Organizacijų valdymas
Informacinė vadybinių sprendimų priėmimo sistema.
Org. privalo operatyviai reaguoti į visus jos aplinkoje vykstančius pokyčius, parinkti geriausią savo reakcijos programą, leidžiančią įgyvendinti iš anksto numatytus tikslus. Vadybinių sprendimų priėmimo sist. Jungia dvi tarpusavyje glaudžiai susijusias funkcijas: 1)atspindi problemos numatymą ir įvardinimą, t.y. sprendimo priėmimą ir realizavimą; 2) atspindi vadovo, priimančio sprendimą, aprūpinimą reikiama informacija.
Kuo efektyviau suplanuotas šių dviejų posistemių tarpusavio ryšys, tuo daugiau yra prielaidų priimti optimaliausią vadybinį sprendimą. Sprendimo aprūpinimas informacija apima informacijos sprendimams paruošti ir priimti rinkimą, apdorojimą, sisteminimą ir analizę.
Kiekvienas sprendimas priklausomai nuo turinio, poveikio ir kitų sąlygų turi savo informacinę būklę. Joje galima išskirti tokias informacijos rūšis: 1)direktyviniai nurodymai; 2) teisinės normos; 3)informacija apie išteklius, reikalingus užsibrėžtam tikslui pasiekti.
Dažniausiai išskiriami trys informacinių srautų tipai, liečiantys įmonės padėtį:
1)Įmonės vidinė informacija, kuri yra ypatingai svarbi įmonės veiklos organizavimui, ir kurią reikia nuolatos atnaujinti. Tai būtų užsakymų portfelis, atsargų būklė, ataskaitinė dokumentacija, valdymo procedūros ir t.t. Ji daugiausia orientuota į įmonės vidaus reikmes ir yra išreškiama kiekybiškai.
2) Įmonės informacija gaunama iš išorės. Tai informacija, kuri susijusi su pokyčiais, vykstančiais organizacijos veiklos sferoje. Ji pasižymi tuo, kad ją sunku apdoroti, nes gali stipriai skirtis nuo realios situacijos, kuri konkurentų yra slepiama arba tikslingai iškreipiama.
3)Informacija, kurios skleidėjas sąmoningai arba nesąmoningai yra pati įmonė. Pirmuoju atveju informacijos šaltinis yra pati įmonė, o antru ir trečiu atvejais yra rinka ir formalių bei neformalių ryšių sistema.
Naudojant informaciją ūkinėje gamybinėje veikloje, ją galima vertinti įvairiais aspektais. Svarbiausi: 1) pragmatinis- iškelto tikslo pasiekimas; 2) semantinis- turinio prasmės atžvilgiu; 3)sintaksės- pateikimo formos;
(1)Informacija valdymo procese vertinama kaip labiausiai reikalingas išteklius, turintis nemažesnę reikšmę nei gamyboje naudojami ištekliai. Kitaip nei kiti ištekliai informacija yra nevienkartinio naudojimo išteklius, kuris ilgai nepraranda savo kokybės. Todėl naudojant informaciją gali išryškėti jo trūkumai, kuriuos įmanoma ištaisyti ir tuo pačiu pagerinti ištekliaus, t.y. informacijos, kokybę. Skirtingai nuo kitų išteklių, informacija yra negamtinis išteklius ar fizinio darbo rezultatas, o intelektualaus darbo produktas. Informacijos vertinimas ištekliaus ir intelektualaus produkto požiūriu yra labai svarbus, todėl, kad informacija veikia kitų rūšių išteklių vertinimą ir naudojimą, tarp jų ir gamtinių.
(2)Informaciją galima skirstyti: 1)politinę; 2)mokslinę; 3)techninę; 4)ekonominę; 5)socialinę.
Vadyboje naudojama visų rūšių informacija, tačiau daugiausia 4 ir 5. 4 susijusi su organizacijos ūkine veikla, 5 su visuomenės poreikių tenkinimu. Visų rūšių informacija gali būti pateikiama vartotojui labai įvairia forma arba baigiant koduota informacija. Vykdomosios veiklos požiūriu informaciją suprantame, nagrinėjame ir vertiname kaip tam tikrą visumą pranešimų apie procesus, vykstančius organizacijoje ir ją supančioje aplinkoje. Vadybos, kaip informacinio proceso esmė yra informacijos keitimųsi tarp valdančiojo subjekto ir valdomojo objekto. Vadybos procese mes susiduriame su nepaliaujamu informacijos apimties didėjimu dėl mokslinės, techninės pažangos proceso, sudėtingesnės gamybos, paslaugų teikimo ir gamybinių santykių, o taip pat spartaus gamybos apimčių didėjimo. Todėl galima teigti, kad organizacijos veiklos efektyvumas priklauso nuo to, kaip pavyksta išspręsti informacijos rinkimo, pateikimo, kaupimo, apdorojimo ir naudojimo klausimus. Todėl privalome:
1)suskirstyti informaciją; 2)žinoti jai keliamas sąlygas; 3)žinoti jos naudojimo poreikius, 4)sukurti jos duomenų bazę.
Atsižvelgiant į informacijos šaltinį yra skiriamos penkios informacijos rūšys: 1)elementarioji- informuojanti apie visos fizinės sistemos poveikį kitai; 2)genetinė- informacija, turinti didelės įtakos gyvų organizmų vystymuisi; 3)biologinė- gyvojo organizmo pateikiama informacija; 4) semantinė- žmogaus ir visuomenės pateikiama informacija; 5)mašininė- technologinė- žmogaus sukurtos mašinos skleidžiama informacija.
Vadybos procese yra reikšminga 4 ir 5 informacija. Ją galima suskirstyti pagal įvairius požymius:
1)Pagal susidarymo vietą- vidinė ir išorinė; 2)pagal judėjimo kryptį- įeinanti ir išeinanti; 3)pagal susidarymo struktūrą- pirminė ir išvestinė (tarpinė); 4)pagal vadybos lygius-įvairių lygių vadovams ir pavaldiniams; 5)pagal turinį- supažindinantį ir tvarkomoji; 6)pagal fiksavimo būdą- žodinį ir dokumentinį; 7)pagal atvaizdavimo būdą- raidinę, skaitmeninę, simbolinę; 8)pagal stabilumo laipsnį- sąlyginai pastovi ir kintanti; 9)pagal vadybos pobūdį- prognozinė, planavimo, organizacinė, kontrolės, apskaitos, atskaitomybės ir analitinė; 10) pagal darbo pobūdį- projektinė, technologinė, techninė, finansinė ir vadybinė; 11)Pagal
sudarymo laiką – praėjusio ir einamo periodo;12)pagal apibrėžtumą – determinuota ir tikimyb.13)pagal reikšmę vadyboje, direktyvinė, strateginė, taktinė ir operatyvinė14) P. naudojimo privalumą – privaloma, neprivaloma.
Informacijos vaidmuo valdymo procese.
skirtingai inf. Keliami nevienodi reikalavimai, tačiau yra ir bendrų reikalavimų, kuriuos turi tenkinti vadyb. naudojama inf. Svarbiausias reikalavimas ištekliui kokybė.Kiti požymiai kuriais privalo pasižymėti kokyb. informacija: 1.stabili informacija stabilumas yra požymis apibūdinantis laiką per kurį inf. nepraranda savo vertės;jeigu vadyboje naudojama inf dažnai keičiasi, tokie sprendimai negali būti priimti pasenusia inf.2. inf. turi būti patikima. Patikimumas priklauso nuo to ar teisingai užfiksuota inf.,tačiau ji gali būti prarasta kitose inf apdorojimo etapuose;3.objektyvi, parodyti teisingą padėtį.4. pakankama, ši savybė svarbi priimant vadybinius sprendimus. Tačiau praktikoje sprendimai priimami neturint visos būtinos inf., todėl jie yra neoptimaliausi.5 glaustumas-inf kiekis apie reiškinius t.b. toks, kurio pilnai pakaktų optimaliam sprendimui priimti6.aiški-inf formuoluotė ir pateikimas vartotojui priimtina forma;7.technologiška-lengvai prieinama vartotojui, ją galima papildyti, keisti ar panaikinti. Paruošti kokybišką inf galima tik žinant konkretaus vartot. Poreikius ir sukūrus racionalią jų apdorojimo sistemą. Norint gaminti reikia tiksliai žinoti kokių išteklių reikia.Vadyb veiksmams atlikti kurių dauguma yra sprendimų paieška, t.p. reikia išteklių t.y. įvairaus turinio ir apimties inf.Ivairaus rango vadovams ir specialistams reikalingas nustatytas kiekis inf sprendimams priimti. Prieš nustatant inf. poreikį turime nustatyti org.:1tikslus,2uždavinius, norint įgyvendinti tikslus,3funkcijas, kurias reiks atlikti sprendžiant uždavinius4darbus, kuriuos atliksime sprendžiant įv. uždavinius. Tik konkretus darbo turinys parodo kiek išteklių reiks tam darbui atlikti.kiek kokių išteklių reikia nustatoma gaminį konstruojant. Sudėtingiau nustatyti inf. vadybiniam sprendimui priimti. Jie yra priimami vadovaujantis nestandartiniu projektu, o tik procedūra, kurią sąlygoja objektyvūs ir subjektyvūs veiksniai. Objektyvūs – taikomi metodai, priemonės;Subjektyvūs – kompetencija, polinkiai, klasifikacija, kuriomis jie vadovaujasi.Inf. naudotojų poreikiams išsiaiškinti yra poreikiams išsiaiškinti yra naudojami metodai:1inf. srautų tyrimai;2sprend.priėmimo procedūrų analizė;3rašomų dokumentų analizė;4darbuotojų apklausa;5žiniasklaidos priemonių teikaiamos inf analizė;Visi šie metodai turi trūkumų:1reikia kavlifikuotų spec. sugebančių tuos metodus taikyti;2nepakankamai gerai parengtos metodų taikymo programos3nepilnai įvertina subjektyvius inf naudotojų poreikius;4reikalauja didekių darbo sąnaudų. Norint padidinti nustatomų inf poreikių teisingumą būtina įvertinti konkrečios org funkcionavimą, sąlygojančius vidaus ir išorės veiksnius. Reikalinga inf t.b. sukaupta ir tinkamai paruošta naudojimui. Tokia inf vadinama Duomenų baze.Projektuojant DB reikia išspręsti du pagr. Uždavinius:1 nustatyti DB struktūrą ir sudėtį;2paruošti DB funkcionavimo technologiją. Nustatant DB struktūrą ir sudėtį reikia:1išskirti nagrinėjamos veiklos srities objektus ir jų atributus, kurie sudarytų prielaidas fiksuoti DB inf naudotojams reikalingas objektų charakteristikas;2 nustatyti objektų ir jų atributų ryšius pagal kuriuos būtų galima gauti naudotojo prašomus duomenis;3 numatyti galimybę nepakeitus DB keisti ir plėsti objektus bei jų atributus;4 sudaryti sąlygas naudotojui pasirinkti reikiamo detalumo inf apie objektus. DB technologijų procesas skirstomas į 4 fazes:1formavimo,2aktualizmo,3kaupimo, archyve,4naudojimo.
Planavimo reikšmė sprendimo priėmimo procese Planavimas-tai racionalumo principu parengtas būsimaosios veiklos numatymas. L. dažnai palnavimo procesas yra l. suprimityvinamas ir suprantamas kaip ateities norimas rezultatas, kur pagal praeitį yra progozuojama perspektyva. Tai tinka tik labai trumpam laikotarpiui ir ribotiems objektams. Ateitis dažniausiai yra sunkiai nuspėjama ir planuojant į tai reikia atsižvelgti. Čia susiduriama su prieštaravimu kad planas yra stabilus veiklos numatymas, tuo tarpu realiai situacija per ilgesnį laiko tarpą kinta. Todėl planai turi būti nuolat koreguojami.
Su planais tampriai susiję prognozės. Prognozė- numatomos būklės vystymasisi, todėl planavimas yra problemų ūkinėje veikloje įveikimo priemonė. Plan procese yra sudaiktinami tikslai, numatomos jų įvykdymo priemonės, vykdytojai, terminai, ištekliai irkt. Tikslai ir jų pasiekimo priemonės visada sudaro vieningą sistemą. Ateiies neapibrėžtumas dar labiau išryškina panavimo būtinumą, nes planuojant paruošiamas siekiamo tikslo įgyvendinimo variantas. Plan proc reikia prisilaikyti sąlygų: 1) turi atitikti realios sąlygos ir planiniai dydžiai, kuriomis šie dydžiai gali būti pasiekti. Tik tada planai bus realūs.2) daliniai planai, kurie sudaro bendrą planavimą, t.b. sujungti į bendrą sistemąt.y. t.b. įgyvendintas planavimo specializavimo ir kooperavimo principas. Tai liečia ir planų detalizavimą laiko npožiūriu, išskiriant strateginius, taktiniius ir operatyvinius planus. 3) būtinas alternatyvinis planavimas, mažinantis planavimo riziką
nestabilioje rinkoje 4) planai t.b. autorizuoti, t.b. žinoma ne tik jų sumanytojai, bet ir vykdytojai. Tačiau yra kai planų viešumas t.b. ribotas, juos turi žinoti tik tam tikri atstovai. Planai t.b. realūs t.y. kai vykdytojai yra motyvuojami. Tik realią situaciją atspindintys planai gali realizuoti atskirų planavimo dalyvių interesus. Norint užtikrinti tai reikia naudoti mokslinius planavimo metodus ir įdiegti nenutrūkstamą planavimą. 5) svarstyti planinius kontrolinius rodiklius su įv lygio vykdytojais. Visas plan procesas skaidomas į fazes: 1) analizės fazė. Planavimaas pradedamas visų planavimo objektų sąlygojančių vidinių ir išorinių veiksnių analize. Čia yra l svarbus informacijos teisingumo klausimas. Planas orentuotas į ateitį, todėl esamos esamos būklės informacijos bazė t.b. koreguojama ir prognozuojama jos raida. Čia l svarbu suformuoti vystymosi raidos hipotezę, o jos scvarbiausias bruožas- loginis pagrįstumas. 2) tikslo fazė. Nustačius kas gali įvykti, reikia nurodyti kas turi įvykti. Čia t.b. aiškiai numatyti išreikšti siekiami tikslai. Tai galima tik kai aiški yra org-jos ir planuojamos srities vystymosi politika, org-jos trūkumai ir privalumai. Plano tikslus apspredžia ne tik reali būklė, t.p. reikia suderinti įmonės dalines sritis ir jas subalansuoti. Trump planav orentojamas į siauras vietas, o ilgal plan siekiama šias siauras vietas pašalinti. Realiai tai suderinti l sunku, tačiau pastovus balansavimas ir sudaro ilgal plan esmę. 3) srategijos fazė. Nustačius tikslus numatomas ir jų siekimo kelias t.y. numatomos veiklos alternatyvos ir iš jų atrenkama efektyviausia. 4) naudojimo fazė. Globalinė stragegija suskaidoma į dalines. Čia numatomi kiekvieno etapo tikslūs atlikimo terminai, vykdytojai, kiekvieno momento planiai dydžiai. Šioje fazėje pasiekiamas visiškas darbų operatyvinis suderinimas 5) kontrolės ir koregavimo fazė. Tai iš dalies nepriklausomas etapas, tačiau l tampriai susijęs su planavimo procesu. Čia nustatoma planinių ir faktinių rodikių nukrypimai ir tuo pagrindu atliekamas koregavimas. Visi šie etapai beveik sutampa su spred turiniu, nes iš esmės planav yra sprendimas kaip turi vystytis planuojamas procesas.
Planavimo procesas.
Planav kaip procesas remiasi techn, ekonom skaičiavimais, pažangiomis normomis, ekonominės analizės duomenimis, plačiai panaudojant matematinius metodus ir kompiuterį. Visus plan metodus galima suskirstyti į:1) tradicinius 2) naujuosius, kurie paremti matemat ir ekspertų metodais. Prie tradicinių- balansinis metodas, padeda surišti turimus išteklius ir siekiamus rezultatus. Sudėtingesnis- matricinis plan metodas, jame atsispindi įm ekologinių rodikių bei materialinių, darbo ir piniginių resursų priklausomybė. Matric metodu ruošiamas planas yra balanso lentelė, kurioje atsispindi sąnaudų normatyviniai produkcijai pagaminti ir atitinkamos gamybos apimtys. Sudauginus gamyb apimtis iš normatyvų gauname plane numatytą padalinių ir gaminių rodiklių sistemą. Prie naujųjų priklauso matematikos ir ekspertų met. Matem- trendo apsk ir dinaminio programavimo bei modeliavimo metodai. Plačiau paplitęs naudojamas ekspertų met. Plan proc t. remtis patikima informacija ar DB. Ją sudarant reikia laikytis dėsningumo: