Raštvedybos ir duomenų apdorojimo kompiuteriu
5 (100%) 1 vote

Raštvedybos ir duomenų apdorojimo kompiuteriu

KLAIPĖDIS VERSLO IR TECHNOLOGIJŲ KOLEGIJOS

VERSLO FAKULTETAS

RAŠTVEDYBOS IR DUOMENŲ APDOROJIMO KOMPIUTERIU REFERATAS

Darbą atliko:

neakyvaizdinių studijų

1 dn kurso studentė

Janina Jonušienė

Darbą tikrino:

dėstytoja

XXXX XXXXX

Klaipėda, 2003 m.

Klausimai ir užduotys raštvedybos diferencinei įskaitai

TURINYS:

|Antraštė |Puslapi|

| |s |

1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:

3

1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?

3-4

2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai?

(informaciniai

siunčiamieji ir vidaus dokumentai).

5-7

3. Kaip turi būti sudaromos ir formuojamos įstaigos bylos? Kas tai yra

bylų no-

menklatūra? 8-12

4. Kaip vykdoma dokumentų vertės ekspertizė?

13

5. Apibūdinkite dalykinio laiško užsienio partneriams sudedamąsias

dalis.

Kokie bendrieji rašymo į užsienį dalykinio laiško reikalavimai?

14-21

2. Mokėti parengti: įvairius raštus, pažymą, aktą, protokolą, įsakymą,

prašymą,

gyvenimo aprašymą. 22

1. Parengti dokumentai 22-31

Priedai 32-42

Naudota literatūra ir interneto svetainės

43

1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:

1.1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?

1. Visa gaunama įstaigos, įmonės ar organizacijos korespondencija yra

priimama už tai atsakingo skyriaus arda darbuotojo. Visa

korespondencija yra paskirstoma vadovo nustatyta tvarka.

2. Gauti dokumentai išimami iš vokų ir peržiūrimi. Vokai prie dokumentų

nesegami, nebent siuntėjo adresas yra nurodytas tiktai ant voko. Arba

reikia pašto antspaudo dokumento išsiuntimo ir gavimo datai įrodyti.

Jeigu gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų priedų, apie

tai pranešame siuntėjui.

3. Jeigu dokumentai yra atnešti blogu adresu, juos persiunčiame adresatui

arba grąžiname siuntėjui kartu su voku.

4. Jeigu kartu su gaunamu dokumentu (prašymu, pareiškimu) yra pateikiami

asmens dokumentai (asmens pasas, gimimo liudijimas, socialinio

draudimo pažymėjimas), tai padarius asmens dokumentų kopijas,

originalai yra bgrąžinami pateikusiajam.

5. Gaunami dokumentai, kurie yra adresuoti įmonei, įstaigai ar

organizacijai, jų vadovams, poskyriams arba darbuotojams, turi būti

registruojami.

Yra neregistruojamų gaunamų raštų, tai: sveikinimai, kvietimai,

reklaminiai bukletai, privatūs laiškai ir kt. Kurie nėra susiję su įmonės,

įstaigos ar organizacijos veikla, atsakomybe ir rizika, kuri kyla dėl

dokumentų neįregistravimo.

6. Visi gaunami dokumentai, kurie turi būti registruojami, yra

suregistruojami į gautų dokumentų registracijos žurnalą (1 priedas, 32

psl.). Ant gautų dokumentų yra užrašoma dokumento gavimo registracijos

žyma. Ji yra rašoma arba dedamas spaudas gauto dokumento pirmo lapo

viršutinėje paraštėje dešiniam kampe. Žymą sudaro:

1. įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas kuri gavo

dokumentą (įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas

gali būti sutrumpintas);

2. po juo žodelis „Gauta”;

3. po juo rašoma dokumento gavimo data ir registracijos

numeris, pvz.:

7. Gauti dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų

įrengimais, kurie garantuoja dokumento patikimumą, yra atspausdinami

ir užregistruojami gautų dokumentų registracijos žurnale bendra

tvarka. Jeigu vėliau įmonė, įstaiga ar organizacija gauna šitų

dokumentų originalus, tai jie yra užregistruojami tuo pačiu numeriu ir

data, kaip gauti prieš tai dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar

kitais telekomunikacijų įrenginiais.

