Raštvedyba
5 (100%) 1 vote

Raštvedyba

TURINYS

Įvadas 2

Raštvedybos sąvoka 3

Dokumento sąvoka 3

Bendrieji dokumento įforminimo reikalavimai 5

Formuliaras- rekvizitų visuma 6

Blankai 7

Rekvizitų spausdinimo taisyklės 8

Organizacinių dokumentų rekvizitų išdėstymo schema 18

Organizacinių dokumentų įforminimas 19

Tvarkomųjų dokumentų rekvizitų išdėstymo schema 24

Tvarkomųjų dokumentu įforminimas 25

Informacinių siunčiamųjų dokumentų įforminimo schema 30

Informacinių dokumentų įforminimas 31

Informacinių vidaus dokumentų įforminimo schema 33

Informacinių vidaus dokumentų įforminimas 34

Asmens dokumentai 40

Dokumentų apyvarta 44

Dokumentų registravimas 45

Bylų nomenklatūros sudarymas 46

Bylų formavimas ir įforminimas 49

Bylų ruošimas perduoti į archyvą ir perdavimas 51

Naudota literatūra 54

ĮVADAS

Šiuo metu visose įstaigose rašoma labai daug dokumentų. Kiekvienas iš mūsų su jais susiduriame bei naudojamės. Todėl turime mokėti teisingai ir vienodai rašyti bei įforminti dokumentus, kad jie būtų juridiškai galiojantys, garantuoti jų išsaugojimą ir suprasti dokumentų vertę. Dokumentai turi būti įforminami ir tvarkomi taip, kad kiekvienu momentu būtų galima juos surasti bei panaudoti jų informaciją. Taip pat pritaikyti kompiuterius ar kitą techniką, tiek raštvedyboje, tiek vėliau ir archyvuose.

Šio darbo tikslas susipažinti su raštvedybos, dokumento sąvoka, dokumentų klasifikacija, dokumentų unifikavimu, Lietuvos Respubblikoje galiojančiais standartais, rekvizitų rašymo taisyklėmis bei dokumentų įforminimo reikalavimais.

RAŠTVEDYBOS SĄVOKA

Raštvedyba – įstaigos ar įmonės dokumentų tvarkymas, to darbo sistema. Valdymo, gamybinė, mokslinė ar kitokia įstaigų bei žmonių veikla fiksuojama dokumentuose. Norint tuos dokumentus panaudoti, reikia ne tik juos parengti, įforminti, bet ir išsiųsti arba gauti, registruoti, kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti. Tinkamai organizuoti šie darbai tobulina įstaigos valdymą, padeda operatyviau surasti bei panaudoti reikalingą informaciją, garantuoti dokumentų saugumą ir parengimą perdavimui į archyvus tolesniam saugojimui.

Raštvedyba yra valdymo proceso sudėtinė dalis, svarbus šio proceso elementas.

Raštvedyba – institucijos veiklos dokumentavimas ir tos veiklos dokumentų tvarkymas.

Veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Įmonės veikla atsispindi jos raštvedyboje ir korespondencijoje. Dokumentai rengiami, kad būtų galima laiku atlikti valdymo veiksmus, fiksuoti jų turinį: pvz:. Institucijų valdymo veikla išreiškiama tvarkomaisiais dokumentais, informacija keičiamasi raštais, faksogramomis, telefonu ir kt. Korespondencija – tai įmonės bendravimas su išore (tiekėjais, klientais, veiklos parneriais, investitoriais) gaunamu ir siunčiamų bei kitokių dokumentų forma.

Veiklos dokumentavimas – tai; dokumentų rengimas, dokumentų derinimas, derinimas,įforminimas,dauginimas.

