Komunikacijos įtaka organizacijos veiklos efektyvumui
5 (100%) 1 vote

Komunikacijos įtaka organizacijos veiklos efektyvumui

ĮŽANGA

Komunikacija turi didelę reikšmę kasdieniniame žmonių gyvenime.

Kadangi iš prigimties žmogus yra sociali būtybė, tai jis negali egzistuoti be pastovaus ryšio su jį supančia aplinka. Sėkmingas bendravimas yra svarbi visaverčio gyvenimo dalis, teigiamų emocijų šaltinis. Bendraudamas žmogus išreiškia savo esmę, tampa asmenybe. Bendravimas – informacijos šaltinis, jis ir žmogaus elgsenos reguliatorius.Kadangi žmogus didžiausią ir prasmingiausią savo gyvenimo dalį praleidžia darbe, bendraudamas su žmonėmis darbo aplinkoje, todėl vis rimčiau ir dažniau kalbama apie komunikacijos reikšmę didinant organizacijos veiklos efektyvumą.

Komunikacija vaidina gyvybiškai svarbų vaidmenį organizacijos gyvenime. Komunikacijos procesas labai svarbus organizacijai, nes bendraujant realizuojami tam tikri žmogiškieji kontaktai ir susiformuoja tam tikra darbuotojų elgsena, gaunama ir perduodama informacija. Komunikacija – tai bendra valdymo proceso – planavimo, organizavimo, vadovavimo ir kontrolės – gija.

Kadangi komunikacija yra viena iš svarbiausių organizacijos egzistavimo sąlygų, todėl mūsų darbo tikslas atskleisti komunikacijos įtaką organizacijos veiklos efektyvumui. Šiam tikslui įgyvendinti mes iškėlėme tokius uždavinius:

 Apibrėžti komunikaciją, jos procesą, komponentus bei komunikaciją organizacijoje, jos tikslus, funkcijas, bendravimo lygius;

 Išanalizuoti komunikacijos organizacijoje klasifikaciją, apibūdinti išorinę ir vidinę (vertikąliąją, horizontąliąją, formaliąją, neformaliąją) komunikacijas;

 Apibūdinti organizacijos grupes, išskirti jų rūšis, pabrėžti komunikacijos svarbą joms ir visai organizacijai bei pateikti pagrindines išvadas.

Iškeltiems uždaviniams atskleisti mes naudojome mokslinę literatūrą, internetinius šaltinius, rėmėmės paskaitų medžiaga.

1. Komunikacija ir organizacija

Komunikacija – tai viena iš žmonių bendravimo sričių, kurią labai sunku apibrėžti ir paaiškinti. Žmogus negali egzistuoti be pastovaus ryšio su supančiu pasauliu, todėl nuolatos vyksta keitimasis informacija. Tai iš vienos pusės įtakoja asmenybės kaitą, o iš kitos – žmogaus atsakomybę už savo veiklą ir jos pasekmes.

Komunikacija (lot. Communicatio – pranešimas): bendravimas, keitimasis patyrimu, mintimis, išgyvenimais. Tai pasikeitimo informacija procesas, laiduojantis žmonių tarpusavio santykių, jų išgyvenimų ir tarpusavio supratimą.

Dažniausiai žmonės bendrauja siekdami pasikeisti naujienomis, žiniomis, kai reikia ką nos pranešti bendrakalbiui, kam nors jį paskatinti. Tai pasikeitimas informacija, pirmiausia intelektualia, logine. Tačiau be perdavimo-gavimo loginės informacijos, svarbiausia komunikacijos funkcija – tarpusavio bendradarbiavimas ir suvokimas.

Komunikacija prasideda, kai du ar daugiau žmonių įeina į kontaktą tiesiogiai ar per priemones (telefoną, televizorių ir t.t.) ir tai tęsiasi tol, kol nutraukiamas kontaktas.

Komunikacijos procesui užsimegsti ir vystytis yra būtini šie komponentai:

 Siuntėjas – tai pranešimo šaltinis, pradeda komunikacijos procesą. Oragnizacijoje siuntėjas yra asmuo, kuris turi informacijos, poreikių ir norų, ir siekia juos perduoti vienam ar daugiau žmonių.

 Gavėjas yra asmuo, kuris suvokia siuntėjo pranešimą ir jį atkoduoja ir interpretuoja;

 Pranešimas, kurį sudaro verbaliniai (žodiniai) ir neverbaliniai simboliai, kurie reiškia informaciją, perduodamą iš siuntėjo priėmėjui.

 Informacijos kanalas – tai pranešimo kelias nuo siuntėjo iki priėmėjo;

Siuntėjas ir gavėjas, keisdamiesi informacija pereina kelias stadijas:

 Minties suformulavimas. Mintį reikia suvokti ir apmąstyti. Ji turi atitikti siuntėjo tikslus. Informacija, kurią norima pasikeisti turi būti pakankamai konkreti ir aiški;

 Kodavimas ir kanalo išrinkimas. Informacija perduodama įvairiais būdais: žodžiais, intonacija, gestais ir pan. Kodavimas mintį paverčia pranešimu. Šiame etape siuntėjas siekia nustatyti abiem pusėm suprantamą reikšmių sistemą ir parinkti tokius simbolius, kurie, jo manymu, ir gavėjui turi tokią pat reikšmę. Kai siuntėjas yra pasiruošęs išsiųsti žinią, pasirenka tam geriausiai tinkantį kanalą. Šį kanalą reikia suderinti su kodo simboliais. Dažniausiai naudojami šie kanalai: kalba, raštas, elektroninis ryšys (kompiuterių tinklai, vaizdo juostos, vaizdo konferencijos ir kita);

 Perdavimas – fizinis informacijos perteikimas;

 Atkodavimas – procesas, kurio metu gavėjas interpretuoja gautą pranešimą ir paverčia jį prasminga informacija. Atkodavimas priklauso nuo gavėjo ankstesnio patyrimo, jo asmeninės nuomonės, nuo to ar vienodai reikšmes supranta siuntėjas ir gavėjas;

Norint užtikrinti komunikacijos efektyvumą, pasikeitimo informacija procesą turi lydėti grįžtamasis ryšys. Grižtamasis ryšys – tai pagrindinis komunikacijos proceso elementas, nes jis suteikia siuntėjui galimybę įvertinti savo žinios efektyvumą. Jis rodo gavėjo reakciją į gautą žinią.

Formuojant ir perduodant žinią pradeda veikti įvairūs trukdymai, kurie gali pakreipti informacijos pateikimą ir persiuntimą kita linkme, arba gavėją pasiekia klaidinga žinia. Todėl labai svarbu siuntėjui ne tik turėti patikimus vidinius informacijos šaltinius, bet ir atsakingai
parinkti informacijos perdavimo priemones, kurios užtikrintų ne tik savalaikį, bet ir kokybišką informacijos persiuntimą gavėjui. Nukrypimai galimi ir dėl individualios simbolių sekos klaidingo supratimo. Išoriniai faktoriai, tiesiogiai susiję su siuntėju, taip pat gali paveikti žinios persiuntimą. Didelę įtaką komunikacijos procesui turi skirtumai tarp siuntėjo ir gavėjo, skirtingas jų tų pačių problemų suvokimo laipsnis, subjektyvaus požiūrio įtaka, nusistatymas vienas kito atžvilgiu ir kt. Todėl norint, kad gavėjas teisingai suprastų žinią, siuntėjui būtina išanalizuoti ir numatyti gavėjo poreikius.

Visi ką tik aptarti tarpasmeninės komunikacijos veiksniai taip pat taikomi komunikacijos procesams organizacijose, kur taip pat reikia perduoti tikslų pranešimą iš vieno žmogaus kitam (arba keliems žmonėms). Tačiau yra keli tik organizacijoms būdingi veiksniai, kurie lemia komunikacijos procesų efektingumą organizacijose. Organizacijoje komunikacija susieja darbinės veiklos ir žmogiškuosius tikslus į visumą.

Komunikaciją siejant su organizacijos veikla ji apibrėžiama kaip žmonių socialinių ryšių funkcija, atsirandanti drauge su materialine gamyba iš reikalo derinti žmonių veiklą, perduoti patirtį, ją sociališkai akumuliuoti. Komunikacija akcentuoja ryšio tarp subjektų mechanizmą, formą, informacijos perdavimo būdus, kanalus.

Galima išskirti tokius organizacijos komunikacijos tikslus:

 Išsiaiškinti. Tai gauti papildomos informacijos apie prekes, paslaugas, pavyzdžiui, įvairūs paklausimai, užsakymai ir kt.

 Informuoti. Informatyvi žinia skirta teigiamai, neigiamai ar neutraliai informacijai perduoti tam tikrai auditorijai. Informacija yra teigiama, kai gavėjas ją mielai priima. Neutrali informacija nesukelia ypatingo gavėjo suinteresuotumo ir dėmesio. Neigiama žinia nuvilia, nuliūdina gavėją, kai kada net sukelia pyktį;

 Įtikinti. Įtikinamoji žinia skirta pakeisti auditorijos elgesį, požiūrį. Tipiški laiškai, kuriuose siūloma ką nors pirkti, yra įtikinamos žinios pavyzdžiai. Be to, žinia, kuri dėl tam tikrų priežasčių gali sukelti gavėjo pasipriešinimą ar nesutikimą, turi būti įtikinama ir pagrįsta.

