Referatas
Informacinės technologijos
ĮVADAS 2
Kompleksinė kompiuterizuota apskaita ir integruotas informacijos tvarkymas 2
KAIS DIEGIMO IR INTEGRUOTO INFORMACIJOS TVARKYMO PLANAVIMAS 3
KAIS diegimo plano sudarymas 3
ĮVADAS
Ekonominės informacijos tvarkymo kompiuterizavimas pastaruoju metu tapo ypač aktualus. Kompiuterių techninės galimybės – didelis skaičiavimų atlikimo greitis, talpi pastovioji bei operatyvioji atmintis, maži gabaritai, galimybė juos naudoti patalpose be specialaus mikroklimato ir sąlyginai nedidelė kaina šiuo metu leidžia kompiuterius efektyviai panaudoti daugelio specialistų darbo vietose. Sparčiai plečiasi kompiuterių galimybės ne tik greitai atlikti skaičiavimus, bet ir valdyi informacijos perdavimą dideliu atstumu. Dėl to kompiuteris tampa universalia ir labai patogia įvairių informacijos rūšių perdavimo priemone. Ypač svarbu yra tai, kad visomis šiomis kompiuterinės ir telekomunikacinės technikos bei programinės įrangos teikiamomis galimybėmis gali greitai išmokti naudotis eiliniai vartotojai, neturintys specialaus išsilavinimo.
Firmos, gaminančios kompiuterinę techniką ir programinę įrangą, labai sparčiai tobulina savo gaminius. Todėl vartotojams yra sunku sekti visas naujoves ir tokiu pat tempu tobulinti ar atnaujinti įmonėse naudojamas informacijos tvarkymo technologijas. Siekiant, kad konkrečioje įmonėje kuriama informacinė sistema3 veiktų efektyviai, reikia taip sutvarkyti informacijos tvarkymo technologiją, kad kompiuteriui būtų pavesta kiek galima daugiau darbų, o žmogui būtų palikta atlikti tik tai, ko šiuo metu kompiuterinė technika dar negali atlikti. Žinoma, turi būti atsižvelgiama ir į įmonės finansines galimybes, nes labai moderni ir dideles galimybes teikianti programinė įranga yra labai brangi.
Kadangi siūlomų pirkėjui kompiuterių ir telekomunikacinių įrenginių, sisteminių, kompiuterių tinklą valdančių ir taikomųjų programų pasirinkimas yra labai didelis, todėl įmonėms, norinčioms kompiuterizuoti ekonominės informacijos ir svarbiausios jos dalies – buhalterinės apskaitos informacijos tvarkymą, pasirinkti optimalų sprendimą yra labai sunku. Be to, informacinių sistemų diegimas negali būti vienkartinis darbas. Pradėjus kompiuteriais tvarkyti informaciją, tenka nuolat tirti vartotojų informacinius poreikius ir siekti juos patenkinti bei analizuoti esamos sistemos trūkumus ir juos pašalinti. Todėl vieną kartą pradėtas ekonominės informacijos tvarkymo kompiuterizavimas tampa nuolatiniu esamos informacinės sistemos tobulinimo ir jos efektyvumo didinimo procesu.
Įmonėms daug problemų sukelia ne tik noras kompiuterizuoti savo ekonominės informacijos tvarkymo sistemą, bet ir spartūs aplinkos pokyčiai ūkininkavimo sąlygų ir produkcijos realizavimo galimybių, įstatymų nuostatų ir valstybės įtakos kaita bei ūkinės veiklos buhalterinės apskaitos reforma. Kol vyksta tokie spartūs pokyčiai, sukurti racionalią kompiuterizuotą apskaitos informacinę sistemą (KAIS) su optimalia informacijos tvarkymo technologija yra labai sunku.
Kompleksinė kompiuterizuota apskaita ir integruotas informacijos tvarkymas
Individualiose ir mažose įmonėse, kuriose per ataskaitinį laikotarpį įvyksta nedaug ūkinių operacijų, buhalterinę apskaitą paprastai tvarko vienas buhalteris ir atlieka visus reikiamus apskaitos tvarkymo veiksmus. Įmonėse, kuriose ūkinių operacijų per ataskaitinį laikotarpį įvyksta tiek, kad vienas buhalteris yra nepajėgus atlikti jų apskaitos, būtinas buhalterių darbo pasidalinimas. Tačiau apskaitos tvarkymo rezultatas turi būti bendras. Tvarkant atskirų apskaitos barų informaciją ir apjungiant atskirų darbuotojų darbo rezultatus bei siekiant sudaryti bendrą atskaitomybę šiam darbui atlikti naudojant kompiuterius, svarbu apibrėžti kompleksinės kompiuterizuotos apskaitos ir integruoto informacijos tvarkymo sąvokas.