Dokumentų tvarkymas – tai darbas su parengtais arba gautais dokumentais:

gautų dokumentų priėmimas ir tvarkymas, vidaus ir siunčiamų dokumentų tvarkymas., dokumentu išsiuntimas, dokumentų registravimas, bylų nomenklatūros sudarymas, bylų formavimas ir įforminimas, bylu perdavimas saugoti ir saugojimas, informacijos paieška ir pateikimas ir t.t

Informacija yra pagrindinis įstaigos valdymo darbuotojų veiklos objektas. Racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai ir gerai tvarkomi dokumentai paspartina darbus.

DOKUMENTO SĄVOKA

Dokumentas – materialus objektas (popierius, magnetinė juosta, kino juosta, nuotrauka ir t.t.), kuriame užfiksuota informacija apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Visa tai galima užfiksuoti vaizdu, garsu, raštu.

Valdymo veiklos dokumentų sąvoka siauresnė. Dokumentas – tai informacija, parašyta ir išsaugota informacinėje laikmenoje: popieriuje, diskelyje. Lotynų kalbos žodis documentum – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas.

Institucijose sudaroma daug dokumentų ir jie įvairiai klasifikuojami. Pagrindinė dokumento funkcija – informacinė, t.y. bet kuris dokumentas atsiranda dėl būtinumo fiksuoti informaciją. Kitos dokumento funkcijos: socialinė, teisinė. valdymo.

Visi dokumentai, susidarę valdymo veikloje, skirstomi į sistemas pagal tai, kokią veiklos sritį jie atspindi: yra buhalterinės apskaitos, statistikos, planavimo ir kt. Valdymo veikla išreiškiama organizaciniais tvarkomaisiais dokumentais (OTD).

OTD skirstoma į tris grupes: organizacinius, tvarkomuosius ir informacinius. Dokumentų klasifikavimas – tai jų suskirstymas pagal bendrus požymius: dokumentų turinį, dokumentų formą, saugojimo laiką ir pan.

Pagal turinį dokumentai skirstomi į rūšis: aktas, protokolas, įsakymas, pažyma ir kt. Kiekviena rūšis gali turėti porūšių, pvz.: aktai – priėmimo, perdavimo, ekspertizės, tikrinimo, nelaimingo atsitikimo ir kt.;

įsakymai – veiklos, kadrų, atostogų;

raštai -iniciatyviniai, atsakomieji., lydraščiai ir kt.

Pagal dokumentų apyvartą (kilmę) dokumentai gali būti: vidaus – institucijų veiklai reguliuoti (nuostatai, įstatai, instrukcijos, įsakymai,
potvarkiai, sprendimai, aktai, protokolai);

siunčiamieji-informacijai perduoti, pasikeisti: raštai, pažymėjimai, rekomendacijos, charakteristikos, pažymos;

gautieji.

Pagal saugojimo laiką – nuolatinio, ilgo (nuo 11 iki 100.) ir laikino (tki 10 m.)

Pagal parengimo laipsnį — originalai (tikras, autentiškas dokumentas: pasas, darbo knygelė, diplomas ir kopijos (nuorašai).

Išrašas – pakartota tam tikra dokurnento dalis.

Dublikatas – antrąkart visiškai tiksliai atgamintas tikrasis dokumentas, atstojantis originalą (paprastai išduodamas pametus originalą).

Gali būti viešų, slaptų. tarnybinio naudojimo dokumentų.Tarnybiniais dokumentais naudojasi visi įstaigos darbuotojai, bet šie dokumentai negali būti skelbiami spaudoje. Slaptais naudojasi adresatas ir vykdytojas.

Dokumentų unifikavimas – jų vienodinimas pagal informacijos sudėtį, dokumento formą. Šį procesą sudaro 3 etapai:

1. Nustatymas dokumentų, reikalingų konkrečiai valdymo funkcijai. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie LRV yra pateikusi Dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą, pagal kurį įstaigoje sudaromas dokumentų sąrašas. Jame nurodoma, kada ir kokiu tikslu vienas ar kitas dokumentas rašomas. Sudarius tokį sąrašą, tampa aišku, kokie dokumentai įstaigoje nereikalingi, dubliuoja kituose dokumentuose fiksuojamą informaciją.

