Informacinių technologijų informacinių sistemų poveikis organizacijos vidinei veiklai
5 (100%) 1 vote

Informacinių technologijų informacinių sistemų poveikis organizacijos vidinei veiklai

11213141

Įvadas

Informacinės technologijos ir telekomunikacijos (ITT) skverbiasi į visas žmogaus veiklos sritis, veikia žmonių gyvenimo būdą, kultūrą ir kt. XXI amžius yra informacijos amžius, kuriame informacija įgauna dominuojantį vaidmenį. Jau dabar egzistuoja ir ateityje stiprės naujų informacinių technologijų plėtros ir pasaulinių tendencijų ryšys. Naujos informacinės technologijos skatina individualų ir dinamišką gyvenimo būdą bei pasaulinę kultūros raidą. Visa tai atspindi naujas gyvenimo stilius ir globalizacijos procesai.

Temos aktualumas: Sėkminga verslo plėtra šiuo metu yra neįsivaizduojama be aktyvaus naujausių informacinių technologijų ir nuotolinių ryšių naudojimo. Informacinės technologijos iš esmės iš esmės keičia organizacijų veiklą. Šiandien daugelis organizacijų savo dabartį ir ateitį sieja su informacine visuomene. Informacinių technologijų naudojimas sudaro galimybę į aktyvią darbinę ir visuomeninę veiklą įtraukti neįgaliuosius, kaimo gyventojus, moteris auginančias mažus vaikus. Jos tampa vienu pagrindinių veiksnių, darančių įtaką efektyviai kompanijos veiklai, vis labiau lemia kompanijų sėkmę.

Darbo objektas: informacinių technologijų poveikis organizacijos vidinei veiklai..

Darbo tikslas: atskleisti informacinių technologijų poveikį organizacijos vidinei veiklai.

Darbo uždaviniai:

 Atskleisti technologijos informacinių technologijų poveikį organizacijos vidinei veiklai;

 Pagrįsti instrumentarijaus klausimų reikalingumą;

 Pateikti tyrimo rezultatų analizę ir interpretacijas.

Metodai:

1. Mokslinės literatūros analizė;

2. Anketinė apklausa.

1.Informacinių technologijų samprata organizacijoje

1.1 Informacinės sistemos paskirtis

Greta tradicinių organizacijos veiklos išteklių (kapitalo, žemės ir pastatų, žmonių, žaliavų ir

medžiagų, finansų) naudojama informacija, kuri tapo labai svarbiu veiklos ištekliu. Šiam ištekliui – informacijai tvarkyti organizacijoje sukuriama informacijos sistema.

„Informacijos sistema veikia tam tikroje aplinkoje: organizacinėje aplinkoje ir technologinėje aplinkoje. Šiuolaikinės organizacijos informacijos sistema iš dalies kompiuterizuota, todėl susideda iš kompiuterizuotos informacijos sistemos ir nekompiuterizuotos dalies. IS apdoroja įeigą (duomenis) ir suformuoja išeigą (ataskaitas, suvestines), kuria naudojasi vartotojas arba kita IS. IS kompiuterizuoja vartotojo vykdomas veiklos funkcijas ir veiklos procesus. Todėl IS dar vadina taikomąja programine įranga, kuri įdiegiama konkrečiose darbo vietose; taip sukuriamos kompiuterizuotos darbo vietos (KDV). KDV yra įvairiuose organizacijos valdymo hierarchijos lygmenyse.

Organizacijos vadovybės, padalinių vadovų ir darbuotojų atliekami darbai, naudojamos informacijos turinys labai skiriasi, todėl skiriasi ir šių KDV taikomųjų uždavinių sudėtis. Efektyvus veiklos sričiųtvarkymas galimas tik įdiegus atitinkamos paskirties IS“ [22].

1.2 Informacinės technologijos organizacijoje

Plačiąja prasme IT yra organizacijos technologinė ir komunikacinė įranga. IT turi atitikti veiklos sričių poreikius. Atsiradus naujoms veiklos problemoms ar pasikeitus veiklos pobūdžiui, senieji IT sprendimai turi būti modifikuoti. IS yra viena iš organizacijos IT sudedamųjų dalių.

Siaurąja prasme IT yra IS technologinė dalis: techninė įranga, duomenų bazių valdymo sistema, kompiuterinis tinklas, sisteminė programinė įranga, kiti įrenginiai.

Šiuo metu IS diegiamos šioms svarbiausioms organizacijos veiklos sritims kompiuterizuoti: strateginiams uždaviniams (IS, teikiančios pranašumą konkurencinėje kovoje); veiklos nuolatinio tobulinimo darbams; veiklos proceso esminei pertvarkai (reinžinerijai); veiklos partnerystės poreikiams; elektroninei komercijai. Efektyviai šias veiklos sritis tvarkyti galima tik įdiegus atitinkamos paskirties IS.

Alter S. atlikti moksliniai IT plėtros tyrimai nustatė dvidešimt IT taikymo organizacijose sričių.

Svarbiausios jų yra šios (skliaustuose nurodytas svarbos įvertinimas): IT infrastruktūros, adekvačios veiklos procesui, sukūrimas (9.1); veiklos proceso perprojektavimo kompiuterizavimas (7.79); paskirstytų IS kūrimas ir tvarkymas (7.73); organizacijos informacinės architektūros kūrimas ir

realizavimas (7.62); komunikacinių tinklų planavimas ir tvarkymas (7.58); IS kūrimo efektyvumo didinimas (7.5); duomenų šaltinio tikslinio naudojimo užtikrinimas (7.46); IS personalo kvalifikacijos kėlimas (7.31); IS organizavimas atsižvelgiant į organizacijos struktūros vystymąsi (7.11); IS strateginio planavimo įvertinimas (6.82); kolektyvinio darbo sistemų kūrimas ir valdymas (6.59); IS efektyvumo ir našumo matavimas (6.59); supratimo apie IS vaidmenį ir įtaką organizacijai didinimas

(6.53); organizacijos personalo apmokymo kompiuterizavimas (6.48); esamos IS valdymas (6.31). [1].

Brancheau J. C. atlikti tyrimai rodo, kad yra penkios svarbiausios pagal įtaką organizacijai IT vystymo kryptys: našumo didinimas, kaštų mažinimas, sprendimo priėmimo proceso tobulinimas, ryšio su vartotojais tobulinimas, naujų strateginės paskirties IS kūrimas [6].

1.3 Informacijos sistemos sąveika su organizacijos veikla

Organizacijos veiklą apibūdina veiklos strategija, veiklos taisyklės ir procedūros. Pasikeitus veiklos

strategijai, veiklos taisyklėms ar procedūroms, atitinkamai turi keistis IS elementai – programinė įranga, techninė įranga, duomenų bazė ar komunikacijų sistema.

IS sudaro techninė įranga, programinė įranga, duomenų bazė ir tinklo (komunikacijų) įranga; tai apibendrinta IS sudėtis. Į IS sudėtį įeina ir atitinkamos kvalifikacijos personalas; informacijos sistema naudojasi organizacijos darbuotojai, todėl dar vienas IS elementas yra žmonės. Techninė jranga yra kompiuterinių įrenginių rinkinys (tokių kaip procesorius, monitorius, klaviatūra, spausdintuvas, skeneris, brūkšninio kodo nuskaitymo įrenginys ir kt), kurie priima duomenis, saugo, apdoroja ir išveda juos. Programinė įranga yra programų rinkinys, kuris įgalina techninę įrangą apdoroti duomenis.

Duomenų bazė (DB) yra susijusių laikmenų ar lentelių rinkinys, kurį tvarko speciali programinė įranga – duomenų bazės valdymo sistema. Duomenų bazėje saugomi duomenys ir asociacijos (ryšiai) tarp veiklos duomenų elementų.

Kompiuterinis tinklas yra IS dalis jungianti sistema. Tinklas yra atskira IS dalis, išdėstyta skirtingose darbo vietose, siejanti programinių ir techninių priemonių sistema, kuri leidžia padalyti IS išteklius tarp skirtingų techninių įrenginių (kompiuterių, spausdintuvų ir kt.), visoms KDV bendrai naudoti IS išteklius. Žmonės yra organizacijos darbuotojai, kurie naudojasi IS arba naudoja jos rezultatus, taip pat informatikos specialistai, užtikrinantys IS funkcionavimą. IS kūrimas ir diegimas organizacijoje reikalauja papildomų darbų, kuriuos privalo atlikti organizacijos padaliniai. Organizacijos vadovai sudaro ir patvirtina instrukcijų rinkinį apie darbo organizavimo IS aplinkoje tvarką: kaip sujungti IS komponentus, kaip įvesti duomenis, juos tvarkyti, kaip naudotis taikomąja programine įranga ir techniniais įrenginiais, kad būtų galima kompiuterizuotai apdoroti informaciją ir gauti pageidaujamą rezultatą. Apibendrinta IS sudėtis nepriklauso nuo to, kokią veiklą (procesą, valdymo funkciją, darbo vietą) IS kompiuterizuoja. Tačiau pagrindinių IS dalių detali struktūra ir turinys labai priklauso nuo kompiuterizuojamos veiklos savybių: gamybinės organizacijos IS programinė ir techninė įranga, duomenų bazės turinys labai skiriasi nuo universiteto ar banko IS programinių ir techninių sprendimų.

2. ORGANIZACIJOS VALDYMAS

Informacinės technologijos ir telekomunikacijos (ITT) skverbiasi į visas žmogaus veiklos sritis, veikia žmonių gyvenimo būdą, kultūrą ir kita. XXI amžius yra informacijos amžius, kuriame informacija įgauna dominuojantį vaidmenį. Jau dabar egzistuoja ir ateityje stiprės naujų informacinių technologijų plėtros ir pasaulinių tendencijų ryšys. Naujos informacinės technologijos skatina individualų ir dinamišką gyvenimo būdą bei pasaulinę kultūros raidą. Visa tai atspindi naujas gyvenimo stilius ir globalizacijos procesai. Naujas gyvenimo stilius skatina plėtotis naujas informacines technologijas, o globalizacija – didelių rinkų aprūpinimą ir naujų technologijų skleidimą. Informacinių technologijų plėtojimasis ir skleidimas, rinkų poveikiai sudaro prielaidas kurti naujas informacines technologijas. Kita vertus, naujas gyvenimo stilius skatina pasaulinį bendradarbiavimą ir globalizaciją, o šis savo ruoštu žadina gyvenimo stiliaus pokyčius.

Įvertinant informacinių technologijų esamą lygį, plėtros temtus bei poveikį pasauliui, dabartinę visuomenę galima apibūdinti kaip pereinamąją iš industrinės į informacinę. Šiuolaikiniame pasaulyje sėkmingą organizacijos veiklą ir konkurencingumą duagiausia lemia sugebėjimas naudotis vienu svarbiausių jos išteklių – žiniomis. Perėjimas iš industrinės į informacinę visuomenę tam tikru požiūriu reiškia, kad tai, ką žmonės sukuria, vis daugiau susiję su informacija ir žiniomis, o ne su fizine verte. Taigi informacinių technologijų plėtra stipriai veikia pasaulines visuomenės raidos tendencijas.

Šios tendencijos daro įtaką gamybai ir vartojimui, tai yra vartotojų elgsenos individualumas ir dinamiškumas skatina sparčius rinkos pokyčius, technologijų pokyčiai – rinkų pokyčius ir informacines technologijas, paklausos ir pasiūlos globalizacija – informacinės technologijos ir technologijų skleidimą. Gamybos tendencijos sudaro naujas sąlygas organizacijos veiklai ir jos pertvarkai. Informacinės technologijos tiesiogiai veikia organizaciją ir jos pertvarką.

2.1 Informacinių technologijų poveikis organizacijos vidinei veiklai

Priimami strateginiai sprendimai susieti su organizacine valdymo struktūra, informacinėmis technologijomis ir kitais veiksniais, lemiančiais inovacijas. Naujų informacinių technologijų taikymas radikaliai keičia organizacijos funkcionavimą ir plėtojimąsi. Informacinė sistema (IS) tampa organine bet kurios organizacijos dalimi. Ir ištikrųjų Daugelio kompanijų veikla yra tiesiog neįsivaizduojama ir neįmanoma be šiuolaikinių IS. Pagrindiniai kiekvienos organizacijos elementai yra jos personalas, struktūra ir procedūros, politika, korporatyvinė kultūra. Formalių organizacijų veikla grindžiama skirtingais valdymo lygiais ir darbo pasiskirstymu, kurių struktūra rodo darbo pasidalijimą. Personalas yra priimamas į darbą ir mokomas atlikti konkrečias funkcijas. Organizacija koordinuoja savo veiklą,
struktūrine hierarchija ir formaliomis, standartinėmis procedūromis. Vertinant kompanijų veiklos perspektyvas matyti, kad informacinių sistemų, drindžiamų šiuolaikinėmis informacinėmis technologijomis, organizavimą ir valdymą veikia ne tik išorines aplinkos veiksniai. Didelę reikšmę turi vidiniai organizacijos veiksniai ir informacinių sistemų organizaciniai ir valdymo aspektai. Todėl siekiant iki galo suprasti informacinių sistemų prigimtį ir esmę, neužtenka vien tik kompiuterinio raštingumo. Vadybininkai turi suprasti informacinių sistemų organizavimo, valdymo ir technologijų dimancijas, jų sąveiką ir poveikį, žinoti jų galimybes.

Šiuo metu pastebimas sumažėjas techninis pasipriešinimas naujų informacinių technologijų diegimui, todėl naujovių diegimas organizacijoje priklauso nuo strategijos, pasirinktos kliutims įveikti, pokyčių. Nauja stretegija veikia organizacijos struktūrą ir korporacinę kultūrą, kurios jungia jos narius ir suteikia pranašumo jausmą arba visai organizacijai, arba atskirai grupei. Technologijų naujovės efektyvumas priklauso nuo socialinių veiksnių pertvarkos – kaip naujai technologijai reikalingi nauji tarpusavio ryšiai, turi pasikeisti esantys socialiniai ryšiai. Londono verslo mokyklos Informacijos vadybos centro prorektorius profesorius M. J. Earlas teigia: „Infomacija – tai naujas išteklius, todėl visos bendrovės yra informacinės bendrovės, o visi vadybininkai – informacijos vadybininkai. Tuos, kurie išaugo pramonės eros pabaigoje, mokė, jog verslo išteklius sudaro ketvertukas – žmonės, mašinos, medžiagos ir pinigai. Šiandien privaloma pridėti penktąjį išteklių – informaciją“ (Earl M.J., 1999).

Kiekviena organizacija yra veikiama vidaus elementų (1 pav.). Kiekvienas vidaus elementas turi jambūdingų požymių, o elementų požymių sąveika sukuria organizacijai būdingus požymius. Vidaus organizacijos elementai yra vidaus veiksniai, lemiantys veiklos efektyvumą. Šie elementai yra vadybinių sprendimų rezultatas. Bet tai nereiškia, kad vadovai kontroliuoja visus elementus.

ORGANIZACIJA

Organizacijų vidaus sąlygos suprantamos kaip instituciniai veiksniai, kylantys pačioje organizacijoje. Juos galima traktuoti kaip vietinius apribojimus Y . Kadangi organizacija yra žmonių sukurta sistema, jos vidiniai veiksniai tampa valdymų sprendimų rezultatais. Vidaus organizacijos elementai negali būti nagrinėjami atskirai vienas nuo kito. Jie tarpusavyje glaudžiai susiję ir veikia vienas kitą. Vieno elemento pokytis sukelia tam tikrą kitų elementų reakciją ir pokyčius. Organizacijos tikslus pasiekia žmonės, dirbantys konkrečioje darbo vietoje (organizacinėje struktūroje), vykdantys užduotis, naudojantys technologijas. Bet kurio šių elementų pasikeitimas atitinkamai turi įtakos visiems kitiems elementams.

Informacinių sistemų kūrimo, parinkimo, plėtros ir t. t. procesui įtaką daro vidiniai veiksniai (instituciniai veiksniai) (2 pav.). Instituciniai veiksniai jungia korparatyvinę kultūrą ir vertybes, normas ir interesus ir kita, tai yra tuos veiksnius, kurie daro įtaką strateginiams klausimams. Galima teigti, kad informacinės sistemos yra įgyvendinamos, plėtojamos ir naudojamos įvertinant nustatytas priežastis, vidinius suformuluotus uždavinius ir tikslus. Informacines sistemas galima traktuoti kaip atskirų organizacijų varžybų už rinkos ir išteklius rezultatą. IS neišvengiamai susijusi su organizacijų politika, nes jos daro didžiulę įtaką galimybei gauti svarbiausią išteklių – informaciją.

2 pav. Organizacijos vidinis poveikis

2.2 Informacinių sistemų poveikis organizacijai

Kadangi informacinės sistemos patencialai keičia organizacijos struktūrą, kultūrą, politiką ir veiklą, tai jų diegimas sukelia didesnę ar mažesnią priešpriešą, neišvengiamą organizacijos pertvarką, užduočių perskirstymą ir kt. IS kūrimas visada turi vienokių ar kitokių pasekmių struktūrai, technologijai, uždaviniams ir personalui 3 pav. tai reiškia naujų tarpusavio santykių nustatymą (kyla socialinių probloemų) ir todėl neišvengiamas didesnis ar mažesnis organizacinis pasipriešinimas.galimi keli metodai šio pasipriešinimo įtakai mažinti. Vieni jų numato, kad organizacijos, pradėdamos dirbti ar plėtoti IS, iš dalies atsisako griežtų darbų paskirstymų bei instrukcijų ir pradeda naudoti organines valdymo organizacines struktūras. Po pertvarkos jos vėl grįžta prie mechaninių struktūrų. Kitas metodas numato, kad siekiant firmos pokyčių efektyvumo, vienu metu yra vykdomi visu keturių komponentų – technologijos, uždavinių, personalo, struktūros – pokyčiai.

2 pav. IS veikimas organizacijos viduje

Be jokios abejonės, informacinės technologijos ir informacinės sistemos veikia organizaciją. Bet gi kaip jos veikia organizaciją? Norint rasti atsakymą į šį klausimą, reikia sistemiškai ir kompleksiškai analizuoti ekonomikos ir vadybos teorijas, socialinius ir psichologinius aspektus. Pvz., ekonomikos požiūriu ITT gali būti nagrinėjama kaip gamybos veiksnys, kuris gali būti lengvai pakeistas kapitalu ir personalu. Taip informacijos kaina galima
pakeisti darbo kaina kuri buvo skaičiuojama tradiciškai. ITT gali sumažinti valdymo kaštus. ITT sumažina informacijos gavimo ir analizės kaštus, ledžia sumažinti išlaidas. Vadovas gali koordinuoti ir kontroliuoti didesnį pavaldinių skaičių, nes augant firmai didėja koordinavimo ir kontrolės išlaidos, kadangi reikia skirti daugiau dėmesio kontrolei, koordinavimui ir valdymui. Todėl kompanijoje ITT turi būti susijusios su vidurinės vadybininkų grandies darbuotojų skaičiaus mažėjimu. Firma tradiciškai auga siekdama naudoti masto ekonomiją, tai yra sumąžinti operacinius kaštus. Savininkas samdo darbuotojus ir paveda jiems atlikti darbus. Tačiau darbuotojai turi būti nuolat kontroliuojami ir valdomi, kitaip gali atsitikti, jog jie savo asmeninius interesus iškels aukščiau savininkų. Kadangi firmos dydis ir galimybės auga, todėl auga ir lėšos, skiriamos kontrolei ir koordinavimui. Auganti firma tampa sudėtingesne, todėl tradiciškai jos personalo išlaidos didėja. Informacinės technologijos, mažinamos informacijos gavimo ir analizės kaštus, sudaro prielaidas mažinti tarnautojų samdymo išlaidas todėl, kad vadybininkai gali lengviau kontroliuoti didesnį tarnautojų skaičių. ITT ir mažai firmai sudaro prielaidas padidinti savo galimybes ir įvykditi užsakymus arba valdyti atsargas su labai nedideliu tarnautojų ir vadybininkų skaičiumi. ITT taip pat padeda sumažinti operacijų kaštus.

ITT diegimas turi ir psichologinį poveikį didelioje organizacijoje yra sudėtingi kolektyviniai santykiai bei organizavimas ir IS veikia viena kitą. Nėra iki galo ištirta, kaip moderni organizacija veikiama šių pokyčių. Be to, organizavimo forma istoriškai kito pagal veiklos ciklą ir paskutinį valdymo mados žodį. Daugelio mokslininkų nuomone, IS automatiškai keičia firmą, nors IS gali būti sukurtas tiek atskiroms operacijoms automatizuoti. Aišku, kad ITT gali pakeisti sprendimų priėmimo hierarchiją ir kartu mažinti informacijos gavimo kainą bei didinti informacijos skleidimo greitį. ITT informaciją gali pateikti tiesiogiai iš operacijos atlikimo vietos vyriausiajam vadybininkui, tokiu būdu panaikinama vidutinė valdymo grandis. ITT sudaro galimybę aukščiausios grandies vadybininkams tiesiogiai susisiekti su operacijų lygio vykdytojais nuotoliniu ryšiu ar kompiuterių tinklais ir tokių būdu pašalinti vidutinės valdymo grandies tarpininkus. Analogiškai ITT gali tiesiogiai skleisti informaciją ir tokių būdu suteikti galimybę darbininkams patiems priimti atitinkamus sprendimus be valdymo personalo įsikišimo. Kai kurie tyrėjai netgi mano, kad kompiuterizavimas padidina vidutinio valdymo lygio vadybininkų informatyvumą ir įpareigoja juos priiminėti labiau svarbius negu praeityje sprendimus tokiu būdu mažinant žemesnio lygio darbuotojų skaičių.

Šiuo metu Jūs matote 51% šio straipsnio.
Matomi 2471 žodžiai iš 4888 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 0,87 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.