Efektyvi kontrolė jos vieta įmonės veikloje
5 (100%) 1 vote

Efektyvi kontrolė jos vieta įmonės veikloje



Įvadas 3

1. Kontrolės samprata 4

2. Kodėl reikalinga kontrolė 5

3. Kontrolės procesų tipai 6

4. Penkios kontrolės sistemos 10

4.1 Operacijų kontrolė 11

4.2 Elgesio kontrolė. 11

4.3 Finansų kontrolė 12

4.3.1 Finansinės ataskaitos 12

4.3.2 Biudžeto kontrolės metodai 14

4.3.3 Auditas 16

4.4 Struktūros kontrolė 17

4.5 Strateginė kontrolė 17

5. Kontrolės sistemų projektavimas 18

Išvados 20

Literatūros sąrašas 21

Įvadas

Visiškai natūralu, kad daugelio sričių mokslininkai – filosofai,

ekonomistai, teisininkai, istorikai ir kiti – bando apibūdinti konrolę,

paaiškinti jos esmę ir pateikti atitinkamą jos sampratą. Žodis kontrolė

kaip rašoma daugelyje žodynų yra kilęs iš prancūzų kalbos žodžio “controle”

ir reiškia: 1. priežiūra; ko nors patikrinimas; lyginimas faktinės padėties

su reikalaujama; 2. Įstaiga arba asmenų grupė, tikrinantis kitų įstaigų ar

asmenų veiklą, atsakomybę; 3. konors priežiūra.

Kontrolė objektyviai išplaukia iš visuomeninės ir valstybinės veiklos

esmės, nes praktiškai neįmanoma užtikrinti šios veiklos kryptingumo be

sprendimų vykdymo kontrolės, klaidų, pasitaikančių nukrypimų ir trūkumų

išsiaiškinimo ir jų šalinimo, be tos veiklos atitinkamo koregavimo.

Mokslinių tyrimų analizė akivaizdžiai rodo, kad skirtingų mokslo šakų

atstovai kontrolę interpretuoja įvairiai.

Dažnažiausiai kontrolė interpretuojama kaip priimtinų sprendimų ir

pareigų, valstybės ar firmos nustatytų atitinkamiems subjektams visuma.

Savaime suprantama, tokie samprotavimai turi ir išimčių. Kontrolė visada

realizuoja tam tikrus socialinius tikslus ir uždavinius. Ne nuostabu, kad

daugima šioje srityje dirbančių mokslininkų vieningai pabrėžia kontrolės

socialinę prigimtį, suvokia kontrolę kaip socialinę kategoriją.

Kontrolė yra funkcija, natūraliai lyginti bet kurią žmonių veiklą. Ji

atliekama pagal tam tikras taisykles, užduoti ar standartus, sikeiant

norimų rezultatų. Todėl kontrolė padeda nustatyti veiksmų teisingumą.

Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus veiksmų vertinimas pagal

nustatytus bendrus reikalavimus, taisykles.

Kontrolė, kaip viena iš valdymo funkcijų, užbaigia administracinės

veiklos procesą. Žodis “kontrolė”, kaip ir “valdžia” paprastai sukelia

neigiamas emocijas. Daugeliui darbuotojų tai reiškia apribojimą, prievartą,

savarankiškumo stoką ir pan. Tačiau būtent kontrolė užtikrina firmos tikslų

siekimo procesą. Ji įeina į bet kurio lygio vadovo pareigas.

1. Kontrolės samprata

Pagal vieną iš apibrėžimų, valdymo kontrolė – procesas, užtikrinantis

realios ir planuotos veiklos atitikimą. Kontrolė – tai bet kurios veiklos

srities tikrinimas, priežiūra, stebėjimas. Be kontrolės negalima jokia

veikla, nes ji palaiko organizacijos judėjimą reikiama kryptimi, bet kuriuo

momentu patikrina, kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai ji

nukreipta siekti tikslų. Daugumoje literatūros šaltinių teigiama, jog

nekontroliuojamas veiklos nuostoliai esti didesni, nei tie, kurių būna

pažeidus kitas valdymo funkcijas. Kontroliuojamos visos įmonių, įstaigų ir

organizacijų veiklos sritys. Kontrolė apima buvusią, esamą ir būsimą

veiklą. Iš tikro, kontrolė įnoringesnė nei planavimas. Kontrolė padeda

vadovams stebėti savo planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumą.

Esminė kontrolės dalis – iškilus reikalui – imtis koregavimo veiksmų.

Taigi kontrolė – būtina ir natūrali kiekvienos visuomenės

funkcionavimo sąlyga, nes ji padeda efektyviai siekti rezultatų. J.

Mackevičius kontrolės sąvoką aiškina dviem aspektais: iš kibernetikos ir

kalbos pozicijų.

Kibernetikoje kontrolė yra susijusi su veiklos reguliavimu ir

tikrinimu ir apima veiksmus, kurie įgalina siekti norimų tikslų, todėl ji

susijusi su tikslo sąvoka.

Kontroliuojama situacija kalboje suprantama kaip teigiamas dalykas,

nekontroliuojama situacija – bloga ir nepageidautina; kontroliuojamas – tai

tinkamas, pageidautinas elgesys. Šiais aspektais kontrolė apibrėžiama kaip

įmonės veiklos reguliavimo ir tikrinimo procesas. Kontrolė – tai savotiška

garantija, kad įmonė veikia ir kad tai leis jai pasiekti savo tikslus. Jei

įmonė nesilaiko strategijos, kuri atitinka numatytą kursą, tai galima

teigti, kad ji nekontroliuojama. Taigi organizacija be efektyvaus kontrolės

proceso negalės pasiekti savo tikslų, o jei ir pasieks, negalės to

sužinoti.

Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus

sąlygomis, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir

minimizuoti sąnaudas. Tikslų schema pateikta 1 pa

1. pav. Kontrolės tikslai.

Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti

pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir pasiekti

juos akimirksniu, kontrolė nebūtų reikalinga. Tarp tikslo
nustatymo ir

rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti – veiklos kryptis ir

netgi pats tikslas. Gerai organizuota kontrolės sistema padeda vadovams

numatyti, tikrinti ir reaguoti į besikeičiančias sąlygas. Kita vertus,

nelanksti sistema gali veiklą nusmukdyti žemiau leistino lygio. Veikloje

visada pasitaiko klaidų. Dažnai pasikartojančios smulkios klaidos gali

tapti labai rimtos. Kontrolė padeda bent jau sumažinti jų skaičių,

neleidžia kartotis toms pačioms klaidoms. Kai įmonė gamina tik vieną

produktą iš vienos medžiagos, turį paprastą organizacijos struktūrą ir

tenkinasi vienodais reikalavimais produktui, vadovams užtenka

paprasčiausios kontrolės sistemos, kad veikla rutuliotųsi norima kryptimi.

Tačiau organizacijoms, kurios gamina daug produktų iš įvairių žaliavų ir

turi didelę rinkos dalį, sudėtinę organizacijos struktūrą ir daug

konkurentų, reikia taikyti sudėtinga kontrolės sistemą, kurti atskirus

skyrius tam darbui atlikti. Dar viena kontrolės užduotis – mažinti

išlaidas. Taigi kontrolė efektyvi, ji gali padėti sumažinti sąnaudas ir

padidinti produktyvumą.

2. Kodėl reikalinga kontrolė

Viena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi

planai gali būti iškraipomi. Kontrolė taip pat padeda vadovams stebėti

aplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Įvertinus pastarųjų

metų aplinkos pasikeitimų tempus šis kontrolės aspektas pasidaro žymiai

svarbesnis. Pagal Fredą G. Steingraberą ,labiausiai ,,spaudžiantys”

aplinkos pokyčius yra: konkurencijos prigimties pasikeitimas, noras

pagreitinti užsakymo ir pristatymo ciklą, ,,padidinti vertę” prekių ir

paslaugų ir taip sukurti vartotojų paklausą, darbininkų ir organizacinės

kultūros pasikeitimai ir vis didėjantis delegavimas bei komandinio darbo

organizacijose poreikis.

Sukurti geresnę kokybę. Visuotinė kokybės vadyba, kurią skatina iš

esmės gerinti kontrolę. Pastebimi proceso trūkumai ir procesas taisomas,

siekiant pašalinti klaidas. Darbuotojams suteikiama teisė tikrinti ir

tobulinti savo darbą. Visuotinė kokybės vadyba išbando daug požiūrių ir

metodų, kaip pasiekti efektingą kontrolę.

Pokyčių įveikimas. Pokyčiai yra neišvengiama bet kurios organizacijos

aplinkos dalis. Vyksta rinkos poslinkiai. Konkurentų siūlomi nauji

produktai ir paslaugos užkariauja visuomenės sąmonę. Kuriamos naujos

medžiagos ir technologijos. Vyriausybės reguliavimas padidėja ar sumažėja.

Vadovai stebi pokyčius, kurie daro įtaką jų produktams ir paslaugoms, o

kontrolės funkcija padeda vadovams reaguoti į atsirandančius pavojus ar

galimybes.

