Apskaitos dokumentų įforminimo principai ir taisyklės
5 (100%) 1 vote

Apskaitos dokumentų įforminimo principai ir taisyklės

Turinys:

1.Įmonės įstatai…………………………………………………………………………………………………….2

2. Apskaitos proceso organizavimas………………………………………………………………………..3

2.1. Apskaitos proceso nuoseklumas……………………………………………………………….3

2.2. Duomenų fiksavimo apskaitos registruose schema……………………………………..4

3. Pirminiai apskaitos dokumentai…………………………………………………………………………..5

3.1. Apskaitos dokumentų būtinieji rekvizitai ir jų išdėstymas……………………..5

4. Apskaitos registrai……………………………………………………………………………………………18

4.1. Apskaitos dokumentų saugojimas……………………………………………………………18

5. Ataskaitinio laikotarpio pabaigos apskaita…………………………………………………………..21

5.1. Bendrasis žurnalas…………………………………………………………………………………21

5.2. Didžioji knyga………………………………………………………………………………………21

6. Įvairių ūkinių operacijų korespondencijos…………………………………………………………..23

6.1. Sąskaitų korespondencijos koregavimai…………………………………………………..23

6.2. Darbinės atskaitomybės lentelės parengimo sudarymas……………………………..23

7. Finansinė atskaitomybė…………………………………………………………………………………….25

1. Įmonės įstatai:

1 straipsnis. Bendroji dalis.

2 straipsnis. Bendrovės veiklos tikslas ir ūkinės veiklos rūšys.

3 straipsnis. Bendrovės teisės ir pareigos.

4 straipsnis. Akcijų pardavimas ir perleidimas.

5 straipsnis. Įstatinis kapitalas ir jo sudėtis.

6 straipsnis. Akcijos ir jų suteikiamos teisės.

7 straipsnis. Akcijų pasirašymo ir apmokėjimo tvarka.

8 straipsnis. Valdymo organai.

9 straipsnis. Visuotinis akcininkų susirinkimas.

10 straipsnis. Bendrovės administracija.

11 straipsnis. Bendrovės revizorius (auditoriaus).

12 straipsnis. Bendrovės pelno paskirstymas.

13 straipsnis. Bendrovės pranėšimų skelbimo tvarka.

14 straipsnis. Bendrovės dokumentų ir kitos informacijos pateikimo akcininkams tvarka.

15 straipsnis. Bendrovės filialai ir atstovybės.

2. Apskaitos proceso organizavimas

Buhalterinė apskaita turi tiksliai atspindėti įminės būklė ir specifinius jos bruožus tam tikru laiko momentu. Informacija apie įmones turi būti pateikta vienoda tvarka, kad jos vartotojai galėtų šią informacija suprasti ir palyginti investavimo į įvairius objektus privalumus ir trūkumus.

Buhalterinė apskaita atliekama tam tikra tvarka ir nuoseklumu. Kiekvienas apskaitos principas turi būti įgyvendintas. Siekiant tinkamai sugrupuoti ir perskaičiuoti įmonės veiklos duomenis, kad būtų patenkinti įvairių apskaitos duomenų poreikiai, ir pateikti įvairaus išsamumo informaciją iš anksto nustatytu laiku, būtina laikytis tam tikros tvarkos visose buhalterinės apskaitos duomenų formavimo stadijose.

Pateikiama apskaitos proceso nuoseklumo schemą, kurioje matome, kaip turėtų būti organizuojamas visas apskaitos procesas.

2.1. Apskaitos proceso nuoseklumas

Iš pateiktos schemos matome, kad ūkinė operacija turi būti atspindėta pirminiame dokumente, kurį išanalizavus, informacija registruojama apskaitos registruose. Lygiagrečiai su apskaitos registrais informacija užfiksuojama analitinėse kortelėse ir laikotarpio pabaigoje sutikrinama sintetinės ir analitinės apskaitos duomenys.