Apskaitą tvarkant rankiniu būdu, atskiriems vykdytojams daugeliu atvejų pavedamas atskirų barų, tokių kaip ilgalaikio turto, gamybos atsargų, banko operacijų, kasos operacijų ir darbo užmokesčio apskaitos tvarkymas. Atskirų barų suvestinę ir analitinę apskaitą dažniausiai tvarko už šių barų apskaitos informacijos tvarkymą atsakingi asmenys. Darbus atskiriems darbuotojams paskirsto ir visos buhalterijos darbą organizuoja vyriausiasis buhalteris. Šiuo atveju labai didelių problemų organizuojant atskirų apskaitos barų informacijos tvarkymą ir parengiant bendrus rezultatinius apskaitos dokumentus paprastai nebūna, nes kiekvienas darbuotojas pastoviai dokumentuoja savo atlikto darbo rezultatus. Šiuo atveju nesudėtinga kontroliuoti, ar atskiri darbuotojai laiku įvykdė jiems pavestus darbus.
Pirmajame buhalterinės apskaitos kompiuterizavimo etape atskirų apskaitos barų informacijai tvarkyti buvo rengiamos atskiros programos, imituojančios rankinį informacijos tvarkymą ir apskaitos registrų formavimą. Remiantis šiuose registruose sukauptais duomenimis, bet naudojant jau kitas programas, buvo apskaičiuojamas balansas ir rengiami kiti atskaitomybės dokumentai. Tačiau taip tvarkomos buhalterinės
apskaitos informacijos analizės galimybės buvo ribotos ir iš esmės negalėjo būti didesnės nei rankiniu būdu tvarkomos apskaitos atveju.
Didėjant kompiuterių ir programinės įrangos techninėms galimybėms, keitėsi pirminių apskaitos duomenų įrašymo ir dokumentų formavimo bei sukauptos informacijos tvarkymo technologija. Dėl to pasikeitė buhalterių darbo specifika ir tapo būtina, skirstant darbus atskiriems darbuotojams, atsižvelgti į informacijos tvarkymo technologijos ypatumus. Tobulinant buhalterinės apskaitos informacijos tvarkymo technologiją, palaipsniui buvo atsisakyta tarpinių apskaitos registrų formavimo. Atsiradus galimybei įmonėje naudojamus kompiuterius sujungti į lokalų tinklą, atsirado prielaidos sukurti kompleksinę buhalterinės apskaitos tvarkymo sistemą, apimančią visų anksčiau paminėtų apskaitos barų informacijos tvarkymą. Naudodamasis šia sistema bet kuris buhalterijos darbuotojas gali atlikti visus apskaitos tvarkymo veiksmus, pasirinkęs ir iškvietęs vykdyti reikiamą šios sistemos programinį modulį. Dažniausiai atskiri apskaitos tvarkymo veiksmai atliekami iškvietus vykdyti atskirą programinį modulį. Tarpiniai apskaitos registrai daugeliu atvejų jau nebeformuojami. Kiekviena įvykdyta ūkinė operacija fiksuojama Centriniame apyvartos ar jam prilygintame masyve, kurio paskirtis analogiška Didžiosios knygos paskirčiai. Įsigijus arba nurašius atsargas, apskaičiuojamas naujas jų likutis ir patikslinama jo reikšmė Sandėlio apskaitos kortelių masyve, o ilgalaikio turto vertės kaita atspindima Inventorinių kortelių masyve. Atlikti apskaitos tvarkymo veiksmai, išskyrus pirminių apskaitos dokumentų formavimą, gali būti ir nedokumentuojami popierinėje laikmenoje.
