KLAIPĖDIS VERSLO IR TECHNOLOGIJŲ KOLEGIJOS
VERSLO FAKULTETAS
RAŠTVEDYBOS IR DUOMENŲ APDOROJIMO KOMPIUTERIU REFERATAS
Darbą atliko:
neakyvaizdinių studijų
1 dn kurso studentė
Janina Jonušienė
Darbą tikrino:
dėstytoja
XXXX XXXXX
Klaipėda, 2003 m.
Klausimai ir užduotys raštvedybos diferencinei įskaitai
TURINYS:
|Antraštė |Puslapi|
| |s |
1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:
3
1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?
3-4
2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai?
(informaciniai
siunčiamieji ir vidaus dokumentai).
5-7
3. Kaip turi būti sudaromos ir formuojamos įstaigos bylos? Kas tai yra
bylų no-
menklatūra? 8-12
4. Kaip vykdoma dokumentų vertės ekspertizė?
13
5. Apibūdinkite dalykinio laiško užsienio partneriams sudedamąsias
dalis.
Kokie bendrieji rašymo į užsienį dalykinio laiško reikalavimai?
14-21
2. Mokėti parengti: įvairius raštus, pažymą, aktą, protokolą, įsakymą,
prašymą,
gyvenimo aprašymą. 22
1. Parengti dokumentai 22-31
Priedai 32-42
Naudota literatūra ir interneto svetainės
43
1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:
1.1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?
1. Visa gaunama įstaigos, įmonės ar organizacijos korespondencija yra
priimama už tai atsakingo skyriaus arda darbuotojo. Visa
korespondencija yra paskirstoma vadovo nustatyta tvarka.
2. Gauti dokumentai išimami iš vokų ir peržiūrimi. Vokai prie dokumentų
nesegami, nebent siuntėjo adresas yra nurodytas tiktai ant voko. Arba
reikia pašto antspaudo dokumento išsiuntimo ir gavimo datai įrodyti.
Jeigu gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų priedų, apie
tai pranešame siuntėjui.
3. Jeigu dokumentai yra atnešti blogu adresu, juos persiunčiame adresatui
arba grąžiname siuntėjui kartu su voku.
4. Jeigu kartu su gaunamu dokumentu (prašymu, pareiškimu) yra pateikiami
asmens dokumentai (asmens pasas, gimimo liudijimas, socialinio
draudimo pažymėjimas), tai padarius asmens dokumentų kopijas,
originalai yra bgrąžinami pateikusiajam.
5. Gaunami dokumentai, kurie yra adresuoti įmonei, įstaigai ar
organizacijai, jų vadovams, poskyriams arba darbuotojams, turi būti
registruojami.
Yra neregistruojamų gaunamų raštų, tai: sveikinimai, kvietimai,
reklaminiai bukletai, privatūs laiškai ir kt. Kurie nėra susiję su įmonės,
įstaigos ar organizacijos veikla, atsakomybe ir rizika, kuri kyla dėl
dokumentų neįregistravimo.
6. Visi gaunami dokumentai, kurie turi būti registruojami, yra
suregistruojami į gautų dokumentų registracijos žurnalą (1 priedas, 32
psl.). Ant gautų dokumentų yra užrašoma dokumento gavimo registracijos
žyma. Ji yra rašoma arba dedamas spaudas gauto dokumento pirmo lapo
viršutinėje paraštėje dešiniam kampe. Žymą sudaro:
1. įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas kuri gavo
dokumentą (įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas
gali būti sutrumpintas);
2. po juo žodelis „Gauta”;
3. po juo rašoma dokumento gavimo data ir registracijos
numeris, pvz.:
7. Gauti dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų
įrengimais, kurie garantuoja dokumento patikimumą, yra atspausdinami
ir užregistruojami gautų dokumentų registracijos žurnale bendra
tvarka. Jeigu vėliau įmonė, įstaiga ar organizacija gauna šitų
dokumentų originalus, tai jie yra užregistruojami tuo pačiu numeriu ir
data, kaip gauti prieš tai dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar
kitais telekomunikacijų įrenginiais.
