Konferencijos organizavimas
5 (100%) 1 vote

Konferencijos organizavimas

112131

TURINYS

ĮŽANGA ……………………………………………………………………………………

1. KONFERENCIJOS DIENOTVARKĖ ………………………………………………

2. KONFERENCIJOS ,,NAUJO FERMENTINIO SŪRIO ,,GILIJA” PRISTATYMAS IR NAUJOVĖS PIENO PRAMONĖJĖ” ORGANIZAVIMAS..

2.1. Konferencijos scenarijus …………………………………………………………

2.2. Konferencijos vadovo pareigybinė instrukcija ………………………………….

3. FURŠETO ORGANIZAVIMAS ……………………………………………………..

4. KONFERENCIJOS IŠLAIDŲ SĄMATOS SUDARYMAS ………………………..

IŠVADOS …………………………………………………………………………………..

LITERATŪRA …………………………………………………………………………….

PRIEDAI …………………………………………………………………………………… 3

4

6

7

8

9

10

12

13

14ĮŽANGA

Šiuolaikinėje veikloje tinkamai organizuota konferencija yra geriausia pokalbio forma, kuri teikia dalyviams informaciją, pamokas, įvairius sprendimo variantus. Konferencijoje dalyviai turi galimybę dalyvauti pokalbyje, būti klausinėjamiems, išgirstiems ir būti pripažintiems. Konferencijos sąlygoja gerus tarpusavio santykius, kurie reikalingi norint užmegzti pažintis ir plėtoti draugystę. Konferencijos netgi gali padėti užkirsti kelią nesusipratimams, išsaugoti pasitikėjimą, skatinti atsakingumą ir kurti draugystės dvasią (V.Baršauskienė, 2002, p.114).

Didesnėje įmonėje nuolatiniam konferencijų organizavimui yra paskirtas konferencijų vadovas. Konferencijos vadovo tikslas grupės viduje yra pakreipti informacijos ir nuomonių keitimąsi taip, kad visi grupės nariai būtų supažindinti su platesnėmis žiniomis apie naujus pasiekimus, laimėjimus ir situacijas. Psichologiniu požiūriu gerai organizuota konferencija duoda gerų rezultatų.

Planuojant renginį vienas pagrindinių organizacinių darbų, nuo kurio priklauso konferencijos sėkmė, yra tinkamas pasiruošimas jai. Jis apima darbotvarkės ir dienotvarkės numatymą, vietos parinkimą, kvietimų išsiuntimą, svečių sutikimą, priėmimą, konferencijos dalyvių susodinimo patalpose tvarką ir kt.

Šio darbo tikslas gerai išnagrinėti svarbiausius konferencijos vadybos elementus ir juos panaudojant surengti konferencija tema „Naujo fermentinio sūrio „Gilija“ pristatymas ir naujovės pieno pramonėje“.

Darbas su iliustracijomis apima 29 puslapius. Panaudoti 6 literatūros šaltiniai.



1. KONFERENCIJOS DIENOTVARKĖ

„Naujo fermentinio sūrio „GILIJA“ pristatymas ir naujovės pieno pramonėje“

Konferencija turėtų vykti pagal iš anksto vadovo numatytą tvarką. Reikia iš anksto paruošti konferencijos temos traktavimą, kuris aptariamas dar prieš konferenciją su nagrinėjamo klausimo specialistais. Konferencijos dienotvarkė dalyviams išsiunčiama kartu su pakvietimais.

KONFERENCIJOS DIENOTVARKĖ

11.00 – Dalyvių registracija

11.30 – Įžanginis žodis

AB „Pieno žvaigždės“ generalinis Direktorius A.Smaginas

12.00 – Naujo fermentinio sūrio „Gilija“ pristatymas

Pasvalio sūrinės direktorius V.Jankauskas

12.45 – Pertrauka.

13.00 – Bendrovės produkcijos kokybė

Kokybės kontrolierius V.Tekorius

13.30 – Diskusijos

15.00 – Furšetas: gaivieji gėrimai, lengvas užkandis.

KVIETIMAS

AB ”PIENO ŽVAIGŽDĖS”

2005-04-04

Kaunas

Gerbiamas(-a) pone(-ia) …………………………………………………….

Maloniai kviečiame Jus balandžio 28 d. (ketvirtadienį) į konferencija tema “Naujo fermentinio sūrio “GILIJA” pristatymas ir naujovės pieno pramonėje”, kuris įvyks 11 val. AB “KAUNO PIENAS”, salėje I a. (Taikos pr. 90).

Konferencijoje dalyvaus AB “Pieno žvaigždės” generalinis Direktorius Aleksandras Smaginas, Pasvalio sūrinės direktorius Virginijus Jankauskas, kokybės kontrolierius Valdas Tekorius.

Po konferencijos rengiamas furšetas: gaivieji gėrimai, užkandžiai.

Maloniai laukiame atvykstant!

Elena Liukaitienė, konferencijos vadovė

Taikos pr. 90, LT-51181 Kaunas

Tel. 8 37 40 25 95, faks. 8 37 40 25 93

El. p. e.liukaitiene@pienozvaizgdes.lt

____________________________________

Laisvės pr. 125, Vilnius

Telefonas (8-5) 246 14 14

Faksas (8-5) 246 14 15

info@pienozvaigzdes.lt , www.pienas.

2. KONFERENCIJOS „NAUJO FERMENTINIO SŪRIO „GILIJA“ PRISTATYMAS IR NAUJOVĖS PIENO PRAMONĖJE“ ORGANIZAVIMAS

Renginio tema aptariama su specialistais iš anksto. Dažniausiai solidžių konferencijų tematika nurodoma prieš metus, apie tai informavus suinteresuotas organizacijas(V.Misevičius, 2003, p.113). Sudaromas pageidaujančių dalyvauti asmenų bei jų pranešimų temų sąrašas. Konferencijos temas turi rengti ir vadovas, ir dalyviai. Dalyviai įstengs deramai pasirengti tik laiku gavę kvietimus su nurodyta tema. Jei kvietimai nebus laiku išdalyti, konferencijos dalyviai negalės tinkamai pasiruošti konferencijai. Tuomet konferencija neteks savo svarbos ir taps neracionali. Prelegentai kvietimus turi gauti ne vėliau kaip prieš mėnesį, kad galėtų pasirengti
pranešimui bei diskusijoms. Kad jos būtų vaisingesnės, reikia iki renginio pradžios išspausdinti konferencijos dalyvių pranešimų medžiagą arba tezes.

Pasiruošimas konferencijai – labai atsakingas momentas, kuris yra vienas iš pagrindinių veiksnių, lemiančių konferencijos sėkmę. Labai svarbu tinkamai paruošti vietą, patalpas, paskirti tinkamą pradžios laiką, pasidomėti, kiek užtruks dalyvių kalbos ir kt. Didelį dėmesį reikia skirti konferencijos patalpai. Jos dydis turėtų atitikti konferencijos dalyvių skaičių. Konferencijos vadovui privalu pasirūpinti tinkamu salės apšvietimu ir patalpos užtemdymu, jei bus demonstruojamos skaidrės, fotografijos ar filmas. Optimali temperatūra – nuo 18° iki 20°C. Konferencijos patalpa turi būti gerai vėdinama. Apžiūrėjus keletą patalpų variantų buvo nuspręsta konferenciją rengti įmonės patalpose. Kėdės konferencijai parenkamos be aukštų atlošų su patogiu rankų pasidėjimu. Numatomos konferencijos stalų išdėstymo pavyzdžiai pateikti 1 priede. Tikslinga kiekvienam konferencijos dalyviui nurodyti jų vietą. Apgalvojus susodinimo tvarką, ant stalo išdėliojamos kortelės ( vardas ir pavardė) ir rašikliai. Kortelių pavyzdžiai pateikiami 2 priede. Salės papuošimas – skoninga vaza su gėlėmis. Prie renginio patalpos pakabinama konferencijos darbotvarkė bei nurodomi pranešėjai.

2.1. Konferencijos scenarijus

1100 – konferencijos dalyvių registracija. Konferencijos dieną prie įėjimo į salę pastatoma pora stalų, už kurių sėdi įmonės darbuotojai, prisisegę korteles su pavarde ir pareigomis. Jie užregistruoja atvykstančius konferencijos dalyvius.

1130 – konferencija prasideda . Konferencijos dalyviai susėda į jiems skirtas vietas, prieš juos ant stalo padėtos kortelės su pavardėmis ir pareigomis. Konferencijos vadovas atsistoja ir trumpu pasveikinimu skelbia konferencijos pradžią. Pasveikinimo pavyzdys pateiktas 3 priede.

1135 – įžanginė AB „Pieno žvaigždės“ generalinio Direktoriaus A.Smagino kalba. Kalbos pavyzdys pateiktas 4 priede.

1200 – „Naujo fermentinio sūrio „Gilija“ pristatymas ir naujovės pieno pramonėje“, kalba Pasvalio sūrinės direktorius V.Jankauskas, įpusėjus kalbai patalpa pritemdoma ir demonstruojamos skaidrės. Kalbos ir skaidrių pavyzdžiai pateikiami 5 priede.

1245 – skelbiama trumpa pertrauka, per kurią konferencijos dalyviai išeina į greta esančią patalpą pailsėti ir atsigerti.

1300 – konferencijos vadovas kviečia sėsti į savo vietas ir tęsti konferencija. Pasisako kokybės kontrolierius V.Tekorius. Kalbos pavyzdys pateikiamas 6 priede.

1330 – diskusijos ir klausimai. Diskusijas pradeda konferencijos vadovas. Konferencijos vadovo klausimų pavyzdžiai pateikiami 7 priede.

1440 – paskelbiamas paskutinis klausimas.

1450 – pabaiga. Konferencijos vadovas skelbia reziumė su išvadomis, atsisveikina ir kviečia pasivaišinti. Konferencijos vadovo atsisveikinimo kalbos pavyzdys pateikiamas 8 priede.

1500 – furšetas: gaivieji gėrimai, lengvas užkandis.

2.2. Konferencijos vadovo pareigybinė instrukcija

Konferencijos vadovui yra privalomos elgesio ir apsirengimo taisyklės, kurių dera bet kokiu atveju laikytis. Jos tuo natūralesnės, kuo tvirčiau paremtos vidine asmenybės jėga (V.Baršauskienė, 2002, p.146). Jas galima būtų apibendrinti taip:

1. Konferencijos vadovo drabužiai neturėtų pernelyg traukti dalyvių akį, privalėtų atitikti konferencijos vietą, net ir temą. Čia netiks nei madingi, elegantiški drabužiai, nei per lengvas kostiumas, juo labiau – netvarkingi ar nešvarūs drabužiai.

2. Atsisėsti vadovas turi taip, kad matytų visus dalyvius ir pats būtų visų matomas. Jis turi matyti visus dalyvius iš karto: jam nevalia nieko praleisti.

3. Kalbėti vadovas turi suprantamai ir aiškiai, vengti neaiškių, dviprasmių pasakymų, dviprasmės potekstės.

4. Konferencijos vadovas privalo be paliovos turėti prieš akis konferencijos tikslą ir jo siekti, pasižymėti darbo matmenis, kad konferencijai baigiantis galėtų suformuluoti išvadas.

5. Kalbėti pernelyg daug jam neverta: turėtų apsiriboti žodžio suteikimu, kitų techninių dalykų paskelbimu, ir, pasitelkęs iniciatyvą ir klausinius, valdyti idėjinį turinį. Turėdamas iniciatyvos teisę, ja naudotis privalo tik kaip pasiūlymų forma.

6. Vadovavimą konferencijai jis turėtų perleisti kitam, jei diskusija, su kuria jis yra asmeniškai susijęs, nukrypsta nuo temos arba jis pats asmeniškai pakviestas dalyvauti diskusijoje.

3. FURŠETO ORGANIZAVIMAS

Furšetas organizuojamas konferencijų, seminarų, įvairių oficialaus pobūdžio pasitarimų, jubiliejų, švenčių progomis. Furšetui yra būdinga tai, kad svečiai valgo ir geria stovėdami prie stalų. Iš stalo įrankių naudojama tik šakutė (be peilio). Toks svečių aptarnavimo būdas nulemia ir pobūvio meniu. Furšeto užkandžių asortimentas gali būti be galo įvairus, pavyzdžiui, įdaryti mėsos vyniotiniai, žuvys, paukščiai, įvairios salotos, įdaryti kiaušiniai, natūralios bei įdarytos daržovės, dešrelės, kepsniai ir pan. Tačiau visi užkandžiai turi būti patiekiami tik mažomis porcijomis (iki 10-15 g), kad juos būtų patogu valgyti stovint ir tik šakute.

Pastaruoju metu tapo populiaru ir madinga organizuoti
kurių užkandžių asortimentą sudaro tik kanape. Tai kąsnio dydžio sumuštiniai, suvožtiniai, vėrinukai, valovanai, profitroliai, įvairūs krepšeliai ir pan. Tokiu atveju šakutės nededamos, svečiai kanape ima tiesiog pirštais.

Kadangi svečiai valgo stovėdami, furšeto stalai turi būti šiek tiek aukštesni nei paprastai (90-100 cm). Stalo ilgis priklauso nuo svečių skaičiaus. Šešiems – aštuoniems žmonėms yra skiriamas vienas stalo metras. Furšeto stalai dengiami specialiai pasiūtomis staltiesėmis, kurių kraštai nuleidžiami beveik iki žemės (7-10 cm nuo grindų). Jeigu pobūvis tarptautinis, ant stalo statomos Lietuvos ir užsienio valstybinės vėliavėlės. Toliau ant stalo grupelėmis dedamos gražiai sulankstytos medžiaginės servetėlės. Taip puiki proga išradingumui ir estetiniams sugebėjimams parodyti.

