Derybos3
5 (100%) 1 vote

Derybos3

TURINYS

ĮVADAS 1

1. DERYBOS 2

1.1. Derybų etapai 4

2. DERYBŲ DELEGACIJOS PROTOKOLO REIKALAVIMAI 6

3. DERYBŲ PRADŽIA 7

4. DERYBŲ EIGA 8

4.1. Derybų nuotaika 13

4.1.1. Reakcijų analizė 13

5. DERYBŲ PABAIGA 14

5.1. Būdai deryboms užbaigti 14

5.2. Galutinės derybos 16

IŠVADOS 18

LITERATŪROS SĄRAŠAS 19

PRIEDAI 20

Įvadas

Derybos tai – bendravimo procesas, kurio metu partneriai, remdamiesi skirtingais tikslais bei pozicijomis,siekia rasti abi šalis patenkinantį sprendimą.

Dauguma žmonių derasi kiekvieną dieną, tačiau nevadina to derybomis, nes derybos jiems asocijuojasi tik milijoniniais sandėriais. Tačiau derybos yra puikus būdas rasti priimtiną sprendimą bet kuriuo atveju, pavyzdžiui, iškilus problemoms arba tariantis dėl laiko terminų. Derybomis žmonės gali pamėginti įgyvendinti savo norus, suteikdami tokią pat galimybę kitam. Juk derantis galima rasti ne tik sau, bet ir kitai šaliai geriausią sprendimą. Kiekvienam žmogui dažnai tenka derėtis, galbūt netgi kiekvieną dieną. Deramasi namuose, darbe, turguje, netgi perkant butą arba namą. Todėl negalima sakyti, kad eilinis darbininkas, namų šeimininkė ar valytoja niekur kitur nesidera, išskyrus turguje. Šalys, kurių kiekviena turi tai, ko reikia antrajai, derybomis susitaria dėl apsikeitimo. „Derybų menas“ aiškina šį mainų principą, moko derybų įgūdžių ir pasitikėjimo, ir kaip pasiekti abiems pusėms priimtiną rezultatą. Deramasi tada, kai kas nors turi tai, ko jums reikia, ir jūs norite dėl to tartis – ir atvirkščiai. Kasdien deramasi su šeimos nariais, pardavėjais ir beveik ištisai – darbovietėje.

Derybų sėkmingumo kriterijus – derybų veiksmingumas ir partneriškas bendradarbiavimas, kuris suprantamas kaip vienas kito pozicijų papildymas, pagrįstas pozityviais partnerių pasiūlymais ir minimaliomis nuolaidomis. Sėkmingo partneriško bendradarbiavimo psichologinis kriterijus – derybų partnerių pasitenkinimas derybų procesu ir puikiu sprendimu.

Pasirengimo deryboms etape išskiriami tokie elementai: idėjos ir tikslo nustatymas, pokalbio laiko ir vietos parinkimas, darbinės medžiagos rinkimas, informacijos apie pokalbio partnerį surinkimas (būdas,pomėgiai, charakteris ir kt.), komandos pokalbiui suformavimas. Derybų organizavimas ir vedimas labai svarbus galutinių derybų rezultatui. Pirmasis derybų kontaktas nulemia tolesnę bendradarbiavimo sėkmę ar nesėkmę. Išankstinis pasirengimas betarpiškoms derybos, kuriose tiesiogiai susitiks derybų šalių atstovai, yra vienas iš pasirengimo būdų. Nuo šio tiesioginio susitikimo organizavimo lygio priklausys būsimųjų derybų rezultatai. Tam būtina specialiai pasiruošti, nes reikia atlikti dvi susijusias darbų grupes: numatyti derybų turinį ir parengti derybų organizacines priemones.

Mano darbo tikslas – sužinoti kas yra derybos ir kaip jos vyksta.

1. Derybos

Derybų organizavimas ir vedimas labai svarbus galutinių derybų rezultatui. Pirmasis derybų kontaktas nulemia tolesnę bendradarbiavimo sėkmę ar nesėkmę. Išankstinis pasirengimas betarpiškoms deryboms, kuriose tiesiogiai susitiks derybų šalių atstovai, yra vienas iš pasirengimo būdų. Nuo šio tiesioginio susitikimo organizavimo lygio priklausys būsimųjų derybų rezultatai. Tam būtina specialiai pasiruošti, nes reikia atlikti dvi susijusias darbų grupes: numatyti derybų turinį ir parengti derybų organizacines priemones.

Derybų turinys – tai dalykiniai uždaviniai, kuriuos reikia išspresti per derybas. Šie dalykiniai uždaviniai grupuojami tokia tvarka:

· derybų tikslo formulavimas ir derybų strategijos parengimas;

· surinktos informacijos apie būsimą partnerį apibendrinimas;

· būsimo partnerio derybų tikslų ir strategijos išankstinis vertinimas;

· derybų eigos plano sudarymas;

· deryboms reikalingų dokumentų surinkimas.

Formuluojant derybų tikslą ir rengiant derybų strategiją, pirmiausia reikia išanalizuoti problemą ir situaciją. Problemos analizė apima derybų objekto apibrežimą, tikslų, kurių norima pasiekti per būsimajį bendradarbiavimą su užsienio partneriu, suformulavimą. Tikslus reikėtų detalizuoti – išskirti svarbiausius ir mažiau svarbius. Situacijos analizė – tai įmonės silpnųjų ir stipriųjų savybių galutinis įvertinimas. Toliau įvertinami savi interesai ir numatoma pozicija derybų metu. Interesai – svarbiausias derybų turinio elementas. Jais remiantis numatoma būsima pozicija derybose. Įvardijus interesus, reikės suformuluoti argumentus, kuriais remsimės gindami savo poziciją. Argumentai irgi skirstomi į pagrindinius ir pagalbinius. Paprastai derybose iš pradžių siūlomos sau naudingiausios salygos, o derantis daromos nuolaidos. Todėl reikia pasirengti galimoms nuolaidoms ir tiksliai žinoti jų ribas. Tuo tikslu būtina numatyti galimus atsarginių siūlymų variantus. Jau pačioje derybų pradžioje gali paaiškėti, kad derybos bus nesėkmingos, todėl reikia numatyti alternaryvas. Iš anksto pasirengus derybų nesėkmės situacijai, įgyjamas psichologinis pranašumas prieš derybų partnerį, o apgalvota alternatyva suteikia didesnį pasitikejimą, neverčia eksprontu priimti sprendimą, kurie neretai nesėkmės situacijoje būna klaidingi. Ir galiausiai – derybų
strategijoje reikia numatyti bendravimo su derybų partneriu principus: pateikiamus klausimus, derybų taktiką, būdą ir stilių.

Antras išankstinio pasirengimo deryboms turinio dalykinis uždavinys – apibendrinti surinktą informaciją apie būsimą partnerį. Dar prieš pradedant rengtis deryboms surinktą informaciją apie būsimą derybų partnerį reikia apibendrinti specialiame dokumente, kurį per derybas pravartu turėti. Šiame dokumente apie derybų, partnerį galėtų būti atsakymai į šiuos klausimus:

· veiklos sritis ir apimtis,

· finansinė padėtis ir patikimumas,

· profesinė patirtis,

· būsimo partnerio derybų patirtis,

· įgaliojimų pasirašyti sutartį turėjimas.

Trečias derybų turinio dalykinis uždavinys – remiantis turima informacija bandyti iš anksto įvertinti būsimo partnerio derybų strategiją. Iš anksto šiuos klausimus apsvarsčius, galima lanksčiau ir patikimiau per derybas elgtis. Reikėtų įvertinti derybų partnerio tikslus, jo suinteresuotumą bendradarbiauti, nustatyti, kurie tikslai sutampa ir kurie nesutampa su jūsų įmonės strategija, kurie jūsų pasiūlymai derybų partneriui gali būti nepriimtini, įvertinti partnerio stipriąsias ir silpnąsias savybes.

Ketvirtas uždavinys – parengti derybų eigos planą. Derybų laikas ir vieta iš anksto derinama su būsimų derybų partneriu. Detalų derybų eigos plano projektą parengia priimančioji pusė ir derybų pradžioje pateikia derybų dalyviams aptarti. Pastabos ir pasiūlymai derybų pradžioje įvertinami ir, prireikus planas tikslinamas arba keičiamas. Plane numatoma derybų trukmė, derybų darbo dienos rėžimas, derybų delegacijos apgyvendinimo, maitinimo, poilsio ir kitos sąlygos.

Penktas uždavinys – surinkti ir parengti visus deryboms reikalingus dokumentus ir informacinę medžiagą. Visa turima derybų informacija turi būti sukaupta vienoje vietoje. Ja remiantis rengiami kalbų ir pasisakymų derybose projektai, formuluojami siūlymai, klausimai, argumentai. Kartu rengiamas sutarties ketinimų protokolo projektas. Jame fiksuojami numatomi kontaktinių derybų rezultatai: suderinti besiderančių šalių pusių bendri tikslai ir interesai, suderintos veiklos pozicijos, numatytos tolesnės derybos neišsprestiems klausimams sureguliuoti ir bendra numatomo kontrakto vizija. Ketinimų protokolo apsvarstymas ir suderinimas – tai svarus kontrakto pasirašymo pagrindas.

Praktika rodo, kad derybos dažniausiai atsiduria aklavietėje, kai nėra paruoštų, projektinių dokumentų, kai nesurinkta pakankamai informacinės medžiagos, ypač kai užsienio partneris pradeda detaliau domėtis, kaip ir kokiomis priemonėmis bus realizuojamas susitarimas ir siekiamas bendras tikslas. Jeigu į būsimo partnerio klausimus nebus atsakyta iš karto, gali sumažėti partnerio pasitikėjimas arba net iškilti pavojus derybų sekmei. Formuojant išankstinį pasiruošimą tiesioginėms deryboms turinį, reikia numatyti ir parengti organizacines su būsimosiomis derybomis susijusias priemones:

· sudaryti derybų delegaciją;

· paskirti derybų vadovą ir suteikti jam derybų įgaliojimus;

· numatyti ir paruošti derybų vietą;

· parengti posėdžių darbotvarkės projektus;

· paskirti asmenis, atsakingus už derybų organizacinius ir techninius dalykus.

Sudarant derybų delegaciją, būtina atsižvelgti į tai, kad abiejų šalių derybų atstovai būtų vienodo rango. Oficialus bendravimas su žemesnio rango atstovais gali būti suvokiamas kaip pažeminimas. Todėl iš anksto turi būti išsiaiškintas atvykstančios delegacijos vadovo ir narių pareigos. Įmonei atstovaujančią delegaciją turi sudaryti kompetetingi, derybų dalyką gerai išmanantys darbuotojai.

Formuojant derybų delegaciją būtina paskirstyti delegacijos nariams funkcijas ir pareigas, apibrėžti jų įgaliojimus, numatyti narius, kurie tiesiogiai dalyvaus derybose,o kurie atliks pagalbines funkcijas, apgalvoti, kurių sričių ekspertai deryboms bus reikalingi. Derybose geriausiai kalbėti nacionaline kalba, nors delegacijos nariai ir mokėtų užsienio šalies, iš kurios atvyko derybininkai, kalbą. Bendraujant per vertėją, lieka laiko klausimams ir atsakymams apgalvoti, kita vertus, mažesnė galimybė padaryti klaidų, gerai nesuvokus užsienio kalbos niuansų. Derybių delegacijai vadovauja derybų vadovas, turintis tinkamus įgaliojimus priimti reikiamus sprendimus. Jo rangas turetų atitikti užsienio delegacijos vadovo rangą. Tokiose derybose dažniausiai vadovauja įmonės vadovas. Keisti vadovus, perduoti derybų vedimą kitam ar išeiti iš derybų vietos – nepriimtina. Tai gali būti traktuojama kaip derybų partnerio negerbimas. Derybos paprastai vedamos vieno iš derybų partnerio teritorijoje, dažniausiai jo tarnybinėse patalpose. Partneriui pageidaujant, derybos gali vykti neutralioje teritorijoje. Stenografuoti ar įrašinėti pasisakymus derybose nepriimta. Svarbiausius derybų klausimus galima pavesti konspektuoti kuriam nors delegacijos nariui, tuo labiau, kad delegacijoje būna numatyta darbuotojų pagalbinėms funkcijoms atlikti.

Siekdami užtikrinti efektyvų derybų procesą, išskiriami šie derybų etapai (žr. 1.1. pav.).

1.1. pav. Derybų etapai

Pasirengimas deryboms

Kontakto užmezgimas

Orientacija

Diskusija Pozicijų išdėstymas

Situacijos išsiaiškinimas

Argumentų

pateikimas Prieštaravimų gavimas

Sprendimo priėmimas

Sprendimo sutvirtinimas

Poderybiniai veiksmai

Glaustai įvardysime kiekvieno etapo turinį:

Pasirengimas deryboms aprėpia: pagrindinius interesus bei poreikius; siekiamų tikslų bei galimų nuolaidų įvardijimą pateikiamos pozicijos – tai yra pasiūlymų suformulavimą; poziciją sustiprinančių argumentų paiešką; galimų prieštaravimų numatymą ir nagrinejimą; skatinimą priimti sprendimą; asmeninių partnerio ypatumų analizė; galimų nesklandumų bei pavojų analizę bei jų įveikimo būdus.

Kontakto užmezgimo etapas. Jis aprėpia pirmas susitikimo akimirkas: užmezgamas vizualinis (akių) kontaktas, nusišypsoma, prisistatoma. Tariami komplimentai ar šiaip kas nors pozityvaus partneriui (jo vardas); padėkojama už galimybę susitikti, uz skirtą laiką; pasidžiaugiama jo, jo kompanijos laimėjimais; pagiriama aplinka, susitikimo organizavimas, ir kt.

Orientacijos etape, kuris prasideda tik atvykus, kartais dar prieš kontakto užmezgimą trumpai apibrėžiami pagrindiniai derybų tikslai; aptariama pati derybų. eiga bei procedūros: derybų trukmė; aptariamų klausimų kiekis, jų pobūdis bei aptarimo seka, patikslinami dalyvių vaidmenys, funkcijos, įgaliojimai.

Situacijos išsiaiškinimas. Būtina skatinti partnerį analizuoti savo poziciją, interesus, situaciją. Dera visaip skatinti pašnekovą kalbėti bent keturis penktadalius laiko, rodant nuoširdų domėjimąsi jų poreikiais, jų problemomis, aptarti kiekvieno jo tikslo pasiekimo pasekmes.

Pozicijos išdėstymas, pasiūlymų pateikimas. Pateiktini pasiūlymai turi būti siejami su partnerių interesais bei poreikiais. Jie gali patenkinti bent dalį kitos šalies interesų. Teikiami keli pasirinkimo variantai – nurodomi kiekvieno jų privalumai. Siekite gauti kuo daugiau tarpinių partnerio sutikimų savo siūlymams. Informacija pateiktina įvairiais kanalais (garso, vaizdo ir pan.).

Prieštaravimus nagrinėti privalu pagrįstai ir diplomatiškai: išsiaiškinamos tikrosios prieštaravimų priežastys; prieštaravimai sukonkretinami, perfrazuojami, transformuojami į klausimus, vengiant tiesioginės „kovos“.

Sprendimas priimamas neskubant, aptariant visas galimas altematyvas, pasirenkant abiem šalims optimalų. Taigi, nedera spausti pašnekovą greitai apsispręsti, reikia padėti jam pamatyti realią naudą. Net ne viską pasiekus, derybas dera baigti pozityviai, kad kiltų noras bendradarbiauti ateityje.

2. Derybų delegacijos priėmimo protokolo reikalavimai

Derybų procesas prasideda derybų delegacijos priėmimo protokolo reikalavimuose numatytais veiksmais: delegacijos sutikimu ir apgyvendinimu, dalykinės programos delegacijai pateikimu, kultūrinės programos delegacijai pateikimu, priėmimų organizavimu. Sutinkant delegaciją, reikia laikytis vadinamojo vienodo lygio principo: pasitinkančio asmens pareigos neturi būti aukštesnės už atvykusios delegacijos vadovo pareigas. Sutinkantis asmuo gali būti vienu rangu žemesnis už svečią bet jokiu būdu ne atvirkščiai. Dažniausiai atvykstančią delegaciją pasitinka ją priimančios delegacijos vadovas, lydimas 2-3 derybų delegacijos narių. Pirmasis prisistato priimančios šalies delegacijos vadovas, po to – užsienio šalies delegacijos vadovas. Tada priimančios šalies delegacijos vadovas pristato kitus pasitinkančius savo delegacijos narius pagal jų rangą. Jeigu delegacijoje yra moterų, jos pristatomos pirmiausia. Tokia pat tvarka atvykusios delegacijos vadovas pristato savo delegacijos narius. Yra įprasta, kad, kreipiantis į asmenį pasakomas jo titulas, garbės vardas, jei jis juos turi, ir pareigos. Priimančios šalies delegacijos vadovas atvykusios šalies delegacijos moterims įteikia gėlių. Susipažindami delegacijų nariai paspaudžia vieni kitiems rankas. Kai vyriškis pristatomas moteriai, ši pirmoji paduoda ranką. Vyresnio amžiaus vyriškis pirmas paduoda ranką jaunesniam. Sutinkant delegaciją oro uoste ar geležinkelio stotyje, paduoti moteriai ranką nepriimta. Tokios pat tvarkos laikomasi ir išlydint svečius. Laikantis tarptautinio etiketo, išlydėti turi tie patys asmenys, kurie juos pasitiko. Svečiams atvykus į viešbutį ar kitą vietą, kur jie bus apgyvendinti, pirmasis iš automobilio išlipa svečių delegacijos vadovas, po to kiti asmenys. Automobilio dureles atidaro priimančiosios šalies atstovas arba automobilio vairuotojas. Užsienio delegacijos nariai palydimi į viešbučio vestibiulį ir palaukiama, kol bus sutvarkyti apgyvendinimo formalumai. Vestibiulyje su svečiais atsisveikinama, į kambarius palydi viešbučio darbuotojas. Būtina pasirūpinti svečių bagažo paėmimu, nuvežimu ir išnešiojimu po viešbučio kambarius. Svečiams atvykus, paprastai viešbučio vestibiulyje įteikiamos dalykinių susitikimų, kultūrinių renginių programos. Vykdant svečių viešnagės programas, būtina laikytis punktualumo ir vizitų trukmės tikslumo. Tarptautinėje praktikoje priimta, kad prieš dalykinį susitikimą užsienio šalies delegacijos vadovas aplanko šeimininką, delegacijos vadovą, mandagumo vizitu. Šeimininkai pasirūpina svečių delegacijos vadovo atvežimu į susitikimo vietą. Sutartu laiku svečią vestibiulyje pasitinka sekretorė, o jei delegacijos vadovo rangas atitinka įmonės vadovo rangą tai
vadovas. Jei vadovo kabinete yra speciali svečių, priėmimo vieta, svečias sodinamas kabineto šeimininko dešineje. Pirmasis sėdasi šeimininkas, po to svečias. Pokalbį pradeda šeimininkas. Abiejų derybų, šalių, vadovai aptaria svečių buvimo programą koreguoja derybų laiką, ir kitus organizacinius reikalus. Praėjus 5-7 minutėms nuo pokalbio pradžios, pateikiama kava, arbata, mineralinis vanduo, saldumynai. Mandagumo vizito metu alkoholinių gėrimų, nepateikiama. Mandagumo vizitas tęsiasi maždaug iki pusės valandos. Pokalbio baigties iniciatorius turetų būti svečias. Užsitęsusi tylos pauzė galėtų reikšti vizito pabaigą. Susitikimui baigiantis, svečiui gali būti įteikti nebrangūs nacionaliniai arba įmonę simbolizuojantys suvenyrai. Po to įmonės vadovas palydi svečią iki vestibiulio ir atsisveikina. Į viešbutį svečią palydi įmonės atstovas. Kitas susitikimas įvyks jau prie derybų stalo. Derybos paprastai vyksta erdvioje patalpoje; čia turi būti stalas ir iš abiejų stalo pusių sustatytos kėdės, kurių abiejose stalo pusėse turi būti ne mažiau, negu yra delegacijų narių ir kitų aptarnaujančių darbuotojų. Kambaryje gali stovėti stalelis kavai ir arbatai. Ant derybų stalo turi būti padėta: švaraus popieriaus lapų, pieštukų, mineralinio ar kitokio vandens ir stiklinių. Jei ant stalo padedama peleninių ir žiebtuvėlių, vadinasi, galima rūkyti. Stalą galima papuošti gėlėmis. Vaišės derybų metu kuklios: kava, arbata, sausainiai, saldainiai. Kava ir arbata išnešiojama ant padėklų, pirmiausia pasiūloma derybų vadovams, po to pagal užimamus rangus svečių delegacijos nariams ir savo delegacijos nariams, galiausiai saviems, derybas aptarnaujantiems darbuotojams. Alkoholinių gėrimų ir užkandžių nepateikiama.

3. Derybų pradžia

Derybų pradžia – tarsi tiltas tarp pašnekovų – tinkamo, korektiško požiūrio į pašnekovą formavimas. Būtent pirmieji sakiniai lemiamai paveikia pašnekovą, jis nusprendžia ar klausyti toliau, ar ne. Atidžiausiai klausoma kalbos pradžia: iš smalsumo, laukiant kažko naujo, norint pašalinti įtampą ir panašiai. Pirmi 2-4 sakiniai sukuria vidinį pašnekovo požiūrį į mus ir į derybas, susidaro vadinamasis „pirmo įspūdžio efektas“. Visa tai formuoja, lemia darbo atmosferą.

Dažnai pasitaikantys netinkami veiksmai: įvairi nepagarbos forma, pvz.: „Ėjau pro šalį ir nutariau užbėgti pas jus…“; „Mes čia greitosiomis pažiūrėkim…“; „Šiuo klausimu mano nuomonė nepajudinama…“; atsiprašinėjimai, nepasitikėjimas savimi, teisinimasis: „aš – ne oratorius…“, „tuo neužsiimu…“, „esu nepasiruošęs…“; pašnekovo vertimas nuo pirmos minutės imtis gynybos, kontraargumentų; emocingumo perteklius (euforija) ar stoka (vangumas, abejingumas, manieringumas) ir kt.

Dažnai derybos žlunga net neprasidėjusios, nes nepadaryta įžanga, arba ji pernelyg menka. Jos uždaviniai šie: užmegzti kontaktus, sukurti malonių derybų atmosferą, patraukti dėmesį, pažadinti interesą, perimti iniciatyvą.

Iš gausybės pradžios būdų išskirtini „teisingi debiutai“. Tai keturi pagrindiniai veiksmų būdai:

· Įtampos pašalinimas įgalina užmegzti glaudų kontaktą su pašnekovu (tam reikia bent kelių šiltų malonių žodžių). Pamastykime, kaip norėtų jaustis mūsų bendrijoje pašnekovas? Suprantama: jis

laukia asmeninio pasveikinimo, pajuokavimo, komplimentų, keleto šiltų žodžių.

· Intereso pažadinimo būdas įgalina trumpai išdėstyti situaciją ar problemą susijusią su derybų turiniu; panaudoti tai kaip pradinį tašką. Tam galima panaudoti nedidelius įvykius, palyginimus, asmeninius įspūdžius, anekdotinius atsitikimus ar neiprastą klausimą.

· Vaizduotės žaismo skatinimo būdas. Pradžioje pateikiama gausybė klausimų įvairiomis tų derybų temomis. Tai tinka, kai pašnekovai realiai vertina situaciją ir yra optimistai.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2695 žodžiai iš 8948 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.