Dokumentinis ir natūrinis tikrinimas
Tikrinimas yra viena iš audito procedūrų. Audito metu naudojami du tikrinimo būdai:
1) dokumentinis;
2) natūrinis.
Atliekant dokumentinį tikrinimą laikomasi tokios tvarkos:
· įvertinama finansinės atskaitomybės sudarymo kokybė;
· tikrinama “Didžioji knyga” ir įvairūs apskaitos registrai;
· tikrinami pirminiai dokumentai, naudojant atrankos ir kompleksinį būdus.
Dokumentai tikrinami keliais aspektais:
· apžiūrima ir įvertinama dokumentų forma;
· tikrinamas dokumentų išrašymo būdas (ranka ar techninėmis priemonėmis);
· tikrinama dokumentų juridinė galia, t.y. ar jie turi visus privalomus rekvizitus;
· nagrinėjamas ūkinių operacijų atvaizdavimo dokumentuose tikslumas ir teisingumas;
· nustatoma, ar laiku ir tiksliai išrašyti dokumentai;
· patikrinami dokumentuose nurodyti matavimo vienetai, konkrečių vertybių kiekiai, kainos ir sumos, atliekami aritmetiniai skaičiavimai;
· tikrinama ar teisingai ištaisytos klaidos, ar nėra klastojimo požymių.
Atliekant natūrinį tikrinimą laikomasi tokios tvarkos:
· suskaičiuojami pinigai;
· suskaičiuojami brangieji metalai;
· atliekamas kito ilgalaikio ir trumpalaikio materialaus turto patikrinimas;
· atliekamas nematerialaus turto patikrinimas.
Tiek dokumentinis, tiek natūrinis tikrinimas suteikia įvairaus patikimumo lygio audito įrodymus, todėl tikrinimus reikia atlikti kruopščiai ir atsakingai.
Dokumentų tikrinimo reikšmė audito metu
Visos ūkinės operacijos atvaizduotos dokumentuose. Todėl dokumentai yra svarbiausias apskaitos duomenų šaltinis. Jais remiantis formuojama informacija išorės ir vidaus vartotojams įvairiems jų poreikiams tenkinti. Visų ūkinių operacijų atvaizdavimas dokumentuose padeda kontroliuoti turto saugumą, jo panaudojimo tikslingumą ir teisėtumą, objektyviai įvertinti įmonių ūkinę veiklą bei tiksliai apskaičiuoti finansinius rezultatus. Todėl labai svarbu dokumentus tikrinti.
Dokumentai tikrinami kiekvieno audito metu. Todėl auditorius turi gerai išmanyti dokumentų sudėtį, rūšis, rekvizitus, užpildymo būdus ir techniką. Dokumentai turi vieną svarbią savybę, kuri padeda auditoriui tinkamai patikrinti atitinkamą ūkinę operaciją ar faktą, t.y. juose nuolat saugoma įrašyta informacija. Taigi auditorius nepriklausomai nuo laiko, praėjusio tarp ūkinių operacijų atlikimo ir audito pradžios ar pabaigos, gali remtis dokumentuose pateikta informacija. Suprantama, informacijos tikslumas daug priklauso nuo dokumentų turinio, jo objektyvumo ir patikimumo. Todėl auditorius turi patikrinti, ar konkretūs dokumentai teisingi, ar jie objektyviai atspindi įvykusių ūkinių operacijų esmę.
Auditorius turi labai atidžiai patikrinti dokumentus pagal formaliuosius požymius atkreipdamas didžiausią dėmesį į jų įforminimo teisingumą. Ypač atidžiai reikia tikrinti ūkines operacijas, parodytas dokumentuose, kuriuose yra trynimo, taisymo pėdsakų, neaiškūs parašai ir t.t. Jeigu gavimo ir išdavimo dokumentuose yra taisymo pėdsakų, tai būtinai reikia atlikti priešpriešinį kitų dokumentų, susijusių su tiekėjais arba gavėjais, patikrinimą. Reikia įvertinti ūkinės operacijos atlikimo galimybę. Gali būti išaiškinti tokie atvejai, kai materialinių vertybių buvo nurašyta daugiau negu galėjo būti sunaudota.
Apgaulių daugiausia daroma surašant atliktų darbų priėmimo aktus, paskyras, darbo sutartis, prekinius transporto dokumentus. Todėl juos tikrinti reikia labai kruopščiai. Be to, auditorius privalo peržiūrėti visus turto gavimo ir išdavimo dokumentus, kuriuos turi materialiai atsakingi asmenys, ypač kreipdamas dėmesį į tai, ar laiku ir teisingai įformintos dokumentais atliktos ūkinės operacijos, ar asmenys, turį tam teisę, pasirašė dokumentus, ar nėra taisymų, nekomentuotų numatyta tvarka, užbraukimų ir t.t. Jeigu ūkinės operacijos įformintos specialiais apskaitos dokumentais, tai reikia žiūrėti, ar pateiktų dokumentų numeriai atitinka numerius tų dokumentų, kuriuos darbuotojai gavo. Taip pat reikia atkreipti dėmesį į tai, ar visi anuliuoto ar sugadinto dokumento egzemplioriai yra.
Dokumentų tikrinimo nuoseklumas
Dokumentai turi būti tikrinami kruopščiai ir nuosekliai, keliais aspektais.
Pirmiausia turi būti apžiūrima ir kritiškai įvertinama dokumento forma ir išrašymo būdas. Auditorius turi žinoti, kad įmonės gali naudoti pavyzdinius (tipinius), specialiuosius ir laisvos formos dokumentus, svarbu, kad jie turėtų juridinę galią. Dokumentai gali būti rašyti ranka arba techninėmis priemonėmis, svarbu, kad įrašai juose būtų aiškūs ir įskaitomi. Tikrindamas dokumento formą auditorius turi įsitikinti, ar jis toks, kokio reikia konkrečiai ūkinei operacijai užfiksuoti.
Toliau auditorius turi patikrinti dokumentų juridinę galią. Jis turi žinoti, kad dokumentui juridinę galią suteikia šie privalomi rekvizitai: įmonės pavadinimas, dokumento pavadinimas, jo sudarymo data, ūkinės operacijos turinys, jos matavimo rodikliai, asmenų, įvykdžiusių ūkinę operaciją ir atsakingų už jos įvykdymą ir tinkamą įforminimą, pareigos, pavardės, vardai, parašai. Dokumentas, kuriame nėra minėtų rekvizitų, juridinės galios neturi.