8. Visi įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje užregistruoti dokumentai yra
perduodami vadovui. Vadovas susipažįsta su gautais dokumentais ir,
jeigu reikia, parašo rezoliucijas, kuriomis paskiria atsakingus
asmenis, užduotis ir jų įvykdymo
terminus.
Rezoliucija rašoma tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir
dokumento teksto laisvame lapo plote, kad neliestų kitų rekvizitų.
Rezoliucija dažniausiai rašoma ranka. Rezoliucijoje rašoma atsakingo asmens
(vykdytojo) vardas ir pavardė, užduoties turinys, jos įvykdymo terminas
(jeigu reikia), parašas, data, pvz.:
ISOS vedėjui
S.Makarevičiui
Operatyviai atsakyti raštu
iki 2003-05-07
(parašas)
2003-05-02
Jeigu užduotis dokumente yra pavedama atlikti keliems darbuotojas,
tai pirmoji yra rašoma už užduoties vykdymą atsakingo asmens.
9. Vadovas dokumentus su rezoliucijomis grąžina skyriui arba darbuotojui
atsakingam už dokumentų registraciją. Rezoliucijos yra surašomos į
gautų dokumentų registracijos žurnalą ir tada dokumentai yra
perduodami darbuotojams atsakindiems už užduočių vykdymą.
10. Darbuotojas atsakingas už užduoties vykdymą atlikęs ją, dokumentą
įsega į ylą, jeigu jis atsakingas už šios bylos sudarymą. Arba
atiduoda skyriui ar darbuotojui atsakingam už šios bylos sudarymą.
Jei užduotis yra įvykdoma pranešant duomenis telefonu, tada
atsakingas asmuo pasirašo ir nurodo datą, kada buvo skambinta, dokumento
paskutiniame lape virš apatinės paraštės.
1.2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai?
(informaciniai siunčiamieji ir vidaus dokumentai).
1.2.1. Įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parengti dokumentai
yra užregistruojami tada, kai juos pasirašo ar patvirtina.
1.2.2. Dokumentai duodami pasirašyti arba tvirtinti turi būti
parašyti nustatyta tvarka ir suderinti:
1.2.2.1. tvarkomieji dokumentai (nutarimai, sprendimai,
įsakymai, potvarkiai ir kt.) ir jais tvirtinami
organizaciniai dokumentai (nuostatai, įstatai,
taisyklės, reglamentai ir kt.) turi būti vizuoti juos
rengusių asmenų, bei kitų atsakingų darbuotojų. Taip pat
nustatytais atvejais pagal teisės norminius aktus – gali
būti suderinti su suinteresuotomis įstaigomis, įmonėmis
ar organizacijomis, pvz.: įstaigos bylų nomenklatūra
derinama su Valstybiniu archyvu;
Suderinimo žyma, atlikus tam skirtas procedūras, rašoma po parašo
rekvizitu arba po teksto baigiamuoju brūkšniu (organizaciniuose
dokumentuose). Ji susideda iš žodžio “SUDERINTA”, įstaigos, su kuria
dokumentas buvo derinamas, vadovo pilno pareigų pavadinimo, parašo, vardo
ir pavardės bei suderinimo datos, išdėstytų kampiniu vėliaviniu būdu
kairėje lapo pusėje. Suderinimo žymuo negali išsiplėsti toliau dokumento
vidurio, pvz.:
SUDERINTA
Klaipėdos apskrities valstybinio
archyvo direktorius
(parašas)
Vilius Matonis
2003-05-07
Jei derinama su keliomis įstaigomis, tokie patys suderinimo žymens
rekvizitai tik dar vienos suinteresuotos įstaigos rašomi dokumento
viduryje, lygiagrečiai pirmajai suderinimo žymai.