Vienam žmogui reikia padengti po 1,5 užkandžių lėkštelės (10 žmonių – 15 lėkštelių), po 1 desertinę lėkštelę, po 1,5 užkandžių šakutės (10 žmonių – 15 šakučių), po 1 šakutę ar šaukštelį desertui ar vaisiams, dviejų trijų rūšių taurių. Stalas paprastai serviruojamas iš abiejų pusių, o jeigu jis stovi prie sienos – iš vienos pusės. Ant stalo pirmiausia statomos stiklinės. Jos gali būti išdėstytos įvairiai, pavyzdžiui, eilėmis, grupelėmis, „eglute“, „gyvatėle“ ir pan. Ant stalo serviruojamos gaiviųjų gėrimų, Lėkštelės ant stalo dedamos krūvelėmis (ne daugiau kaip po 15 vienetų). Jos dėliojamos simetriškai abiejose stalo pusėse. Tarp lėkštelių dedamos popierinės servetėlės. Šalia lėkštučių išradingai sudedamos užkandžių šakutės, o prie desertinių lėkštelių – desertinės šakutės ar šaukšteliai.

Baigus serviruoti, ant stalo atnešamos gėlės ir vaisių vazos.

Ne anksčiau kaip 1 valandą prieš pobūvio pradžią dedami šalti užkandžiai. Užkandžiai aukštesniuose induose statomi arčiau stalo centro, o žemuose – 25-30 cm nuo stalo krašto, kad svečiai galėtų pasidėti savo lėkšteles ir taures. Furšetinis stalas turi būti gausus, bet neperkrautas, užkandžiai originaliai, bet saikingai papuošti.

4. KONFERENCIJOS IŠLAIDŲ SĄMATOS SUDARYMAS

1 variantas

AB “Pieno žvaigždės” patalpose buvo surengta konferencija, kurios tema ir tikslas –

naujo įmonėje pradėto gaminti sūrio „Gilija“ pristatymas ir naujienoms pieno pramonėje aptarti. Konferencijoje dalyvavo įmonės vadovai ir spaudos atstovai.

Po konferencijos dalyviai buvo pakviesti į furšetą. Furšetas vyko įmonės salėje, kurio metu svečiai ir darbuotojai buvo vaišinami. Maistas buvo užsakytas ir pristatytas iš restorano “Unija”(“Alsimora” UAB). Aptarnavimo ir stalo serviravimo kaina įskaičiuota į maisto kaina.

Konferencijai surengti buvo išteista 1125,0 Lt.

1 lentelė

IŠLAIDŲ PAVADINIMAS KIEKIS, VNT. KAINA, Lt. SUMA, Lt.

Kvietimai dalyviams, spausdinti spaustuvėje 20 3,0 60,0

Pašto išlaidos 20 1,0 20,0

Telefoniniai skambučiai 40 0,5 20,0

Transportas 100 1,0 100,0

Maistas 25 25,0 625,0

Gėrimai 25 10,0 250,0

Kitos 50,0

Viso: 1125,0

2 variantas

AB “Pieno žvaigždės” rengia konferenciją “Santakos viešbutyje”. Pirmasis Lietuvoje pasaulinio Best Western viešbučių tinklo narys – “Santakos viešbutis”, įsikūręs Kauno miesto centro ir senamiesčio sandūroje, ramioje J. Gruodžio gatvėje. Best Western “Santakos viešbutis” siūlo idealias sąlygas sėkmingam darbui 30 vietų konferencijų salę. Svečiams siūloma naujausia konferencijų įranga: 3 kanalų sinchroninio vertimo, vaizdo ir garso aparatūra, videoprojektorius, kita technika. Best Western “Santakos viešbutis” konferencijų dalyviams siūlo ir maitinimo paslaugas.

Po konferencijos dalyviai kviečiami į furšetą.

Kviečiant daugiau dalyvių ir organizuojant konferenciją viešbučio konferencijų 30 vietų salėje, konferencijai buvo išleista 1615,0 Lt.

2 lentelė

IŠLAIDŲ PAVADINIMAS KIEKIS, VNT. KAINA, Lt. SUMA, Lt.

Kvietimai dalyviams, spausdinti spaustuvėje 25 3,0 75,0

Pašto išlaidos 25 1,0 25,0

Telefoniniai skambučiai 50 0,5 25,0

Transportas 200 1,0 200,0

Maistas 30 30,0 900,0

Gėrimai 30 10,0 300,0

Konferencijų salės nuoma 1,0 40,0

Kitos 50,0

Viso: 1615,0

IŠVADOS

Konferencija „Naujo fermentinio sūrio „Gilija“ pristatymas ir naujovės pieno pramonėje“ yra informacinė konferencija. Šios konferencijos tikslas – pristatyti naują gaminį ir pakreipti informacijos ir nuomonių keitimąsi taip, kad visi konferencijos dalyviai būtų supažindinti su platesnėmis žiniomis apie naujus laimėjimus.

Šiuo metu Jūs matote 51% šio straipsnio.
Matomi 2007 žodžiai iš 3974 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 0,87 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.