8. Visi įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje užregistruoti dokumentai yra

perduodami vadovui. Vadovas susipažįsta su gautais dokumentais ir,

jeigu reikia, parašo rezoliucijas, kuriomis paskiria atsakingus

asmenis, užduotis ir jų įvykdymo
terminus.

Rezoliucija rašoma tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir

dokumento teksto laisvame lapo plote, kad neliestų kitų rekvizitų.

Rezoliucija dažniausiai rašoma ranka. Rezoliucijoje rašoma atsakingo asmens

(vykdytojo) vardas ir pavardė, užduoties turinys, jos įvykdymo terminas

(jeigu reikia), parašas, data, pvz.:

ISOS vedėjui

S.Makarevičiui

Operatyviai atsakyti raštu

iki 2003-05-07

(parašas)

2003-05-02

Jeigu užduotis dokumente yra pavedama atlikti keliems darbuotojas,

tai pirmoji yra rašoma už užduoties vykdymą atsakingo asmens.

9. Vadovas dokumentus su rezoliucijomis grąžina skyriui arba darbuotojui

atsakingam už dokumentų registraciją. Rezoliucijos yra surašomos į

gautų dokumentų registracijos žurnalą ir tada dokumentai yra

perduodami darbuotojams atsakindiems už užduočių vykdymą.

10. Darbuotojas atsakingas už užduoties vykdymą atlikęs ją, dokumentą

įsega į ylą, jeigu jis atsakingas už šios bylos sudarymą. Arba

atiduoda skyriui ar darbuotojui atsakingam už šios bylos sudarymą.

Jei užduotis yra įvykdoma pranešant duomenis telefonu, tada

atsakingas asmuo pasirašo ir nurodo datą, kada buvo skambinta, dokumento

paskutiniame lape virš apatinės paraštės.

1.2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai?

(informaciniai siunčiamieji ir vidaus dokumentai).

1.2.1. Įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parengti dokumentai

yra užregistruojami tada, kai juos pasirašo ar patvirtina.

1.2.2. Dokumentai duodami pasirašyti arba tvirtinti turi būti

parašyti nustatyta tvarka ir suderinti:

1.2.2.1. tvarkomieji dokumentai (nutarimai, sprendimai,

įsakymai, potvarkiai ir kt.) ir jais tvirtinami

organizaciniai dokumentai (nuostatai, įstatai,

taisyklės, reglamentai ir kt.) turi būti vizuoti juos

rengusių asmenų, bei kitų atsakingų darbuotojų. Taip pat

nustatytais atvejais pagal teisės norminius aktus – gali

būti suderinti su suinteresuotomis įstaigomis, įmonėmis

ar organizacijomis, pvz.: įstaigos bylų nomenklatūra

derinama su Valstybiniu archyvu;

Suderinimo žyma, atlikus tam skirtas procedūras, rašoma po parašo

rekvizitu arba po teksto baigiamuoju brūkšniu (organizaciniuose

dokumentuose). Ji susideda iš žodžio “SUDERINTA”, įstaigos, su kuria

dokumentas buvo derinamas, vadovo pilno pareigų pavadinimo, parašo, vardo

ir pavardės bei suderinimo datos, išdėstytų kampiniu vėliaviniu būdu

kairėje lapo pusėje. Suderinimo žymuo negali išsiplėsti toliau dokumento

vidurio, pvz.:

SUDERINTA

Klaipėdos apskrities valstybinio

archyvo direktorius

(parašas)

Vilius Matonis

2003-05-07

Jei derinama su keliomis įstaigomis, tokie patys suderinimo žymens

rekvizitai tik dar vienos suinteresuotos įstaigos rašomi dokumento

viduryje, lygiagrečiai pirmajai suderinimo žymai.

