Informacija ir zinios organizacijose
5 (100%) 1 vote

Informacija ir zinios organizacijose

TURINYS

ĮVADAS 3

1. INFORMACIJOS VADYBOS PROCESO MODELIS 5

1.1. Informacijos poreikių identifikavimas 5

1.2. Informacijos įgijimas 6

1.3. Informacijos organizavimas ir kaupimas 7

1.4. Informacijos produktai ir paslaugos 7

1.5. Informacijos paskirstymas 9

1.6. Informacijos naudojimas 10

2. ŽINIŲ VADYBA 11

3. VERSLO INFORMACIJOS KLASIFIKACIJA 12

3.1. Išorinė informacija 12

3.1.1. Rinkos informacija 12

3.1.2. Informacija apie konkurentus 12

3.1.3. Makroekonominė ir geopolitinė informacija 13

3.1.4. Informacija apie tiekėjus 13

3.1.5. Išorinė finansinė informacija 13

3.1.6. Informacija apie valstybinį reguliavimą ir mokesčių sistemą 13

3.2. Vidinė informacija 13

3.2.1. Gamybos informacija 13

3.2.2. Informacija apie darbo išteklius 14

3.2.3. Vidinė finansinė informacija 14

4. VERSLO INFORMACIJOS ŠALTINIAI 15

4.1. Verslo informacijos šaltinių klasifikacija 15

4.2. Labiausiai paplitę verslo informacijos šaltiniai, jų patikimumas 15

4.2.1. Internetas ir verslas 16

4.2.2. Vidinis “internetas” įmonėje 17

4.3. Informacijos šaltinių vertinimas 18

5. VERSLO INFORMACIJOS VALDYMO ĮGŪDŽIAI 20

5.1. Strategijos, padėsiančios atremti informacijos antplūdį 20

5.1.1. Išteklių sudarymas 20

5.1.2. Autonominės užduotys 21

5.1.3. Vertikaliųjų informacijos sistemų kūrimas 21

5.1.4. Horizontaliųjų ryšių kūrimas 22

5.2. Informacijos saugumas kompiuterių sistemose 23

6. INFORMACIJOS VAIDMUO ORGANIZACIJOJE 25

IŠVADOS 28

LITERATŪRA IR KITI ŠALTINIAI 29

ĮVADAS

Beveik visi mes jau regime Lietuvą Europos Sąjungos sudėtyje. Spartus mūsų valstybės ėjimas į Europą ir verslo globalizacija ne vienam Lietuvos pramonės ar verslo atstovui kelia nerimą. Ar būdami Europos Sąjungoje, dirbdami globalios ekonomikos sąlygomis, sugebėsime atlaikyti užsienio įmonių konkurenciją? Verslo globalizacija bei žengimas į Europos Sąjungą Lietuvos ūkiui ir valstybinėms institucijoms šiandien kelia nerimą bei tam tikrus uždavinius, kurių pats svarbiausias – atremti vis didėjantį informacijos antplūdį.

Įgytos žinios ir teorijos sparčiai sensta: informacijos kas septyneri metai padvigubėja. Per paskutiniuosius labai išaugo jos apimtys, o įdiegus pažangias technologijas – ir gavimo greitis. Kuri dar vertinga, turi spręsti pati firma, jos žmonės. Pasenusių ir klaidinančių ar tiesiog neteisingų teiginių reikia išmokti atsisakyti, nesivadovauti jais formuojant ir įgyvendinant verslo politiką. Ypač tai svarbu marketingo, logistikos, vadybos srityse, kur informacija morališkai sensta labai sparčiai. Todėl būtina laužyti jau atgyvenusias tradicijas, nusistovėjusias nuostatas, standartines procedūras. Kaip su tokia užduotimi susitvarko darbuotojai, galima spręsti iš to, ką daro firma, kad padėtų jiems atsisakyti pasenusių žinių ir pažiūrų, kaip įvertinamas informacijos, tradicijų, standartinių procedūrų tinkamumas ir patikimumas, taip pat iš to, kaip dažnai ir kokiu lygiu suabejojama savimi ir savo atliekamomis gamybinėmis (komercinėmis) operacijomis.

Visgi nepaisant to, kad informavimo klausimai pastaraisiais dešimtmečiais sprendžiami jau ne tik valstybių, bet ir pasauliniu mastu, padėtis Lietuvoje, deja, keičiasi itin vangiai. Gal dėl to, kad šios problemos sprendimas vyriausybinių ir nevyriausybinių struktūrų lygmeniu tarsi užliūliavo daugelio įmonių vadovus, kartais nesuprantančius, kad tik jie patys gali sutvarkyti duomenų judėjimo srautus, parengti efektyvų informacijos formavimo ir naudojimo modelį, kuris iš karto leistų išspręsti dvi didžiąsias XXI amžiaus informacijos vadybos problemas: sumažinti duomenų apdorojimo kaštus (kitaip sakant, atsisakyti neproduktyvių pseudovadybos darbų) ir be papildomų išlaidų racionaliais vadybos sprendimais gerokai padidinti įmonių veiklos efektyvumą.

Kaip bebūtų gaila, kol kas fenomenas “duomenų pilna, bet nesuprantu, kas vyksta!” vis dar būdingas daugeliui mūsų šalies verslo įmonių. Taigi, nors ir užimdamos tokią svarbią vietą, informacija ir žinios šiandieninėje organizacijoje Lietuvoje vis dar nėra adekvačiai vertinamos. Svarbiausia nepamiršti, kad nuo visų informacijos institucijų – visuomenės informavimo priemonių, bibliotekų, archyvų, informacijos paslaugų, kompiuterių ir informacijos technologijų firmų, viešosios nuomonės tyrėjų – integracijos ir bendradarbiavimo, mokymosi bei tobulėjimo priklauso mūsų kaip informacinės visuomenės ateitis.

Šiame kursiniame darbe aš ir pateikiau kiekvienai organizacijai svarbų informacijos vadybos proceso modelį, supažindinau su verslo informacijos klasifikacija, jos pagrindiniais šaltiniais. Pasistengiau įvertinti informacijos vaidmenį šiandieninėje organizacijoje, nurodžiau pačius svarbiausius jos valdymo įgūdžius. Taip pat trumpai aprašiau šalia informacijos apdorojimo (arba informacijos technologijų) vadybos išskiriamą žinių vadybą, tampančią naujausia pastarojo laikmečio disciplina.

1. INFORMACIJOS VADYBOS PROCESO MODELIS

Jau antrojoje XX amžiaus pusėje vis dažniau iškildavo klausimas, kas yra informacija. Ar galima ją laikyti ketvirtuoju ekonominiu ištekliu? Nejaugi ji tikrai yra vienas iš ekonominių potencialo elementų, kuriais disponuoja visuomenė ir kurie gali būti naudojami siekiant
konkrečių ūkinio ir socialinio vystymo tikslų?

Dar 1961 m. amerikiečių ekonomistas F. Machlup informaciją apibūdino kaip prekę, kurią galima įvertinti, įkainoti, parduoti. Buvo atkreiptas dėmesys ir į tai, kad informacija tampa strateginiu ištekliu, nuo kurio priklauso visų firmų konkurencingumas. Iš tikrųjų informacija visada buvo būtina efektyviam valdymui, bet revoliucija, sukūrusi informacines sistemas, informacijos vadybos procesą pavertė žymiai sudėtingesniu ir svarbesniu. Šiuolaikiška organizacija turi sugebėti valdyti informacijos resursus ir galimybes, transformuoti informaciją į suvokimą bei intuiciją ir skirstyti savo žinojimą per veiksmus ir iniciatyvą, ko pasekoje taptų sėkmingai besimokančia ir prisitaikančia prie besikeičiančios aplinkos organizacija. Tai reiškia apibrėžtų tikslų siekimą, o tam, žinoma, turi būti suplanuoti būsimi veiksmai, numatant jų loginę seką ir tarpusavio suderinamumą. Bendrąja prasme tai informacijos poreikių identifikavimas, įgijimas, organizavimas, kaupimas, produktai ir paslaugos, paskirstymas bei naudojimas.

1.1. Informacijos poreikių identifikavimas

Informacijos poreikis atsiranda organizacijai savo veikloje susidūrus su tam tikromis problemomis, netikrumais ar dviprasmiškumais. Tokios situacijos yra daugybės faktorių, tokių kaip organizacijos kultūra, tikslų suderinamumas, rizikos laipsnis, kontrolės lygis ir kt., sąveikos rezultatas. Taigi, informacijos poreikių nustatymas nesustoja ties klausimu „ką jūs norite žinoti?“, yra užduodami ir tokie klausimai kaip „kodėl jums reikia tai žinoti? Kokia yra jūsų problema? Ką jūs jau žinote? Ką jūs tikitės sužinoti? Kaip tai jums padės?“ Taigi, tai yra domėjimasis ne tik informacijos reikšmėmis, bet taip pat ir naudojimosi, kuris paverčia informaciją reikšminga konkretiems asmenims ar konkrečioms situacijoms, sąlygomis, modeliais ir taisyklėmis. Reikalavimas informacijai suvokimo procese yra neaiškumo mažinimas, identifikuojančiuose aplinkos pokyčius pranešimuose. Esminis klausimas yra „kas vyksta aplinkoje“ ir pagrindinis poreikis kyla informacijos, kuri teikia patikimus atsakymus ir interpretacijas. Žinių kūrimo procese, reikalinga informacija apibrėžianti jau turimų žinių, galimybių ar suvokimo spragas, bei identifikuojanti šaltinius ir metodus šioms spragoms užpildyti. Čia informacijos poreikiai koncentruojasi ties trimis klausimais: „Ką mes jau žinome?“, „Kokios yra tikėtinos ar galimos rasti naujos žinios?“ ir „Kokios naujų žinių rūšys yra naudingos ir palankios?“. Priimant sprendimą informacija reikalinga apibrėžti problemos būklei tam, kad nustatyti ribas bei eiliškumą ir suplanuoti paiešką. Informacijos poreikiai yra „Kokio tipo yra ši problema? Kokių pasekmių mes norėtume? Kur mes ieškome sprendimo?“.

Taigi informacijos poreikiai yra atsitiktiniai, dinamiški, įvairiaaspekčiai, ir išbaigta pakankama specifikacija yra įmanoma tik puikiai susipažinus su išsamia visos informacijos naudojimo aplinka.

1.2. Informacijos įgijimas

Informacijos įgijimas balansuoja tarp dviejų poreikių. Iš vienos pusės, organizacijos informacijos poreikiai yra platūs, atspindintys jos domėjimąsi įvykiais bei pokyčiais išorinėje aplinkoje; iš kitos pusės, žmogiškasis dėmesys ir pažinimo galimybės yra ribotos, taigi organizacija, iš visų ją sudominusių pranešimų, būtinai turi atrinkti svarbiausius. Pirmasis poreikis teigia, kad pilnai atspindėti organizacijos interesus aplinkos monitoringui turi būti naudojama daug šaltinių. Tačiau tam, kad išvengti informacijos pertekliaus, siūloma informacijos įvairovė turi būti kontroliuojama ir valdoma. Informacijos resursų atranka ir naudojimas turi būti detaliai planuojamas, nuolatos tikrinamas kaip ir visų kitų svarbiausių organizacijos resursų. Kontrolės mechanizmas turi būti toks pat lankstus ir kintantis kaip ir aplinka, kurioje jis stengiasi išgyventi.

Norint išlaikyti stabilumą sparčiai besikeičiančioje aplinkoje, organizacija turi absorbuoti šią įvairovę. Yra dvi pagrindinės strategijos, kurios gali būti derinamos: pirma – didinama įvairovė organizacijoje; antra, silpninama, mažinama įvairovė iš aplinkos. Informacijos vadybos kontekste, informacijos įsigijimo pirmas principas yra: išorinės aplinkos monitoringo šaltinių turi būti parinktas pakankamas kiekis, kad atspindėtų išorės fenomeno apimtį ir ribas. Pagerinti savo galimybes absorbuoti aplinkos įvairovę organizacija gali keliais būdais: teikdama pirmenybę specializuotoms žinioms iš informacijos profesionalų; naudoti informacijos technologijas ir pan.

Efektyvus būdas valdyti informacijos įvairovę, yra įtraukti kaip galima daugiau organizacijos darbuotojų į informacijos rinkimą ir kaupimą. Žmonės, ne spausdinti šaltiniai ar duomenų bazės, visada bus patys vertingiausi informacijos šaltiniai organizacijoje. Žmogiškieji resursai filtruoja ir daro informacijos santraukas, atskleidžia paslėptas prasmes, interpretuoja dviprasmius aspektus ir pan. Informacijos įsigijimo vadyba reikalauja plano, kaip organizacijoje žmogiškieji resursai bus skatinami rinkti ir skleisti informaciją.

1.3. Informacijos organizavimas ir kaupimas

Dalis informacijos, kuri įsigijama ar sukuriama, yra kaupiama archyvuose, kompiuterinėse duomenų bazėse,
sistemose ar kitose informacijos sistemose tam, kad būtų galimybė gauti ir dalintis informacija. Informacijos saugojimo būdas atspindi kaip organizacija suvokia ir reprezentuoja savo aplinką. Saugoma informacija yra organizacijos atminties komponentas.

Prasmės suvokimas gali būti pagerintas naudojant saugomą informaciją tokiose formose kaip fotografijos, piešiniai, ranka rašytos pastabos, garso įrašai. Tradicinės organizacijos mano, kad toks informacijos saugojimo būdas yra pernelyg trumpalaikis ir nestruktūrizuotas sistemingam saugojimui. Pastaraisiais metais vis labiau vertinam neformalūs informacijos resursai, kurie nebėra tik „atminties instrumentai“. Tekstinių, iliustracinių, garsinių ir kitų nestruktūrizuotų duomenų šaltinių organizavimas, saugojimas ir gavimas yra svarbus informacijos vadybos resursas. Informacijos saugojimo sistemų vaidmuo auga teikiant lankstų naudojimąsi informacija, duomenų pateikimą įvairiems vartotojams ir pan.

Žinių kūrime informacijos saugojimo sistemos gali būti naudojamos pagal du principinius modelius: lokalizuoti reikiamus šaltinius organizacijos viduje, ir gauti ataskaitas apie jau atliktus darbus ar panašias problemas. Pirmasis modelis siūlo, kad vidinių tyrimų, projektų patirties medžiaga būtų pateikiama kaip dalis organizacijos saugomų žinių. Antrasis modelis teigia, kad kruopščiai suprojektuota klasifikacijos sistema suteiktų organizacijai efektyvų ankstesnių tyrimų ir projektų dokumentų gavimą.

Sprendimų priėmimo proceso metu yra sukuriami įrašai, kurie yra saugomi bylų sistemoje. Vėliau, norint peržiūrėti ankstesnių sprendimų rezultatus, sprendimų priėmimo grupių kompoziciją ar pan., informacija gali būti gaunama iš sukauptos saugyklos. Sprendimų priėmimo procesas organizacijoje turi būti racionalus ir pagrįstas, todėl aprūpinimas saugoma sprendimų istorija yra būtinas.

Informacijos gavimą apsunkina du faktoriai. Pirma, sprendimui organizacijoje dažnai įtakoja vienas kitą, pavyzdžiui, vienos grupės priimti sprendimai gali paveikti kitos grupės apsisprendimą ar alternatyvų pasirinkimą, arba tam tikro sprendimo priėmimas viename kažkokiame organizacijos vienete gali sumažinti analogiškos nuomonės patrauklumą kitame vienete. Antra, prielaidos, įtakojusios ankstesnių sprendimų priėmimą gali neatsispindėti saugomuose įrašuose. Siekiant sumažinti šių faktorių įtaką reikėtų vartotojams suteikti galimybę gauti pilnus saugomų dokumentų tekstus.

1.4. Informacijos produktai ir paslaugos

Viena iš pagrindinių informacijos vadybos funkcijų yra užtikrinti, kad organizacijos narių informacijos poreikiai būtų tenkinami ribojus informacijos srautą iš aplinkos, subalansavus ir tinkamai atrinkus informacijos produktus ir paslaugas. vartotojai pageidauja informacijos ne tik pateikiančios atsakymą į klausimą (kas čia vyksta?), bet ir nukreipiančios, vedančios link sprendimų bei veiksmų, kurie išspręstų problemą (ką mes galime dėl to padaryti?). Tam, kad informacijos produktai ir paslaugos būtų relevantūs ir įtakojantys, jie turi orientuoti ne tik į problemos subjekto aplinką, bet ir į specifinius aspektus, kurie gali paveikti atitinkamos problemos ar problemų grupės rezoliuciją. Yra siūlomas vertės padidinimo požiūris, pagal kurį informacijos sistemos, produktai ir paslaugos yra išvystomi į poveikio grupes, kurios padidina informacijos vertę, teikdamos vartotojui padedančią priimti geresnius sprendimus, geriau suvokti situaciją, ir tuo pačiu efektyviau veikti.Vertę pridedantis poveikis yra tokie signalai, kurie pagerina kokybę ar kitaip stiprina pranešimo naudingumą sistemoje. Išskiriamos šešios informacijos vertę didinančio poveikio, kuris gerina informacijos produktų kokybę, kategorijos: naudojimo nesudėtingumas, triukšmo mažinimas, kokybė, pritaikomumas, laiko ir kaštų taupymas.

Naudojimo lengvumas mažina informacijos produktų ir paslaugų naudojimo sudėtingumą, t.y. praplečia vartotojų galimybes gauti daugiau reikalingų duomenų iš informacijos erdvės; palengvina duomenų rinkimą ir atranką; padeda vartotojui priimant sprendimą; ir lengvina fizinį priėjimą prie reikiamos informacijos.

Triukšmo mažinimas yra nereikalingos informacijos atmetimas bei informacijos fokusavimas ties pasirinkta reikiama tema ar faktais. Informacijos triukšmo mažinimu taip pat yra laikomas informacijos vertės didėjimas taikant intelektualias technologijas, tokias kaip informacijos sistemos ar duomenų bazių valdymo sistemos, padedant vartotojui susiaurinti informacijos paieškos lauką nustatant potencialiai naudingą jam informaciją; nurodant kryptis kur tokios informacijos ieškoti, taip padidinant vartotojo galimybę pasirinkti informaciją; padedant vartotojui surasti būtent tai ko jis ieško suklasifikuojant gaunamą informaciją ir signalus pagal kalbą ar apdorojimo lygį; atrenkant įvedamą informaciją, kuri yra panaši į tą kuri reikalinga vartotojams.

Kokybė yra vartotojo suvokimas apie bendrą informacijos produkto ar paslaugos naudingumą, t.y. informacijos perdavimas be klaidų; duomenų atnaujinimas ir laisvas priėjimas prie žodynų; pastovus paslaugos kokybės įvykdymas.

Adaptyvumas tai paslaugos savybė prisitaikyti prie vartotojų poreikių ir jų darbo aplinkos. Adaptyvumas didėja įsikišus žmonėms, kadangi jie gali interpretuoti
pakeisdami ją, tuo pagerinant vartotojų problemų sprendimą. Adaptyvumas gerina informacijos paslaugų ir produktų kokybę, pritaikydamas juos konkrečiam asmeniui konkrečioje situacijoje susidūrus su tam tikra problema; teikdamas kelis galimus variantus vartotojui lanksčiai dirbti su duomenimis; pateikdamas aiškiausius duomenis, paaiškinimus, hipotezes ar metodus atrenkant juos iš daugelio kitų remiantis kokybės ir pagrįstumo kriterijais; didindamas palankumą ir aiškumą tokiomis priemonėmis kaip seminarų organizavimas, kalbų ir dokumentų redagavimas ir kt.

Laiko ir kaštų taupymas yra išreiškiamas paslaugos verte, pagrįsta greitu atsakymo gavimu ir vartotojo sutaupytais pinigais.

1.5. Informacijos paskirstymas

Informacijos paskirstymas – tai procesas, kurio metu informacija yra paskleidžiama ir nukreipiama taip, kad reikiamą informaciją gauna reikiamas asmuo laiku, vietoje ir tinkamu pavidalu. Platus informacijos paskirstymas gali įtakoti daugybės teigiamų pasekmių atsiradimą: organizacijos mokymasis tampa nuoseklesnis ir pastovesnis; informacijos gavimas tampa patogesnis; nauja informacija gali būti sukuriama komponuojant kartu skirtingas temas. Informacijos paskirstymo objektas yra aprūpinti organizaciją jos suvokimui, žinių kūrimui, svarbiausių sprendimų priėmimui reikalinga informacija bei galimybės dalintis šia informacija sudarymas.

Suvokimo proceso metu aplinka yra skanuojama ir yra atsirenkama informacija, kuri bus interpretuojama. Patikimos interpretacijos pagrindas yra asmeninis, tiesioginis bendravimas aptarinėjant nustatant reikalingą aplinką, keitimasis informacija apie abejotinas, dviprasmes sritis, aptariant anksčiau priimtus sprendimus. Žinių kūrimo proceso metu, ypač, sprendžiant iškilusias tam tikras problemas ar vystant inovacijas, yra dirbama projektų grupėse, kuriose susirenka žmonės, turintys įvairios patirties ir specializacijų. Jie intensyviai dalijasi informacija svarstydami klausimu grupės pasitarimuose, išgauna informaciją iš grupės organizacijos išorinės aplinkos ir atranda naujas koncepcijas naudodami analogus bei metaforas. Formalaus sprendimų spriėmimo proceso metu informacijos srautas yra reguliuojamas tam tikrų taisyklių, kurios gali, pavyzdžiui apibrėžti kas gali prieiti ar kas gali reikalauti informacijos ir sąlygoti kokia informacija bus sukurta, kurioje pakopoje ir kas ją sukurs.

Informacijos naudojimo modeliai atspindi bendrus informacijos dalijimosi poreikius. Pirma, žmonės naudojasi gausiais komunikacijos kanalais bendraudami tiesioginiuose, asmeniškuose pokalbiuose tam, kad susikoncentruotų ties problemomis, išsiaiškintų neaiškumus ir netikrumus bei skatintų kūrybiškumą. Antra, specialistams reikia pastovaus informacijos srauto iš aplinkos tam, kad išsiaiškintų dviprasmiškumus, užpildytų žinojimo spragas, atnaujintų interpretacijas ir turėtų grįžtamąjį ryšį. Visi šie poreikiai yra informacijos paskirstymo vadybos objektai.

Yra pageidaujami gausūs informacijos perdavimo kanalai, bet tai gali būti sunkiai pasiekiama organizacijose, kurių nariai, tyrimai ir informacijos resursai geografiškai yra išsisklaidę. Komunikacija informacijos technologijų, tokių kaip elektroninis paštas, diskusijų grupės, vaizdo konferencijos ir tinklu paremtos informacijos saugyklos tinkle, gali pateikti alternatyvius informacijos dalijimosi modelius paremiančius bendravimą tarp nutolusių per tam tikrą atstumą taškų. Kiekvienas toks kanalas turi galimybę teikti tam tikro lygio neformalumą, grįžtamąjį ryšį bei spontaniškumą. Tai įtakoja komunikacijos buvimą vertinga, teikiančia naudos komunikacija.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2587 žodžiai iš 8521 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.