2. Dokumentų formų suvienodinimas, kai naudojami standartiniai popieriaus lapai, nustatytas vienodas paraščių plotis, kiekvieno rekvizito nuolatinė vieta, įforminimo būdas. Unifikavimas sudaro galimybę rengti trafaretinius tekstus dokumentams, turintiems identišką ir pasikartojančią informaciją. Sukūrus unifikuotų dokumentų grupes, jas galima standartizuoti. Standartizavimas reiškia, kad nustatytos tam tikros normos ir reikalavimai dokumentams, kunių turi laikytis visų įstaigų darbuotojai.

3. Vienodinamas dokumentų turinys, teksto sudedamosios dalys, nustatomi žodžių junginiai bei sakiniai. Pagal dokumento paskirtį parenkamos kalbinės konstrukcijos, tiksliai išreiškiančios pasikartojančius valdymo veiksmus ar situacijas.

BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI

Popierius būna 2 rūšių : eilės A-100% celiuliozė, baltos spalvos naudojamas kopijavimo aparatams ir spausdintuvams. Popierius eilės B turi 50% priemaišų turi atspalvį ir naudojamas kaip pagalbinis.

Iš viso yra 13 formatų popierius.Didžiausias formatas AO (841 x 1185 mm), mažiausias A12 (8 x 12 mm).

Dokumentai įforminami tokių formatų popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4L (297 x 210 mm). Buhalterinėje apskaitoje naudojamas dar vienas popieriaus formatas A3 (297 x 420 mm).

Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji(left) – 30 mm (dokumentui įsegti į bylą), dešinioji(right) – 10 mm (tekstui išsaugoti ir dėl estetinės išvaizdos), viršutinė (top) -20 mm (puslapiams numeruoti ir rekvizitams rašyti), apatinė (bottom) – 20 mm (rekvizitams rašyti). Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus šiose taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai.

Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos. Dokumento tekstą spausdiname paliekant tarp eilučių 1,5 intervalo. Formate A5 galima palikti 1 intervalą. Moksliniai darbai, referatai spausdinami per 2 intervalus.

1 intervalas – 4,25 mm.,

1,5 intervalo – 6,38 mm.,

2 intervalai – 8,5 mm.

Iš kelių eilučių susidedantis rekvizitai spausdinami per 1 intervalą. Rekvizitai vienas nuo kito atskiriami 2-4 intervalais. Rekvizitų sudedamosios dalys atskiriamos per 1,5-2 intervalus. Kiekvienos pastraipos naujoji eilutė pradedama klavišų „TAB“(2,2 cm).

Dokumentu rekvizitams spausdinti naudojamos 5 „TAB“ padėtis:

0 padėtis – paraštės riba.

1 padėtis – 2,2 cm.

4 padėtis – 8,8 cm.

5 padėtis – 11 cm.

6 padėtis – 13,2 cm.

2,3 padėtis naudojame tekstams spausdinti. Tabuliatorius padeda tiksliai ir greitai nustatyti rekvizitu rašymo vietas.

FORMULIARAS – REKVIZITU VISUMA

Dokumento formuliaras nustato toki maksimalu rekvizitu kieki:

1. Valstybės herbas arba prekiu ženklas.

2. Dokumento sudarytojo pavadinimas.

3. Įstaigos duomenys.

4. Specialoji žyma.

5. Priedo žyma.

6. Dokumento gavimo registracijos žyma.

7. Dokumento pavadinimas.

8. Dokumento data.

9. Dokumento registracijos numeris.

10. Gauto dokumento nuoroda.

11. Dokumento sudarymo vieta.

12. Adresatas.

13. Rezoliucija.

14. Dokumento tvirtinimo žyma.

15. Dokumento tekstas.

16. Parašas.

17. Dokumento suderinimo žyma.

18. Vizos

19. Supažindinimo žyma.

20. Rengėjo nuoroda.

21 . Dokumento paieškos nuoroda.

22. Kopijos tikrumo žyma.

Visi dokumentai turi turėti šiuos privalomus rekvizitus:

dokumento sudarytojo pavadinimą, dokumento pavadinimą (išskyrus raštus), data, registracijos numerį, dokumento sudarymo vietą (išskyrus raštus), tekstą, parašą (us).

Kiekvienam rekvizitui formuliare skirtas tam tikras plotas, kurio dydis priklauso nuo maksimalaus ženklų skaičiaus. Rekvizitai dėstomi taip, kad sudarant dokumentą, galima būtų efektyviai naudoti tabuliaciją.

Dokumentų formuliaras
parengtas turint tikslą padidinti darbo našumą, paprasčiau ir greičiau parašyti dokumentą rašomąja mašinėle, surinkti kompiuteriu; palengvinti dokumentų paiešką ir darbą su dokumentais, efektyviau naudoti kompiuterinę techniką.

BLANKAI

Vienas pagrindinių Lietuvos Standarto reikalavimų yra tai, kad dokumentai turi būti rašomi blankuose.

Blankas – standartinis popieriaus lapas, kuriame išspausdinti turintys nuolatinę informaciją rekvizitai.

Dokumentų blankai gaminami spaustuvėje arba dauginimo priemonėmis baltame popieriuje viena juoda spalva. Jie turi būti parengti pagal formuliarų pavyzdžius.

Dokumentai yra įmonės įvaizdžio sudėtinė dalis, savotiška vizitinė kortelė. Dokumentas neišvaizdžiame blanke, atspausdintas prastu šriftu formuoja neigiamą nuomonę apie įmonę. Blankas, kuriame daug vietos skiriama emblemai, įmonės pavadinimui, bet mažai tekstui yra nepatogus. Todėl emblemą reikėtų spausdinti tik toje vietoje, kuri jai skirta pagal standarto reikalavimus.

Šiuolaikinis blanko įforminimo dizainas, „savas“ firminis stylius, geros kokybės popierius, būtina informacija apie įmonę yra ypatingai svarbūs, jei siekiame maloniai nuteikti dalykinį partnerį.

Įstaigos gali turėti tik vieną blanką, kuriame būtų rašomi raštai ir kiti organizaciniai tvarkomieji dokumentai. Šis blankas spausdinamas raštų blanko pavyzdžiu, nenurodant 11 rekvizito.

Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus:

herbą arba prekių ženklą, dokumento sudarytojo pavadinimą, įstaigos duomenis.

Herbas arba prekių ženklas spausdinamas popieriaus lapo viduryje, po viršutine parašte.

Prekių ženklas gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes.

Herbas ir prekių ženklas kartu nespausdinami.

Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbo arba prekių ženklo rekvizitu, jei šis rekvizitas išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje.

Jei prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas šalia ženklo.

Kai herbas ar prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte.

Įnformacinių siunčiamųjų dokumentų, įforminamų blanke, rekvizitai yra:

adresatas, dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė, išskyrus lydraščius), dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas).

Įnformaciniai įstaigos vidaus dokumentai įforminami A4 formato blanke ir turi šiuos rekvizitus:

herbą arba prekių ženklą, dokumento pavadinimą. Kiti rekvizitai įrašomi pagal dokumento rūšį.

Blanko rekvizitai spausdinaml lietuvių kalba.

Jeigu dokumentas siunčiamas užsienio korespondentams, dokumento sudarytojo pavadinimas gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba, kiti rekvizitai – pasirinkta užsienio kalba. Pirma rašoma lietuvių kalba, po to – užsienio kalba.

Blankuose rekvizitai gali būti spausdinami išilginiu (centruotu) ir kampiniu būdu.

Išilginis rekvizitų išdėstymo būdas yra toks, kai rekvizitai centruotai spausdinami viršutinėje lapo dalyje (kiekviena eilutė vienodai nutolusi nuo kairiojo ir dešiniojo krašto). Tai numatyta tarptautiniuose standartuose. Kampinis rekvizitų išdėstymas, kai spausdinama viršutiniame kairiajame kampe pagal standartą.

