Raštvedybos ir duomenų apdorojimo kompiuteriu
5 (100%) 1 vote

Raštvedybos ir duomenų apdorojimo kompiuteriu

KLAIPĖDIS VERSLO IR TECHNOLOGIJŲ KOLEGIJOS

VERSLO FAKULTETAS

RAŠTVEDYBOS IR DUOMENŲ APDOROJIMO KOMPIUTERIU REFERATAS

Darbą atliko:

neakyvaizdinių studijų

1 dn kurso studentė

Janina Jonušienė

Darbą tikrino:

dėstytoja

XXXX XXXXX

Klaipėda, 2003 m.

Klausimai ir užduotys raštvedybos diferencinei įskaitai

TURINYS:

|Antraštė |Puslapi|

| |s |

1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:

3

1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?

3-4

2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai?

(informaciniai

siunčiamieji ir vidaus dokumentai).

5-7

3. Kaip turi būti sudaromos ir formuojamos įstaigos bylos? Kas tai yra

bylų no-

menklatūra? 8-12

4. Kaip vykdoma dokumentų vertės ekspertizė?

13

5. Apibūdinkite dalykinio laiško užsienio partneriams sudedamąsias

dalis.

Kokie bendrieji rašymo į užsienį dalykinio laiško reikalavimai?

14-21

2. Mokėti parengti: įvairius raštus, pažymą, aktą, protokolą, įsakymą,

prašymą,

gyvenimo aprašymą. 22

1. Parengti dokumentai 22-31

Priedai 32-42

Naudota literatūra ir interneto svetainės

43

1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:

1.1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?

1. Visa gaunama įstaigos, įmonės ar organizacijos korespondencija yra

priimama už tai atsakingo skyriaus arda darbuotojo. Visa

korespondencija yra paskirstoma vadovo nustatyta tvarka.

2. Gauti dokumentai išimami iš vokų ir peržiūrimi. Vokai prie dokumentų

nesegami, nebent siuntėjo adresas yra nurodytas tiktai ant voko. Arba

reikia pašto antspaudo dokumento išsiuntimo ir gavimo datai įrodyti.

Jeigu gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų priedų, apie

tai pranešame siuntėjui.

3. Jeigu dokumentai yra atnešti blogu adresu, juos persiunčiame adresatui

arba grąžiname siuntėjui kartu su voku.

4. Jeigu kartu su gaunamu dokumentu (prašymu, pareiškimu) yra pateikiami

asmens dokumentai (asmens pasas, gimimo liudijimas, socialinio

draudimo pažymėjimas), tai padarius asmens dokumentų kopijas,

originalai yra bgrąžinami pateikusiajam.

5. Gaunami dokumentai, kurie yra adresuoti įmonei, įstaigai ar

organizacijai, jų vadovams, poskyriams arba darbuotojams, turi būti

registruojami.

Yra neregistruojamų gaunamų raštų, tai: sveikinimai, kvietimai,

reklaminiai bukletai, privatūs laiškai ir kt. Kurie nėra susiję su įmonės,

įstaigos ar organizacijos veikla, atsakomybe ir rizika, kuri kyla dėl

dokumentų neįregistravimo.

6. Visi gaunami dokumentai, kurie turi būti registruojami, yra

suregistruojami į gautų dokumentų registracijos žurnalą (1 priedas, 32

psl.). Ant gautų dokumentų yra užrašoma dokumento gavimo registracijos

žyma. Ji yra rašoma arba dedamas spaudas gauto dokumento pirmo lapo

viršutinėje paraštėje dešiniam kampe. Žymą sudaro:

1. įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas kuri gavo

dokumentą (įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas

gali būti sutrumpintas);

2. po juo žodelis „Gauta”;

3. po juo rašoma dokumento gavimo data ir registracijos

numeris, pvz.:

7. Gauti dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų

įrengimais, kurie garantuoja dokumento patikimumą, yra atspausdinami

ir užregistruojami gautų dokumentų registracijos žurnale bendra

tvarka. Jeigu vėliau įmonė, įstaiga ar organizacija gauna šitų

dokumentų originalus, tai jie yra užregistruojami tuo pačiu numeriu ir

data, kaip gauti prieš tai dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar

kitais telekomunikacijų įrenginiais.

