Microsoft Access
Microsoft Access aplinka ir darbo principai
Microsoft Access (toliau MS Access) yra viena populiariausių vidutinės apimties duomenų bazių valdymo sistemų (toliau DBVS). Ji dažniausiai naudojama saugoti ir apdoroti informaciją vidutinėse ir mažose įmonėse bei organizacijose. Jos angliško pavadinimo Access lietuviškas atitikmuo yra Kreiptis į duomenis).MS Access yra reliacinė DBVS/1/: duomenys pateikiami kaip normalizuotų dvimačių lentelių rinkinys. MS Access pagrindinės funkcijos yra šios:
DB struktūros kūrimas;
DB užpildymas ir redagavimas;
duomenų peržiūra, vaizdavimas vartotojui tinkama forma;
navigacija DB;
duomenų rikiavimas (rūšiavimas), filtravimas, paieška.
MS Access vykdo ir eilę kitų, pagalbinių,bet labai svarbių funkcijų: užtikrina duomenų korektiškumo, neprieštaringumo ir pilnumo kontrolę; įgalina atlikti įvairius matematinius, statistinius skaičiavimus; leidžia įslaptinti tam tikrus duomenis ir uždrausti nesankcionuotą kreiptį į juos. Be to, vartotojas, naudodamas DBVS priemones (makrokomandas, SQL ar Visual Basic kalbą), gali sukurti savąją meniu sistemą ir taikomąsias programas, skirtas specifiniams poreikiams tenkinti. Minėtoms funkcijoms atlikti MS Access turi specialius instrumentus – grafinius dizainerius, meistrus, išreikštų konstruktorius, programų generatorius ir kt.
MS Access priemonėmis sukurta reliacinė DB išsaugoma faile, kuriam suteikiamas plėtinys mdb. Šiame faile saugomos ne tik dvimatės lentelės su duomenimis, bet ir kiti objektai.
Lentelėse yra saugomi duomenys. Kiekvienoje lentelėje nurodomi laukai ar jų rinkiniai, įgyjantys tik nepasikartojančias reikšmes. Vienas jų paskelbiamas pirminiu raktu, vienareikšmiškai apibrėžiančiu kiekvieną lentelės įrašą. Lentelės yra bazinis MS Access objektas. Kiti objektai yra išvestiniai ir gali būti sudaromi, kai sukurta bent viena lentelė.
Užklausos – įgalina atrinkti duomenis pagal tam tikrus požymius ir, jei reikia, juos modifikuoti ar pašalinti. Taigi užklausų dėka iš DB galima bet kuriuo momentu išrinkti reikalingą informaciją.
Formos – palengvina įvesti, peržiūrėti ir redaguoti duomenis. MS Access priemonėmis vartotojas gali sukurti vaizdžias ir informatyvias formas.
Ataskaitos – įgalina sukurti ir spausdinti įvairius dokumentus, pagal DB sukauptus duomenis. Juos galima rikiuoti, grupuoti, atlikti skaičiavimus.
Makrokomandos – naudojamos aprašyti veiksmų sekoms, kurios aktyvizuojamos, vartotojui išrinkus atitinkamą meniu punktą ar paspaudus mygtuką.
Moduliai – tai programuotojo sukurtos procedūros ir funkcijos, kurios rašomos Visual Basic kalba.
Tarp DB lentelių turi būti nustatomi ryšiai (Relationships). Jie reikalingi kuriant užklausas, ataskaitas, kontroliuojant duomenis ir pan.
MS Access darbo aplinkoje išsiskiria pagrindinis ir DB langai. Abiejuose languose yra: antraštė, darbo sritis ir valdymo mygtukai. Pagrindiniame lange dar yra meniu juosta, įrankių (piktogramų) juosta, persukimo juostos (ne visada matomos) bei informacinė eilutė. Pagrindiniame lange talpinami visi kiti langai, kurie atsiranda darbo eigoje(tarp jų ir DB langas). DB lange matoma DB objektų eilutė ir operacijų įvykdymo mygtukai. Bet kuriuo metu aktyvus gali būti tik vienas langas (tas, kuriame dirba vartotojas).
Darbo su MS Access pradžioje meniu juostoje yra tokios veiksmų grupės:
File – veiksmai su DB failais;
Edit – tekstinių ir įvairių kirų elementų redagavimo operacijos:
View – meniu, įrankių juosta, langų bei jų elementų vaizdavimo valdymas;
Insert – naujų objektų kūrimas;
Tools – pagalbiniai instrumentai, darbo aplinkos nustatymas;
Window – manipuliavimas su langais;
Help – pagalba.
Darbo eigoje meniu juostoje galima iššaukti papildomas veiksmų grupes, kaip antai:
Format – tekstinių ir kitų elementų formavimas;
Records – lentelių įrašų tvarkymas ir vaizdavimas;
Relationships – ryšių tarp lentelių nustatymas;
Filter – lentelių įrašų filtravimas;
Query – veiksmai su užklausomis (sudarymas, tvarkymas, vykdymas);
Run – makrokomandų vykdymas.
Svarbiausi darbo MS Access aplinkoje principai yra šie.
1. Iškvietus MS Access, galima arba kurti naują DB, arba atidaryti jau egzistuojančią DB.
2. Kuriant DB, būtina nurodyti katalogą, kuriame bus saugomas DB failai, taip pat to failo vardas.
3. Bet kuriuo momentu gali būti atidaryta tik viena DB, kuri apdorojama DB lange. Atidarant naują DB, senoji automatiškai uždaroma.
4. Dirbama su įvairiais DB objektai jiems atitinkančiose languose. Tie langai automatiškai atidaromi, uždaromi, su jais galima įvairiai manipuliuoti. Gali būti atidaryta daug langų vienu metu, bet tik vienas yra aktyvus.
5. Kiekvienai naujai sukuriamam objektui turi būti suteiktas vardas. Jis rašomas pagal tipines vardų rašymo taisykles. vardas suteikiamas išsaugant naują objektą atitinkamos komandos arba piktogramos pagalba. Objektą išsaugoti galima ir uždarant su tuo objektu susijusį langą.