Blanke įformintas dokumentas turi išsamią informaciją, išdėstytą minimaliame plote, visus privalomus rekvizitus; lengvesnis dokumento sudarymas, geresnė jo išvaizda; paprastesnis informacijos panaudojimas.

Rengiant blankus, būtina įsidemėti:

institucijos pavadinimas turi atitikti teisinių aktų nustatytą pavadinimą;

rekvizitai: dokumento sudarytojas, institucijos pavadinimas, visada rašomi vardininko

linksniu.

REKVIZITŲ SPAUSDINIMO TAISYKLĖS

Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.

1. Herbas arba prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje arba viduryje (centruotai), paliekant paraštes .Herbas ir prekių ženklas kartu niekada nespausdinami.



2.Dokumento sudarytojo pavadinimas. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir išdėstomas centruotu būdu . Tarnybiniame pranešime, prašyme ir kt. rašomas tarnautojo pareigų pavadinimas, nurodant jų priklausomybę, pvz..:

AKCINĖS BENDROVĖS ”GUSVA”

ŪKIO TARNYBOS VIRŠININKAS

3.Įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje(blankuose). Kai įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje, tarp atskirų duomenų paliekamas didesnis intervalas arba dedami atitinkami skyrybos ženklai. Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija. Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įstaigos, įstaigos duomenys rašomi po kiekvienos įstaigos pavadinimu. Įstaigos duomenis sudaro: įstaigos kodas, buveinės adresas ir kita reikalinga informacija (telefonu ir faksu
elektroninio pašto adresas ir kt.). Telefonų ir faksų numeriai rašomi pagal Telekomunikacijų technikos taisykles., pvz.:

Vyturio g. 15 Tel.(8-46) 227547 A/s 3428664, AB Klaipėdos bankas GH98-152 Įmonės kodas

LT-5810 Klaipėda Faksas (8-46) 227547 Klaipėdos Senamescio filialas Klaipėdos m. valdyba 395690

Banko kodas 26010213501 Kanto g. 22

LT-5802 Klaipėda

4. Specialioji žyma. Specialioji žyma rašoma dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas, pvz.: Projektas, Išrašas, Kopija, Faksograma.

Kopija

5. Priedo žyma. Priedo žyma rašoma viršutinės paraštės dešinėje pusėje. Žymą sudaro:dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas , priedo eilės numeris ir žodis “priedas”. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, žodis “priedas” kartu su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės, pvz.:

Civilinės aviacijos Priešgaisrinės saugos taisyklių 1 priedas

6. Dokumento gavimo registracijos žyma. Dokumento gavimo registracijos žyma rašoma, arba dedamas spaudas, dokumento pirmojo lapo viršutines paraštės dešiniajame kampe. Žymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas, žodis „Gauta“, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pvz.:

Gauta (Įstaigos pavadinimas) ………………… Nr……….

7. Dokumento pavadinimas.Dokumento pavadinimas rašomas:

7.1. Tvarkomujų ir informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po dokumento sudarytojo pavadinimu.

7.2. Informacinių dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas po šiuo rekvizitu.

7.3. Organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokumentų pavadinimas rašomas po tvirtinimo žymos rekvizitu.

7.4. Dokumento pavadinimas, išskyrus raštus, rašomas išilginiu centruotu būdu didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir atskiriamas nuo aukščiau parašytų rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

7.5. Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto antraštė. Dokumento rūšies pavadinimas rašomas atskiroje eilutėje, pvz.:

ĮSAKYMAS

DĖL EKSPERTŲ KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO

arba

PAŽYMA

APIE GAUTAS PAJAMAS

arba

KOLEGIJOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS

7.6 Raštai neturi pavadinimo. Teksto antraštė pradedama prielinksniu „DĖL“ ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidemis. Antraštė pradedama rašyti nuo kairiosios paraštės, plotas horizontalia kryptimi neribojamas. Antraštė atskiriama nuo aukščiau parašyto adresato rekvizito ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Siunčiamų dokumentų lydrašciuose antraštė nerašoma.