Tuo atveju, kai vieną kartą į kompiuterio atmintį įrašyti apskaitos duomenys panaudojami tvarkant visos įmonės buhalterinę apskaitą, yra sakoma, kad informacijos tvarkymas yra integruotas, o sistema, apimanti visų apskaitos barų duomenų tvarkymo programinius modulius ir palaikanti integruotą informacijos tvarkymą, vadinama kompleksine.
Tvarkant apskaitą rankiniu būdu, nėra sunku nustatyti ir nepasirašyto dokumento rengėją. Tvarkant apskaitą kompiuteriais, tai padaryti labai sunku, nes nėra labai patikimų asmens, kompiuteriu atlikusio apskaitos tvarkymo veiksmus, atpažinimo priemonių. Šiuo atveju labai svarbu tiksliai apibrėžti atskirų apskaitos tvarkymo veiksmų paskirstymo atskiriems darbuotojams kriterijus ir kontroliuoti jų laikymąsi. Labai svarbiu šiuo atveju tampa ir buhalterijos darbuotojų tarpusavio pasitikėjimas.
KAIS DIEGIMO IR INTEGRUOTO INFORMACIJOS TVARKYMO PLANAVIMAS
KAIS diegimo plano sudarymas
Įsigijus parengtą naudoti buhalterinės apskaitos tvarkymo programą arba užbaigus KAIS projektavimą pagal individualų užsakymą, būtina šią sistemą Įdiegti. Sistemos diegimas ir pritaikymas naudoti įmonėje apima:
• personalo apmokymą naudotis sistema ir ją valdyti;
• techninės bei komunikacinės įrangos parinkimą, įsigijimą ir sumontavimą;
• bendrosios programinės įrangos parinkimą, įsigijimą ir instaliavimą;
• sistemos kokybės ir priimtinumo vartotojams testo parengimą;
• sistemos kokybės ir priimtinumo vartotojams patikrinimą, naudojantis parengtuoju testu;
• prieš sistemos naudojimą įrašytinų duomenų surinkimą bei įrašymą į elektronines laikmenas;
• teisinį KAIS naudojimo pradžios įforminimą ir atsakomybės už tolimesnę sistemos priežiūrą paskirstymą.
KAIS įsisavinimo sėkmė labai priklauso nuo dokumentacijos kokybės. Tačiau žmonės dažnai nemėgsta skaityti ilgų techninės dokumentacijos instrukcijų. Todėl prieš diegiant KAIS tikslinga organizuoti buhalterijos darbuotojų apmokymą naudotis šia sistema. Be to, buhalterijos darbuotojai būna pakankamai apkrauti tiesioginiu darbu, todėl apmokymas naudotis KAIS padeda taupyti jų darbo laiką.
Visi specialistai vieningai pataria pirmiausia pasirinkti KAIS, o po to kitų lūšių programinę įrangą bei kompiuterinę ir komunikacinę įrangą. Įvairių programinės įrangos rūšių parinkimo nuoseklumas labai priklauso nuo įvairių veiksnių, o ypač nuo to, kiek ir kokios programinės įrangos buvo įsigyta prieš priimant sprendimą diegti KAIS.
Siekiant sklandžiai įdiegti KAIS, būtina iš anksto parengti šios sistemos naudojimui būtinus žinynų masyvus ir įrašyti į elektronines laikmenas įmonėje turimų vertybių kiekio bei vertės likučių reikšmes. Kadangi žaliavų, medžiagų, produkcijos, pinigų ir kitų įmonėje esančių vertybių likučiai apskaičiuojami tik ataskaitiniam laikotarpiui pasibaigus, KAIS galima diegti tik kito ataskaitinio laikotarpio pradžioje. Kai KAIS diegiama ne finansinių metų pradžioje, būtina išsiaiškinti, ar šioje sistemoje numatyta galimybė įrašyti iki jos naudojimo pradžios pasibaigusių ataskaitinių laikotarpių duomenis, reikalingus metinei finansinei atskaitomybei sudaryti. Jei tokia galimybė nenumatyta, metinę finansinę atskaitomybę, remiantis kiekvieno ataskaitinio laikotarpio atskaitomybės dokumentais, tektų sudaryti rankiniu būdu.
Diegiant KAIS, labai svarbu patikrinti jos kokybę ir priimtinumą vartotojams. KAIS kokybės ir priimtinumo vartotojams patikrinimą ir šios sistemos perdavimą
naudoti vienu metu galima atlikti tik tuo atveju, kai: