Komunikacija x įmonėje
5 (100%) 1 vote

Komunikacija x įmonėje

TURINYS

1. Įvadas…………………………………………………………………………………………… …………….. . ……1

2. Komunikacijos reikšmė ir bendravimo procesas……………………………. ………………….. …….4

2.1. Informacijos perdavimo kanalai………………………………………………………………….. …….4

3. Bendravimas „X“ įmonėje………………………………………………………………………….. ……7

3.1.Komunikacijos barjerai……………………………………………………………………………………….8

3. 3.2.Efektyvus informacijos pasikeitimas…………………………………………………………………….11

Išvados bei pasiūlymai…………………………………………………………………………………………….12

4. Priedai

4.1 Specializuota anglų kalbos mokykla

4.2 Specializuota kalbų mokykla

ĮVADAS

Nors ir kaip žmogus stengtųsi, jis negali nebendrauti. Veiklumas ar neveiklumas, kalba ar tyla – visa tai yra svarbūs bendravimo būdai. Bendravimas daro įtaką kitiems žmonėms, o šie žmonės negali neatsakyti ir tokiu būdu bendrauja.

Paul Watzlzwick

Komunikacijos procesas užima labai svarbią vietą ne tik organizacijų, bet ir apskritai visų žmonių gyvenime.Bendraudami mes praleidžiame labai daug laiko. Tai atrodo toks paprastas dalykas, kad dažnai mes net nesusimąstome. Jog tai ne visada vyksta tinkamai ir efektyviai.

Tai ką pagamina komunikacija, turi atitikti organizacijos tikslą, tik kiekybiškai ir kokybiškai.Ji neturi sukurti šalutinių produktų, kurie prieštarautų šiam tikslui. Be to komunikacijos kiekis turi būti optimalus.

“Bendrauti” – reiškia veikti kartu. Tam kad suprastume kas dedasi, kai žmonės komunikuoja, mums reikia turėti bendrą suvokimą. Paprastai laikomasi nuomonės, kad visa komunikacija vienu ir tuo pačiu metu perteikia keletą pranešimų. Dauguma tų pranešimų yra dviprasmiški, todėl gavėjas turi juos interpretuoti.

Žmogus yra vienintelis žinduolis, sukūręs sudėtingą kalbą.Komunikacijos pasąmonės lygis yra toli gražu netobulas. Daugelis reiškinių, pašaliniam atrodančių keistais, bendraujan gali atsiskleisti. Tai gali būti du nesugyvenantys direktoriai, nesusipratimai, kilę tarp vadybininko ir pavaldinio, jiems apsikeitus pranešimais. Siunčiamas pranešimas skiriasi nuo gaunamo pranešimo. Pranešimo siuntėjas žino, ką jis nori pranešti, tačiau šį žinojimą reikia išreikšti žodžiais. “Verčiant” mintis į žodžius, reikalinga atranka, kitaip, bus per daug žodžių. Verčiant mintis žodžiais, tam tikru mastu pasikeičia ir turinys – jis iškreipiamas. Tam kad jis būtų prasmingas, pranešimo siuntėjas turi palyginti norimas mintis su savo bendrąja patirtimi. Vėl dėl žodžių ekonomijos žodinis pranešimas yra labiau apibendrinamas negu pagrindinė mintis.

Na, o pranešimo gavėjas turi jį atitinkamai “atversti”. Jis turi atkreipvi dėmesį į tai, kas yra svarbiausia, ir todėl dalį informacijos praleidžia. Tam, kad pranešimas atitiktų gavėjo įsivaizduojamą pasaulį, jis atitinkamai iškreipiamas. Suderinus su savo patirtimi, sukuriama reikšmė, ir vėl apibendrinama. Žinant, kad siuntėjas, ir gavėjas pranešimą braukė, iškreipinėjo ir apibendrino, galima suprasti, kaip svarbu įsitikinti, ar pranešime atsispindi tikrieji siuntėjo ketinimai. Labai lengva neteisingai suprasti.

Vadovo veikla yra bendrauti su žmonėmis ir rengti sprendimus, neminint vadybos funkcijų – planavimo, organizavimo, motyvavimo ir kontrolės. Bendravimo tikslas – gauti ir perduoti informaciją. Bendrauti privalo ne tik vadovai, bet ir visi organizacijos nariai. Veiklos praktika rodo, kad nuo bendravimo veiksmingumo labia priklauso organizacijos veiklos rezultatai. Organizacijos bendravimas yra dviejų rūšių: bendravimas su aplinka ir bendravimas organizacijos viduje.

Bendravimą su aplinka lemia organizacijos sąveikos su ja mastas. Šis bendravimas vyksta įvairiais būdais:

• reklamuojantis;

• formuojant reputaciją vietiniu, nacionaliniu ar tarptautiniu mastu;

• pateikiant metų ataskaitas visuomenei ir ataskaitas valdžios institucijoms, pateikiant audito ataskaitas;

• bendraujant su profsajungomis bei kitomis organizacijomis.

Bendraudama su aplinka organizacija praneša visuomenei apie save, savo veiklą, ką ji gali pasiūlyti ir kokiomis sąlygomis. Šis bendravimas svarbus tuo, kad daugiau žmonių sužino apie organizaciją, padeda jai rasti investitorių, pritraukti naujų klijentų ar pirkėjų.

Labai įvairus bendravimas ir organizacijos viduje. Jis vyksta:

• tarp skirtingų valdymo lygių;

• tarp vieno lygio valdymo padalinių;

• vadovų bendravimas su pavaldiniais ir darbo grupėmis;

• neformalus bendravimas.

Tarp valdymo lygių informacija perduodama vertikaliais kanalais.

Iš aukštesniųjų lygių pranešami tikslai, uždaviniai, užduotys, rekomenduojami veiklos metodai. Iš žemutinių lygių aukščiausioji vadovybė informuojama apie ten bręstančias problemas, kas ten daroma. Tai žinodama, ji gali keisti žemesnių lygių veiklą.

Vieno valdymo lygio kontaktai padeda koordinuoti veiklą tarp lygegrečių padalinių. Šis bendravimas ugdo lygiateisius santykius ir gerina tarpusavio
supratimą.

Ryškiausi yra vadovo santykiai su savo ravaldiniais. Šie vertikalūs ryšiai sudaro pagrindinę dalykinio bendravimo dalį. Bendraudami su pavaldiniais vadovai praneša apie numatomus ar jau daromus pakeitimus, gauna idėjų ir pasiūlymų, sužino apie pavaldinių problemas. Vadovas gali būti sudaręs darbo grupę tam tikrai problemai spręsti. Tada jis susitinka su visa savo grupe. Jo tiesioginai ryšiai su ja aktyvina darbą, leidžia grupės nariams išdėstyti savo pažiūras, pasiūlyti sprendimų variantus ir priemones. Taip vadovas betarpiškai sužino, kaip vyksta darbas ir su kitomis problemomis susiduriama jį atliekant.

Neformalų bendravimą galima pavadinti gandų skleidimu. Šie kontaktai daug operatyvesni ir pirmiausia perduoda konfidencialią informaciją. Gandus galima panaudoti ir naudingai: patikrinti rengiamų priemonių efektyvumą; sužinoti ką kiti ketina daryti; pranešti savo kontraargumentus.

Šiame darbe bus nagrinėjama „X“ įmonės veikla ir pateikiami konkretūs faktai.

„X“ įmonė – paslaugų firma, kuri užsiima anglų ir vokiečių kalbos mokymu. Klientų paieška vyksta telefonu. Tai vienas iš pardavimo būdų, kuris vadinasi – telemarketingas. Toliau pateiksiu informacijos klasifikavimą, jos perdavimo kanalus. Taip pat sužinosime kokie gali būti komunikacijos barjerai, ir kaip jų išvenkti. Pateiksiu pavyzdžių kaip yra bendraujama „X“ įmonėje. Sužinosime, kaip reikia bendrauti telefonu, kaip išmokti klausytis bei efektyviai keistis informacija.

KOMUNIKACIJOS REIKŠMĖ IR BENDRAVIMO PROCESAS

Geras vadovų ir jų bendradarbių informuotumas yra būtina sudedamoji jų valdymo dalis. Be jo vadovauti sunku, o dažnai ir iš viso neįmanoma. Tai būtina kooperatinio valdymo priemonė. Tik gerai informuotas bendradarbis gali gerai įvykdyti jam deleguotus uždavinius ir įvertina savo darbo rezultatus.

Reguleri informacija apie firmą, vietą rinkoje, problemas ir laimėjimus teigiamai veikia įmonės klimatą, leidžia pajusti klimatą su įmone. Ši informacija gali būti skelbiama skelbimų lentoje, įmonės laikraštyje ir specialiuse lapeliuose, o mažesnėse įmonėse – susirinkimuose.