2.2. Duomenų fiksavimo apskaitos registruose schema

3. Pirminiai apskaitos dokumentai

3.1. Apskaitos dokumentų

būtinieji rekvizitai ir jų išdėstymas

Dokumentų būna įvairių: juridinių, mokslinių, techninių, valdymo ir kt. Žinoma, toks skirstymas yra labai sąlygiškas, nes dažnai tą patį dokumentą galima priskirti kelioms grupėms. Šiame darbe aptariami buhalterinės apskaitos dokumentai, dar vadinami apskaitos dokumentais arba pirminiais apskaitos dokumentais. Pirminiai apskaitos dokumentai – informacijos apie įmonės valdomo turto, įsiparei¬gojimų, pajamų ir sąnaudų kitimą šaltinis. Todėl, įvykdžius bet kokią ūkinę operaciją ar savaime atsitikus įvykiui (pvz., gaisrui), būtina surašyti atitinkamą apskaitos dokumentą ir jame trumpai apibūdinti atliktą operaciją (įvykį). Vėliau tokie duomenys fiksuojami apskaitos registruose, o apibendrinus juose sukauptą informaciją, parengiama finansinė atskaitomybė. Laiku nesurašius dokumento, tikėtina, kad operacija iš viso nebus apskaitoje užfiksuota arba bus užfiksuota klaidingai; net teisingai ją užfiksavus, vėliau nebus įmanoma tuo objektyviai įsitikinti. Todėl Lietuvoje plintanti nuomonė, kad apskaitos dokumentai, kaip ir visa buhalterinė apskaita, reikalingi tik valdžios institucijoms, kontroliuojančioms įmonių veiklą bei mokesčių sumokėjimą, yra visiškai be pagrindo. Apskaitos dokumentai pirmiausia reikalingi pačiai įmonei, jeigu jos vadovai ir savininkai nori gauti objektyvią apskaitinę
informaciją. Buhalterinės apskaitos įstatymas, reikalaudamas, kad apskaitos dokumentai būtų surašyti ūkinės operacijos metu arba jai pasibaigus, kartu numato ir išimtį: tais atvejais, kai teikiamos nuolatinės ir ilgalaikės paslaugos (energijos tiekimo, ryšių, nuomos paslaugos ir pan.), dokumentus galima surašyti periodiškai, bet ne rečiau kaip kartą per mėnesį.

Kadangi įmonėse kasdien surašoma nuo kelių dešimčių iki kelių ar keliolikos tūkstančių įvairių dokumentų, kyla pagrįstas klausimas, kurie iš jų laikytini apskaitos dokumentais. Buhalterinės apskaitos įstatyme pateiktas apskaitos dokumento apibrėžimas. Pagal jį, apskaitos dokumentas -popierinis arba elektroninis liudijimas, patvirtinantis ūkinę operaciją arba ūkinį įvykį ir turintis rekvizitus, pagal kuriuos galima nustatyti ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio tapatumą. Taigi svarbiausia, kad apskaitos dokumente būtų visi rekvizitai, užtikrinantys atitinkamos ūkinės operacijos vienodą interpretavimą (jos tapatumą). Vienas iš pagrindinių reikalavimų, keliamų finansinei atskaito¬mybei bei visai apskaitinei informacijai – jos patikimumas ir neutralumas. Vadinasi, ir apskaitos dokumentai, kurių pagrindu ši informacija formuojama, taip pat turi būti patikimi (jų teisingumu turi būti įmanoma objektyviai įsitikinti). Dėl to klaidinga teigti, kad teisės aktais nustatyti rekvizitai yra svarbūs tik skaičiuojant mokesčius. Tuo tarpu įrašams apskaitoje atlikti tinka bet kokie dokumentai. Tačiau būtinieji dokumentų rekvizitai užtikrina informacijos patikimumą ir neutralumą tik tuo atveju, jeigu jie nagrinėjami ne atskirai, bet kaip visuma. Dėl to dažnai vieną ar kitą praleistą rekvizitą sėkmingai kompensuoja kiti. Pavyzdžiui, šeimos verslo įmonėje, kurioje dirba tik vyras su žmona, vieno iš jų išrašytas ir pasirašytas dokumentas, nenurodant net pasirašiusiojo vardo, pavardės ir pareigų, neturėtų sukelti sunkumų identifikuojant dokumentą išrašiusį asmenį. Tuo tarpu visiškai kiti reikalavimai turėtų būti keliami didelės įmonės, kurioje tos pačios rūšies dokumentus pasiraši¬nėja keliasdešimt ar net keli šimtai darbuotojų, išrašytiems dokumentams. Deja, žiūrint apiben¬drintą Buhalterinės apskaitos įstatyme bei kituose teisės aktuose reglamentuojamų rekvizitų sąrašą, kyla pagrįstų abejonių dėl visų jų būtinumo užtikrinant operacijos vienareikšmišką interpretavimą. Kai kurie iš jų yra akivaizdžiai susiję tik su mokesčių skaičiavimo kontrole ir valdžios siekiu apriboti įmonių galimybę grobstyti mokesčius (ypač PVM). Kiti skirti pačios įmonės, kaip vienos iš sandorio šalių, identifikavimui. Todėl LR Civilinis kodeksas (2.44 straipsnis) reikalauja, kad „dokumentuose, kuriuos juridinis asmuo naudoja santykiuose su kitais ūkio subjektais“, tarp kitų rekvizitų, būtų nurodyta juridinio asmens teisinė forma, kodas, buveinė ir registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie tą juridinį asmenį. Dauguma šių rekvizitų sutampa su kituose teisės aktuose nustatytais rekvizitais, tačiau juridinio asmens buveinė (ji gali skirtis nuo įmonės adreso) ir registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie tą juridinį asmenį, yra numatyti tik šiame kodekse. Tokia painiava apibrėžiant būtinuosius rekvizitus nėra geras dalykas. Dėl to, grindžiant atliktą ūkinę operaciją dokumentu, neturinčiu kokio nors būtinojo rekvizito (pvz., įmonės kodo), tačiau turinčio kitus duomenis, pagal kuriuos galima vienareikšmiškai suprasti operacijos turinį (nustatyti jos tapatumą), būtų neteisinga apskritai ignoruoti šią operaciją ir jos neregistruoti apskaitoje. Šitaip būtų pažeisti pagrindiniai apskaitos principai, pirmiausia – turinio svarbos principas, skelbiantis, kad „ūkinės operacijos ir ūkiniai įvykiai į apskaitą traukiami pagal jų turinį ir ekonomi¬nę prasmę, o ne tik pagal jų juridinę formą“. Todėl, registruojant ūkines operacijas apskaitoje, nereikėtų vadovautis vien formaliais reikalavimais.

Aptarkime pagrindiniame teisės akte – Buhalterinės apskaitos įstatyme – išvardytus privalomuo¬sius dokumentų rekvizitus, jų prasmę, būtinumą ir pakeičiamumą.

Vienas iš privalomųjų rekvizitų – įmonės, surašiusios apskaitos dokumentą, pavadinimas. Tuo atveju, kai visi dokumento egzemplioriai surašomi ir naudojami tik vienoje įmonėje (vadinamieji vidiniai dokumentai), šis rekvizitas gal ir nebūtinas. Faktą, kad dokumentas buvo surašytas konkrečioje įmonėje, galėtų patvirtinti dokumentą surašiusių asmenų vardai, pavardės (šiuos duome¬nis prireikus galima sulyginti su turinčių teisę pasirašyti dokumentus darbuotojų sąrašais ir parašų pavyzdžiais), įmonės padalinių pavadinimai, operacijos pobūdis, taip pat su ja susiję kiti dokumentai (pvz., Avanso apyskaitos, kurioje nėra įmonės pavadinimo, priklausomybę konkrečiai įmonei gali patvirtinti prie apyskaitos pridėti atskaitingo asmens išlaidas patvirtinantys dokumentai, taip pat įmonės vadovo įsakymas siųsti darbuotoją į komandiruotę). Iš kitų įmonių gavus dokumentus, kuriuose nenurodytas juos surašiusios įmonės pavadinimas, tą įmonę būtų galima identifikuoti pagal įmonės kodą ar kitus su atlikta operacija susijusius dokumentus, pavyzdžiui, sutartis (kai dokumentais pagrįsta operacija atlikta vykdant kokią nors
sutartį), priedus.

Kitas rekvizitas – dokumentą surašiusios įmonės kodas, privalomu tapo tik nuo 2002 metų pradžios. Toks faktas akivaizdžiai parodo, kad, nenurodžius įmonės kodo, dokumento priklausomybę konkrečiai įmonei nesunkiai galėtų paliudyti kiti rekvizitai. Pirmiausia – įmonės pavadinimas. Iš kitos pusės, Lietuvoje galima priskaičiuoti ko gero ne vieną dešimtį skirtingų įmonių, turinčių tą patį pavadinimą. Todėl įmonės kodas kartais gali tapti tikrai svarbiu rekvizitu, padedančiu greitai identifikuoti dokumentą.

Kitas privalomasis rekvizitas – apskaitos dokumento pavadinimas. Dokumento pavadinimas paaiškina atliktos operacijos pobūdį, todėl šį rekvizitą reikėtų nagrinėti kartu su ūkinės operacijos turinio rekvizitu. Juolab kad tuo atveju, kai dokumento pavadinimas neatitinka atliktos operacijos turinio (taip dažniausiai būna rengiant sutartis), pirmenybė teikiama turiniui, o ne pavadinimui. Operacijos turinio rekvizitas yra labiausiai neapibrėžtas, bet kartu ir labai svarbus. Iš operacijos turinio turi būti aišku, koks veiksmas atliktas, koks turto, nuosavybės, pajamų ar sąnaudų straipsnis pasikeitė ir kaip pasikeitė (sumažėjo, padidėjo). Netinkamas operacijos apibūdinimo pavyzdys – žodis „įsigijimas“ (neaišku, kas įsigyta – ilgalaikis ar trumpalaikis turtas, o gal paslaugos). Nepakankamai išsamų operacijos apibūdinimą galėtų kompensuoti kiti susiję dokumentai (įvairūs priedai, sutartys, aktai, kurių pagrindu atlikta operacija). Jeigu dokumente vartojami trumpiniai, kodai ir šifrai, šie duomenys turi būti išsamiau paaiškinti arba pačiame dokumente, arba įmonės vadovybės patvirtin¬tuose klasifikatoriuose (nomenklatūrinių numerių, atliekamų operacijų, padalinių sąrašuose ir pan.). Pelno mokesčio įstatyme (11 straipsnyje) įrašytas reikalavimas, kad išlaidas, kurių pagrindu pripažįs¬tamos sąnaudos, pagrindžiančiuose dokumentuose, be kitų rekvizitų, turi būti nurodytas pirkėjo pavadinimas ir kodas. Šie duomenys patikslina operacijos turinio rekvizitą.

Kitas privalomasis apskaitos dokumentų rekvizitas – ūkinės operacijos piniginė arba kiekinė išraiška. Jeigu nurodoma operacijos kiekinė išraiška, kartu būtina pateikti ir matavimo rodiklius. Šie duomenys papildo operacijos turinio rodiklį. Nuostata, kad operacijos vertinę išraišką galima pakeisti kiekine išraiška, yra nauja ir iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti klaidinga, kadangi kiekviena atlikta ūkinė operacija turi būti įkainota. Tačiau tai nėra klaidinga nuostata, ypač nagrinėjant menedžmento apskaitos dokumentus. Mat operacijos vertinę išraišką dažnai galima nustatyti iš kitų su operacija susijusių dokumentų. Pavyzdžiui, buhalterijoje skaičiuojant, kiek kainuoja įrengimų remontas, kurį atlieka toje įmonėje dirbantys remontininkai, užtenka gauti dokumentą, kuriame būtų nurodytas tam darbui sugaištas laikas. Jį padauginus iš įmonėje patvirtinto tokių darbų valandinio įkainio, gaunama remonto vertė. Kitas pavyzdys: jeigu sutartyje aiškiai apibrėžti atliktini darbai ir numatytas atlyginimas, darbų priėmimo-perdavimo akte vertinės išraiškos gali ir nebūti. Operacijos kiekinė ir piniginė išraiška taip pat gali būti nustatoma pasitelkus kitus su operacija susijusius dokumentus. Taip pat reikėtų atkreipti dėmesį, kad neliko reikalavimo apskaitos dokumentuose būtinai nurodyti operacijos kiekinę išraišką.

Dar vienas privalomasis apskaitos dokumento rekvizitas – jo surašymo data. Sis rekvizitas pirmiausia svarbus dėl to, kad, norint teisingai parengti atskaitomybę, būtina apskaitos registruose užfiksuoti visas per ataskaitinį laikotarpį atliktas ūkines operacijas. Dokumento sudarymo diena nurodo operacijos atlikimo datą (jeigu šios datos nesutampa, dokumente atskirai reikėtų nurodyti ir operacijos atlikimo datą ar laikotarpį). Be to, pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą visos operacijos turi būti užfiksuotos apskaitoje per 30 dienų nuo kalendorinio mėnesio, kada jos atliktos, pabaigos. Ar laikomasi šio reikalavimo, galima nustatyti taip pat tik pagal datas, užrašytas ant atitinkamų apskaitos dokumentų. Jeigu nenurodyta dokumento surašymo data, ją tiksliai ne visada bus įmanoma nustatyti.

Kitas privalomasis apskaitos dokumentų rekvizitas – asmens, turinčio teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentą, vardas (arba pirmoji vardo raidė), pavardė, pareigos, para¬šas. Tai bene prieštaringiausiai vertinamas privalomasis rekvizitas, kurį ne visą įrašius, sąnaudų sumos būna pripažįstamos leidžiamais atskaitymais. Šio rekvizito funkcija – patvirtinti, kad operacija iš tikrųjų buvo atlikta, o dokumente nurodyti duomenys yra teisingi (tam būtinas atsakingo asmens parašas). Be to, būtina identifikuoti dokumentą pasirašiusį asmenį (reikalaujama nurodyti jo vardą, pavarde) ir patikrinti, ar jis buvo įgaliotas atlikti tokią operaciją (įgaliojimus netiesiogiai apibrėžia pareigos, pvz., kasininkas). Jeigu dokumente nenurodyta atsakingo asmens vardas ir pareigos, bet tai netrukdo identifikuoti operaciją atlikusį asmenį (pvz., pagal pavarde), o jam suteikti įgaliojimai užfiksuoti kituose dokumentuose (darbo sutartyje, pareigybinėje instrukcijoje), tokio dokumento pagrindu apskaitoje gali būti registruojama atlikta operacija. Jeigu dokumente numatyti kelių asmenų
yra ne visi, operacija, remiantis tokiu dokumentu, gali būti registruojama tik tuo atveju, jei asmuo, kurio parašo trūksta, pritarimą operacijai yra pareiškęs kitu būdu arba pagal teisės aktuose ar įmonės vidaus dokumentuose nustatytą tvarką operaciją buvo galima atlikti ir be jo sutikimo. Pavyzdžiui, jeigu įmonės vadovas įsakymu ar kitu raštišku nurodymu patvirtina pašalpos išmokėjimą konkrečiam darbuotojui, vadovo parašas ant atitinkamo kasos išlaidų orderio nebūtinas. Be to, įmonėse turi būti sudaromas sąrašas darbuotojų (su jų parašų pavyzdžiais), turinčių teisę surašyti apskaitos dokumentus ir juos pasirašyti. Remiantis tokiu sąrašu, taip pat galima identifikuoti konkretų dokumentą surašiusį ir jį pasirašiusį asmenį.

Šiuo metu Jūs matote 33% šio straipsnio.
Matomi 2192 žodžiai iš 6614 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.