Dokumentų forminimas
5 (100%) 1 vote

Dokumentų forminimas

1 variantas

1.1 Kokio formato popieriaus lapuose įforminami dokumentai?

2001 m. Kovo 30 d. Įsakymu Nr. 19 Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinis direktorius V.Grigoraitis patvirtino naujas dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles. Jose pateikiami sekantys bendrieji dokumentų įforminimo reikalavimai:

• Dokumentai įforminami tokių formatų, pagal ISO 216-1975(E) ir ISO 353-1975(E) standartus, popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4 L (297 x 210 mm).

1.2 Kokio pločio paliekamos paraštės?

• Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm.

1.3 Kaip numeruojami dokumento lapai?

• Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus šiose taisyklėse ir kituose aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje.

Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai.

1.4 Kur ir kaip užrašomas lapo numeris?

Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.

1.5 Kas tai yra rekvizitas?

Rekvizitas- dokumento sudedamoji dalis, reiškenti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūrasir turinti nystatytą pastovią vietą.

2.1 Kokie yra dokumentų rekvizitų rašymo būdai?

Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra:

• Išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuo kairiosios ir dešiniosios parasčių.

• Kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės.

2.2 Kur spausdinamas herbas?

Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas spausdinamas popieriaus lapo viduryje, po viršutine parašte.

2.3 Kur spausdinamas prekių ženklas?

Prekių ženklas spausdinamas popiriaus lapo viduryje, po viršutine parašte, taip pat gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes.

2.4 Kur rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?

Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbo arba prekių ženklo rekvizitu, jei šis rekvizitas išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje.

2.5 Jei prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, kur rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?

Jei prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas šalia ženklo.

2.6 Jei herbas arba prekių ženklas nespausdinamas, kur rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?

Kai herbas arba prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte.

3.1 Kaip rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?

Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, gali būti didesnėmis negu kiti rekvizitai, ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu.

3.2 Jei dokumento sudarytojas yra neatsiejama įstaiga ar įstaigos struktūrinis padalinys, kaip rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas? Pavyzdys.

Kai dokumento sudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įstaiga ar įsataigos struktūrinis padalinys, pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę. Pavyzdys:

LIETUVOS KARIUOMENĖS

KARO MEDICINOS TARNYBA

arba

VILNIAUS APSKRITIES VIRŠININKO ADMINISTRACIJOS

ŽEMĖS TVARKYMO DEPARTAMENTAS

3.3 Jei dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija arba įstaigos vadovas, kaip rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?

Kai dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija, įstaigos vadovas, kitas įstatymų ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis tarnautojas, rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę.Pavyzdys:

KALVARIJOS SAVIVALDYBĖS MERAS

arba

VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS LAZDIJŲ LIGONINĖS

VYRIAUSIASIS GYDYTOJAS

arba

LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS SEKRETORIUS

3.4 Jei dokumento sudarytojas yra įstaigos tarnautojas, neturintis juridinių įgaliojimų, kaip rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?Pavyzdys:

Kai dokumento (tarnybinio pranešimo, tarnautojo ataskaitos ir k.t.) sudarytojas yra įstaigos tarnautojas, neturintis juridinių įgaliojimų, sudarytojo rekvizite rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jų priklausomybę.Pavyzdys:

VALSTYBĖS ĮMONĖS LIETUVOS MONETŲ KALYKLOS

SEKRETORIUS REFERENTAS

3.5 Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, kaip rašomi jų pavadinimai?

Kai dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, jų pavadinimai rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

4.1 Kaip ir kur rašomi įstaigos duomenys?

Įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje arba išdėstomi stulpeliais po dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje.

4.2 Jei įstaigos duomenys duomenys rašomi vienoje eilutėje, kaip atskiriamos sudėtinės informacijos dalys?

Kai įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje, tarp atskitų duomenų paliekamas didesnis intervalas arba dedami atitinkami skyrybos ženklai.Įstaigos duomenys rašomi mažesnemis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija.

4.3 Kokiomis raidėmis rašomi įstaigos duomenys?

Įstaigos duomenys rašomi mažesnemis negu kiti rekvizitai raidėmis.

4.4 Jei informacinio dokumento (rašto)
sudarytojai yra kelios įstaigos, kaip rašomi įstaigos duomenys?

Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įstaigos, įstaigos duomenys rašomi po kiekvienos įstaigos pavadinimu.

