelę rinkos dalį, sudėtinę organizacijos struktūrą ir daug
konkurentų, reikia taikyti sudėtinga kontrolės sistemą, kurti atskirus
skyrius tam darbui atlikti. Dar viena kontrolės užduotis – mažinti
išlaidas. Taigi kontrolė efektyvi, ji gali padėti sumažinti sąnaudas ir
padidinti produktyvumą.
2. Kodėl reikalinga kontrolė
Viena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi
planai gali būti iškraipomi. Kontrolė taip pat padeda vadovams stebėti
aplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Įvertinus pastarųjų
metų aplinkos pasikeitimų tempus šis kontrolės aspektas pasidaro žymiai
svarbesnis. Pagal Fredą G. Steingraberą ,labiausiai ,,spaudžiantys”
aplinkos pokyčius yra: konkurencijos prigimties pasikeitimas, noras
pagreitinti užsakymo ir pristatymo ciklą, ,,padidinti vertę” prekių ir
paslaugų ir taip sukurti vartotojų paklausą, darbininkų ir organizacinės
kultūros pasikeitimai ir vis didėjantis delegavimas bei komandinio darbo
organizacijose poreikis.
Sukurti geresnę kokybę. Visuotinė kokybės vadyba, kurią skatina iš
esmės gerinti kontrolę. Pastebimi proceso trūkumai ir procesas taisomas,
siekiant pašalinti klaidas. Darbuotojams suteikiama teisė tikrinti ir
tobulinti savo darbą. Visuotinė kokybės vadyba išbando daug požiūrių ir
metodų, kaip pasiekti efektingą kontrolę.
Pokyčių įveikimas. Pokyčiai yra neišvengiama bet kurios organizacijos
aplinkos dalis. Vyksta rinkos poslinkiai. Konkurentų siūlomi nauji
produktai ir paslaugos užkariauja visuomenės sąmonę. Kuriamos naujos
medžiagos ir technologijos. Vyriausybės reguliavimas padidėja ar sumažėja.
Vadovai stebi pokyčius, kurie daro įtaką jų produktams ir paslaugoms, o
kontrolės funkcija padeda vadovams reaguoti į atsirandančius pavojus ar
galimybes.
Greitesnių ciklų kūrimas. Vienas dalykas yra pripažinti geresnio
dizaino, kokybės ar pristatymo laiko paklausą tarp vartotų. Kitas dalykas –
pagreitinti naujų produktų kūrimo ir jų pristatymo vartotojams ciklus. Šių
dienų vartotojai laukia ne tik greičio, bet ir ypatingų produktų ir
paslaugų.
Vertės padidinimas. Vienas iš būdų įveikti konkurentus yra greitinti
ciklus. Kitas būdas yra vertės padidinimas. Tikrasis organizacijos tikslas
turėtų būti savo produkcijos ir paslaugų ,,padidinta vertė”, kad klientai
teiktų pirmenybę jos gaminiams, o ne konkurentų prekėms. Dažniausiai ši
padidinta vertė reiškia geresnę negu vidutinę kokybę, pasiekiamą tikslių
kontrolės procedūrų dėka.
Delegavimo ir darbo komandomis skatinimas. Šiuolaikinė tendencija
dalyvavimo valdyme link taip pat didina poreikį deleguoti valdžią ir
skatinti darbuotojus dirbti kartu kaip komandose. Tai, žinoma, nemažina
galutinės vadovo atsakomybės. Greičiau tik pakeičia kontrolės proceso
pobūdį. Tradicinėje autokratiškoje sistemoje vadovas tiksliai nurodydavo ir
veiklos atlikimo lygio standartus, bet po to leidžia darbuotojams arba
individualiai ,arba komandoje kūrybiškai patiems priimti sprendimus
įvairiais darbo klausimais. Taip kontrolės procesas leidžia vadovui stebėti
darbuotojų pažangą nepažeidžiant jų kūrybiškumo ar darbe reiškiamos
iniciatyvos.
3. Kontrolės procesų tipai
Yra dvi kontrolės proceso sistemos.
Pirmoji – tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios
kontrolės sistema. Visuose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės
taikymo laikotarpiai.
Profilaktinė kontrolė – tai aktualių problemų numatymas ir
išankstinis pasiruošimas jų išvengti. Planavimas ir profilaktinė kontrolė
yra tarpusavyje susiję, bet skirtingi dalykai. Planavimas atsako į
klausimą: “Ką ir kaip mes ketiname padaryti?” Profilaktinė kontrolė atsako
į klausimą: “Ką mes galime padaryti iš anksto, kad pasiektume savo
tikslus?”
Lyginamoji kontrolė apima esamų veiksmų ir procesų įvertinimą. Ji
gali būti vadinama esamosios situacijos kontrole, nes yra susijusi su
dabartine veikla, o ne su praeitimi ar ateitimi. Ji įgalina stebėti veiklą
kiekvienu momentu bei spręsti kylančias
problemas, kol jos dar nepaveikė
galutinio produkto.
Grįžtamoji (baigiamoji) kontrolė – tai informacijos apie užbaigtą
veiklą rinkimas, jos vertinimas ir veiksmų, kaip tobulinti panašią veiklą
ateityje, parengimas. Šios kontrolės trūkumas: reikiamų veiksmų imamasi jau
po laiko (kitu veiklos periodu). Teigiamas šios kontrolės bruožas: ji
testuoja ir įvertina tikslus ir standartus. Tikslai, kurių neįmanoma
pasiekti arba kurie yra per daug lengvai, gali būti koreguojami.
Praktiškai vadovas turėtų taikyti kompleksinę kontrolę. Profilaktinė
kontrolė padeda jam nuspręsti problemas, lyginamoji – sustabdyti ir
ištaisyti klaidas dar pradinėje stadijoje, grįžtamoji – apdraudžia nuo tų
klaidų pakartojimo. Tai parodo 2 pav.
2. pav. Kompleksinės kontrolės taikymo etapai
Iš šios bendros kontrolės schemos matyti, kaip profilaktinė,
lyginamoji ir grįžtamoji kontrolė susijusi su veiklos procesu. Šioje
schemoje įdėjimai – tai visa, kas paruošiama bei toliau naudojama
perdirbimo procese, t.y. darbuotojai, kapitalas, įrengimai, medžiagos.
Rezultatas – tai efektyviai realizavus įdėjimus pagamintos prekės ar
suteiktos paslaugos.
Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros
veiklos tikrinimo. Tikrinama etapais. Įvairūs autoriai nurodo skirtingą
etapų skaičių.
Mokcklerio apibrėžimas skiria keturis kontrolės etapus, kaip pavaizduota 3
paveiksle. Šie etapai yra:
Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti.
Idealiu atveju tiksliai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jau
būna aiškiai suformuluoti, Numatyti konkretūs galutiniai terminiai. Tai