Greitesnių ciklų kūrimas. Vienas dalykas yra pripažinti geresnio

dizaino, kokybės ar pristatymo laiko paklausą tarp vartotų. Kitas dalykas –

pagreitinti naujų produktų kūrimo ir jų pristatymo vartotojams ciklus. Šių

dienų vartotojai laukia ne tik greičio, bet ir ypatingų produktų ir

paslaugų.

Vertės padidinimas. Vienas iš būdų įveikti konkurentus yra greitinti

ciklus. Kitas būdas yra vertės padidinimas. Tikrasis organizacijos tikslas

turėtų būti savo produkcijos ir paslaugų ,,padidinta vertė”, kad klientai

teiktų pirmenybę jos gaminiams, o ne konkurentų prekėms. Dažniausiai ši

padidinta vertė reiškia geresnę negu vidutinę kokybę, pasiekiamą tikslių

kontrolės procedūrų dėka.

Delegavimo ir darbo komandomis skatinimas. Šiuolaikinė tendencija

dalyvavimo valdyme link taip pat didina poreikį deleguoti valdžią ir

skatinti darbuotojus dirbti kartu kaip komandose. Tai, žinoma, nemažina

galutinės vadovo atsakomybės. Greičiau tik pakeičia kontrolės proceso

pobūdį. Tradicinėje autokratiškoje sistemoje vadovas tiksliai nurodydavo ir

veiklos atlikimo lygio standartus, bet po to leidžia darbuotojams arba

individualiai ,arba komandoje kūrybiškai patiems priimti sprendimus

įvairiais darbo klausimais. Taip kontrolės procesas leidžia vadovui stebėti

darbuotojų pažangą nepažeidžiant jų kūrybiškumo ar darbe reiškiamos

iniciatyvos.

3. Kontrolės procesų tipai

Yra dvi kontrolės proceso sistemos.

Pirmoji – tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios

kontrolės sistema. Visuose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės

taikymo laikotarpiai.

Profilaktinė kontrolė – tai aktualių problemų numatymas ir

išankstinis pasiruošimas jų išvengti. Planavimas ir profilaktinė kontrolė

yra tarpusavyje susiję, bet skirtingi dalykai. Planavimas atsako į

klausimą: “Ką ir kaip mes ketiname padaryti?” Profilaktinė kontrolė atsako

į klausimą: “Ką mes galime padaryti iš anksto, kad pasiektume savo

tikslus?”

Lyginamoji kontrolė apima esamų veiksmų ir procesų įvertinimą. Ji

gali būti vadinama esamosios situacijos kontrole, nes yra susijusi su

dabartine veikla, o ne su praeitimi ar ateitimi. Ji įgalina stebėti veiklą

kiekvienu momentu bei spręsti kylančias
problemas, kol jos dar nepaveikė

galutinio produkto.

Grįžtamoji (baigiamoji) kontrolė – tai informacijos apie užbaigtą

veiklą rinkimas, jos vertinimas ir veiksmų, kaip tobulinti panašią veiklą

ateityje, parengimas. Šios kontrolės trūkumas: reikiamų veiksmų imamasi jau

po laiko (kitu veiklos periodu). Teigiamas šios kontrolės bruožas: ji

testuoja ir įvertina tikslus ir standartus. Tikslai, kurių neįmanoma

pasiekti arba kurie yra per daug lengvai, gali būti koreguojami.

Praktiškai vadovas turėtų taikyti kompleksinę kontrolę. Profilaktinė

kontrolė padeda jam nuspręsti problemas, lyginamoji – sustabdyti ir

ištaisyti klaidas dar pradinėje stadijoje, grįžtamoji – apdraudžia nuo tų

klaidų pakartojimo. Tai parodo 2 pav.

2. pav. Kompleksinės kontrolės taikymo etapai

Iš šios bendros kontrolės schemos matyti, kaip profilaktinė,

lyginamoji ir grįžtamoji kontrolė susijusi su veiklos procesu. Šioje

schemoje įdėjimai – tai visa, kas paruošiama bei toliau naudojama

perdirbimo procese, t.y. darbuotojai, kapitalas, įrengimai, medžiagos.

Rezultatas – tai efektyviai realizavus įdėjimus pagamintos prekės ar

suteiktos paslaugos.

Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros

veiklos tikrinimo. Tikrinama etapais. Įvairūs autoriai nurodo skirtingą

etapų skaičių.

Mokcklerio apibrėžimas skiria keturis kontrolės etapus, kaip pavaizduota 3

paveiksle. Šie etapai yra:

Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti.

Idealiu atveju tiksliai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jau

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 1595 žodžiai iš 5315 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.