Dokumentas gali būti suderintas raštu (kitu dokumentu), tada

suderinimo žymoje paliekami visi rekvizitai, išskyrus parašo, vardo ir

pavardės bei datos vietoje įrašomas gauto rašto data, dokumento pavadinimas

ir jo numeris, pvz.:

SUDERINTA

Lietuvos Respublikos Socialinės

apsaugos ir darbo ministras

2003-05-07 raštu Nr. 0-00-(00)

Dokumento rengėjo nuorodą sudaro rengėjo vardas ir pavardė,

telefono numeris ir kiti duomenys, leidžiantys su juo susisiekti (faksas,

elektroninio pašto adresas ir kt.), išdėstyti vienoje eilutėje paskutinio

lapo apačioje virš apatinės dokumento paraštės kairėje lapo pusėje, pvz.:

Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el.

paštas: janinaj@xxx.lt

2. vadovui duodami tvirtinti dokumentai (sąrašai, aktai,

planai, taisyklės, nuostatai ir kt.) turi būti

pasirašyti atsakingų darbuotojų. Jeigu reikia

tvirtinamieji dokumentai būna vizuoti jų rengėjų;

3. informacinių siunčiamųjų įstaigos, įmonės ar

organizacijos dokumentų (raštai, pažymos, aktai,

protokolai ir kt.) teikiama tvirtinti tiek egzempliorių,

kiek pasirašytų bus siunčiama, ir egzempliorius su

rengusio dokumentą darbuotojo viza. Jeigu siunčiamas

dokumentas yra atsakymas į gautą raštą, tai jis

pateikiamas kartu su dokumentu, į kurį yra atsakoma.

1.2.3. Paprastai tik vienas dokumento egzempliorius būna

pasirašomas arba tvirtinamas.

Jeigu
informacinis siunčiamasis dokumentas yra adresuotas keliems

nurodytiems adresatams, tada yra pasirašoma ant kiekvieno dokumento

egzemplioriaus skirto kiekvienam adresatui.

Jeigu siunčiamas dokumentas pagal adresatų sąrašą arba yra

apibendrintai nurodyti adresatai, tada gali būti pasirašytas tik vienas

siunčiamo dokumento egzempliorius, o adresatams išsiunčiame dokumento

patvirtintas kopijas arba nuorašus.

Jeigu dokumento sudarytojų yra ne vienas, o keletas, tai

pasirašoma tiek egzempliorių dokumento, kiek sudarytojų buvo rašant

dokumentą.

1.2.4. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra

registruojami vieną kartą. Tvarkomieji, informaciniai, siunčiamieji bei

kiti įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti dokumentai yra

užregistruojami jų pasirašymo arba tvirtinimo dieną. Kol dokumentai

nesuregistruoti, tolimesnės procedūros sustabdomos.

1.2.5. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra

registruojami tokia tvarka:

1. dokumentų registracijos žurnale ir dokumente yra įrašomi

šie duomenys: dokumento registracijos data ir

registracijos numeris;

2. taip pat dokumentų registracijos žurnale yra įrašomas

dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys);

3. atsižvelgiant į įmonės, įstaigos ar organizacijos

vykdomą veiklą, joje naudojamas technologijas bei

registruojamus dokumentus, dokumentų registracijos

žurnale gali būti įvairių papildomų su dokumentų

tvarkymu susijusių duomenų: užduoties vykdytojo parašas,

kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos,

rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė,

užduotis ir jos įvykdymo data), bei kiti reikalingi

duomenys.

1.2.6. Kai dokumentus užregistruoja, yra atliekamos šios tolesnės

procedūros:

1. įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje paruoštos dokumentų

kopijos ir nuorašai yra tvirtinami antspaudu, kuris yra

dedamas taip, kad uždengtų kelis paskutinius dokumento

kopijas ar nuorašus tvirtinančio asmens pareigų

pavadinimo simbolius, organizaciniuose dokumentuose

antspaudas dedamas po baigiamuoju brūkšniu;

2. informaciniai siunčiamieji dokumentai yra išsiunčiami

adresatams, o patvirtinti dokumentų nuorašai vizuoti

rengėjų yra įsegami į bylas.

Jeigu adresatams yra siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar

nuorašai, arba dokumentas siunčiamas elektroniniu paštu ar faksu ar

kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, į bylą yra segamas pasirašytas ir

rengėjo vizuotas dokumentas. Tiktai dokumentuose siunčiamuose elektroniniu

paštu ar kitokiais telekominikacijų įrenginiais dokumento rengėjas ar

siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas.

Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, tai į bylą jis segamas

kartu su dokumentu, į kurį atsakoma.