Jei pablogėja įmonės veiklos rezultatai, atsiranda nesutarimų tarp grupių, tai gali būti blogo informuotumo pasekmė. Į svarbios informacijos slėpimą bendradarbiai reaguoja labai liguistai, prasideda įtarinėjimai,vienas kito kaltinimas, ir tai gali visiškai paralyžuoti įmonės darbą. Gerai organizuota įmonė turi gerą informacinę sistemą, kai pakankama informacija laiku pateikiama vartotojams.

Informacijos svarba tiek išaugo, kad šiandien kalbama apie ją kaip apie ketvirtąjį gamybos veiksnį. Ji dabar padeda darbo eigą ne tik racionalizuoti, bet vaidina svarbų vaidmenį ir formuojant įmonės strategiją.

Informacija – tai kryptingai orientuota žinia, perduodama žodžiu ar komunikacijos priemonėmis.

Informacijos perdavimo būdai yra trys:

• žodinė informacija – nurodymai, pokalbis, tarnybinis pokalbis, posėdžiai, pranešimai ir t.t.;

• rašytinė informacija – pranešimai, potvarkiai, institucijos, infomaciniai lapeliai ir t.t.;

• grafinė informacija – piešiniai grafikai ir t.t.:

Komunikacija yra platesnė sąvoka nei vien tik pasikeitimas informacija. Žmonės keičiasi ir jausmais, mintimis, ketinimais. Komunikaciją organizacijoje visuomet sąlygoja ir grynai žmogiškas aspektas: noras ar nenoras komunikuoti, simpatijos ir antipatijos. Todėl yra svarbu išsiaiškinti, kas tai per procesas, kaip jis vyksta ir ką daryti kad jis būtų efektyvesnis.

Komunikacija organizacijoje – tai dviejų ir daugiau žmonių pasikeitimo informacija, žiniomis, nuomonėmis, idėjomis, ketinimais procesas, vienijantis atskirų organizacijos elementų veiksmus siekiant bendro tikslo.

Išskiriami keturi pagrindiniai pasikeitimo informacija elementai:

1. Siuntėjas – tai asmuo, generuojantis idėjas arba surenkantis informaciją ir ją perduodantis.

2. Pranešimas – tai informacija, kuri yra perduodama.

3. Kanalas – informacijos perdavimo priemonė.

4. Gavėjas – tai asmuo, kuriam skirta informacija ir kuris ją interpretuoja.

Paprastai, pasikeitimas informacija susideda iš penkių etapų, susijusių su minėtais komunikacijos proceso elementais.

1. Idėjos, informacijos atsiradimas. Pasikeitimas informacija prasideda nuo idėjos formulavimo ar informacijos atrinkimo. Siuntėjas turi nuspręsti, kokią ir kiek informacijos reikia perduoti.

2. Kodavimas ir kanalo pasirinkimas. Prieš perduodamas informaciją, siuntėjas ją turi paversti žodžiais, intonacija, gestais. Toks kodavimas informaciją paverčia pranešimu. Informacijos perdavimo priemonės gali būti verbalinės ir neverbalinės. Siuntėjas turi pasirinkti ir perdavimo kanalą, kuris turi atitikti informacijos užkodavimo priemones (žodžiu, raštu, kompiuteriniais tinklais, elektroniniu paštu, telefonu ir t.t.). Jeigu kanalas neatitiks informacijos užkodavimo, komunikacijos procesas nebus efektyvas.

3. Perdavimas. Šiame etape siuntėjas panaudoja kanalą, perduodamas informaciją gavėjui. Čia kalbama apie fizinį informacijos perdavimo veiksmą, kuris dažnai klaidingai sutapatinamas su pačiu komunikacijos procesu. Tuo tarpu tai tik vienas iš etapų.

4. Dekodavimas. Gautą informaciją gavėjas dekoduoja. Dekodavimas – tai siuntėjo simbolių transformavimas į gavėjo mintis. Jeigu simboliai,
siuntėjo, gavėjui turi tokią pat reikšmę, tuomet šis tiksliai žinos, ką norėjo pasakyti siuntėjas, ir komunikacijos procesas bus baigtas. Tačiau praktiškai labai dažnai gavėjas savaip interpretuoja gautą informaciją. Todėl yra būtinas dar vienas etapas – užtikrinti grįžtamąjį ryšį.

5. Gryžtamasis ryšys. Apie tobulą komunikaciją galima kalbėti tik tada, kai gavėjo įspūdis atitinka tai, ką norėjo perduoti siuntėjas. Užtikrinant grįžtamąjį ryšį, siuntėjas ir gavėjas tarsi apsimaino vietomis. Gavėjas tampa siuntėju ir, perduodamas savo įspūdį apie informaciją, pereina visus minėtus etapus.

INFORMACIJOS PERDAVIMO KANALAI

Informacijos judėjimą organizacijoje galima palyginti su žmogaus kraujotakos sistema. Kad žmogus galėtų normaliai gyventi, jo kraujagyslėmis turi cirkuliuoti kraujas. Taip yra ir su komunikacija. Kad organizacija įgyvendintų savo tikslus, joje turi cirkuliuoti informacija.

Taigi, siekiant efektyvios organizacijos veiklos, reikia užtikrinti efektyvų pasikeitimą informacija tarp įvairių jos padalinių ir darbuotojų.

Nagrinėjant informacijos perdavimo būdus organizacijoje, reikia išskirti formaliuis ir neformalius informacijos perdavimo kanalus. Abi šios grupės labai svarbios organizacijos komunikacijai.

Kiekviena organizacija turi formaliai patvirtintą struktūrą, kurios rėmuose realizuojami organizaciniai komunikaciniai santykiai. Informacijos judėjimas formaliais perdavimo kanalais griežtai atitinka organizacijos hierarchinę struktūrą. Formali komunikacija organizacijoje gali būti dvejopa: vertikali ir horizontali.

Neformali komunikacija vyksta nebent asmeninių ir socialinių santykių tinklais, kurie susiformuoja spontaniškai, jungiantis žmonėms į neformalias struktūras. Pažymėtina kad dažnai šias kanalais perduodama informacija sklinda daug greičiau, tačiau ji gali būti ir daug labiau iškraipoma.

Vertikali komunikacija – tai skirtingų hierarchinių lygių keitimasis informacija. Vertikali informacija organizacijos viduje perduodama iš lygmens į lygmenį dvejopai:

• komunikacija „žemyn“;

• komunikacija „aukštyn“.

Informacija juda „žemyn“ , kai asmuo, užimantis aukštesnę vietą organizacijos hierarchijoje, siunčia informaciją asmenims, kurie toje pačioje struktūroje užima žemesnes pozicijas.

Vertikali komunikacija „žemyn“ gali būti:

• vienpusė: vadovas pateikia informaciją ir nesiekia grįžtamojo ryšio;

• dvipusė: laisvas pasikitimas idėjomis;

• vienpusė komunikacija su grįžtamuoju ryšiu: vadovas pateikia informaciją ir pasitikslina, kaip ji suprasta.

Vertikalios „žemyn“ informacijos srautai susiformuoja aukščiausiame valdymo lygmenyje ir perduodami iki žemiausiojo. Šiuo srautu perduodami visi nurodymai, užduotys, veiklos tikslai, tobulinimo kryptys, įvertinimai ir t.t.

Išskiriamos šešios pagrindinės informacijos, kurią privalo gauti darbuotojai, rūšys:

• asmeninė informacija, susijusi su jų tiesioginiu darbu organizacijoje;

• darbinės instrukcijos, kuriose duodami nurodymai darbuotojams, ką ir kaip jie turi daryti;

• darbiniai paaiškinimai skirti paaiškinti, kaip vienos užduotys siejasi su kitomis;

• procedūrinė informacija pateikia organizacijos tikslų, politicos strategijos, planų įgyvendinimo procedūras vidaus tvarkos taisykles;

• apmokymo instrukcijos skirtos darbuotojų motyvacijai palaikyti, kvalifikacijos kėlimui, mokymui reglamentuoti, susiejant vykdomas funkcijas su organizacijos tikslais.

Galima teikti, kad pagrindinė komunikacijos „žemyn“ funkcija yra visapusiškas organizacijos narių informavimas. Turėdami informaciją ne tik apie savo darbo užduotis, bet ir apie aukštesniųjų valdymo lygių veiksmus, numatomas veiklos strategijas bei planus, darbuotojai jaučia mažesnę įtampą, pagerėja mikroklimatas sumažėja nuogastąvimai ir įtarinėjimai dėl vadovų ketinimų, padidėja darbuotojų saugumo jausmas.

Informacija juda „aukštyn“, kai asmuo, užimantis žemesnę vietą organizacijos hierarchijoje, siučia informaciją asmenims, kurie toje pačioje struktūroje užima aukštesnes pozicijas.

Skiriamos tokios informacijos „aukštyn“ rūšys:

• ataskaitos apie tai, ką pavaldiniai daro;

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 1968 žodžiai iš 6540 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.