8. Visi įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje užregistruoti dokumentai yra

perduodami vadovui. Vadovas susipažįsta su gautais dokumentais ir,

jeigu reikia, parašo rezoliucijas, kuriomis paskiria atsakingus

asmenis, užduotis ir jų įvykdymo
terminus.

Rezoliucija rašoma tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir

dokumento teksto laisvame lapo plote, kad neliestų kitų rekvizitų.

Rezoliucija dažniausiai rašoma ranka. Rezoliucijoje rašoma atsakingo asmens

(vykdytojo) vardas ir pavardė, užduoties turinys, jos įvykdymo terminas

(jeigu reikia), parašas, data, pvz.:

ISOS vedėjui

S.Makarevičiui

Operatyviai atsakyti raštu

iki 2003-05-07

(parašas)

2003-05-02

Jeigu užduotis dokumente yra pavedama atlikti keliems darbuotojas,

tai pirmoji yra rašoma už užduoties vykdymą atsakingo asmens.

9. Vadovas dokumentus su rezoliucijomis grąžina skyriui arba darbuotojui

atsakingam už dokumentų registraciją. Rezoliucijos yra surašomos į

gautų dokumentų registracijos žurnalą ir tada dokumentai yra

perduodami darbuotojams atsakindiems už užduočių vykdymą.

10. Darbuotojas atsakingas už užduoties vykdymą atlikęs ją, dokumentą

įsega į ylą, jeigu jis atsakingas už šios bylos sudarymą. Arba

atiduoda skyriui ar darbuotojui atsakingam už šios bylos sudarymą.

Jei užduotis yra įvykdoma pranešant duomenis telefonu, tada

atsakingas asmuo pasirašo ir nurodo datą, kada buvo skambinta, dokumento

paskutiniame lape virš apatinės paraštės.

1.2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai?

(informaciniai siunčiamieji ir vidaus dokumentai).

1.2.1. Įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parengti dokumentai

yra užregistruojami tada, kai juos pasirašo ar patvirtina.

1.2.2. Dokumentai duodami pasirašyti arba tvirtinti turi būti

parašyti nustatyta tvarka ir suderinti:

1.2.2.1. tvarkomieji dokumentai (nutarimai, sprendimai,

įsakymai, potvarkiai ir kt.) ir jais tvirtinami

organizaciniai dokumentai (nuostatai, įstatai,

taisyklės, reglamentai ir kt.) turi būti vizuoti juos

rengusių asmenų, bei kitų atsakingų darbuotojų. Taip pat

nustatytais atvejais pagal teisės norminius aktus – gali

būti suderinti su suinteresuotomis įstaigomis, įmonėmis

ar organizacijomis, pvz.: įstaigos bylų nomenklatūra

derinama su Valstybiniu archyvu;

Suderinimo žyma, atlikus tam skirtas procedūras, rašoma po parašo

rekvizitu arba po teksto baigiamuoju brūkšniu (organizaciniuose

dokumentuose). Ji susideda iš žodžio “SUDERINTA”, įstaigos, su kuria

dokumentas buvo derinamas, vadovo pilno pareigų pavadinimo, parašo, vardo

ir pavardės bei suderinimo datos, išdėstytų kampiniu vėliaviniu būdu

kairėje lapo pusėje. Suderinimo žymuo negali išsiplėsti toliau dokumento

vidurio, pvz.:

SUDERINTA

Klaipėdos apskrities valstybinio

archyvo direktorius

(parašas)

Vilius Matonis

2003-05-07

Jei derinama su keliomis įstaigomis, tokie patys suderinimo žymens

rekvizitai tik dar vienos suinteresuotos įstaigos rašomi dokumento

viduryje, lygiagrečiai pirmajai suderinimo žymai.

