Konferencijos organizavimas
5 (100%) 1 vote

Konferencijos organizavimas

TURINYS

ĮVADAS………………………………………………………………………………………. 3

1. KONFERENCIJOS “SMULKAUS IR VIDUTINIO VERSLO BŪKLĖ, BEI JO PLĖTROS TENDENCIJOS LIETUVOJE 2004”

DARBOTVARKĖ IR DIENOTVARKĖ………………………………………………………………………… 5

2. KONFERENCIJOS APRAŠYMAS………………………………………………………… 6

2.1 Pasiruošimas konferencijai…………………………………………………………………………………. 6

2.2 Pranešimo pavyzdys pagal konferencijos tematiką………………………………………………….10

2.3 Konferencijos planavimas ir organizavimas…………………………………………………………….16

2.4 Konferencijos vadovo pareigybinė instrukcija…………………………………………………………18

2.5 Konferencijos scenarijus ir būsimų rezultatų numatymas………………………………………….19

3. PRIĖMIMO KONFERENCIJOS DALYVIAMS ORGANIZAVIMAS………………………21

3.1 Priėmimo rūšis (pusryčiai, furšetas)………………………………………………………………………..21

3.2 Kviečiamųjų asmenų sąrašo sudarymas……………………………………………………………………22

3.3 Kvietimo maketas………………………………………………………………………………………………….23

3.4 Svečių susodinimo už stalo plano sudarymas…………………………………………………………….24

3.5 Stalo ir vizitinių kortelių pavyzdžiai…………………………………………………………………………25

3.6 Tosto ar kalbos variantas…………………………………………………………………………………………27

ĮVADAS

Konferencijos dažniausiai rengiamos probleminės, teminės ir konferencijos žiniasklaidai.

Ši konferencija teminė – informacinė.. Tema “Smulkaus ir vidutinio verslo būklė, bei jo plėtros tendencijos Lietuvoje 2004m.”

Teminėje konferencijoje ieškoma geriausio sprendimo viena konkrečia tema. Konferencijos metu specialistų grupė daro pranešimus, diskutuoja konferencijos tema ir parengiamas konkretus sprendimas – rekomendacijos. Informacinėje konferencijoje vadovo tikslas – grupės viduje informacijos ir nuomonės keitimąsi pakreipti taip, kad visi grupės nariai susipažintų su naujais mokslo pasiekimais, situacijomis arba dalykų tarpusavio ryšiu. Tai turi palengvinti jų darbą, praplėsti suvokimą ir padėti atrasti naujus veiklos būdus.

Konferencijos tikslas:

• sudaryti sąlygas didesniam darbuotojų skaičiui dalyvauti valdymo, sprendimų priėmimo procese,

• didinti darbuotojų suinteresuotumą savo ir visos organizacijos veiklos rezultatais, skatinti iniciatyvos, kūrybiškumo pasireiškimą, sugebėjimų plėtojimą,

• leisti pasiekti didesnę organizacijos konsolidaciją siekiant bendrų tikslų, formuojant bendradarbiavimo santykius,

• užtikrinti efektyvius informacijos pasikeitimus, ir bus lengviau įgyvendinami sprendimai,

• išklausyti įvairių nuomonių ir požiūrių sprendžiant vienas ar kitas problemas,

• leisti organizacijai išlaikyti didelį lankstumą ir sugebėjimą reguoti į vykstančius pokyčius, efektyviau koordinuoti įvairių organizacinių padalinių veiklą.

Vienas iš svarbiausių darbų organizuojant konferenciją, tai tinkamas pasiruošimas jai. Ruošiant konferenciją reikia nustatyti darbotvarkę ir dienotvarkę, parinkti tinkamą konferencijos vietą, numatyti svečių sutikimą, priėmimą, apgyvendinimą, pasirūpinti sale, svečių susodinimo tvarka, laiku išsiuntinėti kvietimus ir t. t..

Konferenciją “Smulkaus ir vidutinio verslo būklė, bei jo plėtros tendencijos 2004m.” organizavo SVVplėtros agentūra, į ją buvo pakviesti Lietuvos bankų asocijacijos prezidentas, Vilniaus verslo konsultacinio centro vyriausias konsultantas, Nacionalinės verslininkų konfederacijos direktorius, juridinio skyriaus vadovas, ir kiti asmenys susiję su smulkaus ir vidutinio verslo plėtra.

Konferencijos vadovas – turi būti specialistas, kuris mokėtų vadovauti konferencijoje dalyvaujančiai grupei, sugebėtų spręsti konferencijoje iškilusias problemas, vesti pačią konferenciją eiliškumo tvarka, nenukrypti nuo temos.

Kiekvienas konferencijoje gali pasakyti savo nuomonę; jis bus išgirstas ir galės su kitais pasidalyti savo mintimis, pajusti savo reikšmingumą.

Konferencijos pagrindinėje dalyje yra skaitomi pranešimai, bei vyksta diskusijos skaitomų pranešimų tematika. Konferencijos vadovas kontroliuoja pranešimų trukmę, bei pranešimui pasibaigus leidžia dalyviams pateikti klausimus.

Priėmimai – tai viena iš pagrindinių įvairių organizacijų bei oficialių asmenų ir partnerių ryšių plėtojimo priemonė. Jie turi būti gerai organizuoti, nes nuo jų sėkmės priklauso tolimesnė konferencijos sėkmė.

Priėmimo metu ant stalo turi būti padėta stalo kortelė, ant kurios užrašomas svečio vardas ir pavardė. Naudojamos
daugiausia “stogo” formos kortelės. Jų paskirtis, kad būtų galima tolo matyti ir kreiptis į svečią nesuklystant.

Tostai ir kalbos pobūviui suteikia šventiškumo. Tostu ar kalba galima išreikšti padėką, pasveikinti susirinkusiuosius.

Pasibaigus konferencijai reikia sudaryti išlaidų sąmatą. Visos išlaidos turi būti pagrįstos, pridedant išlaidų dokumentus.

Šis darbas apima 31 puslapį. Darbe yra 1 lentelė, 3 diagramos, 6 paveikslai ir panaudoti 7 literatūros šaltiniai.

1. KONFERENCIJOS “SMULKAUS IR VIDUTINIO VERSLO BŪKLĖ, BEI JO PLĖTROS TENDENCIJOS LIETUVOJE 2004”

DARBOTVARKĖ IR DIENOTVARKĖ

Konferencijos laikas, vieta ir programa:

Konferencija vyks 2004 balandžio 16 dieną, Parodų centre “Litexpo” Laisvės pr. 5, Vilnius

9.30- 10.00 Dalyvių registracija. Registracijos metu dalyviams bus išdalinta konferencijos pranešimų medžiaga.

10:00 – 10:15 Konferencijos atidarymas:

Įžanginį žodį taria ir dalyvius sveikina Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros direktorius I.Krutkys

10:15 – 10:30 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros informacijos ir analizės skyriaus specialistas A.Putrimas “Smulkiose ir vidutinėse įmonėse sukurta bendrojo vidaus produkto dalis”

10:30 – 10:40 Lietuvos bankų asocijacijos prezidentas E.Vilkelis “Smulkaus ir vidutinio verslo kontaktai ir vadyba”

10:40 – 10:55 Vilniaus verslo konsultacinio centro vyriausias konsultantas Ž.Birblys “Personalo formavimo etapai mažose ir vidutinėse įmonėse”

10:55 – 11:10 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros direktoriaus pavaduotojas V.Petraitis “Įregistruotų ir likviduotų smulkių ir vidutinių įmonių skaičiaus dinamika”11:10 – 11:30 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros informacijos skyriaus specialistas K.Šerpytis “Smulkių ir vidutinių įmonių finansiniai rodikliai: pajamos ir pelningumas”

11:30 – 12:00 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros analizės skyriaus specialistas D.Valiulis “Smulkių ir vidutinių įmonių užsienio prekyba: eksportas ir importas”

11:40 – 12:00 Konferencijos dalyvių pasisakymai ir diskusijos.

12:00 – 13:00 pusryčiai

13:00 – 13:25 VMI prie LR finansų ministerijos Juridinio skyriaus Teisės aktų rengimo grupės vadovas P.Majauskas “Smulkaus ir vidutinio verslo teisinis reguliavimas”

13:25 – 13:50 Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros informacijos skyriaus specialistas D.Lukošius “Smulkaus ir vidutinio verslo plėtros problemos”

13:50 – 14:10 Nacionalinės verslininkų konfederacijos direktorius Z.Puidokas “Valstybinių institucijų, susijusių su smulkaus ir vidutinio verslo politika, veikla”

14:10 – 14:30 Smulkiųjų ir vidutinių verslininkų asociacijos valdybos pirmininkas L.Mogenis “Nevyriausybinių organizacijų, susijusių su smulkiu ir vidutiniu verslu, veikla”

14:30 – 15:00 Konferencijos dalyvių pasisakymai ir diskusijos

15:00-15:30 UAB “Fabula” direktorius G.Čajauskas “Projekto “Parama pradedantiems verslą”įgyvendinimas”

15:30 –16:00 Kavos pertrauka

16:00 – 16:40 “Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros direktorius I.Krutkys

2004 metų planai, smulkaus ir vidutinio verslo plėtimo galimybės ir tikslingumas”

16:40 – 17:00 Įvertinimai, pasisakymai ir diskusijos

17:00 Banketas

19:00 Konferencijos uždarymas

2. KONFERENCIJOS APRAŠYMAS

2.1 Pasiruošimas konferencijai

Pagrindiniai organizaciniai darbai , nuo kurių priklauso konferencijos sėkmė, yra tinkamas pasiruošimas tai darbotvarkės ir dienotvarkės numatymas, vietos parinkimas, kvietimų išsiuntimas, svečių sutikimas, priėmimas, apgyvendinimas, konferencijos dalyvių susodinimo patalpose tvarka, salės aprūpinimas audiovizualine technika ir kt.

Pasiruošimas konferencijai yra labai atsakingas momentas, vienas iš pagrindinių veiksnių, lemiančių konferencijos sėkmę. Sėkmė priklauso nuo vadovo intensyvaus ir gero pasirengimo. Kuo nuoširdžiau yra rūpinamasi konferencijos ruošimu, tuo sėkmingesnės galima tikėtis konferencijos, geresnių jos rezultatų. Pirmiausia reikia pradėti nuo vietos, patalpų paruošimo, pasirūpinti sėdėjimo tvarka, paskirti tinkamą pradžios valandą, pasidomėti, kiek laiko užtruks dalyvių pasisakymai ir kt.

Planavimas Kryptingas vadovavimas Vykdymas

1 paveikslas. Konferencijos vadybos elementai

Vietos parinkimas. Konferencijos dalyvius psichologiškai veikia konferencijos vieta. Labai svarbu sudaryti kuo palankesnes darbo sąlygas ir pašalinti visus veiksnius, galinčius turėti neigiamą įtaką dalyvių elgesiui. Kėdės turi būti patogios, patalpa šilta ir gerai apšviesta. Jei nebus sudarytos geros darbo sąlygos, tai gali atsiliepti dalyvių nuotaikai, jie gali neigiamai vertinti konferencijos rengėjų darbą. Konferencijos rengėjai rinkdami vietą konferencijai turi pagalvoti, kad tai būtų lengvai pasiekiama visiems vieta. Toliau gyvenantiems privalu sudaryti galimybes atvykti iš vakaro ir pernakvoti. Ilgiau trunkančių konferencijų vadovas turi kruopščiai parinkti tokią vietą, kur būtų
patogus privažiavimas, o gretimas viešbutis- su puikiu aptarnavimu.

Labai svarbu yra parinkti ir tinkamas patalpas. Didžiausias dėmesys turi būti kreipiamas ne į patalpos dydį, o į tai , kad toje patalpoje patogu būtų išdėstyti stalus taip, kad ši tvarka atitiktų konferencijos rūšį. Privalu parinkti tinkamos formos stalus ir juos sustatyti taip, kad visi dalyviai vienas kitą matytų ir girdėtų – kad būtų optimali komunikacija. Taip pat visi turi jaustis lygūs, kalbėti nesivaržydami, konstruktyviai, bendravimas turi būti malonus. Labiausiai tinkamas yra apskritas stalas, kai susirenka nedidelė grupė.Jei dalyvių daugiau, tiks kvadratinis stalas ar kvadratu sustatyti stalai, kurių išorinėje pusėje sėdi dalyviai. Stačiakampis, aukštas stalas konferencijoms netinka, nes kai “soste” sėdi vadovas, dalyviai pasijus menki, nereikšmingi, bus neaktyvūs. Netinkamas ir U formos stalas, nes sėdintys vidinėse pusėse bus atsisukę kitiems į nugaras.

Vadovas patalpų konferencijai turi ieškoti stropiai, kad galėtų viską tinkamai įrengti ir apsaugoti konferencijos dalyvius nuo išorės trukdymų. Ypač didelis dėmesys atkreiptinas į telefonus, rūkymą ir gėrimą.

Telefono aparatas jokiu būdu negali stovėti konferencijų salėje. Jo vieta patalpoje, už kurią atsako konferencijos vadovas, kad jam būtų patogu paskambinti.

Patalpoje, kur vyksta konferencija neturi būti rūkoma:

1. Rūkaliai teršia aplinką, prirūkytoje patalpoje lieka mažiau deguonies, ir tai kenkia visų sveikatai.

2. Kai trūksta deguonies, mažėja žmonių mąstymo ir dėmesio koncentracijos galimybės.

3. Siūlymas rūkyti ir pridegti- ceremonija, atitraukianti ir kitų dėmasį nuo to, kas vyksta salėje, visiems trukdanti.

4. Negatyvus rūkančiųjų požiūris į nerūkančiuosius veikia visus konferencijos dalyvius, ir tai trukdo rezultatyviam darbui.

5. Per konferenciją rūkaliai rūko daugiau nei įprasta.

6. Prirūkytas oras veikia kalbos organus, kenkia kalbai.

Jeigu ant konferencijos stalų nebus pastatyta peleninių, visiems bus aišku, kad rūkyti patalpoje nevalia. Taip lengviausiai išsprendžiama ši problema.

Laikantis tikslaus reglamento, rūkantys dalyviai galės rūkyti per pertraukas.

Konferencijos dalyvius blaško ir butelių atkimšimas, pylimas, jų šnypštimas, maišymas ir pan. Todėl gėrimus geriausia statyti ant specialaus staliuko koridoriuje, kad dalyviai galėtų atsigerti per pertrauką papietauti, atsigerti.

Karšti gėrimai, alus, vynas, pietūs yra užsakomi iš anksto, paklausus dalyvių, ko jie pageidautų – pateikus meniu. Padavėjui turi būti paaiškinta, kada prasideda pertrauka, kur , kaip ir kada serviruoti stalus, kad dalyviai, negaišdami laiko, spėtų per pertrauką papietauti ir atsigerti.

Konferencijos vadovui nederėtų pamiršti ir to, kad darbą gali trukdyti iš lauko atėję žmonės. Todėl prie lauko durų, gerai matomoje vietoje turi kabėti lentelė su užrašu “Prašome netrukdyti posėdžio!”. Į konferencijos salę neturėtų prasiskverbti garsūs pašnekesiai iš koridoriaus; duris uždarinėti dera tyliai, neleistina kur nors netoli siurbti kilimų, salė turėtų būti toliau ir nuo virtuvės triukšmų bei kvapų.

Konferencijos patalpos turi būti gerai vėdinamos, su ventiliatoriais, vengtina skersvėjų. Nemaloniai jausis ir tie dalyviai, už kurių nugarų kaitins radiatoriai. Optimali temperatūra( nustatyta tyrimais) – nuo 18 iki 20 laipsnių. Kai temperatūra pakyla iki 24 laipsnių ar daugiau, patalpoje sumažėja deguonies, tada menkėja protinio darbo efektyvumas. Svarbu laiku daryti pertraukas, per kurias dalyviai pailsi, atsigeria, užkanda, o organizatoriai gali išvėdinti patalpas, sureguliuoti temperatūrą, ventiliaciją.

Konferencijos vadovui privalu pasirūpinti ir tinkamu salės apšvietimu. Neturėtų spiginti ryškios akis varginančios lempos. Dažnai lempos esti įvairaus stiprumo- dalis grupės apšviečiama ryškiai, o kiti dalyviai skendi prietemoje, net vargiai ką gali užsirašyti. Sėdintieji prie lango pernelyg atsipalaiduoja ir negali aktyviai klausytis konferencijos. Panašų efektą sukelia balta staltiesė, todėl stalą reikia dengti ramių spalvų staltiesėmis, nes ryškios spalvos blaško, vargina. Tinkamai parenkamos ir žaliuzės. Ji bus demonstruojamos skaidrės, fotografijos, filmas, būtina pasirūpinti patalpos užtemdymu.

Jei patalpai nepakanka per langus sklindančios šviesos, įjungiamos prie lubų, sienų, stalelių pritaisytos lempos.

Svarbu pasirinkti ir tinkamas kėdes. Jos neturi būti pernelyg kietos, aukštais atlošais, bet su patogiu rankų pasidėjimu, nes ilgai nuleistos rankos vargina sprando ir pečių raumenis.

Salę galima ir puošti, bet tai turėtų būti daroma saikingai. Netiks visa tai, kas atitrauktų dėmesį nuo svarbiausių reikalų: labai didelės vazos su gėlėmis, įspūdingi paveikslai ir kt..

Reikėtų pagalvoti ir apie dalyvių susėdimo tvarką- tai taip pat turi įtakos konferencijos eigai. Apgalvojus susodinimo tvarką, ant stalo išdėliojamos kortelės( vardas ir pavardė). Nederėtų šalia sodinti vienas kitam antipatiją jaučiančių, nemėgstančių vienas su kitu bendrauti žmonių, nes suirzę, pikti žmonės negali produktyviai dirbti, diskutuoti. Nderėtų šalia sodinti ir labai gerų bičiulių, nes jiems rūpės pasišnekučiuoti, o tai trukdys kitiems dalyviams.
pasidomėti dalyvių pareigomis ir stengtis išskirstyti aukštesnes pareigas turinčius tarp kitų dalyvių, užimančių žemesnes pareigas. Taip būtų išvengta opozicijų susidarymo pavojaus, žmonės efektyviau galėtų pasikeisti nuomonėmis.

Konferencijų dalyviams privalu turėti rašymo priemones pastaboms užsirašyti, o konferencijos vadovui derėtų pasirūpinti, kad prireikus dalyviai galėtų pasinaudoti demonstravimo aparatūra, t.y. turėtų būti sutvarkyti kištukiniai lizdai.

Kad ir kokie veiksniai trukdytų konferencijos vadovui laikytis reglamento, jis turi griežčiausiai žiūrėti, kad tiksliai nustatytu laiku pradėti konferenciją, laikytis pertraukų trukmės ir laiku baigti konferenciją. Tai ypač svarbu, jei konferencija vyksta ilgiau nei vieną dieną. Dešimties minučių pertraukas privalu daryti kas 50 minučių.

Darant pertraukas vertėtų atsižvelgti į pasisakymų temas, ir kartais nurodytą ritmą galima sutrikdyti. Tai gal ne taip svarbu: svarbiausia laiku baigti konferencją. Reikia stengtis nepratęsti konferencijos darbo, kadangi kiekvienas dalyvis turi savų planų, ir nevalia jų griauti. Be to, ir dalyviai nebedirbs taip produktyviai ir per paskutinijį- pratęstos konferencijos- posėdį, nes bus susirūpinę kitais reikalais, o konferencijos vadovas dėl to gali prarasti dalyvių palankumą.

2.2 Pranešimo pavyzdys pagal konferencijos tematiką

“SMULKAUS IR VIDUTINIO VERSLO PLĖTROS LIETUVOJE TENDENCIJOS, GALIMYBĖS IR KLIŪTYS”

Pranešėjas: Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo plėtros agentūros direktorius I.Krutkys.

Smulkus ir vidutinis verslas Lietuvoje – tai daugiau nei 67 tūkst. įmonių, kas sudaro apie 98 proc. visų įmonių, bei 96 tūkst. fizinių asmenų, dirbančių pagal verslo liudijimus. Šio verslo įmonių veikla turi tam tikrų ypatybių, į kurias būtina atsižvelgti ir įvertinti, formuojant šalies ekonominę politiką. Kaip teigia žinomas ekonomistas ir rinkos ekonomikos analitikas Dž.Hornas, smulkaus ir vidutinio verslo plėtros sėkmė nėra įmanoma be valstybės palaikymo ir paramos, o smulkiųjų kompanijų problemos nėra identiškos stambiųjų problemoms. Be to reikėtų nepamiršti, kad smulkus ir vidutinis verslas tai pagrindinis valstybės ekonomikos variklis ir socialinio stabilumo garantas.

Šiuo metu Seimas ir Vyriausybė yra priėmę nemažai reikšmingų sprendimų, kurių tikslas – smulkaus ir vidutinio verslo plėtros skatinimas. Pirmiausia – tai smulkaus ir vidutinio verslo įstatymas, kuris nustato smulkaus ir vidutinio verslo subjektus ir jiems taikomas valstybės pagalbos formas, atsižvelgiant į ES reikalavimus. Antra – Vyriausybė patvirtino Smulkaus ir vidutinio verslo plėtros iki 2004 m. strategines kryptis bei jų įgyvendinimo priemones. Svarbią reikšmę, identifikuojant problemas, turi Statistikos departamento atliekami smulkaus ir vidutinio verslo sąlygų tyrimai – „Smulkus ir vidutinis verslas Lietuvoje ir Vidurio Europoje“ . Neseniai atliktas dar vienas tyrimas, kurio tikslas buvo realiai įvertinti prekybos režimo pokyčius Lietuvai tapus ES nare ir pradėjus taikyti ES muitų režimą bei bendras Europos rinkos apsaugos priemones. Ši problema ypač svarbi dabartiniame etape, kai, artėjant Lietuvos įstojimui į ES, reikia pagerinti smulkaus ir vidutinio verslo aplinką bei sudaryti pakankamas sąlygas lygiavertei konkurencijai ne tik šalyje, bet ir bendrojoje ES rinkoje. Taigi, smulkaus ir vidutinio verslo padėtį ir jo veiklos sąlygas šalyje pirmiausia reikėtų vertinti konkurencijos ES rinkoje aspektu, juolab, kad kai kurios šio verslo plėtros tendencijos negali nekelti susirūpinimo. 2003 m. pradžioje veiklą vykdė tik 41 proc. įregistruotų smulkaus ir vidutinio verslo įmonių, o pagrindinę bankrutuojančių įmonių dalį sudarė taip pat šio verslo įmonės. Svarbu ir tai, kad smulkių ir vidutinių įmonių techninis, technologinis bei organizacinis lygis dar smarkiai atsilieka lyginant su Europos šalimis, o įmonių vidinės galimybės inovacijoms yra labai ribotos. Smulkaus ir vidutinio verslo įmonių vadovai viena iš svarbiausių verslo plėtros kliūčių laiko apyvartinių lėšų stoką. ES verslininkai pagrindinėmis bankrotų priežastimis laiko marketingo, rinkodaros žinių stoką, o lėšų stoka įvardija kone paskutinėje vietoje.

Šiuo metu Jūs matote 33% šio straipsnio.
Matomi 2614 žodžiai iš 7913 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.