 Dėmesio išlaikymas, t.y. perduota informacija padeda išlaikyti auditorijos dėmesį ir susidomėjimą, kai kiti tikslai jau yra pasiekti.

Organizacijoje kontaktai neatskiriamai susiję su noru išlaikyti geranoriškus asmeninius santykius. Organizacijai reikia patraukti darbuotojų, tiekėjų, klientų ar vartotojų dėmesį, suformuoti ir palaikyti ilgalaikius santykius su jais. Todėl organizacijai svarbu išlaikyti žmogiškuosius tikslus, paremtus pasitikėjimu ir draugiškumu. Tai pasiekiama komunikacijos metu.

Yra skiriamos tokios organizacijos viduje pasireiškiančios komunikacijų funkcijos:

 Emocionalioji funkcija. Žmonės emocijas reiškia bendraudami. Emocionalioji funkcija orientuota į žmogaus jausmus. Bendraujant pasireiškia daug įvairių emocijų: pasitenkinimas, nepasitenkinimas, džiaugsmas, pyktis ir kt.

 Motyvacijos funkcija. Motyvacija – tai tam tikro elgesio, veiksmų, tikslingos veiklos skatinimas, kurį sukėlė įvairūs motyvai. Vadovai organizacijoje vadovauja, t.y. sprendžia kaip elgtis su žmonėmis. Pagrindinė vadovo pareiga yra bendrauti su tarnautojais prieinamu būdu, palaikyti efektyvų bendravimą.

 Informacijos funkcija. Sprendimų priėmimas ir bendravimas (grandininės funkcijos) priklauso nuo suteiktos informacijos. Pagrindinis šios funkcijos tikslas – vadovui suteikti informacijos, kurios reikia sprendimui priimti.

 Kontrolės funkcija. Kontroliniai pranešimai, politika, planai ir kt. kontroliuoja organizacijos narių elgesį.

Organizacijoje yra skiriami tokie bendravimo lygiai: asmeninis, tarpasmeninis (dviejų ar daugiau žmonių) ir masinis (bendravimas per informacines priemones).

1 pav. Asmenybių ir grupių, esančių organizacijos viduje, bendravimas tarpusavyje ir bendravimas su asmenybėmis ir grupėmis organizacijos išorėje.

1 Paveiksle:

1, 2 – tarpasmeninis bendravimo lygis. Tai dviejų asmenų tiesioginis bendravimas organizacijos viduje, kai žmonės gerai pažįsta vienas kitą. Tai pasikeitimas nuomonėmis tarpusavyje, neformalus pavaldinio ir vadovo, kolegų bendravimas.

3, 4 – tarpgrupinis bendravimo lygis. Tai atskirų žmonių grupių sąveika. Organizacijose egzistuoja daugybė grupių. Grupės gali būti formalios (pavyzdžiui, finansų skyriaus darbuotojai glaudžiai bendrauja su buhalterijos skyriaus darbuotojais), neformalios – kurios susikuria savaime ir bendrauja pasirinkdamos jų poreikius tenkinančius bendravimo būdus ir priemones.

5, 6 – tai asmens – grupės bendravimo lygis. Tai tiesioginis asmens ir grupės bendravimas. Pavyzdžiui, vadovas palaiko ryšius su projektą kuriančia grupe.

7, 8 – “asmuo organizacijai ir organizacija asmeniui” bendravimo lygis. Šis bendravimo lygis labai reikšmingas abipusių interesų – tiek asmens, tiek organizacijos – derinimui. Labai svarbu, kad žmogus efektyviai dirbtų organizacijoje ir padėtų siekti jos tikslų. Tačiau labai svarbu ir patenkinti žmogaus poreikius, leisti jam tobulėti, siekti savo asmeninių tikslų, dirbant organizacijoje. Tad šis bendravimo lygmuo labai reikšmingas, kuriant organizacijos filosofiją bei siekiant organizacijos tikslų.
9, 10 – “grupė organizacijai ir organizacija grupei”. Organizacijai būdingas darbo pasidalijimas tarp atskirų žmonių grupių. Vadovas koordinuoja grupių darbą ir paskirsto bei deleguoja užduotis. Vadovas turi užtikrinti efektyvų bendravimą ir su formaliomis, ir su neformaliomis žmonių grupėmis. Visos grupės turi veikti ir siekti organizacijos tikslų. Bet ir organizacija turi vertinti grupės darbą, sudaryti normalias darbo sąlygas, pateikti grupės narių kompetenciją ir interesus atitinkančias užduotis.

