Įvadas.Derybos- tai bendravimo procesas, kurio metu partneriai, remdamiesi
skirtingomis pozicijomis, siekia rasti abi patenkinančias puses
patenkinantį sprendimą.Bendravimas ir derybos- visuotinai paplitęs būdas
spręsti pačius įvairiausius vadybinius klausimus. Beveik visi darbai, visos
žmogaus ir visuomenės akcijos prasideda ir užsibaigia įvairių formų,
įvairaus turinio pokalbiais, bendravimu ir derybomis. Įmonių veikloje
labiausiai paplitusios vadybinės, komercinės ir ekonominės derybos. Derybų
pasėkoje sudaromi pirkimo- pardavimo sandėriai, finansavimo, nuomos. Nors
įvairiose derybose aptariami kaskart vis kiti klausimai, tačiau derybų
vedimo principai ir eiga yra panašūs. Derybų meno pagrindas- mėginti
suderinti jūsų požiūriu gerą rezultatą su antrosios šalies geru rezultatu.
Kad abi pusės derybose ką nors laimėtų, reikia būti gerai pasiruošusiems,
lanksčiam. Deryboms reikalingi atitinkami įgūdžiai. Derėjimasis yra įgūdis,
kurį gali išsiugdyti kiekvienas. Turint tokius įgūdžius atsiranda galimybės
daug kur juos pritaikyti. Būtiniausi derybininkų įgūdžiai yra šie:
gebėjimas nustatyti tikslus; gebėjimas išnagrinėti daug pasirinkimo
galimybių; gebėjimas gerai pasiruošti deryboms; gebėjimas palaikyti
pokalbį, išsakyti ir išklausyti kitą pusę; gebėjimas išdėstyti dalykus
pagal svarbą.Paminėti įgūdžiai naudingi ne tik derybose, bet ir kasdieninėj
veikloj.
Derybų rūšys.Įvairioms deryboms reikia vis kitokių įgūdžių. Kiekvienos
verslo derybos pasižymi tam tikromis savybėmis. Derybos gali būti:
oficialios- nuolatinės; neoficialios- vienkartinės.Paprastai abiejų derybų
pusių požiūriai ir interesai skiriasi. Jie suderinami derybų eigoje. Derybų
tipai, pavyzdžiai, suinteresuotos šalys: 1.Kasdieninės valdymo derybos-jos
susijusios su vidaus problemomis įmonėje ir darbo santykiais tarp
darbuotojų grupių. Pvz.,a)tarimasis dėl atlyginimo, terminų ir darbo
sąlygų,b) pareigų ir atsakomybės nustatymo;c)gamybos apimties
didinimas(viršvalandžiais). Suint.šalys:a) administracija,b) pavaldiniai,
c)bendradarbiai,d)profsąjungos;2)Verslo derybos- šių derybų, vykstančių
tarp dviejų verslo atstovų pusių,tikslas paprastai būna pelnas.
Pvz.,a)tiekimo kontraktų gavimas,b)prekių ir paslaugų pristatymo
planavimas,c)susitarimas dėl gaminių kokybės ir kainos.Suint.šalys:a)įmonių
savininkai,b) administracija, c) tiekėjai;d)
užsakovai,e)vyriausybė,f)ekonominiai ir juridiniai patarėjai. 3)Teisinės
derybos – šios derybos paprastai būna oficialios ir teisiškai
įpareigojančios.Debatai dėl precedentų gali tapti ne mažiau svarbūs negu
pagrindiniai ginčijami klausimai. Pvz. A)derinimas su vietos valdžios ir
šalies planavimu,b) tarptautiniai santykiai,c)ryšys su valstybės
institucijomis( gamtos apsauga,gaisrininkai).Suinteresuotos
šalys:a)administracija,b)vietos valdžia, c)valdžios institucijos šalies
vyriausybėje. Visų derybų esmė – suprasti, kad kiekviena derybų pusė turi
gauti ką nors vertingo mainais už darbo nuolaidą. Tik tada išsiskirdamos
derybų pusės jaus, kad derybos pavyko. Derybų
etapai1)pasirengimas;2)siūlymas;3)svarstymas;4)derėjimasis;
5)sandėris(sutartis). Pasirengimas deryboms. Nuo to kaip bus pasirengta
deryboms labai priklausys derybų rezultatas.1)pasirengimas dalykiniu
požiūriu – derybų turinio sudarymas;2)derybų organizacinių klausimų
sprendimas. Rengiantis deryboms dalykiniu požiūriu, sprendžiami šie
klausimai: 1) parengiama derybų strategija,formuluojami tikslai;2)
surenkama informacija apie būsimą derybų partnerį;3)numatoma oponento
strategija ir tikslai;4) sudaromas derybų eigos planas;5)surenkami deryboms
reikalingi dokumentai, parengiami kontraktų, sutarčių, rekomendacijų
projektai. Numatant derybų strategiją ir formuluojant tikslus reikia:
1)išnagrinėti problemą ir situaciją. Būtina pirmiausia išsiaiškinti visus
savo tikslus,tiksliai ir aiškiai apibrėžti derybų objektą. Išsiaiškinti ko
tikitės pasiekti, kodėl naudinga bendradarbiauti su partneriu, kokios
stipriosios ir silpnosios mūsų pusės. Savo tikslus derybose būtina
detalizuoti išskiriant prioritetinius ir mažiau svarbius.2)įvertinti savo
interesus, numatyti poziciją derybų metu. Interesai- svarbiausias derybų
proceso elementas. Remiantis jais numatoma derybose užimama pozicija.3)
suformuluoti argumentus, kuriais remsitės gindami savo poziciją. Reikia
numatyti kokius svarbiausius argumentus akcentuosite ir kokiais
pagrindiniais argumentais bei faktais remsitės derybose. 4) pasiruošti
galimoms nuolaidoms ir tiksliai žinoti jų ribas.5)numatyti galimus siūlymų
variantus.6) išsiaiškinti galimas alternatyvas derybų nesėkmės atvejais.
Žinodami kaip spręsite savo problemą jeigu derybos žlugs būsite geriau
pasiruošę pasakyti partneriui”ne”. Alternatyvos turėjimas visada sukelia
pasitikėjimą.7)numatyti bendravimo su derybų partneriu principus, kokius
pateiksite klausimus, kokį derybų būdą ir kokią taktiką pasirinksite derybų
metu. Antrame
derybų pasirengimo etape būtina surinkti kuo daugiau
informacijos apie derybų partnerį.Informacija:a) partnerio veiklos sritis
ir apimtis; b) jo finansinė padėtis ir patikimumas,c) profesinė patirtis,d)
įgaliojimai,pasirašyti kontraktai. Informacijos šaltiniu gali būti
susirašinėjimo su partneriu medžiaga.Trečiame etape numatomi oponento
tikslai. Šiame etape į būsimąsias derybas reikėtų pažiūrėti partnerio
akimis ir remiantis turima informacija bandyti įvertinti partnerio
strategiją:1) kokie derybų partnerio tikslai;2) ar jis suinteresuotas
bendradarbiauti 3)kokie jo tikslai sutampa su jūsų tikslais ir kokie
skiriasi;4) kokie jūsų siūlymai gali būti nepriimtini;5) kokios stipriosios
ir silpnosios partnerio pusės.Ketvirtame etape sudaromas derybų eigos
planas.Pasirengimo deryboms planavimas susideda iš šių elementų: 1)reik
suformuluoti derybų tikslą ir išsiaiškinti ar tikrai derybų objektas ir
keliami reikalavimai aiškūs.2)reikia nustatyti kokios galimos alternatyvos
derybų nesėkmės atžvilgiu.3)nustatyti visus galimus alternatyvius siūlymų
variantus derybų metu, jei nebūtų galimybės pasiekti susitarimą pagal
svarbiausią derybų tikslą.4)išnagrinėti galimas kitos pusės alternatyvas
tuo atveju jei nepavyktų pasiekti planuotą pageidaujamą susitarimą.5)
apibrėžti mums priimtinas derybų ribas, pirmiausia max ką galėtume
pasiekti, paskiausia min – kas jūsų pusę dar patenkintų.6) apibrėžti ir
įvertinti derybų strategiją, numanyti kokios taktikos laikytis derybų
metu.7)reikia nuspręsti kurie problemos aspektai jums negali būti derybų
objektas.8) įvertinti galimo susitarimo ilgaamžiškumą , ar turėtų būti
numatyti poderybiniai veiksmai ar pakaks vieno žodžio taktikos.9)reikia
aiškiai apibrėžti savo siūlymų partneriui prioritetus.10)Įvertinti ar
reikia derybas, derybų siūlymus ar derybų procesą stimuliuoti. Kokio
pobūdžio stimulai galėtų būti naudojami. 11)reikia iš anksto parengti
galimų susitarimų ir siūlymų projektus.12)reikia įvertinti laiko veiksnį ir
faktorių, kur ir kada naudinga derėtis.13) suformuoti ir paremti savo
derybų komandą.14)jei negalite patys vadovauti deryboms, numatykite ir
paskirkite derybų komandos vadovą ir paskirstykite funkcija kitiems
komandos nariams.15) reikia išrinkti derybų komandų narius, kurie
tiesiogiai dalyvaus derybose.16)reikia užvesti derybų bylą, kurioje bus
visi dokumentai, derybų vedimo protokolai ir pastabos.17)kartu su derybų
komandos nariais parengti derybų posėdžio potvarkį.18) išsiaiškinkite savo
būsimo partnerio stipriąsias ir silpnąsias vietas, jo kaip verslininko
reputaciją.19) reikia išanalizuoti ir įvertinti visus raštiškus siūlymus
kuriuos gal būt gavote iš derybų partnerio iki derybų pradžios20)
kritiškai vertinkite pašalinių expertų patarimus ypač jeigu jie nėra gerai
pažįstami. 21) Įsitikinkite ar turite visus reikalingus dokumentus ir
(arba) expertų paramą, kad jūsų derybų pozicija būtų pakankamai stipri. 22)
išsiaiškinkite ir įvertinkite argumentus kuriais galėtumėte apginti savo
poziciją.23) nuspręskite koks bus jūsų pirmasis siūlymas.24) numatykite
manevro galimybes savo siūlymams jei ko prireiktų.25) nuspręskite kur vesti
derybas savo teritorijoj, oponento būstinėje ar neutralioj vietoj.26)
susisiekite su oponentu ir suderinkite derybų pradžios datą ir laiką, taip
pat susitarkite kur jos turėtų vykti. 27) iš anksto pasiruoškite kelionei
jei derybos vyks ne jūsų mieste. Derybų tikslų nustatymas.Planuojant bet
kokias derybas pirmiausiai reikia išsiaiškinti visus tikslus paskui juos
reikia išdėstyti pagal svarbą. Turim turėti supratimą ką norim pasiekti
derybose. Tik tai žinodami galime pradėt sudarinėt veikimo planą.
Susižymėkite klausimus dėl kurių galima nusileisti ir dėl kurių negalima.
Tikslą išreikškite vienu sakiniu. Tikslus pagal svarbą suskirstykite į tris
grupes: 1) tikslai kuriuos pasiekti būtų idealu. 2) tikslai kuriuos pasiekt
realu. 3) tikslai kurių nepasiekę jaustumėtės kad derybos nepavyko. Prieš
derybas negalima kelti visiškai nerealių tikslų. Kiekvienu prioritetą
reikia įvertinti. Vertinimas turi būti atliktas pagal svarbą. Vertinant
įvairius tikslus naudinga skirti “noriu” ir “reikia”, nes kiekvienas noriu
reiškia reikia. Ruošiantis deryboms reikia atlikti kruopštų tyrimą. Savo
tikslams pasiekti reikia suieškoti sau naudingą informaciją, kad ta
informacija galėtum paremti savo tikslus. Todėl būtina surinkti visą
svarbią informaciją susijusią su derybomis. Todėl ypač svarbu prieš derybas
skirti laiko joms pasiruošti. Ruošiantis deryboms reikia skirti pakankamai
laiko savo tyrimams atlikti. Reikės laiko surinkti jūsų argumentus
patvirtinančius statistikos duomenis, parinkti tinkamus pavyzdžius,
susipažinti su savo oponento charakteristikomis. Geriau neturėti jokios
informacijos, negu neteisingą. Ruošiantis deryboms reikia turėti omeny
kokią informaciją gali turėti jūsų oponentas. Per pasiruošimo
laikotarpį
reikia sukaupti visą informaciją. Ją sukomplektuoti ir parengti taip, kad
ja remiantis jūsų argumentai būtų logiški. Logika, kuria remsitės gali būti
dvejopa- dedukcija ir indukcija. Dedukcija – tokia logika kai išvados
daromos iš prielaidų. Indukcija- išvada daroma iš pavyzdžių. Kad derybos
būtų sėkmingos reikia rūpestingai suplanuoti pradinę poziciją. Ruošiant
deryboms argumentus naudinga išnagrinėti tikėtinus opozicijos pranašumus ir
trūkumus bei derybininkų biografijas. Naudinga pabendrauti su žmonėmis,
kurie pažįsta oponentus. Vertinant opoziciją reikia išsiaiškinti ar jie
patyrę derybininkai ar priešininkų nuomonės skiriasi, ar priešininkai
pakankamai išmano reikalą ir žino faktus būtinus tikslui pasiekti ar jie
pakankamai įtakingi ir autoritetingi, kad pasiektų savo tikslus. Vertinant
priešininką reikia jį nagrinėti visapusiškai, visais atžvilgiais, taip
rasite visus jų pranašumus ir trūkumus. Reikia stengtis atskleisti
didžiausius trūkumus, kad sumenkintumėte jo pranašumus. Kadangi derybos yra
procesas, kurio metu pamažu artėjame prie susitarimo būtina įvertinti
oponento pradinę poziciją ir jo pranašumus. Susidarę nuomonę apie
priešininko pranašumus būtina numatyti kuria linkme jie gali būti
panaudoti, kad pakreiptų derybas savo naudai. Vertinant oponentą reikia
numatyti ir jo tikslus, reikia sudaryti spėjamą jo tikslų sąrašą, išdėstant
pagal svarbą. Analizuojant oponentą reikia ieškoti jo trūkumų, nagrinėdami
galimus oponentus argumentus reikia ieškoti juose silpnų taškų. Ruošiantis
deryboms naudinga pabendrauti su tokiais žmonėmis, kurie jau buvo susidūrę
su panašiu oponentu. Jei derybos bus vedamos su oponentu, su kuriuo jau
anksčiau turėjote kontaktų, tikslinga išnagrinėti ankstesnių derybų eigą.
Rekomenduojama pasižiūrėti senus protokolus ar užrašus, kurie buvo vedami
buvusiose derybose. Remiantis tokia informacija, galima pakeisti būsimų
derybų taktika, tačiau nereikia užmiršti,kad tą patį gali padaryti ir
oponentas. Reikia priimti dėmesin,kad jėgų pusiausvyra ankstesnėse derybose
gali skirtis nuo dabartinių. Opozicijos derybininkai gali turėti pareigas
ir kitaip žiūrėti į derybas. Jeigu yra galimybė, rekomenduojama iš anksto
išsiaiškinti, kas atstovaus jūsų opozicijai. Derybose visada reikia ieškoti
bendro pagrindo. Bendrą pagrindą visada lengviau rasti, jeigu šalys yra
derėjęsi anksčiau.Derybų strategijos pasirinkimas. Po to kai jūsų tikslai
taps aiškūs ir galimi opozicijos siekiai išnagrinėti, reikia parengti
strategiją,savo tikslams pasiekti. Derybų strategija turi būti paprasta ir
lanksti. Rengiant strategiją būtina užsiduoti sau tokius klausimus:1) kas
nulems mūsų strategiją ir taktiką ( strategija- bendras veiklos kursas,
skirtas keletui konkrečių tikslų pasiekti). Strategijos nereikia painioti
su taktika, kuri nagrinėja būdus strategijai įvykdyti. Strategija
priklausys nuo kelių veiksnių, aplinkybių ir derybų objekto;2) kiek žmonių
ketinama įtraukti į derybų komandą. Reikia pažiūrėti, kaip jūsų komandos
narių veikla susijusi su derybų priežastimi ir turiniu. Į komandą reikia
išsirinkti tokius asmenis, kurių savybės ir įgūdžiai labiausiai praverstų
siekiant komandos tikslų. Idealioje derybų komandoje turėtų būti 3-5
nariai, kuriems turi būti priskirti atitinkami vaidmenys. Nebūtinai, kad
vienas kuris nors komandos narys turėtų tik vieną vaidmenį. Vaidmenys gali
keistis derybų eigoje. Komandos narių vaidmenys:1) Vadovas.Bet kuri derybų
komanda turi turėti vadovą. Juo gali tapti labiausiai patyręs, bet
nebūtinai vyriausias komandos narys. Įsipareigojimai:a) vadovauja deryboms
ir kreipiasi į kitus kai reikia; b) sprendžia klausimus, kuriems reikia
patirties; c) duoda nurodymus kitiems komandos nariams.2) Geruolis. Tai
asmuo, su kuriuo sutartų dauguma oponento komandos narių. Juo turi būti
tokia asmenybė, kad oponentai norėtų, jog tai būtų jų vienintelis
priešininkas. Įsipareigojimai: a)supranta oponento požiūrį ir pritaria
jam.b) sudaro įspūdį, kad yra linkęs atsitraukti į poziciją anksčiau remtą
varžovą.c) įteigia, opozicijos nariams tariamo saugumo jausmą, kad ši
atsipalaiduotų. 3)nenaudėlis. Geruolio priešybė.Jo užduotis-įteikti jo
opozicijai ,kad be jo susitarti būtų lengviau. Įsipareigojimai:a)jei reikia
ir kai reikia sustabdo derybas.b)suniekinti bet kurį opozicijos argumentą
ar požiūrį,c)baugina opoziciją ir stengiasi atskleisti silpnąsias jo
vietas.4) kietuolis. Šis narys visais atžvilgiais griežtas,jis apsunkina
opozicijų derybas, o komandos nariai skaitosi su jo
nuomone.Įsipareigojimai:a)vilkinimo taktika,užtęsia derybas,padeda kitiems
atsiimti neapgalvotus pasiūlymus.b)stebi ir protokoluoja derybų eigą,
neleidžia komandai nukrypti nuo derybų tikslų.5) kaupikas.Šis asmuo
sukaupia visus išsakytus požiūrius, o paskui pateikia apibendrintą ir
darnią jų versiją. Įsipareigojimai: a) siūlo būdus ar taktika kaip ištrūkti
iš aklavietės, kurioje atsidūrė
diskusijoms nukrypti
nuo pagrindinių klausimų.c) nurodo net mažiausią opozicijos ar oponento
nenuoseklumą. Vaidmenų paskirstymas. Gera derybų strategija remiasi tinkamu
komandos narių paskirstymu. Reikia nuspręsti kokius vaidmenis geriausiai
kurs jūsų komandos nariai.Jie turi būti paskirstyti taip,kad kuo sėkmingiau
įvykdytų visas opozicijos gudrybes.Išrinkus komandą būtina sušaukti visus į
repeticiją, kurioje kiekvienas narys atliktų savo vaidmenį. Išryškinamos
komandos spragos ir žiūrėti kad vaidmenys nesidubliuotų. Komandos nariai
turi iš anksto pasirūpinti savo išvaizda. Pirmas įspūdis labai svarbus.
Rekomenduojam vilkėti drabužius su kuriais jaustumėtės patogiai, bet
atrodytumėte konservatyviai.Kad komandos nariai sėkmingai kurtų savo
vaidmenis, turite duoti jiems išsamius nurodymus. Reikia,kad visi nariai
pūstų į “vieną dūdą”. Pravedant repeticiją naudojamasi tikrais duomenimis,
vaizdine medžiaga. DERYBŲ DARBOTVARKĖ.Kai kurioms deryboms naudinga
sudaryti darbotvarkę. Darbotvarkė – tai ginčytinų klausimų sąrašas. Prieš
derybų pradžią su visais derybų dalyviais reikia susiotarti kuriuos
klausimus reikės apsvarstyti, o kuriuos ne. Gerai paruošta darbotvarkė
teigiamai veikia visą susitikimą. Darbotvarkės klausimai gali tapti
svarbiausia derybų strategijos dalimi. Visiems darbotvarkės klausimams turi
būti skirtas nustatytas laikas. Darbotvarkės projektą visoms šalims reikia
išsiuntinėti iš anksto. Kartais darbotvarkės būna tokios svarbios, kad
reikia derėtis tik dėl jų turinio. Jei darbotvarkę gavot iš oponentų,
būtina ją išnagrinėti ir atitinkamai pakoreguoti savo strategiją. Turint
atsiųstą darbotvarkę, pranešimų tvarką galima pakreipti savo naudai.
Darbotvarkėj reikia numatyti susitikimo pabaigos laiką. Klausimų svarstymą
reikia planuoti taip, kad jis neužtruktų ilgiau nei numatyta.DERYBŲ
VIETA.Derybų rezultatą gali paveikti jų aplinka. Derybų komandoms reikia
sukurti jaukia atmosferą. Patalpa turi būti tinkamo dydžio. Renkantis
derybų vieta reikia atsižvelgti į daug aplinkybių: patogumą neutralumą ir
įrangą.
Taktiniu požiūriu geriausia kad derybos vyktų savoj pusėj. Jei jos vyksta
mūsų pusėj reikia kontroliuoti padėtį. Patalpa turi būti iš anksto
paruošta. Reikia pasirūpinti kad abi šalys galėtų konfidencialiai kalbėtis
telefonu. Ant derybų stalo nereikėtų laikyti dokumentų, nesusijusių su
derybomis. Vaišės derybų metu minimalios. Derybininkų susodinimas gali
labai paveikti derybų toną ir rezultatus. Susodinant reikia pasistengti,
kad komandos vadovas galėtų bendrauti su visais. Priimta kad visose
derybose dalyvauja ne daugiau kaip 5žmonės. Susodinimas vienas prieš kitą
yra oficialiausias. Norėdami susilpninti opoziciją, savo komandos vadovą
sodiname galustalėje. Sodinant už apskrito stalo, galima įterpti svečių
komandą tarp savosios. Jei yra galimybė-reikšmingiausią ar agresyviausią
svečių komandos dalį reikia sodinti greta savo vadovo. Jei derybos vyksta
ne mūsų teritorijoj. Reikia sužinoti ar sodinimo planas jau paruostas. Jei
vietos jau suskirstytos, reikia pamąstyti ar tokiu susodinimu ko nors
siekiama. Iš to galima spręsti apie tos šalies pažiūras ir požiūrį į jūsų
statusą. Susodinimas gali parodyti kokių derybų tikimasi. Jei jums
susodinimas netinka, paklauskit ar jo negalima pakeisti.
DERYBŲ EIGA.Iš anksto reikia numatyti pirmuosius derybų žingsnius
konstruktyviai atmosferai sukurti. Derybas dera pradėti ne prieštaringais
bendraisiais punktais. Iš pat pradžių pabrėžkite galimybę susitarti.