4.5 Kas sudaro įstaigos duomenis?

Įstaigos duomenis sudaro: įstaigos kodas, buveinės adresas ir kita reikalinga informacija (telefonų ir faksų numeriai, elektoninio pašto adresas ir k.t.).Telefonų ir faksų numeriai rašomi pagal Telekomunikacijų technikos taisykles TT 33-99 „Bendrojo telefono tinklo abonentų aptarnavimas.Nacionalinių ir tarptautinių telefono numerių rašymas“, patvirtintas Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 1999m.gruodžio 15 d. Įsakymu Nr.438 (Žin., 1999. Nr.108-3154).

4.6 Kur rašoma speciolioji žyma?

Specialioji žyma rašoma dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas.Pavyzdys:Projektas, Išrašas, Kopija, Faksograma.

4.7 Kur rašoma priedo žyma?

Priedo žyma rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje.

4.8 Kas sudaro priedo žymą?

Priedo žymą sudaro: dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, priedo eilės numeris ir žodis „priedas‘

4.9 Kaip išdėstomos priedo žymos?Pavyzdys:

Priedo žymos išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, žodis „priedas“ kartu su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės, pavyzdys:

Civilinės aviacijos priešgaisrinės

saugos taisyklių

1 priedas

5.1 Kaip įforminama dokumento registracijos žyma?

Dokumento gavimo registracijos žyma rašoma arba dedamasspaudas dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe.

5.2 Kas sudaro registracijos žymą?

Registracijos žymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas ( gali būtisutrumpintas), žodis „Gauta“, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pavyzdys

(Įstaigos pavadinimas)

Gauta

_________ Nr. _______

5.3 Kur rašomas tvarkomųjų ir informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas?

Tvarkomųjų ir informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po dokumento sudarytojo pavadinimu.

5.4 Jei yra adresato rekvizitas, kur rašomas dokumento pavadinimas?

Informacinių dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas po šiuo rekvizitu.

5.5 Kur rašomas organizacinių ir tvirtinamųjų informacinių dokumentų pavadinimas?

Organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokumentų pavadinimas rašomas po tvirtinimo žymos rekvizitų.

5.6 Kas sudaro dokumento pavadinimą?

Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto antraštė. Dokumento rūšies pavadinimas rašomas atskiroje eilutėje. Pavyzdys:

ĮSAKYMAS

DĖL EKSPERTŲ KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO

arba

PAŽYMA

APIE GAUTAS PAJAMAS

arba

KOLEGIJOS POSĖDŽIO

PROTOKOLAS

1.Raštvedybos ir dokumento sąvokos

1. Paaiškinkite sąvoką raštas

Raštas – dokumentas, kurį viena įstaiga kuriuo nors reikalų rašo kitai įstaigai. Manoma, kad susirašinėjimas organizacijos ekonomikos, gamybos, technologijos, teisės, finansų ir kt. veiklos klausimais vadinamas dalykine korespondencija (rašomi dokumentai vadinami raštai).Paėmus į rankas įstaigos, įmonės ir organizacijos raštų blankus, galima susidaryti nuomonę apie įstaigą ar firmą. Dažniausiai užkliūva ne raštų turinys, bet jų forma ir pagrindiniai rekvizitai. Raštai neatitinka standarto, raštvedybos ir taisyklingos kalbos reikalavimų.

2. *Apibrėžkite raštvedybos sąvoką

1.Raštvedyba – įstaigos ar įmonės dokumentų (dokumentacijos) tvarkymas; to darbo sistema.

Raštvedyba- praktinė vadybos disciplina.Tai įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.

2.Raštvedyba – tai dokumento kelias nuo parengimo iki atidavymo saugoti.

3.* Išvardinkite Lietuvos Respublikos valdymo institucijas

Valstybės valdymo institucijos:

• Įstatymų leidžiamoji;

• Įstatymų vykdomoji;

• Vykdymo priežiūros;

• Laisvoji spauda;

• Organizacijų valdymo organai;

• Kolegialus;

Vienasmeniai.

1.Įstatymų leidžiamoji:

Lietuvos Respublikos Seimas.

2.Įstatymų vykdomoji: 1.Lietuvos Respublikos Vyriausybė.

2.Organizacijos, savyvaldybės, ministerijos.

2.1. Pateikite LR ministerijų sąrašą:

1. Aplinkos ministerija.

2. Finansų ministerija.

3. Krašto apsaugos ministerija.

4. Kultūros ministerija.

5. Socialinės apsaugos ir darbo ministerija.

6. Susisiekimo ministerija.

7. Sveikatos apsaugos ministerija.

8. Švetimo ir mokslo ministerija.

9. Teisingumo ministerija.

10. Ūkio ministerija.

11. Užsienio reikalų ministerija.

12. Vidaus reikalų ministerija.

13. Žemės ūkio ministerija.

3.Vykdymo priežiūros

4.Valstybės kontrolė

4.*Išvardinkite valstybės institucijų leidžiamus dokumentus

Visus dokumentus, nepriklausomai nuo jų įvairovės ar įstaigų specifikos, priimta skirstyti į tokias grupes:

• įstaigos organizaciniai dokumentai (nuostatai, įstatai,
statutai, steigimo sutartis, institucijos struktūros schema, etatų sąrašai, pareiginės instrukcijos, vidaus darbo tvarkos taisyklės, sutartys);

• įstaigos tvarkomieji dokumentai (įsakymai, potvarkiai, sprendimai, nutarimai);

• įstaigos informaciniai dokumentai (aktai, raštai, komerciniai laiškai, telefaksogramos, pažymos, telegramos, telefonogramos, tarnybiniai pranešimai, protokolai, aktai ir kt.);

• personalo dokumentai (darbo sutartys, įsakymai, darbuotojų asmens kortelės, darbo užmokesčio sąskaitos, socialinio draudimo pažymėjimai);

• įstaigos finansinės apskaitos ir atskaitomybės dokumentai (bendrasis žurnalas, specialieji žurnalai, didžioji knyga, buhalterinės apskaitos sąskaitos, metinės ir tarpinės finansinės ataskaitos, kasos knyga, inventorizacijos aktai ir kt.).

5.Paaiškinkite pagrindines valdymo funkcijas

1.Planavimas – tai organizacinės veiklos galimybių sistematiškos paješkos.Planavimas tai dokumento funkcija, planavimo veikla atvaizduojama dokumentose, kuriuose pateikiami duomenys įvertinant planavimo tikslų pasėkimai ir planavimo dokumentai nauduojami ateitės planų rengimui.

2.Organizavimas- steigimas, kurimas, rengimas, tvarkymas.

3.Motyvavimas – žmogaus poreikių ir jo motyvų visuma paskatinanti žmogų aktyviai kryptingai veiklai, realizuojant jo išreikštus interesus. Interesai gali būti individualus, grupiniai ir visuomeniniai.

4.Kontrolė – reiškia priežiūrą, patikrinimą, priežiūros darbą: valstybinė kontrolė, sprendimo vykdymo kontrolė, griežta, silpna kontrolė.

5.Vadovavimas – būti vadovu.

6. Įvardinkite valstybės institucijų ir privataus verslo organizacijų administravimo

veiklos ypatumus

Šiuolaikinis administratorius ir administravimo veikla turi mokėti organizuoti įvairias priemones firmoje ir už jos ribų, mokėti tvarkyti jam pavedamus skaitlingus reikalus, tiesioginio vadovo įgaliojimus, priimti nesudetingus valdymo sprendimus, disponuoti jam skirtomis lėšomis ir kitų tūrtu. Administratorius turi sugebėti dirbti su klientais, svečiais, nuolat kelti firmos įvaizdį. Administratoriaus pareigybems priskirstoma įvairus vadybininkai vykdantys administratoriaus funkcijas, sekretorės, raštvedžiai, kiti konceliarijos darbuotojai, referentai, vadovo asistentai, archyvo darbuotojai ir kt.Šiuolaikinėje informacijos epochoje, darbas ofise susietas su informacijos gavimu, jos apdorojimu jos perdavimu vartotojams.Darbo sąnaudose mažėje darbo sąnaudos su dokumentais popieriuje ir auga darbo sąnaudos dokumentų derinimui, tvirtinimui, dauginimui, išsiūntimui, vykdymo kontrolei, informacijos apsaugai.

• priėmimo į darbą/ išėjimo iš darbo tvarka;

• darbuotojų asmens bylų tvarkymas;

• darbo laiko apskaitos formos ir tvarka;

• kasdieninių išlaidų apskaita ir proceduros;

• avansinių pinigų darbuotojams išmokėjimo tvarka;

• atlyginimų mokėjimo tvarka;

• atlyginimų peržiūrėjimo tvarka;

• viršvalandžiai, darbas švenčių dienomis bei savaitgaliais;

• nuosavų ir įmonės automobilių naudojimo įmonės veikloje tvarka;

• pirkimų įmonės reikmėms tvarka.

7.* Paaiškinkite raštinės nuostatų sudarymo principus:

7.1.Suraskite savo organizacijos raštinės nuostatus.

7.2.Išvardinkite, kokias darbo su dokumentais operacijas apima raštvedyba.

7.1 Raštinė- yra savarankiškas skyrius tvarkantis įstaigos raštvedybą , pagrindinės funkcijos:

1. organizuoti raštvedybą pagal norminių ir metodinių dokumentų reikalavimus;

2. kontroliuoti aukštesnių įstaigų ir įstaigos vadovybės nutarymų, potvarkių, įsakymų ir kitų dokumentų užduočių vykdymą;

3. vykdydamą savo uždavinius raštinė privalo:

1. peržiūrėti gaunama korespondenciją ;

2. peržiūrėti siūnčiamąją korespondenciją;

3. spausdinti ir dauginti dokumentus priimti ir perduoti telegramas, faksogramas;

4. išrašyti komandiruotes, pažimėjimus ir juos registruoti;

5. rengti įstaigos bylų nomenklatūrą ir kontroliuoti jos taikimą;

6. rengti unifikuotas dokumentų formas įstaigos raštvedybos taisykles, organizuoti seminarus ir konsultacijas raštvedybos klausymais;

7. ruošti raštynės bylas, perduoti į įstaigos archyvą;

8. kontruoliuoti įstaigos skyriuose rengiamų dokumentų iforminimą, tvarkymą ir užduočių vykdymą;

9. informuoti įstaigos vadovybę apie raštvedybos buklę, teikti pasiūlimus kaip ją tobulinti.

7.2 Raštvedyba apima tokias operacijas su dokumentais- dokumentų priimimas, registravimas, teikimas vykdytojams, dokumentų spausdinimas, iforminimas, išsiūntimas, bylų formavimas, bylų saugojimas.

7.3. Apibūdinkite raštvedybos organizavimo sistemas ir išvardinkite, kokiose organizacijose jos yra tinkamos:

Centralizuota –

tai kai visos raštvedybos operacijos atliekamos vienoje vietoje.

Galima taikyti mažose įstaigose. Negalima taikyti kai visos

raštvedybos operacijos neatliekamos vienoje vietoje.

Decentralizuota – tai kai visos raštvedybos darbai atliekami skirtingose padaliniuose.

Galima taikyti tokioje struktūroje kur yra priimamasis ministro, sekretoriatas, ministro pavadotojų sekretoriatas. Negalima taikyti kai visos raštvedybos operacijos atliekamos vienoje vietoje.

Mišri – tai kai dalis raštvedybos operacijų atliekama raštyneje, kita dalis struktūriniuose padaliniuose.

Galima taikyti

vyriausybės susirašynėjimo biuras, ekspedicija, mašinrasčio biuras, dauginimo biuras, laiškų skyrius, centrinis archyvas. Negalima taikyti kai visos raštvedybos operacijos atliekamos vienoje vietoje.

8.* Palyginkite sąvokas informacija ir dokumentas.

Informacija – specialiai kaupiami ir perduodami duomenys, kai jie suprantami kaip visuma. Informacija – gali būti renkama, tvarkoma, teikiama, skelbiama, perduodama.

Dokumentas – tai priemonė fiksuojanti faktus, įvykius. Dokumentai skirstomi į grupes:

• įstaigos dokumentai;

• asmens dokumentai ( prašymai, pareiškimai, įgaliojimai, skundai, sutikimai ir kt.);

Įstaigos dokumentai skirstomi į atskiras grupes:

• buhalterijos dokumentai;

• finansų dokumentai;

• tiekimo dokumentai;

• prekybos dokumentai;

• mokymo dokumentai.

1.1. Rašytinė komunikacija.

Atlikite užduotis ir atsakykite į klausimus savarankiškai:

1.*Paaiškinkite sąvokas komunikacija ir bendravimas

Komunikacija – tai bendravimas, keitimasis patyrimu, mintimis, išgyvenimais tarp žmonių grupių. Organizacija yra tam tikra struktūra, todėl jos sėkmingas darbas priklauso nuo komunikacijos kokybės.

Bendravimas – tai keitimasis informacijos ženklais. Informacija perduodama vaizdais, gestais, mimika, judesiais, daiktais. Pagrindinė komunikacijos priemonė yra kalba. Kalbinė komunikacija būna monologinė, dialoginė, grupinė, masinė, intymi, oficiali, privati ir institucinė ir kt.

2. Išvardinkite pagrindinius komunikacijos trikdžius

Jei komunikacija tarp žmonių ar padalinių nebus efektyvi, organizacijos negalės derinti savo veiklos, perduoti patirties, jų socialiai akumuliuoti (lot. accumulare – kaupti, rinkti).

V.Chreptavičienė išskiria asmeninius, semantinius, fizinius ir kultūrinius barjerus.

Asmeniniai barjerai atsiranda dėl supratimo ir suvokimo skirtumų, šališkumo ir stereotipiškumo. Tiek siuntėjas, tiek gavėjas gali užfiksuoti neteisingą žinią. Žinojimą reikia mokėti užrašyti žodžiais. Tam, kad pranešimas būtų prasmingas, siuntėjas turi lyginti norimas pranešti mintis su savo bendrąja patirtimi ir nuolat jas sekti. Jei siuntėjo ir gavėjo patirtis bei intelektas labai skiriasi, informacija gali būti užkoduojama vienaip, o suprantama kitaip.

3. *Pateikite vienos krypties, interakcinės ir transakcinės komunikacijų konkrečioje verslo veikloje (1) ir valstybės administravimo veikloje (2) pavyzdžius

1. Interakcinio bendravimo modelis 2.Transakcinis

Jis ypatingas tuo, kad atsiranda grįžtamasis ryšys. Gavėjas praneša, kad jis gavo pranešimą, ir siunčia atsakymą ar kitą informaciją. Tai dažniausiai pasitaikantis bendravimas. Toks bendravimas dažniausiai vyksta tuomet, kai naudojamos rašytinės komunikavimo priemonės, pvz., verslo korespondencija.

Ttransakcinio bendravimo modelis, kai siuntėjas pranešimo siuntimo metu mato ( girdi ar kaip nors kitaip jaučia) gavėją ir jo reakciją. Matydamas gavėjo reakciją, siuntėjas gali keisti pranešimo turinį arba formą tam, kad informacija būtų suvokiama geriausiai. Taip bendraujama telefonu, derybose, pasitarimuose ir pan.

4. *Išvardinkite pagrindinius organizacijos informacinius srautus

Pagrindiniai informaciniai srautai – mokslinės, techninės, politinės, visuomeninės žinios, reikalingos vidaus ir išorės komunikacijai.

4. *Palyginkite rašytinę ir žodinę organizacijos informaciją

Rašytinė

Informacijos perdavimas raštu.

Žodinė

Informacija perduodama vaizdais, gestais, mimika, judesiais, daiktais.

1.2. Dokumento apibrėžtis. Dokumentų klasifikavimas, unifikavimas.

1. Išvardinkite dokumentams keliamus reikalavimus

Dokumentai rašomi pagal kalbos normas. Viešojo administravimo institucijų bei kitų organizacijų dokumentai rašomi kanceliarine kalba. Tai bendrinės kalbos atmaina, turinti tam tikrų ypatybių. Dokumentai naudojami organizacijos veikloje, moksliniam darbui ir istoriniams tikslams. Informacija išliks prieinama tik tada, kai dokumentai bus tinkamai suklasifikuoti ir saugomi archyvuose. Tuo būdu, raštvedyba bene glaudžiausiai siejasi su archyvo darbo organizavimu.Dokumentai turi būti tinkamai įforminami, juridiškai galiojantis, nustatyta tvarka saugomi, kad būtų užtikrinama galimybė naudotis ne tik dabar, bet ir po daugelio metų. Rengiant įvairius dokumentus laikomasi raštvedybos normų bei dokumentų įforminimo taisyklių. Šios taisyklės nuolat kinta.

2. Nurodykite, pagal kurį požymį suskirstyti šie dokukumentai

DOKUMENTAI

POŽYMIAI

Tikri Pagal juridinę galią

Dublikatai Pagal pateikimo būdą ir kt.

Vizualiniai Pagal sudarymo formą

Vidaus Pagal apyvartos pobūdį

Laikini Pagal saugojimo laiką

Mašinogramos Pagal sudarymo formą

Paprasti Pagal sprendžiamų klausimų kiekį

Kopijos Pagal pateikimo būdą ir kt.

Individualūs Pagal sudarymo formą

Slapti Pagal slaptumą

Audiovizualiniai Pagal sudarymo formą

Siunčiamieji Pagal apyvartos pobūdį

Išrašai Pagal pateikimo būdą ir kt.

Fiktyvūs Pagal juridinę galią

Nuolatiniai Pagal saugojimo laiką

Originalai Pagal pateikimo būdą ir kt.

Sudėtiniai Pagal sprendžiamų klausimų kiekį

Su žyma ,,Naudotis tarnyboje” Pagal slaptumą

Tipiniai Pagal įvykdymo laiką

Nuorašai Pagal pateikimo būdą ir kt.

Gaunamieji Pagal apyvartos pobūdį

Vieši Pagal slaptumą

Ilgo saugojimo Pagal saugojimo
l įvykdymo laiką

5. Išvardinkite informacijos laikmenas, naudojamas valdymo veikloje

Valdymo veikloje naudojamos įvairios informacijos laikmenos;

– popierius, jame informacija fiksuojama ranka, rašamosiomis mašinėlėmis arba kitomis priemonėmis;

– magnetinės juostos, diskai, diskėtės, perfokortelės; šių dokumentų turinys perskaitomas tik mašina;

– mikrografinės laikmenos( mikrofilmai, mikrofišos); jie skiriasi nuo magnetinių juostų ir diskų tuo, kad čia telpa daugiau informacijos, ir jų saugojimo laikas praktiškai neribotas.

Devintame dešimtmetyje atrastos naujos informacijos laikmenos informacijai fiksuojanti ir atgaminti lazeriu – tai video ir optiniai diskai. Viename diske gali tilpti nuo 250 iki 1 milijono A4 formato teksto puslapių.

4. *Įvardinkite pagrindinius raštvedybos veiklą reglamentuojančius valstybės norminius dokumentus.:

1.Pagrindinis norminis dokumentas, nustatantis bendruosius dokumentų sudarymo reikalavimus, yra standartas.

2.Raštvedybos instrukcija – norminiai valdymo aktai, detalizuojantys nustatytas standarto taisyklės konkrečioms organizacijoms.

6. Įvardinkite pagrindinius dokumentų klasifikavimo principus.

Dokumentų klasifikavimas – skirstymas į grupes pagal skirtingus požymius.

• Pagal dokumento turinį.

• Pagal dokumento formą (kokiu būdu informacija užfiksuota).

7. Paaiškinkite dokumentų unifikavimo pagrindinius tikslus, principus ir svarbą:

1.Nustatyti dokumentus, reikalingus konkrečiai valdymo funkcijai. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės yra pateikusi dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą.

2.Suvienodinti dokumento formą. Naudojami stardartinių formatų popieriaus lapai, nustatytas vienodas parasčių plotis, kiekvieno rekvizito nuolatinė vieta, plotas bei formavimo būdas.

3.Vienodinamas dokumento turinys, teksto sudedamosios dalys, nustatomi unifikuoti žodžių junginiai bei sakyniai.

8. *Parašykite dokumento apibrėžimą

Siaurąja prasme:

Dokumentas ( lot. documentum) – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas.

1. Raštiškas ko nors paliudijimas.

2. Materialus objektas, kuriame užfiksuotos kokios nors žinios.

Plačiąja prasme:

Dokumentas – pirnykštis piešinys ant sienos, akmens, indo, gali būti rankraštis, žiemėlapis, grafikas, mašinraštis, mašinograma, foto dokumentai, kietieji diskai, kompaktiniai diskai, duomenų kaupimo bankai.

9. *Paaiškinkite dokumentų unifikavimo procesą:

1. Dokumentų, reikalingų atlikti konkrečią valdymo funkciją, išskyrimas:

Šiuo metu Jūs matote 50% šio straipsnio.
Matomi 3059 žodžiai iš 6117 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 1,45 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.