Dokumentas gali būti suderintas raštu (kitu dokumentu), tada
suderinimo žymoje paliekami visi rekvizitai, išskyrus parašo, vardo ir
pavardės bei datos vietoje įrašomas gauto rašto data, dokumento pavadinimas
ir jo numeris, pvz.:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos Socialinės
apsaugos ir darbo ministras
2003-05-07 raštu Nr. 0-00-(00)
Dokumento rengėjo nuorodą sudaro rengėjo vardas ir pavardė,
telefono numeris ir kiti duomenys, leidžiantys su juo susisiekti (faksas,
elektroninio pašto adresas ir kt.), išdėstyti vienoje eilutėje paskutinio
lapo apačioje virš apatinės dokumento paraštės kairėje lapo pusėje, pvz.:
Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el.
paštas: janinaj@xxx.lt
2. vadovui duodami tvirtinti dokumentai (sąrašai, aktai,
planai, taisyklės, nuostatai ir kt.) turi būti
pasirašyti atsakingų darbuotojų. Jeigu reikia
tvirtinamieji dokumentai būna vizuoti jų rengėjų;
3. informacinių siunčiamųjų įstaigos, įmonės ar
organizacijos dokumentų (raštai, pažymos, aktai,
protokolai ir kt.) teikiama tvirtinti tiek egzempliorių,
kiek pasirašytų bus siunčiama, ir egzempliorius su
rengusio dokumentą darbuotojo viza. Jeigu siunčiamas
dokumentas yra atsakymas į gautą raštą, tai jis
pateikiamas kartu su dokumentu, į kurį yra atsakoma.
1.2.3. Paprastai tik vienas dokumento egzempliorius būna
pasirašomas arba tvirtinamas.
Jeigu
informacinis siunčiamasis dokumentas yra adresuotas keliems
nurodytiems adresatams, tada yra pasirašoma ant kiekvieno dokumento
egzemplioriaus skirto kiekvienam adresatui.
Jeigu siunčiamas dokumentas pagal adresatų sąrašą arba yra
apibendrintai nurodyti adresatai, tada gali būti pasirašytas tik vienas
siunčiamo dokumento egzempliorius, o adresatams išsiunčiame dokumento
patvirtintas kopijas arba nuorašus.
Jeigu dokumento sudarytojų yra ne vienas, o keletas, tai
pasirašoma tiek egzempliorių dokumento, kiek sudarytojų buvo rašant
dokumentą.
1.2.4. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra
registruojami vieną kartą. Tvarkomieji, informaciniai, siunčiamieji bei
kiti įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti dokumentai yra
užregistruojami jų pasirašymo arba tvirtinimo dieną. Kol dokumentai
nesuregistruoti, tolimesnės procedūros sustabdomos.
1.2.5. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra
registruojami tokia tvarka:
1. dokumentų registracijos žurnale ir dokumente yra įrašomi
šie duomenys: dokumento registracijos data ir
registracijos numeris;
2. taip pat dokumentų registracijos žurnale yra įrašomas
dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys);
3. atsižvelgiant į įmonės, įstaigos ar organizacijos
vykdomą veiklą, joje naudojamas technologijas bei
registruojamus dokumentus, dokumentų registracijos
žurnale gali būti įvairių papildomų su dokumentų
tvarkymu susijusių duomenų: užduoties vykdytojo parašas,
kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos,
rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė,
užduotis ir jos įvykdymo data), bei kiti reikalingi
duomenys.
1.2.6. Kai dokumentus užregistruoja, yra atliekamos šios tolesnės
procedūros:
1. įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje paruoštos dokumentų
kopijos ir nuorašai yra tvirtinami antspaudu, kuris yra
dedamas taip, kad uždengtų kelis paskutinius dokumento
kopijas ar nuorašus tvirtinančio asmens pareigų
pavadinimo simbolius, organizaciniuose dokumentuose
antspaudas dedamas po baigiamuoju brūkšniu;
2. informaciniai siunčiamieji dokumentai yra išsiunčiami
adresatams, o patvirtinti dokumentų nuorašai vizuoti
rengėjų yra įsegami į bylas.
Jeigu adresatams yra siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar
nuorašai, arba dokumentas siunčiamas elektroniniu paštu ar faksu ar
kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, į bylą yra segamas pasirašytas ir
rengėjo vizuotas dokumentas. Tiktai dokumentuose siunčiamuose elektroniniu
paštu ar kitokiais telekominikacijų įrenginiais dokumento rengėjas ar
siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas.
Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, tai į bylą jis segamas
kartu su dokumentu, į kurį atsakoma.
