Apskaitinės informacijos paskirtis ir būdai jai pateikti: turinio esmė, panaudojimo tikslai, pateikimo būdai
VILNIUS 2001
Turinys
Įvadas……………………………………………………………..3
Informacija valdymo sistemoje…………………………………4
Apskaita – informacijos apibendrinimo sistema……………….5
Apskaitinės informacijos formavimas………………………….6
Apskaitos informacijos perdavimas ir saugojimas……………..8
Reikalavimai apskaitinei informacijai………………………….9
Apskaitos informacijos vartotojai……………………………..10
Išvados …………………………………………………………..13
Naudota literatūra………………………………………………..14
Įvadas
Norint gerai suprasti šią temą, visų pirma reikėtų išsiaiškinti esmines sąvokas. Jau vien temos pavadinimas sako, kad bus daugiausiai kalbama apie apskaitą bei jos informaciją. Taigi, kas tai yra apskaita, kas yra informacija ir kas tai yra apskaitinė informacija? Į šiuos klausimus aš pirmiausiai ir norėčiau atsakyti.
Apskaitos apibrėžimų yra daug, tačiau kol kas dar nėra vieningos nuomonės šiuo klausimu. Skirtingi autoriai savo knygose apibrėžia ją skirtingai. Kaip sakoma, kiek yra žmonių, tiek yra ir nuomonių. Pavyzdžiui, J. Mackevičius savo knygoje “Apskaita” pateikia kai kurių Vakarų, Amerikos, Anglijos autorių apibrėžimus. Štai keletas iš jų:
“Apskaita yra reiškinių ir įvykių, nors iš dalies turinčių finansinį pobūdį, registravimo, klasifikavimo ir sumavimo tam tikru būdu ir pinigine išraiška bei rezultatų interpretavimo menas”;
“Apskaita – tai ekonominės informacijos atpažinimo, matavimo ir pateikimo procesas, leidžiantis informacijos vartotojams daryti apgalvotus sprendimus”;
“Apskaita – tai veikla, apimanti informacijos apie dalykus, atsitikusius žmonėms, kuriems jos reikia, atpažinimą, rinkimą, aprašymą, fiksavimą, apdorojimą ir pateikimą” ir t.t.
Šie ir dar daugelis kitų apibrėžimų yra panašūs, bet kai kuriais bruožais ir skiriasi. Tačiau kad ir kiek bebūtų apibrėžimų vienas dalykas yra tikrai žinomas – apskaita priklauso nuo žmonių, ji yra jiems parengta.
Informacijos apibrėžimas jau yra vieningesnis, tačiau vis dėlto skirtingi autoriai skirtingai ją interpretuoja. Štai, pavyzdžiui, “Tarptautinių žodžių žodyne” informacijos apibrėžimas skamba taip:
“Informacija [lot. informatio – išaiškinimas, pranešimas] – mokslinės, visuomeninės, politinės, techninės žinios, perduodamos vienų asmenų kitiems žodžiu, raštu arba masinės komunikacijos priemonėmis (per spaudą, radiją, televiziją, kiną)”.
Tuo tarpu J. Mackevičius informaciją apibrėžia truputėlį kitaip:
“Informacija – tai tikrovės atspindėjimas tam tikra tvarka ir sistema. Informacija yra tai, kas perteikiama pranešant, teikiant žinių, t.y. informuojant. Tai žinios, pranešimai ar parodymai apie aplinkinį pasaulį, jame vykstančius procesus. Šios žinios gali būti perduodamos, saugomos ir apdorojamos. Jas savo gyvybinės veiklos ar darbo procese priima gyvi organizmai, valdymo mašinos ir kitos sistemos, galinčios tai daryti, o atitinkamai apdorojusios panaudoja tolesnėje veikloje”.
G. Kalčinskas ir G. Černius savo knygoje “Įmonių apskaitos pagrindai” informaciją interpretuoja vėl kitaip: “Informacija (lot. informatio – išaiškinimas, pranešimas) laikomi duomenys, mažinantys valdymo sistemos neapibrėžtumą darant valdymo sprendimus”.
Kad ir kokie skirtingi būtų informacijos apibrėžimai, autoriai sutaria dėl vieno, kad informacija, tai tam tikros žinios ar duomenys, kurie yra perduodami, o vėliau panaudojami atitinkamiems tikslams siekti, sprendimams įgyvendinti ir pan.
Nagrinėjant šią temą ir ieškant referatui medžiagos, aš radau vieną konkretų ir mano manymu gana išsamų apskaitinės informacijos apibrėžimą. Jis skamba štai taip:
“Apskaitos informacija yra iš patikimo šaltinio gauti ir tinkamai užregistruoti apskaitos, daugiausia finansinės, duomenys, kuriuos naudoja savarankiški ūkiniai vienetai – įmonės jų valdymo procese arba kurie potencialiai ateityje gali būti naudingi valdytojams bei kitiems apskaitos informacijos vartotojams”.
Štai kaip yra apibrėžiamos pagrindinės mano temos sąvokos, o ne tokie svarbūs apibrėžimai ar žodžiai bus paaiškinti tolimesniame darbe, kuriame aš pasistengsiu kuo išsamiau išnagrinėti man paskirtą temą.
Informacija valdymo sistemoje
Viena iš svarbiausių sėkmingo verslo plėtojimo sąlygų – deramas informacijos, ypač apskaitinės, reikšmės įvertinimas ir sugebėjimas tinkamai pasinaudoti jos teikiamomis galimybėmis. Informacija, reikalinga sprendimams priimti yra labai įvairi ir jos tiek daug, kad visos vienu metu praktiškai neįmanoma suvokti. Laimei, šito nė nereikia, jeigu valdymo aparato darbuotojai racionaliai pasiskirstys pareigomis. Tuomet tik vadovams reikėtų susipažinti su platesnio spektro duomenimis, tačiau jie jau būtų nepakankamai apibendrinti, taigi ir jų kiekis neturėtų būti labai didelis.
Kiekvienas žmogus priima tik tuo laiku jam aktualią informaciją ir dažnai net nesąmoningai atmeta nereikšmingus jam duomenis.
Kibernetikai tokius beverčius duomenis vadina informaciniu triukšmu. Kiekvienas skirtingai vertina tas pačias žinias: koks nors pranešimas vienam gali būti labai svarbus, o kitam reikšti ne daugiau kaip pašalinį garsą. Todėl susibūrusiems į tam tikro tikslo siekiantį kolektyvą žmonėms reikia išsirinkti lyderį, kuris kiekvieną darbuotoją “priverstų” kaupti ir apdoroti tik tam tikrus duomenis -–informaciją, reikalingą konkretiems valdymo tikslams pasiekti. Tai ypač svarbu verslo kolektyvams, kurių veiklos be reikalingos informacijos apskritai neįmanoma įsivaizduoti. Konkrečios informacijos rinkimas ir formavimas visuomet susijęs su jos vartotojo poreikiais ir galimybe priimti perduodamus duomenis. Žmonėms, kuriantiems ir perduodantiems atitinkamas žinias visuomet būtina tai turėti omenyje, juo labiau, kad informacijos, kaip ir visų kitų vertybių (netgi pinigų!), gali ne tik trūkti. Jos gali būti ir per daug.
Paprastai žmonės palyginti lengvai įsivaizduoja materialinių vertybių judėjimą, tačiau kur kas sunkiau suvokia nematerialinius, iš jų ir informacinius, srautus. Tuo tarpu kiekvienas valdymo srities darbuotojas turėtų aiškiai suvokti duomenų judėjimą įmonėje ir suprasti valdymui naudingos informacijos formavimo dėsningumus. Valdymo srities darbuotojų, vadinamųjų “baltųjų apykaklaičių” veikla ne tik labai reikšminga kiekvienai įmonei. Ji dar ir brangiai kainuoja, nes už kvalifikuotą darbą rinkoje reikia nemažai mokėti. Todėl kiekviena valdymo personalo darbo valanda turėtų būti naudojama itin taupiai. Tačiau norint tiksliai vertinti valdytojų veiklos efektyvumą, pirmiausia reikia sugebėti išmatuoti jų apdorojamų duomenų kiekį bei valdymui naudingos informacijos, kurią jie parengia, reikšmingumą. Tačiau akivaizdu ir tai, jog išmatuoti šiuos dydžius nepaprastai sunku. Turbūt visiems aišku, kad tokios matavimo priemonės kaip dokumentų lapai, simbolių skaičius, bitai ar baitai čia nedaug tegalėtų padėti. keletas eilučių gautos ar negautos informacijos gali sužlugdyti kiekvieną verslą. Lygiai tokio pačio dydžio tekstas gali ir išgelbėti jį nuo kracho. Todėl visuomet reikia turėti galvoje, kad bet kuriais skaičiais išreikštas duomenų kiekis apibūdina tik techninius jų apdorojimo aspektus. Kur kas sudėtingiau įvertinti informacijos prasmę bei jos naudą valdymui. Tai kaip, beje ir pats valdymas – daugiau menas negu mokslas, kuriame viskas išmatuojama ir randami atsakymai į klausimus.
Niekas tikriausiai neprieštaraus, kad labai didelę reikšmę turi informacija, kurią valdytojai kaip nurodymus perduoda savo valdiniams. Valdymo sistemose šiuos nurodymus įprasta vadinti tiesioginio ryšio informacija arba paprasčiau tiesioginiu ryšiu. Tačiau negalima pamiršti, kad norint pagerinti kokybiškus įsakymus, reikia bent jau orientuotis, kokia yra valdomojo objekto – įmonės – būklė. Pagaliau labai svarbu sužinoti, kokios sąlygos jame susiklostė po to, kai buvo įgyvendintas valdytojo nurodymas, nes tik šitaip galima įvertinti paties valdymo efektyvumą, o kartais ir reikalingumą apskritai (valdytojo nesikišimas į valdymo procesus taip pat gali būti traktuojamas kaip sąmoninga jo veikla). Duomenys apibūdinantys įmonės būklę tam tikru momentu, vadinami grįžtamojo ryšio informacija arba tiesiog grįžtamuoju ryšiu. Svarbiausią vaidmenį, formuodama valdymui labai aktualią grįžtamojo ryšio informaciją, atlieka apskaita.
Apskaitos, kaip grįžtamojo ryšio priemonės, funkcijas galima pavaizduoti tokia schema:
Tikslo Galimų tikslo Alternatyvių Sprendimo Veiksmų
nustatymas siekimo būdų sprendimų priėmimas atlikimas
numatymas svarstymas
Tikslų Grįžtamasis
svarstymas ryšys
Grįžtamasis
ryšys
1 schema. Grįžtamojo ryšio informacijos svarba valdymo
sprendimams
Tuo atveju, kai valdytojas disponuoja kokybišku informaciniu modeliu, jis gali numatyti daugelį būdų atitinkamiems tikslams pasiekti ir, visus juos įvertinęs modelyje, vieną, jo nuomone, optimalų, įgyvendinti praktiškai. Šis alternatyvių sprendimo būdų įvertinimas schemoje pavaizduotas punktyrine linija. Už jos lieka brangus, daug turto bei darbo sąnaudų reikalaujantis praktinis veiksmų atlikimas. Kad įgyvendintume šitokią, be abejo, racionalią valdymo sistemą, turime tinkamai organizuoti ir tvarkyti pačią apskaitą.
Apskaita – informacijos apibendrinimo sistema
Apskaitos informaciją pačiu bendriausiu atveju galime apibūdinti kaip iš patikimo šaltinio gautus ir tinkamai užregistruotus apskaitos, daugiausiai finansinės, duomenis, kuriuos naudoja savarankiški ūkiniai vienetai – įmonės jų valdymo procese arba kurie potencialiai ateityje gali būti naudingi valdytojams bei kitiems apskaitos informacijos vartotojams.
Apskaita – viena iš pirmųjų istorijoje informacijos gavimo sistemų ūkinei veiklai valdyti. Iš pradžių ji
informaciją apie ūkio materialinę būklę, bet, vystantis visuomeninei gamybai, tapo labai sudėtinga informacijos sistema visoms ūkio grandims valdyti.
Apskaita atspindi kiekvieną atliktą ūkinę operaciją. Pirminiai duomenys apie atitinkamus ūkinės veiklos faktus, procesus ir operacijas atspindimi ir apibendrinami apskaitoje taip, kad formuotųsi daugybė informacinių rodiklių apie lėšų, jų šaltinių būklę, apie susidariusius įsipareigojimus ir pan. Duomenys apie atitinkamus faktus apskaitoje sisteminami, todėl apibendrintai apibūdina įmonės ūkinę veiklą ir jos rezultatus.