1. ĮVADAS
Kiekvieno verslo sėkmė ir nesėkmė priklauso nuo valdymo sprendimų, kurių pagrindas yra informacija. Kiekvienos firmos vadovai turi gerai išmanyti informacijos organizavimo ir naudojimo dalykus. Mes bandysime suformuoti šiuolaikišką informacinę verslo aplinką, įdiegdami telekomunikacijų technologijas, ir ketiname efektyviai joje dirbti. Šios informacinės technologijos padės atpažinti ir suvokti konkrečią besikeičiančią mūsų prekių rinkos situaciją.
Informacinė technika yra tapusi vienu iš strateginių “ginklų”. Tik įgyvendinę spartų duomenų apdorojimą ir gerą prekybą užtikrinančią telekomunikacijų sistemą, mes pasieksime esminių pranašumų prieš konkurentus. Mūsų prekės galės sėkmingai konkuruoti, bus sukurtos geresnės vertybės ir aukštesnis vadybos našumas.
2. FIRMOS APIBŪDINIMAS
2.1.Duomenys apie firmą
Duomenys apie firmą pateikiami 1, 2 lentelėse:
1 lentelė. Duomenys apie firmą prieš įdiegiant naujas technologijas
1. Darbuotojų kiekis 56
2. Darbo pobūdis
Prekyba buitine technika , užsiima jos pristatymu ir aptarnavimu.
3. Prekybos vietų kiekis:
Mieste 2 prekybos taškai
Jų apibūdinimas
2 stacionarios parduotuvės.
Respublikoje 3 prekybos patalpos
Jų apibūdinimas
3 stacionarios parduotuvės.
4. Patalpos
Pagrindinės įstaigos patalpų aprašymas
Skirtos valdymo personalui. Daugiaaukštis pastatas miesto centre. Tame pačiame pastate įsikūrusios ir kitos įmonės. Jame dirba 9 darbuotojai. Yra trys atskiros patalpos: vienoje dirba įmonės direktorius, sekretorė, pavaduotojas; kitoje, kuri yra šalia direktoriaus – buhalterė; trečioje įsikūręs marketingo skyrius, jame dirba 5 darbuotojai (šis skyrius yra kitame aukšte).
Prekybinių patalpų aprašymas
Parduotuvėse yra elektra, vanduo, šildymas. Yra gana nemaži prekybiniai laikinieji sandėliai taip pat keturiose parduotuvėse yra ir patalpos remonto atlikimui. Miesto, kuriame yra pagrindinės patalpos, parduotuvėse dirba: 1-oje – 3 darbuotojai(vadovas ir du pardavėjai); 2 – oje – 4 darbuotojai(vadovas, du pardavėjai ir remontą atliekantis darbininkas). Kitose trijose parduotuvėse dirba po 8 žmones: parduotuvės vadovas, 2 pardavėjai, darbininkas, 2 marketingo specialistai, buhalteris ir vairuotojas.
Kitos patalpos Kauno mieste yra prekių sandėliai iš kurių prekės tiekiamos į visas respublikos parduotuves. Sandėliuose dirba du darbininkai, sandėlio vadovas. Prie sandėlių yra garažai įmonės transporto priemonėms. Dirba trys vairuotojai, kurie pristato prekes į kitus respublikos miestus, taip pat pristato prekes į klientų namus.
Kitų darbuotojų darbo vietos 10 darbuotojų atlieka klientų paiešką kitose respublikos apskrityse. Vairuotojai dirba mieste ir respublikoje, jie išvežioja prekes.
2 lentelė. Duomenys apie firmą įdiegus naujas technologijas
1. Darbuotojų kiekis 49
2. Darbo pobūdis
Prekyba buitine technika , užsiima jos pristatymu ir aptarnavimu.
3. Prekybos vietų kiekis:
Mieste 2 prekybos taškai
Jų apibūdinimas
2 stacionarios parduotuvės.
Respublikoje 3 prekybos patalpos
Jų apibūdinimas
3 stacionarios parduotuvės.
4. Patalpos
Pagrindinės įstaigos patalpų aprašymas
Įdiegus naujas technologijas šioje įstaigoje pradės dirbti ryšininkas ir dar vienas buhalteris, nes visų įmonės padalinių apskaita bus vedama pagrindinėje įstaigoje. Taigi pagrindinėje įmonėje dirbs nebe 9, o 11 darbuotojų. Šioje įstaigoje darbuotojų skaičius padidės. Be to, bus įdiegtos naujos technologijos, t.y. įmonėje atsiras: 5 kompiuteriai, 2 skeneriai, fakso aparatas, telefono aparatai ir kt.
Prekybinių patalpų aprašymas
Parduotuvėse be minėtų patogumų atsiras dar ir kompiuterinė įranga. Miesto, kuriame yra pagrindinės įstaigos patalpos, parduotuvių darbuotojų skaičius nepasikeis. Kitose trijose parduotuvėse, įdiegus naujas technologijas, bus atleisti marketingo specialistai, nes visa marketingo strategija bus sudarinėjama centre, o kadangi informacija labai greitai pasieks centrą, tai pakaks pagrindinės įstaigos marketingo specialistų. Kitų miestų parduotuvių vadovai turės įgyti marketingo žinių arba bus pakeisti tais, kurie turi išsilavinimą ir marketingo srityje, be to, iš darbo bus atleisti buhalteriai nes visa apskaita bus vedama centrinėje įstaigoje. Parduotuvės turės teikti visą reikiamą informaciją , o tai padaryti nebus sunku. Kituose miestuose iš darbų bus atleisti devyni žmonės.
Kitų darbuotojų darbo vietos Šių darbuotojų skaičius kol kas nebus keičiamas, o galimi jų skaičiaus pasikeitimai bus susiję tik su jų darbo rezultatais ir visos įmonės ekonominių rodiklių parodymais, t.y. gali padidėti vairuotojų skaičius, nes jie nebespės laiku atlikti savo darbo.
2.2. Perspektyvinės veiklos analizė
BENDRIEJI KLAUSIMAI
1. Ar telekomunikacijos, ypatingai duomenų perdavimas, yra pagrindinė produktų ir paslaugų dalis, kuri sukuria pajamas Jūsų kompanijai, t.y. ar jūsų firma susijusi su intensyviais informacijos mainais: Taip. Nors kol kas mūsų įmonė nėra susijusi su intensyviais informacijos mainais, bet mūsų nuomone tai yra būtina, nes pastebėta, kad įmonė kai kuriose srityse dirba neoptimaliai. Įdiegus
šiuolaikines ryšio priemones mes galėsime pasiekti daug geresnių rezultatų. Informacinių sistemų įdiegimas pagerintų klientų aptarnavimą, kas leistų plėsti veiklą ateityje. Paspartėtų įmonės veikla, be to būtų galima sumažinti darbuotojų skaičių. Taip pat mūsų įmonė ruošiasi sukurti darbo vietas prekybos agentams, o jų darbas visiškai neįmanomas be ryšio priemonių.
2. Koks yra santykis tarp balso informacijos srauto ir duomenų srauto:
a) organizacijos viduje? 65% – balso informacija, 35% – duomenų informacija. Organizacijos viduje balso informacijos srautas sudaro didžiąją dalį, nes įmonės darbuotojai dirba šalia vieni kitų, todėl didelė dalis informacijos perduodama balsu.
b) mieste? 30% – balso informacija, 70% – duomenų informacija. Mieste didesnę dalį informacijos sudaro duomenų srautas, nes iš įmonės padalinių miete gaunama informacija apie jų veiklos pasiekimus, išreikšta skaičiais ar kokiu nors kitu pavidalu.
c) dideliais atstumais. 20% – balso informacija, 80% – duomenų informacija. Respublikos mastu daugiausia gaunama duomenų informacija, nes padaliniai yra pakankamai savarankiški.
3. Kokius augimo tempus jūs prognozuojate balso ir duomenų srautams:
a) 2 metų laikotarpyje? Duomenų perdavimo srautai padidės 5 – 6 kartus. Informacijos srautai dviejų metų laikotarpyje labai ženkliai pasikeis, kadangi bus pakeista įmonės valdymo sistema; bei pakitus darbuotojų skaičiui, viskas labiau taps priklausoma nuo centro ir dėl to visa informacija turės patekti į įmonės centrą, o iš ten nurodymai turės keliauti atgal į įmonės padalinius. Taigi, per du metus įmonės duomenų perdavimo srautai padidės labai ženkliai. Ypač tai pasireikš duomenų perdavimui mieste ir respublikoje.
b) 5 metų laikotarpyje? Duomenų perdavimo srautai padidės 2 kartus (lyginant su tuo kaip pasikeis duomenų perdavimo apimtys po dviejų metų). Penkių metų laikotarpiu duomenų perdavimo srautai padidės dar daugiau, nes įmonė planuoja didinti parduotuvių skaičių ir dėl to duomenų srautai dar labiau padidės; be to įmonė turės plėsti ir valdymo personalą, todėl padidės duomenų srautai ir įmonės viduje. Duomenų srautų padidėjimas priklausys nuo to, kiek įmonė padidins parduotuvių ir valdymo darbuotojų skaičių. Planuojama, kad padalinių skaičius padidės 1,5 karto .
4. Ar jūs numatote ieškoti naujų rinkų ir kurti naujus produktus, kurių sukūrimui reikia telekomunikacijų ir informacinių resursų? Ar jūs pasiruošę iš esmės reorganizuoti jūsų firmos valdymo struktūrą? Taip. Kaip minėjau įmonė plėsis (planuojama per penkis metus padidinti parduotuvių skaičių, t.y. turi atsirasti 3 – 4 naujos parduotuvės). Ši plėtros programa glaudžiai susijusi su naujų telekomunikacijų sistemų įdiegimu mūsų įmonėje. Mūsų nuomone, šios sistemos padės labai greitai keistis informacija ir todėl bus labai efektyviai panaudojamas specialistų laikas, kas leis padidinti pardavimų apimtį, didinti pelną .
Įmonės organizacinė sistema turėtų ženkliai pasikeisti, nes nuo šiol įmonės padaliniai bus gana savarankiški. Informacijos perdavimas ir apdorojimas užimdavo daug laiko. Dabar viskas bus sprendžiama centre, bus vykdoma vieninga apskaitos ir marketingo programa, bus atleisti iš darbo marketingo darbuotojai, kurie dirbo kitų miestų parduotuvėse, taip pat neteks darbo buhalteriai, vietoje jų bus priimtas vienas naujas specialistas , kuris dirbs centre ir šie du specialistai atlikinės visų parduotuvių apskaitą, nes jie greitai gaus visą informaciją iš visų miestų, todėl nebus verta kiekvienoje parduotuvėje turėti po buhalterį.
5. Ar reikalingi ryšių ir informatikos specialistai darbui jūsų firmoje? Taip. Iš pradžių įmonei reikės vieno informatikos specialisto, kuris sudarinėtų duomenų bazes, keistų duomenis, rašytų programas, kurios leistų efektyviau dirbti direktoriui ir marketingo skyriui.
6. Kokias duomenų bazes jūs turite?. Ir kokias naujas duomenų bazes jūs sudarysite ateityje? Kol kas įmonėje yra tik buhalterinės apskaitos dokumentai ir kiti su įmonės veikla susiję dokumentai, bet kai bus įdiegta nauja informacinė technologija bus kuriamos įvairios duomenų bazės, pvz.: personalo aprašymai, parduotuvių veiklos rodiklių aprašymai ir įvairios duomenų bazės, kurios bus reikalingos marketingo specialistams, nes duomenys, kurie bus sukaupti atliekant vieną marketingo tyrimą galės pilnai tikti ir kitam tyrimui. Įmonė planuoja sukaupti daug informacijos apie rinką, konkurentus, pirkėjus ir kt.
2.3. Informacinių ir telekomunikacinių paslaugų poreikio analizė
Paslaugų sąrašas pateiktas pradinių duomenų skyriuje. Pabandysime panagrinėti pateiktas paslaugas ir išsiaiškinti, kurios iš jų reikalingos mūsų įmonėje. Daugybė paslaugų nėra reikalingos, galima sakyti, kad nei viena iš jų nėra reikalinga. Pvz.: konferencijų sudarymas ir skambinimas į konferencinį numerį. Ji nereikalinga, nes įmonė neplanuoja rengti jokių konferencijų naudojantis telefonais. Atsiradus būtinybei galima surinkti visus darbuotojus į vieną patalpą ir tenai surengti pasitarimą. Be to, tokie susirinkimai nebus dažni. Skambučio laukimo paslauga nėra naudinga (CW), nes į visus skambučius atsakinės sekretorė ir ji galės pranešti direktoriui ar kuriam nors kitam darbuotojui apie
Dėl šios priežasties nereikalingas ir skambučio nukreipimas esant užimtumui (CFB) ir kvietimo nukreipimas neatsakant (CFNR), nes skambučius ir taip nukreipinės sekretorė. Tos pačios priežastys lemia ir tai, kad nereikalingos besąlyginio kvietimo nukreipimo (CFU), kvietimo nukreipimo po atsiklausimo (CD), kvietimo užlaikymo (HOLD) paslaugos, visa tai gali atlikti sekretorė. Pokalbio perdavimo paslauga taip pat nereikalinga, nes tai irgi bus sekretorės darbas, ji galės užsirašyti skambinančiojo numerį ir jam bus iš karto perskambinta. Taigi, klientas netgi turės galimybę sutaupyti ir nereikės naudotis papildomomis išlaidomis. Dėl minėtų priežasčių nereikalingas ir nemokamas telefono numeris (FPH). Trečiojo abonento prisijungimas (3PTY) nenaudingas, nes gali sutrukdyti jau vykstantį svarbų pokalbį. Trys žmonės kalbėdami turės ir daug laiko praleidinėti tylint, dėl to gali būti pamirštos svarbios mintys, žmogus gaus dalį nereikalingos informacijos. Be to, pokalbis gali užtrukti ilgiau, nes gali susidaryti bereikalinga diskusija. Be to, telefonu sprendimus priiminės tik vienas žmogus, o strateginiai sprendimai bus priiminėjami diskutuojant, bet diskusijos vyks ne telefonu. Skambinimas užimtam abonentui nereikalingas, nes su padaliniais firma kalbės atskiru telefonu, kuris bus įjungtas į Frame relay tinklą. Taigi, šiais abonentais nebus sunku prisiskambinti. Todėl skambinimo užimtam abonentui (CCBS) paslauga nebus reikalinga. Uždaroji vartotojų grupė(CLG) nereikalinga, nes pagrindinėje įstaigoje ir taip egzistuos vidinis ryšys (nes bus pastatyta vietinė (nuosava) stotelė), o su įmonės filialais bendravimas bus vykdomas Frame relay linijomis, taigi ir taip bus sukurta pakankamai uždara linija.