Dokumentas gali būti suderintas raštu (kitu dokumentu), tada

suderinimo žymoje paliekami visi rekvizitai, išskyrus parašo, vardo ir

pavardės bei datos vietoje įrašomas gauto rašto data, dokumento pavadinimas

ir jo numeris, pvz.:

SUDERINTA

Lietuvos Respublikos Socialinės

apsaugos ir darbo ministras

2003-05-07 raštu Nr. 0-00-(00)

Dokumento rengėjo nuorodą sudaro rengėjo vardas ir pavardė,

telefono numeris ir kiti duomenys, leidžiantys su juo susisiekti (faksas,

elektroninio pašto adresas ir kt.), išdėstyti vienoje eilutėje paskutinio

lapo apačioje virš apatinės dokumento paraštės kairėje lapo pusėje, pvz.:

Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el.

paštas: janinaj@xxx.lt

2. vadovui duodami tvirtinti dokumentai (sąrašai, aktai,

planai, taisyklės, nuostatai ir kt.) turi būti

pasirašyti atsakingų darbuotojų. Jeigu reikia

tvirtinamieji dokumentai būna vizuoti jų rengėjų;

3. informacinių siunčiamųjų įstaigos, įmonės ar

organizacijos dokumentų (raštai, pažymos, aktai,

protokolai ir kt.) teikiama tvirtinti tiek egzempliorių,

kiek pasirašytų bus siunčiama, ir egzempliorius su

rengusio dokumentą darbuotojo viza. Jeigu siunčiamas

dokumentas yra atsakymas į gautą raštą, tai jis

pateikiamas kartu su dokumentu, į kurį yra atsakoma.

1.2.3. Paprastai tik vienas dokumento egzempliorius būna

pasirašomas arba tvirtinamas.

Jeigu
informacinis siunčiamasis dokumentas yra adresuotas keliems

nurodytiems adresatams, tada yra pasirašoma ant kiekvieno dokumento

egzemplioriaus skirto kiekvienam adresatui.

Jeigu siunčiamas dokumentas pagal adresatų sąrašą arba yra

apibendrintai nurodyti adresatai, tada gali būti pasirašytas tik vienas

siunčiamo dokumento egzempliorius, o adresatams išsiunčiame dokumento

patvirtintas kopijas arba nuorašus.

Jeigu dokumento sudarytojų yra ne vienas, o keletas, tai

pasirašoma tiek egzempliorių dokumento, kiek sudarytojų buvo rašant

dokumentą.

1.2.4. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra

registruojami vieną kartą. Tvarkomieji, informaciniai, siunčiamieji bei

kiti įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti dokumentai yra

užregistruojami jų pasirašymo arba tvirtinimo dieną. Kol dokumentai

nesuregistruoti, tolimesnės procedūros sustabdomos.

1.2.5. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra

registruojami tokia tvarka:

1. dokumentų registracijos žurnale ir dokumente yra įrašomi

šie duomenys: dokumento registracijos data ir

registracijos numeris;

2. taip pat dokumentų registracijos žurnale yra įrašomas

dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys);

3. atsižvelgiant į įmonės, įstaigos ar organizacijos

vykdomą veiklą, joje naudojamas technologijas bei

registruojamus dokumentus, dokumentų registracijos

žurnale gali būti įvairių papildomų su dokumentų

tvarkymu susijusių duomenų: užduoties vykdytojo parašas,

kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos,

rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė,

užduotis ir jos įvykdymo data), bei kiti reikalingi

duomenys.

1.2.6. Kai dokumentus užregistruoja, yra atliekamos šios tolesnės

procedūros:

1. įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje paruoštos dokumentų

kopijos ir nuorašai yra tvirtinami antspaudu, kuris yra

dedamas taip, kad uždengtų kelis paskutinius dokumento

kopijas ar nuorašus tvirtinančio asmens pareigų

pavadinimo simbolius, organizaciniuose dokumentuose

antspaudas dedamas po baigiamuoju brūkšniu;

2. informaciniai siunčiamieji dokumentai yra išsiunčiami

adresatams, o patvirtinti dokumentų nuorašai vizuoti

rengėjų yra įsegami į bylas.

Jeigu adresatams yra siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar

nuorašai, arba dokumentas siunčiamas elektroniniu paštu ar faksu ar

kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, į bylą yra segamas pasirašytas ir

rengėjo vizuotas dokumentas. Tiktai dokumentuose siunčiamuose elektroniniu

paštu ar kitokiais telekominikacijų įrenginiais dokumento rengėjas ar

siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas.

Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, tai į bylą jis segamas

kartu su dokumentu, į kurį atsakoma.

1.2.6.3. jeigu reikia su tvarkomaisiais dokumentais darbuotojai

būna supažindinami pasirašytinai ir tada dokumentai būna

susegami į bylą;

Supažindinimo žyma rašoma paskutinio lapo antroje pusėje

vėliaviniu kampiniu būdu parašant žodį “Susipažinau” po to “Sutinku” arba

“Nesutinku”, rašant parašo, vardo ir pavardės bei datos arabiškų skaitmenų

grupėmis rekvizitus. Jeigu darbuotojas parašo, kad “Nesutinku” prie to

dokumento reikia pridėti ir nesutikusio darbuotojo paaiškinimą kodėl jis

nesutinka, pvz.:

Susispažinau

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(data)

arba

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(data)

4. jeigu darbuotojus reikia supažindinti pasirašytinai su

patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo

žymos yra rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar

nuorašuose; kopijos ar nuorašai yra segami į darbuotojų

asmens bylas, jei kitaip nenumatyta;

5. tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių

dokumentų patviritntos kopijos ar nuorašai, jei reikia

yra persiunčiami pavaldžiops įstaigoms, įmonėms ar

organizacijoms arba perduodami asmenims atsakingiems už

užduoties vykdymą;

6. informaciniai įstaigos, įmonės ar organizacijos vidaus

dokumentai segami į bylą po jų užregistravimo ar po

užduočių įvykdymo.

Jeigu kitoms įstaigoms, įmonėms ar organizacijoms reikia šių

dokumentų patvirtintų kopijų ar nuorašų, tai jos siunčiamos su lydraščiu.

1.3. Kas tai yra

nomenklatūra? Kaip turi būti sudaromos ir

formuojamos įstaigos bylos?

Bylų nomenklatūra. Bylų sudarymas.

Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų tvarkymui, bei jų

valdymui visose veiklos srityse ir tvarkingam bylų sudarymui garantuoti

turi bųti sudarytas numatomų pildyti bylų planas kuris vadinamas – bylų

nomenklatūra.

Bylų nomenklatūra (2 priedas, 33-34 psl.) yra rengiama kiekvienais

metais, likus 1 mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų pradžios.

1. Bylų nomenklatūroje bylos yra suskirstytos pagal įstaigos, įmonės ar

organizacijos veiklos sritis bei atliekamas funkcijas. Bylų

nomenklatūroje iš eilės kaip punktai yra numeruojamos įstaigos, įmonės

ar organizacijos veiklos sritys, o kiekvienos srities bylos yra

numeruojamos atskira numeracija, kaip papunkčiai.

2. Bylų nomenklatūroje kiekvienai įrašytai bylai yra suteikiamas numeris,

jį sudaro bylų nomenklatųros punkto ir papunkčio eilės numeriai. Bylos

numeris gali būti papildytas ir kitais duomenimis, rodančiais bylos

sudarymo vietą, pvz.: 6.2-55 (6.2 – eilės numeris „Tarnautojų asmens

bylos”, 55 – struktūrinis padalinys „Gargždų poskyris”).

3. Bylų nomenklatūroje surašomos visos bylos kurias įstaiga, įmonė ar

organizacija ves arba tęs kitais raštvedybiniais metais.

Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai

nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų

rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lirtuvos

Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38, kitais

norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

Jeigu byloms nėra nustatyti saugojimo terminai teisės norminiais

aktais, tada saugojimo terminą bylų nomenklatūroje siūlo ir nurodo

įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija, kuri

dokumentus įvertina pagal jų reikalingumo kriterijus.