1.2.6.3. jeigu reikia su tvarkomaisiais dokumentais darbuotojai
būna supažindinami pasirašytinai ir tada dokumentai būna
susegami į bylą;
Supažindinimo žyma rašoma paskutinio lapo antroje pusėje
vėliaviniu kampiniu būdu parašant žodį “Susipažinau” po to “Sutinku” arba
“Nesutinku”, rašant parašo, vardo ir pavardės bei datos arabiškų skaitmenų
grupėmis rekvizitus. Jeigu darbuotojas parašo, kad “Nesutinku” prie to
dokumento reikia pridėti ir nesutikusio darbuotojo paaiškinimą kodėl jis
nesutinka, pvz.:
Susispažinau
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(data)
arba
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(data)
4. jeigu darbuotojus reikia supažindinti pasirašytinai su
patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo
žymos yra rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar
nuorašuose; kopijos ar nuorašai yra segami į darbuotojų
asmens bylas, jei kitaip nenumatyta;
5. tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių
dokumentų patviritntos kopijos ar nuorašai, jei reikia
yra persiunčiami pavaldžiops įstaigoms, įmonėms ar
organizacijoms arba perduodami asmenims atsakingiems už
užduoties vykdymą;
6. informaciniai įstaigos, įmonės ar organizacijos vidaus
dokumentai segami į bylą po jų užregistravimo ar po
užduočių įvykdymo.
Jeigu kitoms įstaigoms, įmonėms ar organizacijoms reikia šių
dokumentų patvirtintų kopijų ar nuorašų, tai jos siunčiamos su lydraščiu.
1.3. Kas tai yra
nomenklatūra? Kaip turi būti sudaromos ir
formuojamos įstaigos bylos?
Bylų nomenklatūra. Bylų sudarymas.
Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų tvarkymui, bei jų
valdymui visose veiklos srityse ir tvarkingam bylų sudarymui garantuoti
turi bųti sudarytas numatomų pildyti bylų planas kuris vadinamas – bylų
nomenklatūra.
Bylų nomenklatūra (2 priedas, 33-34 psl.) yra rengiama kiekvienais
metais, likus 1 mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų pradžios.
1. Bylų nomenklatūroje bylos yra suskirstytos pagal įstaigos, įmonės ar
organizacijos veiklos sritis bei atliekamas funkcijas. Bylų
nomenklatūroje iš eilės kaip punktai yra numeruojamos įstaigos, įmonės
ar organizacijos veiklos sritys, o kiekvienos srities bylos yra
numeruojamos atskira numeracija, kaip papunkčiai.
2. Bylų nomenklatūroje kiekvienai įrašytai bylai yra suteikiamas numeris,
jį sudaro bylų nomenklatųros punkto ir papunkčio eilės numeriai. Bylos
numeris gali būti papildytas ir kitais duomenimis, rodančiais bylos
sudarymo vietą, pvz.: 6.2-55 (6.2 – eilės numeris „Tarnautojų asmens
bylos”, 55 – struktūrinis padalinys „Gargždų poskyris”).
3. Bylų nomenklatūroje surašomos visos bylos kurias įstaiga, įmonė ar
organizacija ves arba tęs kitais raštvedybiniais metais.
Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai
nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų
rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lirtuvos
Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38, kitais
norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.
Jeigu byloms nėra nustatyti saugojimo terminai teisės norminiais
aktais, tada saugojimo terminą bylų nomenklatūroje siūlo ir nurodo
įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija, kuri
dokumentus įvertina pagal jų reikalingumo kriterijus.
Bylų nomenklatūroje turi būti nurodomi už bylų tvarkymą atsakingi
skyriai arba darbuotojai.
4. Bylų nomenklatūra sudaroma remiantis bendrais bylų sudarymo
principais:
1. bylos yra sudaromos iš dokumentų, įstaigos, įmonės ar
organizacijos parašytų ar gautų per vienus
raštvedybinius metus, išskyrus bylas kurios yra
tęsiamos, jos yra sudaromos iš tų dokumentų kurie
sukaupiami per tam tikrą apibrėžtą proceso laikotarpį;
2. dokumentai yra segami pagal jų saugijimo terminus į
atskiras bylas;
3. į atskiras bylas yra segami dokumentai, prie kurių
priėjimą riboja įstatymai;
4. bylos gali būti sudarytos pagal įvairius požymius:
rūšis, temas, dokumentų sudarytojus. Pasirenkant vieną