1.2.6.3. jeigu reikia su tvarkomaisiais dokumentais darbuotojai

būna supažindinami pasirašytinai ir tada dokumentai būna

susegami į bylą;

Supažindinimo žyma rašoma paskutinio lapo antroje pusėje

vėliaviniu kampiniu būdu parašant žodį “Susipažinau” po to “Sutinku” arba

“Nesutinku”, rašant parašo, vardo ir pavardės bei datos arabiškų skaitmenų

grupėmis rekvizitus. Jeigu darbuotojas parašo, kad “Nesutinku” prie to

dokumento reikia pridėti ir nesutikusio darbuotojo paaiškinimą kodėl jis

nesutinka, pvz.:

Susispažinau

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(data)

arba

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(data)

4. jeigu darbuotojus reikia supažindinti pasirašytinai su

patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo

žymos yra rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar

nuorašuose; kopijos ar nuorašai yra segami į darbuotojų

asmens bylas, jei kitaip nenumatyta;

5. tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių

dokumentų patviritntos kopijos ar nuorašai, jei reikia

yra persiunčiami pavaldžiops įstaigoms, įmonėms ar

organizacijoms arba perduodami asmenims atsakingiems už

užduoties vykdymą;

6. informaciniai įstaigos, įmonės ar organizacijos vidaus

dokumentai segami į bylą po jų užregistravimo ar po

užduočių įvykdymo.

Jeigu kitoms įstaigoms, įmonėms ar organizacijoms reikia šių

dokumentų patvirtintų kopijų ar nuorašų, tai jos siunčiamos su lydraščiu.

1.3. Kas tai yra

nomenklatūra? Kaip turi būti sudaromos ir

formuojamos įstaigos bylos?

Bylų nomenklatūra. Bylų sudarymas.

Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų tvarkymui, bei jų

valdymui visose veiklos srityse ir tvarkingam bylų sudarymui garantuoti

turi bųti sudarytas numatomų pildyti bylų planas kuris vadinamas – bylų

nomenklatūra.

Bylų nomenklatūra (2 priedas, 33-34 psl.) yra rengiama kiekvienais

metais, likus 1 mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų pradžios.

1. Bylų nomenklatūroje bylos yra suskirstytos pagal įstaigos, įmonės ar

organizacijos veiklos sritis bei atliekamas funkcijas. Bylų

nomenklatūroje iš eilės kaip punktai yra numeruojamos įstaigos, įmonės

ar organizacijos veiklos sritys, o kiekvienos srities bylos yra

numeruojamos atskira numeracija, kaip papunkčiai.

2. Bylų nomenklatūroje kiekvienai įrašytai bylai yra suteikiamas numeris,

jį sudaro bylų nomenklatųros punkto ir papunkčio eilės numeriai. Bylos

numeris gali būti papildytas ir kitais duomenimis, rodančiais bylos

sudarymo vietą, pvz.: 6.2-55 (6.2 – eilės numeris „Tarnautojų asmens

bylos”, 55 – struktūrinis padalinys „Gargždų poskyris”).

3. Bylų nomenklatūroje surašomos visos bylos kurias įstaiga, įmonė ar

organizacija ves arba tęs kitais raštvedybiniais metais.

Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai

nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų

rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lirtuvos

Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38, kitais

norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

Jeigu byloms nėra nustatyti saugojimo terminai teisės norminiais

aktais, tada saugojimo terminą bylų nomenklatūroje siūlo ir nurodo

įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija, kuri

dokumentus įvertina pagal jų reikalingumo kriterijus.

Bylų nomenklatūroje turi būti nurodomi už bylų tvarkymą atsakingi

skyriai arba darbuotojai.

4. Bylų nomenklatūra sudaroma remiantis bendrais bylų sudarymo

principais:

1. bylos yra sudaromos iš dokumentų, įstaigos, įmonės ar

organizacijos parašytų ar gautų per vienus

raštvedybinius metus, išskyrus bylas kurios yra

tęsiamos, jos yra sudaromos iš tų dokumentų kurie

sukaupiami per tam tikrą apibrėžtą proceso laikotarpį;

2. dokumentai yra segami pagal jų saugijimo terminus į

atskiras bylas;

3. į atskiras bylas yra segami dokumentai, prie kurių

priėjimą riboja įstatymai;

4. bylos gali būti sudarytos pagal įvairius požymius:

rūšis, temas, dokumentų sudarytojus. Pasirenkant vieną

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2049 žodžiai iš 6818 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.