Bylų nomenklatūroje turi būti nurodomi už bylų tvarkymą atsakingi

skyriai arba darbuotojai.

4. Bylų nomenklatūra sudaroma remiantis bendrais bylų sudarymo

principais:

1. bylos yra sudaromos iš dokumentų, įstaigos, įmonės ar

organizacijos parašytų ar gautų per vienus

raštvedybinius metus, išskyrus bylas kurios yra

tęsiamos, jos yra sudaromos iš tų dokumentų kurie

sukaupiami per tam tikrą apibrėžtą proceso laikotarpį;

2. dokumentai yra segami pagal jų saugijimo terminus į

atskiras bylas;

3. į atskiras bylas yra segami dokumentai, prie kurių

priėjimą riboja įstatymai;

4. bylos gali būti sudarytos pagal įvairius požymius:

rūšis, temas, dokumentų sudarytojus. Pasirenkant vieną

požymį ar jų derinį:

– įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti

tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai,

potvarkiai ir kt.) yra segami į atskiras bylas pagal

jų rūšis ir saugojimo terminus.

Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir

kt.) yra segami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie

patvirtinti.

– gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos, įmonės ar

organizacijos veiklos klausimais (nutarimai,

įsakymai, potvarkiai ir kt.) turi būti segami pagal

jų rūšis ir kas juos sudarė. Tačiau jei jų yra

gaunama nedaug, jie gali būti segami į vieną bylą.

– dokumentai kuriais yra susirašinėjama bylos sudaromos

pagal temas.

– pasibaigus dokumentų registracijos žurnalų pildymo

laikotarpiui, yra segami į bylas pagal jų saugojimo

laikotarpį. Jeigu žurnalas nesudaro atskiros bylos

tai jį segame į žurnale registruotų dokumentų bylas.

Jeigu žurnalai yra pildomi skaitmeninėse laikmenose, juos

atspausdiname ir segame į bylas. Jeigu tie žurnalai turi būti saugomi iki 5

metų, jie gali būti saugomi skaitmeninėse laikmenose.

– darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų,

patvirtintų dokumentų kopijų ir nuorašų, tiesiogiai

susijusių su konkrečiu darbuotoju per visą jo dirbtą

laiką įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje.

5. Bylų antraštės bylų nomenklatųroje turi būti konkrečios, nurodyti

turinį ir rūšį dokumentų esančių byloje:

1. jeigu byloje yra susegti dviejų rūšių dokumentai, tada

bylos antraštėje turi būti nurodomos abi dokumentų

rūšys;

2. jeigu byloje vienu klausimu yra susegti
daugiau

rūšių dokumentai, tai bylos antraštėje apibendrintai yra

rašoma „dokumentai”;

3. jeigu byla yra sudaryta iš vieno dokumento, tai jos

antraštė bus dokumento pavadinimas;

4. susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėje turi būti

nurodyti apibendrinti arba konkretūs korespondentų

pavadinimai bei susirašinėjimo temos, pvz.:

Susirašinėjimo su policijos nuovadomis asmenų

registracijos darbo biržoje klausimais dokumentai;

5. planų, ataskaitų, sąmatų ir panašių bylų antraštėse turi

būti nurodomas apimamas laikotarpis, pvz.: 2002 metų

sąmata; 2002 metų mėnesių ataskaitos;

6. bylų antraštėse negalima vartoti pavadinimų trumpinimų

ir nekonkrečios formuluotės, pvz.: benkras

susirašinėjimas ir pan.

6. Sudarytos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą yra rašomos viena

apibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos. Vienarūšėms

byloms bylų nomenklatūroje duodamas vienas numeris (indeksas), o

pastabose yra parašomas jų apskaitos dokumentas, pvz.: Pagal sąrašą;

Pagal žurnalą.

7. Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija svarsto

bylų nomenklatūros projektą. Jeigu dokumentų ekspertų komisija

pritaria bylų nomenklatūros projektui, bylų nomenklatūra toliau

derinama su įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentus

komplektuojančiu valstybiniu archyvu, jei įstaigos, įmonės ar

organizacijos dokumentų valstybinis archyvas nekomplektuoja – su

įstaiga, įmone ar organizacija kuriai ji pavaldi ar kurios reguliavimo

sričiai priklauso.

Du bylų nomenklatūros egzemplioriai turi būti teikiami derinimui,

prieš tai turi būti pasirašyti atsakingo rengėjo ir vizuoti įstaigos,

įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisijos pirmininko. Vienas

bylų nomenklatūros egzempliorius lieka teikiančiai derinti įstaigai, įmonei

ar organizacijai, o kitas įstaigai, įmonei ar organizacijai su kuria yra

derinama bylų nomenklatūra.

8. Jei per raštvedybinius metus yra gaunama arba parašoma dokumentų,

kurių byloms nėra numatyta antraščių bylų nomenklatūroje, yra

rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas (3 priedas, 35 psl.). Į

šį sąrašą įrašytoms naujoms byloms yra suteikiamas numeris, kuris eina

iš eilės pagal patvirtintos bylų nomenklatūros atitinkamo punkto

papunktį.

Šitas sąrašas kartu su kitų metų bylų nomenklatūra yra derinamas

ir tvirtinamas.

9. Jei vienarūšių bylų sudarymo nenustato kiti teisės norminiai aktai,

tai tos bylos yra įrašomos į bylų apskaitos žurnalus, sąrašus (4

priedas, 36 psl.).

10. Dokumentai į bylas per raštvedybinius metus pagal patvirtintą bylų

nomenklatūrą yra segami pagal šiuos reikalavimus:

1. segamų dokumentų į bylą rūšys ir turinys turi atitikti

bylų nomenklatūroje įrašytą bylos antraštę. Ant bylos

turi būti užrašyti bylos antraštė ir indeksas;

2. į bylą segamas tik vienas dokumento egzempliorius. Jei

buvo gautas dokumentas elektroniniu paštu, faksu ar

kitais telekomunikacijų įrenginiais ir buvo

užregistruotas, jame yra rezoliucija, o vėliau buvo

atsiūstas šito dokumento originalas, į bylą yra segami

originalus dokumentas ir seniau gautas lapas su jį

gavusios įstaigos, įmonės ar organizacijos parašytais

rekvizitais;

3. jei tvarkomoje byloje netaikomi kiti sisteminimo

reikalavimai, tai dokumentai susegami chronologine

tvarka;

4. jeigu dokumentai vardiniai, tai byloje jie sisteminami

pagal pavardes abėcėlės tvarka;

5. jeigu dokumentai segami su priedais ir pridedamais

dokumentais, tai priedai ir pridedami dokumentai segami

prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jeigu priedų

ir pridedamų dokumentų yra labai daug, jie gali būti

segami į atskirą bylą;

6. byloje gali būti segama vaizdinė medžiaga, įstaigoje,

įmonėje ar organizacijoje parengti įvairūs leidiniai,

kurie susiję su įstaigos, įmonės ar organizacijos

atliekama veikla ir funkcijomis;

7. dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas

nesegami;

8. dokumentai kurie saugojami ilgai arba nuolatinai į bylas

segami išėmus segtukus ir sąvaržėles;

9. sudaromoje
lapų negali būti daugiau kaip nuo 150

iki 200. Jei lapų yra daugiau yra sudaroma kita byla.

11. Pasibaigus raštvedybiniams metams yra suvedami bylų sudarymo

statistiniai duomenys, jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje (5

priedas, 37 psl.), pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą,

vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus.

Patvirtinta bylų nomenklatūros suvestinės kopija ar nuorašas per 40

kalendorinių dienų nuo raštvedybinių metų pabaigos yra išsiunčiama

įstaigai, įmonei ar organizacijai su kuria buvo derinta bylų

nomenklatūra.

Bylų tvarkymas.

12. Bylos tavrkomos praėjus vieniems raštvedybiniams metams po bylų

užbaigimo.

13. Jeigu įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra struktūrinių padalinių,

tai įstaigos, įmonės ar organizacijos vadovas nustato darbuotojus

atsakingus už bylų sutvarkymą šiuose padaliniuose. Bylų perdavimas iš

vieno struktūrinio padalinio kitam arba darbuotojams atsakingiems už

bylų perėmimą įforminamas aktu (6 priedas, 38 psl.), kur surašomos

perimamos bylos.

14. Bylos tvarkomos:

1. pagal įstaigos, įmonės ar organizacijos bylų

nomenklatūrą ir teisinius aktus, yra tikrinami

kiekvienos bylos ir joje susegtų dokumentų saugojimo

terminai, kuriuose jie nustatyti;

2. pagal nustatytą ar patvirtintą požymį yra tikrinamas

dokumentų sisteminimas bylose;

Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai yra segami chronologine

tvarka (dokumentai segami nuo anksčiausios dokumento datos ir baigiami

segti vėliausia data), jei nėra taikoma kita sisteminimo tvarka. Bylose kur

segami susirašinėjimo dokumentai, atsakomasis dokumentas segamas po

iniciatyvinio dokumento, nežiūrint į tai kokios datos atsakomasis

dokumentas.

1.3.14.3. jeigu byloje yra randama dokumentų, kurie

neatitinka bylos antraštės ar bylos saugojimo termino,

tie dokumentai yra susegami į reikiamas bylas.

Jeigu byloje yra juodraščių, nereikalindų dokumento egzempliorių,

sąvaržėlių, segtukų, žymeklių, jie turi būti išimti.

15. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai turi būti sunumeruoti

nustatyta tvarka pagal raštedybos taisykles:

1. bylos lapai numeruojami grafitiniu pieštuku arba

numeratoriumi;

2. lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis

viršutiniame dešiniajame kampe, kad neliestų teksto;

3. antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas yra

nenumeruojami, bylos vidaus apyrašas yra numeruojamas

atskirai. Visi kiti byloje susegti dokumentų lapai

numeruojami iš eilės;

4. bet kurio formato lapas, įsegtas į bylą vienu kraštu,

yra numeruojamas kaip vienas lapas, o jei sulenktas ir

įsegtas per vidurį tada numeruojama kaip du lapai;

5. jei byloje yra segamos nuotraukos, brėžiniai ar kiti

panašūs dokumentai, tai lapo numeris rašomas antroje

dokumento pusėje, kairiajame kampe. Jei anksčiau

paminėti dokumentai priklijuojami ant popieriaus lapų,

numeriai rašomi šalia dokumentų. Jei dokumentai yra

sudėti į voką, jie numeruojami iš eilės kaip ir kiti

byloje esantys dokumentai. Jei ant voko yra užrašyta

kažkokia informacija tai vokas numeruojamas kaip bylos

lapas;

6. jei byloje yra įsegtas spaudinys, tai jam užrašome bylos

lapo atitinkama eilės numeri, tačiau visi jo lapai

nenumeruojami iš naujo. Tada bylos baigiamajame įraše

įrašome, kad byloje yra įsegtas spaudinys. Tačiau jei

spaudinio lapai nesunumeruoti arba sunumeruoti

neišeilės, tada sunumeruojame spaudinio lapus eilės

tvarka, kaip ir kitus bylos lapus;

7. jei tikrinant bylos numeravimą yra randamos klaidos,

tada yra taisomas bylos numeravimas:

– jei randame nesunumeruotų bylos lapų, tai numeruojame

prieš juos sunumeruoto lapo numeriu, tik prirašome

mažąsias raides abėcėlės tvarka, pvz.: 13a, 13b, 13c

ir t.t.;

– jei randame kelis bylos lapus sunumeruotus tuo pačiu

numeriu, tai šalia antrojo numerio ir daugiau

Šiuo metu Jūs matote 50% šio straipsnio.
Matomi 3415 žodžiai iš 6818 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 1,45 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.