8. Dokumento data. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu ir kartu su dokumento registracijos numeriu dėstoma išilginiu centruotu būdu. Dokumento data ir registracijos numeris nuo dokumento pavadinimo atskiriami 1 intervalu. Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Datos rašomos dviem būdais: 2002-11-06 arba 2002 m. lapkričio 6 d.

9. Dokumento registracijos numeris. Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos rekvizito dešinėje pusėje.

2002-11-15 Nr.(l) 01-125

Dokumento registracijos numerį sudaro simbolis Nr., registracijos žurnalo identifikavimo žymuo ir skaitmeninis dokumento registravimo eilės numeris, pvz.: Nr. 1-125 (1) – registracijos žurnalo pagal patvirtintą sąrašą numeris, 125 – dokumento registravimo eilės numeris). Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis (bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (1)-01-125 arba Nr. 0 1- 125-(1). Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos numeris susideda iš dokumento registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito įstrižu brūkšneliu, pvz.: Nr. 1-125/1-254.

10. Gauto dokumento nuoroda. Gauto dokumento nuoroda
rašoma atsakomuosiuose raštuose po dokumento datos ir registracijos numerio rekvizitais, pvz.:2002-11-06 Nr.1-124

Į 2002-10-25 Nr. 1-110

Kituose atsakomuosiuose informaciniuose dokumentuose. kuriuose yra adresato rekvizitas, gauto dokumento nuoroda rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei įstaigos duomenys rašomi apatinėje paraštėje, gauto dokumento nuoroda rašoma lapo dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. Gauto dokumento nuorodą sudaro raidė „Į“, dokumento, į kurį atsakoma, data ir jo registracijos numeris, pvz.:

Į 2002-11-02 Nr. 2-156

Jei gauto dokumento registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento data ir dokumento rūšies pavadinimas, pvz.:

Į 2002-02-23 prašymą

Jei gauto dokumento datos ir registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento gavimo data, pvz.:

Į 2002 -03-16 gautą prašymą

11. Dokumento sudarymo vieta. Dokumento sudarymo vieta rašoma mažosiomis

raidėmis po datos ir dokumento registracijos numerio centruotu būdu. Dokumento sudarymo vieta rašoma tvarkomuosiuose dokumentuose ir informaciniuose vidaus įstaigos dokumentuose, pvz.:

TARNYBINIS PRANEŠIMAS

2002-04-16 Nr.12

Mažeikiai

12. Adresatas. Adresatas rašomas mažosiomis raidėmis nuo kairiosios paraštės ir atskiriamas nuo aukščiau parašyto rekvizito ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Kai dokumentas adresuojamas įstaigai, jos pavadinimas rašomas naudininko linksniu, pvz.:

Telšių apskrities viršininko administracijai

Kai dokumentas adresuojamas įstaigos struktūriniam padaliniui, įstaigos pavadinimas

rašomas kilmininko linksniu, įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas-naudininko linksniu, pvz.:

Administravimo tarnybos

Vertimu skyriui

Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui arba tarnautojui, rašomas pilnas tarnautojo pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu, pvz.:

Finansų ministerijos

Finansų skyriaus viršininkui

P.Simaičiui

Jeigu adresate nėra vardo, pavardės tai pareigos rašosi iš didžiosios raidės, pvz.:

UAB “Gusva”

Direktoriui

Adresatas gali būti papildomas įstaigos adresu. Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui, adresato rekvizitas būtinai rašomas su adresu, pvz.:

D.Gusčiui

Naftininkų g. 10-29

LT-5500 Mažeikiai

Jei adresatų daug, surašomas adresatų sąrašas, o kiekviename siunčiamame dokumente užrašomas tik vienas konkretus adresatas. Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama susipažinti to dokumento kopija, prieš šį adresatą rašomas žodis „Kopija“, pvz.:

Finansų ministerijai

Kopija

Valstybinei mokesčių inspekcijai

13. Rezoliucija. Rezoliucija rašo įstaigos vadovas lapo dešinėje pusėje laisvame plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento pavadinimo. Rezoliucija paprastai rašoma ranka. Rezoliucijoje rašoma pavedimo vykdytojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, pavedimo turinys, įvykdymo terminas (prireikus), parašas, data,pvz.:

Z.Umbrui

Prašau atsakyti raštu iki 2002-l 1-15

(Parašas)

(Data)

14. Dokumento tvirtinimo žyma. Dokumento tvirtinimo žyma rašoma lapo dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo. Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis. Kai informacinis įstaigos dokumentas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, žymą sudaro: žodis „TVIRTINU“, vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Jei parašas tvirtinamas antspaudu, jis dedamas taip, kad liestų pareigų pavadinimą, pvz.:

TVIRTINU

A.V. Generalinis direktorius

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

15. Dokumento tekstas. Dokumento tekstas-pagrindinis rekvizitas, todėl turi būti aiškus, trumpas, logiškas, argumentuotas, be pasikartojimu, parašytas be techninių ir gramatinių klaidu. Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis, centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Dokumento tekstas gali būti paprastas,
arba grafiko formos. Skyriai visada žymimi romėniškais skaitmenimis ir turi pavadinimus, o punktai ir papunkčiai rašosi arabiškais skaičiais.

16. Parašas. Dokumentas juridinė galia įgyja tik pasirašytas. Parašas rašomas po dokumento tekstų. Parašo rekvizitą sudaro pareigų pavadinimas, parašas ir jo iššifravimas. Rekvizito dalys rašomos vienoje eilutėje ir atskiriamos nuo teksto 3 intervalais. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašoma eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo keli tos pačios įstaigos tarnautojai, parašo rekvizitai dėstomi vienas po kitu pagal einamas pareigas, pvz.:

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Vyr. finansininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo keli įstaigų vadovai, rašomi pilni jų pareigų pavadinimai ir išdėstomi vienas po kito, pvz.:

Revizijos departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Muitinės departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo laikinai eiti pareigos paskirtas tarnautojas, tai tokios jo pareigos nurodomos rekvizite, pvz.:

L. e. direktoriaus pareigos (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo komisija nurodomos visu pasirašančių asmenų pareigos komisijoje. Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašomos pirmoje eilėje, o jos narių vardai ir pavardės abėcėlės tvarka. Dalyvaujantys asmenys pasirašo po komisijos narių parašais, pvz.:

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir pavardė)

Dalyvauja (Parašas) (Vardas ir pavardė)

17. Dokumento suderinimo žyma. Dokumento derinimas būna vidinis ir išorinis. Išorinis-dokumentas derinamas su kita organizacija. Suderinimo žymą sudaro žodis „SUDERINTA“ rašomas didžiosiomis raidėmis, įstaigos, su kuria dokumentas suderintas, vadovo pilnas pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data. Rekvizito dalys pradedamos rašyti nuo kairiosios paraštės, pvz.:

SUDERINTA

Technikos direktoriaus pavaduotojas

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(Data)

Jeigu dokumentas derinamas su dviem įstaigom, tai vienos įstaigos derinimo žymą rašoma nuo krašto, o kitos viduryje, pvz.:

SUDERINTA SUDERINTA

Direktorius Direktorius

(Parašas) (Parašas)

(Vardas ir pavardė) (Vardas ir pavardė)

(Data) (Data)

18. Vizos. Viza-vidinis dokumento derinimas (dokumentams kurie lieka įstaigoje). Viza sudaro parašas, jo iššifravimas, data, o prireikus dedamas ir pareigų pavadinimas, pvz.:

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(Data)

19. Supažindinimo žyma. Atvejais, kai tarnautojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu, po vizų rašomi susipažinimą reiškiantys žodžiai, parašas, vardas ir pavardė, data. Supažindinimo žyma rašoma nuo kairiosios paraštės, pvz.:

Susipažinau

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(Data)

arba

Sutinku (Nesutinku)

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(Data)

20. Rengėjo nuoroda. Rengėjo nuoroda rašoma dokumento paskutinio lapo kairėje pusėje virš apatinės paraštės, pvz.:

Donatas Gustys, tel. 6-24-09, faks. 6-24-04, el.p. dogus@omnitel.lt.

21. Dokumento paieškos nuoroda. Dokumento paieškos nuoroda rašoma dokumento pirmojo lapo dešinėje pusėje virš apatinės paraštės, pvz.:

Raštai.doc

22. Kopijos tikrumo žyma. Kopijos tikrumo žyma rašoma kai reikia paliudyti dokumento kopijos tikrumą. Žymą sudaro žodis „Tikra“, dokumento kopijos tikrumą liudijančio įstaigos vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data, antspaudas, pvz.:

Tikra

(Pareigų pavadinimas)

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(Data)

Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje, laisvame plote rašomas žodis „Tikra“ ir pasirašoma, paskutiniame lape rašoma pilna kopijos tikrumo žyma.

ORGANIZACINIŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma

Dokumento tvirtinimo

nto sudarytojo pavadinimas

Dokumento pavadinimas

Dokumento tekstas

Dokumento suderinimo žyma

Vizos

Supažindinimo žyma

Dokumento paieškos

nuoroda30 85 85 10

210

TVIRTINU

Generalinis direktorius

(Parašas) D.Gustys

2002-04-26

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”

SAUGOS DARBO

INSTRUKCIJA

1. Bendrieji nuostatai.

2. Saugumo reikalavimai gamyklos teritorijoje, cechuose ir sandėliuose.

3. Saugumo reikalavimai prieš darbą, darbo metu ir pasibaigus darbui.

4. Darbuotojo atsakomybė už saugaus darbo instrukcijos reikalavimų nesilaikymą.

Saugaus darbo ir saugumo technikos

Skyriaus viršininkas (Parašas) D.Rimkus

PATVIRTINTA

Gen.direktoriaus 2002-04-26

Įsakymas Nr.21

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”

ĮSTATAI

(Teksto sudedamosios dalys)

Bendrosios nuostatos

Įmonės ūkinė-komercinė veikla

Įmonės teisės

Įmonės įstatinio kapitalo sudėtis ir dydis

Įmonės valdymo organai

Įmonės direktorių valdyba

Įmonės administracija

Įmonės revizijos komisijos sudarymas ir veikla

Visuotiniai darbuotojų ir akcininkų susirinkimai

Įmonės finansai ir pelno paskirstymas

Įmonės reorganizavimas ir likvidavimas

ĮREGISTRUOTA

Lietuvos Respublikos

Mažeikių miesto savivaldybėje

2002-10-05

Registracijos Nr. ______

PATVIRTINTA

Visuotinis darbuotojų

susirinkimas 2002-11-06

protokolas Nr.23

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”

TAISYKLĖS

VIDAUS DARBO TVARKA

1. Bendrieji nurodymai.

2. Darbuotojų priėmimo, atleidimo, perkėlimo tvarka.

3. Pagrindinis darbuotojų užimtumas.

4. Darbo laikas.

5. Skatinimas už laimėjimus darbe.

6. Nuobaudos už darbo drausmės pažeidimą.

SUDERINTA SUDERINTA

Generalinis direktorius Profsąjungos komiteto pirmininkas

(Parašas) D.Gustys (Parašas) G.Gintras

2002-11-06 2002-11-06

Šiuo metu Jūs matote 50% šio straipsnio.
Matomi 4002 žodžiai iš 8003 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 1,45 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.