11 – asmeninis bendravimo lygis. Tai ryšys su savimi. Analizuojant, vertinant savo paties veiksmus, galima išsiugdyti ir patobulinti bendravimo įgūdžius. Tik suvokus ir įvertinus savojo “aš” vaizdą, galima sėkmingai bendrauti įvairiuose lygiuose.

Bendravimo lygius organizacijoje, juose vykstančius procesus veikia išorinė aplinka. Išorinės sąlygos, bendras gyvenimo lygis, įvairūs pokyčiai politikoje, socialinėle aplinkoje, visuomenėje veikia žmones, todėl nesklandumai organizacijos išorėje turi įtakos ir nesklandumams organizacijos viduje. Būtent tobuli žmogiškieji santykiai ir padeda ne tik suvokti šiuos trikdžius, bet ir nukreipti žmonių bendravimą ta linkme, kuri leistų sumažini nuostolius ir pastūmėtų žmones į efektyvią veiklą.

2. Komunikacijos organizacijoje klasifikavimas

2.1. Išorinė organizacijos komunikacija

Organizacijos komunikacija yra dviejų rūšių: bendravimas su aplinka ir bendravimas organizacijos viduje.

Komunikaciją su aplinka lemia sąveikos su ja mąstas. Organizacijos rūpinasi informacija, kurią siunčia tokiems įtaką darantiems asmenims kaip vartotojai. Tai atlieka ryšių su visuomene skyrius, kurio funkcija yra apgalvotos, planingos ir ilgalaikės pastangos suformuoti ir išlaikyti abipusį supratimą tarp organizacijos ir visuomenės. Ryšių su visuomene vienas iš tikslų yra transformuoti negatyvius santykius tarp organizacijos ir visuomenės į pozityvius.

Ryšiai su visuomene apibūdinami ir kaip valdymo funkcija, siekiant įvertinti visuomenės nuomonę, suderinti atskiro individo ar organizacijos veiklą su visuomenės interesais, planuoti ir vykdyti tam tikrą programą, kuri padėtų organizacijai įgyti visuomenės palnkumą ir palaikymą.

Ryšių su visuomene funkcijos dažniausiai yra šios:

 Tirti tam tikrų institucijų, firmų, atskirų asmenų socialinę, ekonominę ir politinę aplinką, kad būtų galima prognozuoti įvykius, poreikius ir patarti konkrečių institucijų ar firmų vadovams, atskiriems asmenims;

 Patarti politikams pateikiant jiems objektyvią informaciją;

 Skelbti suinteresuotai visuomenei aktualią informaciją apie valdymo politiką bei jos rezultatus;

 Įvertinti tam tikrų institucijų, firmų, atskirų asmenų veiklos rezultatus aiškinant jos privalumus ir trūkumus, taip pat nurodyti veiklos tobulinimo būdus ateityje;

 Institucijos ir firmos tik tada gali tikėtis palankaus visuomenės požiūrio į savo veiklą, kai atskirų firmų (ar institucijų) ir visuomenės interesai derinami.

Ryšiams su visuomene priskirtina:

 Reklama – tai neasmeninė komunikacijos priemonė per informacijos platinimo priemones, esant aiškiai apibrėžtam finansavimo šaltiniui. Reklama skirstoma į: informacinę, patariamąją ir primenančiąją, taip pat į reklamą spaudoje, televizijoje, radijuje ir pan.;

 Kontaktai su spauda, pateikiant vertingos informacijos. Kontaktai su žiniasklaida yra vienas svarbiausių biznio organizacijų ryšių su visuomene funkcijų. Žiniasklaidos vaidmuo yra lemiamas formuojant teigiamą biznio organizacijos įvaizdį visuomenei. Stambenėse organizacijose šiems ryšiams palaikyti paskiriamas spaudos atstovas – atašė. Nuolatiniai ryšiai su žiniasklaida skirstomi į žodinius ir rašytinius. Labai svarbūs yra tiesioginiai biznio organizacijų atstovų ryšiai su žiniasklaidos atstovais. Tai gali būti interviu, spaudos konferencijos, brivingai spaudai ir kt. Ypač svarbi ryšių su visuomene forma yra spaudos konferencija, kurią būtina kruopščiai suplanuoti ir jai pasiruošti;

Šiuo metu Jūs matote 31% šio straipsnio.
Matomi 1993 žodžiai iš 6509 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.