Derybų ir pokalbių organizavimas
5 (100%) 1 vote

Derybų ir pokalbių organizavimas

ĮVADAS

Mūsų gyvenimke bendravimas turi didžiulę reikšmę. Bendraudami mes dalijamės mums rūpima informacija, sprendžiame problemas, aiškinamės santikius ir pan. Bendravimas – tai prasminga sąveika tarp dviejų ar daugiau žmonių. Bendravimo prigimtis įžvelgiama žmogaus saviraiškoje, jo sugebėjime perduoti kitiems žmonėms tai, ką galvojame, jaučiame, kokiais matome save ir mus supančią aplinką. Bendraudami žmonės ne tik sąveikauja, bet ir pažįsta vienas kitą. Asmuo, bendraujantis su kitu, siekdamas geriau suprasti pašnekovą ir svarstomą problemą, pats atsiveria, net ir rizikuodamas. Tik esant tokiam atsivėrimui, bendravimas turi prasmę. Šiame referate pabandysime apibūdinti dvi bendravimo formas – derybas ir pokalbį – ir pabandysime patyrinėti ką šiuo klausymu reglamentuoja Lietuvos Respublikos įstatymai.

DERYBOS IR POKALBIAI

Dalykiniame bendravime viena reikšmingiausių procedūrų yra derybos, kurių sudėtine dalimi yra pokalbis. Pasirengimo deryboms etape išskiriami tokie elementai:

1. Idėjos ir tikslo nustatymas,

2. Pokalbio laiko ir vietos parinkimas,

3. Darbinės medžiagos rinkimas,

4. Informacijos apie pokalbio partnerį surinkimas,

5. Komandos pokalbiui suformavimas.

Kontakto užmezgimo etape nusišypsoma, prisistatoma, tariami komplimentai, padėkojama už galimybę susitikti ir skirtą laiką, pasidžiaugiama partnerio (ar bendrovės) laimėjimais, pagiriama aplinka, teigiamai atsiliepiama apie susitikimo organizatorius ir kt.

Orientacijos etape trumpai aptariama derybų eiga bei procedūros: derybų trukmė, aptariamų klausimų kiekis, jų pobūdis bei aptarimo seka, patikslinamos dalyvių funkcijos, įgaliojimai ir pan. Tame etape paprastai susitariama principiniu klausimu ir tik po to pereinama prie detalių. Be to, pradedant pokalbį, pirmiausia paliečiami tik tie svarstomų klausimų aspektai, kurie nesukelia kokių nors ryškesnių prieštaravimų, jaučiama, kad čia galima palyginti lengvai susitarti. Susitarimas šiais aspektais sudaro gerą pagrindą tolesniam pokalbiui. Perėjimas pokalbio metu prie vis sudėtingesnių klausimų laikomas racionaliu kalbėjimosi principu.

DERYBŲ IR POKALBIŲ ETAPAI

Pozicijų dėstymas. Dera visaip skatinti pašnekovą kalbėti bent keturis penktadalius laiko, rodant nuoširdų domėjimąsi jo poreikiais, jo problemomis, aptarti kiekvieno jo tikslo pasiekimo pasekmes. Būtina skatinti partnerį analizuoti savo poziciją interesus, situaciją. Dialogo pradžioje patariama klausimus formuluoti taip, kad priverstumėte pašnekovą išsikalbėti (pokalbio pradžioje nepatartina pašnekovui užduoti uždarų klausimų, t. y. tokių, į kuriuos atsakoma „taip“ arba „ne“. Tokie klausimai didina įtampą kadangi sumažina pašnekovo „manevravimo erdvę“, susidaro įspūdis, lyg jis būtų tardomas, todėl sukelia apsauginę reakciją. Pokalbio dalyvis pats to nejausdamas gali užimti psichologinio gynimosi poziciją užsisklęsti. Ypač daug galima sužinoti apie partnerį paklausus: „Kaip jūs galvojate ?“).

Jeigu gerbsime pašnekovą, bet koks pokalbis bus sėkmingas net ir tada, kai partneris padarys ir vieną kitą netaktą. Kartais tai gali būti daroma sąmoningai, norint išsiaiškinti, ar jūs profesionaliai pasirengėte pokalbiui. Tokiu atveju reaguokite į pokalbio taktiką o ne į asmenį (partnerį), panaudojusį vieną ar kitą jus įžeidžiantį būdą.

Argumentų pateikimas. Pateiktini pasiūlymai turi būti siejami su partnerių interesais bei poreikiais. Jie gali patenkinti bent dalį kito pašnekovo norus. Teikiami keli pasirinkimo variantai – nurodomi kiekvieno jų privalumai. „Siekite gauti kuo daugiau tarpinių partnerio sutikimų savo siūlymams“, – pataria specialistai.

Prieštaravimus nagrinėti privalu pagrįstai ir diplomatiškai: išsiaiškinamos tikrosios prieštaravimų priežastys; prieštaravimai sukonkretinami – perfrazuojami, transformuojami į klausimus, vengiant tiesioginės „kovos“.

Sprendimas priimamas neskubant, aptariant visas galimas alternatyvas, pasirenkant abiem šalims optimalų. Nedera spausti pašnekovą greitai apsispręsti, reikia padėti jam pamatyti realią naudą. Net ne viską pasiekus derybas dera baigti pozityviai, kad kiltų noras bendradarbiauti ateityje.

PASIRENGIMAS POKALBIUI

Parenkant pokalbio laiką ir vietą pirmiausia, būtina atsižvelgti į kviečiamo (ar atvykstančio) pokalbiui partnerio užimtumą jo darbo ir poilsio tvarką. Pavyzdžiui, vakarų verslininkai svarbius klausimus, kurių svarstymas gali sukelti prieštaravimų, stengiasi spręsti neformalioje aplinkoje – nedarbo aplinkoje. Ten pašalinamos aplinkybės, galinčios trukdyti bendravimui (triukšmas, garsi muzika, pašaliniai žmonės ir t. t.).

Tolesnė rengimosi pokalbiui seka galėtų būtų tokia: nustatomi uždaviniai, ir paties pasirengimo planai, pačių derybų strategija, sprendimų priėmimo ir vykdymo metodika.

MEDŽIAGOS ORGANIZAVIMAS

Be to, pasirengimo pokalbiui etape svarbu surinkti kuo išsamesnę informaciją apie būsimą partnerį (ar partnerius). Tikslas – prognozuoti pokalbio pobūdį, kontroliuoti savo elgesį, numatyti būdus, kaip įtikinti pašnekovą savo idėjos teisingumu. Būtina ir pačiam gerai pasirengti suformuoti palankią psichologinę pokalbio nuostatą. Negalima pamiršti, kad pašnekovas (kaip ir jūs) gerai pasiruošė pokalbiui, gali logiškai argumentuoti savo
siūlymus, ir jums gali nepavykti primesti jam savo idėjų. Jis, kaip ir jūs, gina savo organizacijos interesus, apmąstė visus „už“ ir „prieš“ bei galimus jūsų pasiūlymus. Todėl reikia atidžiai išanalizuoti savo ir partnerio interesus ir jais remtis tiek rengiantis pokalbiui, tiek jam vykstant. Rekomenduojama tokia pašnekovų parengtinė analizė (5.3 pav.).

Formuojant grupę pokalbiams, būtina pasistengti, kad abiejų pusių atstovai būtų vienodo rango. Būtina stengtis jos skaičių optimizuoti, t.y. apriboti tik tokiais darbuotojais ir specialistais, be kurių negalima būtų spręsti komercinių, juridinių, techninių ar kitokių klausimų. Svarbus vaidmuo tenka derybų vadovui. Vadovas – tai labai aukštos klasės specialistas, puikiai suvokiantis problemą, sugebantis greitai orientuotis, komunikabilus, turintis platų akiratį, reikiamus Įgaliojimus priimti sprendimus.

Be to, vienam pokalbio ar derybų komandos nariui būtina pavesti konspektuoti pokalbio eigą. Ruošiantis pokalbiui ar vykstant į jį, reikėtų pasiimti pakankamą skaičių vizitinių kortelių. Jos atlieka savotišką „asmens pažymėjimo“ vaidmenį – bet kuri pažintis su partneriais prasideda nuo pasikeitimo vizitine kortele.

Pasikeitimas vizitinėmis kortelėmis prasideda nuo paties aukščiausio delegacijos nario ir eina griežtai pagal rangų seką.

Nustačius kontaktą su pašnekovu stengiamasi sudaryti palankią atmosferą pokalbiui, sudominti pašnekovą pokalbio tema. Labai svarbūs reikalavimai, keliami pokalbiui, yra punktualumas, geras psichologinis klimatas, mandagumas ir paprastumas (jeigu negalima atvykti laiku, būtina pranešti ir atsiprašyti. Tačiau geriausia – nevėluoti).

Specialistai pataria:

• nesistenkite dominuoti pokalbyje, bet nebūkite ir tylenis;

• nesižavėkite monologu, bet neapsiribokite tik „taip“, „ne“;

• nepykit, kai nepaisoma jūsų pastangų, kai nepavyksta pokalbio dalyvio priversti svarstyti jums norimą mintį ar idėją;

• tai, ką norite pasakyti, pasistenkite pasakyti laiku, taip pat laiku sustoti ir įsiklausyti į pašnekovo mintis;

• parodykite nuoširdų suinteresuotumą pokalbio dalyviu ir tema;

• pasistenkite pokalbyje būti atviras, elkitės geranoriškai;

• niekad neduokite dingsties nepagarbai, nežeminkite pokalbio dalyvio orumo, jo kompetentingumo.

DERYBŲ PRADŽIA

Specialistai pažymi, kad derybų pradžia – tarsi tiltas tarp pašnekovų (tinkamo, korektiško požiūrio į pašnekovą formavimas). Atidžiausiai klausoma kalbos pradžia: iš smalsumo, laukiant kažko naujo, norint pašalinti įtampą ir pan. Pirmi 2 – 4 sakiniai sukuria vidinį pašnekovo požiūrį į mus ir į derybas, susidaro vadinamasis „pirmo įspūdžio efektas“. Visa tai formuoja, lemia darbo atmosferą.

Dažniausiai pasitaikantys netinkami veiksmai (V. Barvydienė ir kt. 2001):

1. įvairi nepagarbos forma (pvz.: „Ėjau pro šalį ir nutariau užbėgti pas jus…“, „Mes čia greitosiomis pažiūrėkim…“, „Šiuo klausimu mano nuomonė nepajudinama…“);

2. atsiprašinėjimai, nepasitikėjimas savimi, teisinimasis: (pvz., „aš – ne oratorius…“, „tuo neužsiimu…“, „esu nepasiruošęs…“);

3. pašnekovo vertimas nuo pirmos minutės imtis gynybos, kontrargumentų;

4. emocingumo perteklius ar stoka (vangumas, abejingumas, manieringumas) ir kt.

Dažnai derybos žlunga pačioje pradžioje, nes nepadaryta įžanga (arba ji būna bloga). Psichologai rekomenduoja šias „smulkmenas“, kurios gali sukurti palankų derybų klimatą:

1. aiškios, glaustos, turiningos, įžangos frazės ir paaiškinimai;

2. tinkama išvaizda: pasitempimas, maloni veido išraiška, drabužiai;

3. pagarbos pašnekovo asmenybei pareiškimas, dėmesys jo nuomonei bei interesams (suteikti galimybę tai pajusti);

4. teigiamos pastabos apie darbo patalpų paruošimą, interjerą, pavyzdinę renginio organizaciją, dalykinę reputaciją (bet nedera perdėtai veidmainiauti, nes tai greitai pastebima).

Mokėjimas „atsistoti į pašnekovo vietą“ (turint tikslą geriau jį suprasti) labai padeda.

DIALOGAS

Šiai pokalbio struktūros daliai būtina tam tikra kvalifikacija, atitinkamas pasirengimas iš retorikos, logikos, filosofijos, individualiosios ir socialinės psichologijos. Didelę reikšmę turi tokios pašnekovo savybės kaip komunikabilumas ir bendroji kultūra.

Rekomenduojamos trys svarbiausios nuostatos, kurių laikantis galima tikėtis, jog pašnekovas bus patenkintas pokalbiu:

1. Mokėti sudominti partnerį pokalbio nauda jam.

2. Gebėti pokalbio metu kurti abipusio pasitikėjimo atmosferą.

3. Žinoti įtikinimo būdus ir juos naudoti pateikiant informaciją, argumentuojant savo idėjos naudingumą.

Pateikiame keletą pašnekovų charakteristikų ir galimus elgesio su įvairiais partneriais būdus.

Nihilistas. Toks pašnekovas nekantrus ir amžinai susijaudinęs. Jo pozicija ir pasisakymai painūs.

Bendraujant su tokiu pašnekovu, patartina:

• pasistengti visada išlikti šaltakraujiškam ir kompetentingam;

• jei iš anksto numatomi ginčytini aspektai, asmeniškai su juo susitikus aptarti iki derybų;

• esant galimybei leisti kitiems paneigti jo argumentus, o po to galima juos ir atmesti;

• siekti, kad sprendimai būtų formuluojami jo žodžiais;

• patraukti jį į savo pusę (bandyti jį padaryti „pozityviuoju“);

• pasistengti pertraukų metu pasikalbėti su
„akis į akį“ ir sužinoti jo prieštaravimų tikrąsias priežastis;

• pasodinti prie stalo ar salėje „mirties taške“, t.y. kuo toliau nuo mikrofono ar tribūnos.

Pozityvus. Tai malonus pašnekovas, geranoriškas ir darbštus, pokalbiuose ramus ir dalykiškas. Su juo reikėtų:

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 1534 žodžiai iš 5066 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.