Konferencijų organizavimas ir planavimas
3 (60%) 2 votes

Konferencijų organizavimas ir planavimas

Turinys:

1. KONFERENCIJŲ ORGANIZAVIMAS IR PLANAVIMAS 3

2. KONFERENCIJŲ RŪŠYS: 3

2.1 PROBLEMINĖ KONFERENCIJA 3

2.2 TIKSLO KONFERENCIJA 4

2.3 INFORMACINĖ KONFERENCIJA 4

2.4 MOTYVACINĖ KONFERENCIJA 4

2.5 MOKYMO KONFERENCIJA 6

3. PASIRUOŠIMAS KONFERENCIJAI 6

4. VIETOS PARINKIMAS 6

5. TEMA IR DARBOTVARKĖ 9

6. DALYVIAI 10

7. KONFERENCIJOS EIGA 11

8. VIDINĖS NUOSTATOS 12

9. DIALOGAI 18

10. DALYVIO KALBOS PERTRAUKIMAS 19

11. FORMULAVIMO STANDARTAS 21

12. APIBENDRINIMAS 22

13. LITERATŪRA: 23

1. Konferencijų organizavimas ir planavimas

Iš valdymo psichologijos žinome, kad žmonės turi tris pagrindinius poreikius, kuriuos jie nuolat nori patenkinti: norą turėti (C1), norą būti „kuo nors“ (C2), norą draugauti (C3). Kai žmogus yra grupėje, priklauso jai, tie poreikiai dar labiau sustiprėja. Taigi žmonės, kurie ketina vadovauti konferencijai, turi tai gerai suprasti, nes kitaip gali renginį sužlugdyti. Psichologiniu požiūriu, tinkamai organizuota konferencija yra geriausia pokalbio forma ir net vienintelė vadovavimo priemonė, nes ji:

• teikia dalyviams tai, ką jie nori turėti (C1): informaciją, pamokas, sprendimų variantus, pasitikėjimą savimi ir kt;

• leidžia dalyviams būti tuo, kuo jie nori (C2): būti pripažintiems,

būti klausiamiems, išgirstiems, vadinasi, turėti galimybę dalyvauti

pokalbyje;

• sąlygoja gerus tarpusavio santykius, kurie reikalingi norint

užmegzti „draugystę“ (kolektyvinio darbo skatinimas; C3).

Konferencija netgi gali padėti užkirsti kelią nesusipratimams, išsaugoti pasitikėjimą, skatinti atsakingumą, kurti draugystės dvasią.

2. Konferencijų rūšys:

2.1 Probleminė konferencija

Probleminės konferencijos tikslas – kartu su grupe išspręsti iškilusią problemą, bet kaip ji turėtų būti išspręsta, nei pats vadovas, nei grupė kol kas nežino. Galimas toks variantas, kad net per konferenciją padaroma išvada, jog dabar ši problema dar iš viso negali būti išspręsta, nes reikia papildomo dalyvių pasirengimo, kruopštesnių tyrinėjimų, naujo informacijos ir kt. Probleminė konferencija leidžia išsakyti įvairias nuomones, pateikti naujų idėjų ir minčių, naujos informacijos.

Probleminės konferencijos pavyzdžių galime rasti daugelyje sričių Pavyzdžiui, įmonės marketingo specialistai ieško būdų pagaminti naujų produkciją, nes esamoji paseno, praranda paklausą ir ateityje bus neįmanoma sudaryti naudingos sutarties. O štai kitas pavyzdys. Mokyk direktoriai susirinko į konferenciją, kurioje bus sprendžiama problema, kaip pasiekti aukštesniųjų klasių mokinių teigiamesnio požiūrio į mokyki reformą ir kt. Paprastai tokios konferencijos nėra labai aukšto lygio, joms nekeliama griežtų organizacinių reikalavimų, ir vadovas vadovavimą konferencijai dažnai gali perduoti kitam asmeniui. Tam kitam vedėjui nekeliama jokių ypatingų sąlygų: jam pridera dalyką suprasti tik tiek, kiek to reikalauja problema, turėti neprastų kalbėjimo įgūdžių ir gerai išmanyti konferencijos techniką. Tokiu atveju ir pats grupės vadovas gali dalyvauti diskusijose kaip narys, ir grupės nariams nekils minčių, kad vadovas naudojasi savo autoritetu ir valdžia, nori įpiršti savą nuomonę.

2.2 Tikslo konferencija

Tikslo konferencijai būna parengtas tvirtas sprendimas, bet vadovas leidžia dalyvaujantiems patiems prie jo prieiti. Tokiai konferencijai privalu tvirtai vadovauti. Joje sąmoningai naudojamas grupės pajėgumas, siekiama patenkinti grupės narių poreikius. Įsakymų davimas šiuo atveju reiškia grupės narių „priklausomybę“, galėjimą „klausyti ir pačiam kalbėti“. Tokia bendravimo forma taip pat duoda gerų rezultatų, ypač aukštųjų mokyklų studentams, norintiems gauti kokių nors žinių.

Tinkamai vadovaujamoje tikslo konferencijoje vadovas reikalauja iš grupės darbo našumo, autoriteto ir motyvacijos ir leidžia dalyvaujantiems siekti pagrindinių poreikių patenkinimo [(C1). (C2), (C3)]. Tokioje konferencijoje užsimezga tarpusavio kontaktai, bendradarbiavimas, darbas yra produktyvus.

Skirtinos trys tikslo konferencijos. Informacinė konferencija turi informuoti grupę apie situaciją, priemones ir naujus sprendimus; motyvacinė konferencija turi skatinti dalyvaujančiųjų pasirengimą, darbingumą arba įkvėpimą; mokymo konferencijoje dalyvaujantiems perteikiama naujų išradimų, naujų mokslo žinių, galimybių ir motyvuojamas praktinis jų naudojimas.

2.3 Informacinė konferencija

Informacinėje konferencijoje vadovo tikslas grupės viduje yra

pakreipti informacijos ir nuomonių keitimąsi taip, kad visi grupės nariai būtų supažindinti su platesnėmis žiniomis apie naujus laimėjimus, situacijas arba dalykų tarpusavio ryšį. Tai turi palengvinti jų darbą, praplėsti suvokimą ir padėti rasti naujų veiklos būdų.

Štai keletas pavyzdžių. Po mugės įmonėje susirenka mugės dalyviai, kad pasidalytų įspūdžiais. Po pokalbio padaromos bendros išvados dėl rinkos plėtotės, rinkos tobulinimo, racionalizavimo galimybių.

Didelių konkrečios srities įmonių vadovai sutinka ne tik pasikeisti patirtimi, bet ir informuoti apie naujas tendencijas personalinėje rinkoje, aptarti teisines darbo klaidas.

Įvairių gimnazijų direktoriai susitinka pasikeisti savo labai skirtinga patirtimi dėl naujos mokymo sistemos įgyvendinimo aukštesnėse
klasėse ir prieiti prie bendrų išvadų dėl naujosios praktikos pedagoginės naudos ar žalos.

Iš šių labai supaprastintų pavyzdžių matyti, kad informacinė konferencija – tai pasikeitimas paprastomis žiniomis. Sąvoką „informacija“ galime traktuoti kaip „žinią“, kuri veda į žinojimo vieningumą. Tokios konferencijos naudingos visiems, ieškantiems rezultatyvių savo problemų sprendimo būdų.

2.4 Motyvacinė konferencija – tai žinios, poreikių suvienodinimas ir patenkinimas. Tokiai konferencijai būtinas tobuliausias vadovavimo menas, nes geras vadovas gali pasiekti, kad grupės nariai „norėtų daryti tai, ką jie privalo daryti“. Gali atrodyti, jog tai panašu į manipuliavimą, bet iš tiesų -ne. Taip pasiekiama teigiamų rezultatų.

Panagrinėkime iš praktikos paimtą pavyzdį.

Įmonės vadovas, turėdamas išsamius tyrinėjimus ir informaciją, padaro išvadą, jog, norint geriau organizuoti gamybą ir išvengti daugelio nesklandumų, reikia pakeisti darbo grafikus. Šis pakeitimas lemtų svarbų racionalizacinį efektą, būtų sutaupyta pinigų. Vadovas turi galimybę su savo sprendimu supažindinti raštiškai (aplinkraščiu arba iškaba) arba žodiniu kreipimusi į vadovaujančią grupę, arba įmonės susirinkime pranešti tai kaip įsakymą Pagaliau jis dar galėtų pasirinkti varginantį ir daug laiko atimantį kelią: asmeniniu pokalbiu įtikinėti kiekvieną vadovaujantį darbuotoją. Galų gale jis pasirenka motyvacinę konferenciją, t.y. sukviečia administraciją ir glaustai išdėsto problemą, neleisdamas pajusti savo paties nuomonės, kad nedarytų įtakos. Tada paprašo atskirų dalyvių pareikšti nuomonę dėl šios problemos.

Per konferenciją vyksta daug individualių ir grupės psichologinių procesų, į kuriuos vadovas įsikiša išimtiniais atvejais. Konferencijos techniką privalu puikiai išmanyti ir taikyti (apie techniką kalbėsime kitame poskyryje). Jei,baigiantis konferencijai, susumavus visus „už“ ir „prieš“, paaiškėja, kad maždaug 80 proc. svarių argumentų yra už tai, jog reikia naujos atostogų suteikimo tvarkos, tai visi dalyviai, o kartu ir kiekvienas atskirai gali lengviau atsipūsti, įveikę tokią sunkenybę.

Šiuo atveju konferencija – racionali priemonė rasti problemos sprendimą ir jį įgyvendinti. Galima išvardyti racionalizavimui reikšmingus psichologinius procesus.

I. Pavienis siekimas patenkinti poreikius:

1. Kiekvienas atskirai, taip pat ir visi kartu, dabar turi tai, ko siekia:

informacijos, Žinių apie kitų nuomonę, apie ateitį, taip pat

aiškumą dėl tolesnio gamybos plėtojimo ir t.t. (Poreikis Cl.)

2. Kiekvienas atskirai turi galimybę pasakyti savo nuomonę, jis bus

išgirstas ir galės su kitais pasidalyti savo mintimis. Be to, dabar

jis žino daugiau negu kiti, nedalyvavę šioje konferencijoje.

Kiekvienas jaučia savo reikšmingumą. (Poreikis C2.)

3. Kiekvienas suvokia, kad jis yra bendrijos narys. Įgyjamas ryšio su kitais jausmas. (Kontakto poreikis C3.)

II. Grupės našumo nauda:

1. Diskutuojant visais svarbiausiais klausimais, atsiranda našumo

paskata ir susidaro sąlygos priimti optimalų sprendimą.

2. Grupės nepastebimai sukuria tam tikrą pajėgumą – elgesio

normas, kurių visi turi laikytis. Galima savęs neišskirti ir nenorėti

jokios „ekstra klasės“. (Autoritetas.)

3. Visi sužino, „ko mes kartu norime“ ir yra atitinkamai teigiamai motyvuoti. Pajunta didesnį pajėgumo džiaugsmą nei ligi šiol, nes yra naujos tvarkos įtikinti ir galbūt įkvėpti racionalaus plano, keičiant atostogų tvarką.

Tokia konferencija sėkminga dėl to, kad darbuotojai yra patenkinti savo sprendimu. Jie nori ir tolimesnius uždavinius spręsti susirinkę į motyvacinę konferenciją. Kitaip būtų, jei sprendimas būtų priimtas be jų.

Kodėl konferencija sėkminga? Todėl, kad vadovas, gerai informuotas ir pasirengęs konferencijai, išnagrinėjo visus sprendimų variantus ir galimybes. Jei būtų kitaip, sėkmės pasiekti nepavyktų. O klaidingas sprendimas padarytų daug žalos.

2.5 Mokymo konferencija

Mokymo konferencija turi du tikslus. Viena, ji

perteikia uždavinius, žinias – duoda informacijos. Antra vertus, daro įtaką žmonių elgesiui, kuria elgesio motyvaciją. Mokymo konferencija kartu yra ir informacijos, ir motyvacijos konferencija.

Konferencijos technika

Konferencija, kaip moderni, racionali vadovavimo priemonė, turi kibernetikos prasme taisyklingą ratą. Sėkminga konferencijos eiga iŠ esmės priklauso nuo valdymo. Grįžtamasis reguliavimas yra konferencijos vadovo rankose – nuo jo asmenybės ir nuo to, kaip jis išmano konferencijos techniką, priklauso sėkminga jos eiga ir baigtis. Taigi pasisekimas priklauso nuo jūsų.

3. Pasiruošimas konferencijai

Tai labai atsakingas momentas, vienas iš pagrindinių veiksnių, lemiančių konferencijos sėkmę. Visa priklauso nuo intensyvaus ir gero pasirengimo. Kuo nuoširdžiau vadovas rūpinasi konferencijos ruošimu, tuo sėkmingesnės galima tikėtis konferencijos, geresnių jos rezultatų, o jos dalyviai negailės brangaus laiko. Rengimasis visų rūšių konferencijoms iŠ esmės vienodas. Reikia paruošti vietą, patalpas, pasirūpinti sėdėjimo tvarka, paskirti tinkamą pradžios valandą, pasidomėti, kiek laiko užtruks dalyvių kalbos ir kt. Tematika atsispindi darbotvarkėje ir priklauso nuo dalyvių.Šie svarbiausi konferencijos paruošimo elementai susiję su psichologiniais
veiksniais. Tik atsižvelgdamas į tai, konferencijos vadovas gali pasiekti maksimalių rezultatą.

4. Vietos parinkimas

Konferencijos dalyvius psichologiškai veikia konferencijos vieta. Tad labai svarbu sudaryti kuo palankesnes darbo sąlygas ir pašalinti visus veiksnius, galinčius turėti neigiamą įtaką dalyvių elgesiui. Čia svarbi kiekviena detalė. Stenkitės, kad kėdės butų patogios, patalpa šilta ir gerai apšviesta. Jei nesudarysite gerų darbo sąlygą, dalyvių nuotaika gali pabjurti – jie ims neigiamai vertinti konferencijos rengėjų darbą. Konferencijos dalyvis bus prastai nusiteikęs, jei jam, norint suspėti į 9 val. prasidedančią konferenciją, reikės keltis 7 vai. Jis gali nervintis, kad per anksti atsikėlė, kad ramiai nepapusryčiavo, kad kelyje dar gali pasitaikyti kliūčių, kad bus sunku sukaupti dėmesį, kad neras tinkamos vietos pastatyti automobiliui. Dėl šių priežasčių jis nepatenkins savo antrojo lygio poreikių, gali nusivilti, tapti agresyvus – susipykti su kolegomis arba sudaryti opoziciją konferencijos vadovui. Vadovas, rengdamas konferenciją, visa tai turi apgalvoti ir parinkti visiems lengvai pasiekiamą konferencijos vietą. Toliau gyvenantiems privalu sudaryti galimybes atvykti iš vakaro ir pernakvoti. Dar reikia numatyti, kad atėjęs žmogus turėtų kokią valandą atsikvėpti ir atgauti psichinę pusiausvyrą, Ilgiau trunkančių konferencijų vadovas turi kruopščiai parinkti tokią vietą, kur butų patogu privažiuoti, o gretimas viešbutis – puikiai aptarnaujamas, su mandagia telefoniste tarpininkaujančia kalbantis telefonu, ir pan. Netikėtai pabjurusi vieno asmens nuotaika – užkrečiamas dalykas: tai persiduoda grupei per pokalbį.

Labai kruopščiai dera parinkti ir tinkamas patalpas. Čia padaroma daugiausia klaidų, nes didžiausias dėmesys kreipiamas į patalpos dydį. Iš tiesų svarbiausia, jog patalpoje būtų galima išdėstyti stalus taip, kad Ši tvarka atitiktų konferencijos rūšį. Privalu parinkti tinkamos formos stalus ir sustatyti juos taip, kad visi dalyviai vienas kitą matytų ir girdėtų – kad būtų optimali komunikacija. Be to, visi turi jaustis lygus, kalbėti nesivaržydami, konstruktyviai, bendravimas turi būti malonus. Čia idealus būtų apskritas stalas – „pokalbio ratas“. Apskritas stalas ypač tinka, kai susirenka nedidelė grupė. Jei dalyvių daugiau – tiks kvadratinis stalas ar kvadratu sustatyti stalai, kurių išorinėje pusėje sėdi dalyviai. Patalpa, kurioje nėra galimybės dalyviams susėsti „kvadratu“, yra netinkama, jos reikia atsisakyti. Stačiakampis, aukštas stalas konferencijoms visai netinka, nes, kai „soste sėdi“ vadovas, dalyviai pasijus menki, nereikšmingi, bus neaktyvūs. Netiks ir U formos stalas, nes sėdintys vidinėse pusėse bus atsisukę kitiems į nugaras. 10 paveiksle pateikti konferencijos stalų išdėstymo bei jų formos pavyzdžiai.

Patalpų konferencijai vadovas turi ieškoti stropiai (įvairių organizacijų rūmuose, įmonėse, viešbučiuose ir pan.), kad galėtų viską tinkamai įrengti ir apsaugoti konferencijos dalyvius nuo išores trukdymų. Ypač didelis dėmesys atkreiptinas į telefoną, rūkymą ir gėrimą. Telefono aparatas jokiu būdu negali stovėti konferencijų salėje. Jo vieta – patalpoje, už kurią atsako konferencijos vadovas, kad jam būtų patogu paskambinti. Jei tokios patalpos nėra, telefonas išjungiamas arba nukeliamas jo ragelis, nes telefono signalas trukdytų konferencijos darbą. Žinoma, kartais kuriam nors dalyviui būtina paskambinti į darbą, ką nors pranešti. Todėl vadovas turi informuoti dalyvius, kad svarbūs telefono pokalbiai gali būti užrašyti ir perduoti jiems per pertrauką, o ypatingais atvejais jie ir patys gali paskambinti.

Konferencijos dalyvius blaško ir butelių atkimšimas, pylimas, jų šnypštimas, maišymas ir pan. Todėl geriausia gėrimus statyti ant specialaus staliuko koridoriuje, kad dalyviai galėtų atsigerti per pertrauką.

Karšti gėrimai, alus, vynas, pietūs yra užsakomi iš anksto, paklausus dalyvių, ko jie pageidautų – pateikus meniu. Padavėjui turi būti paaiškinta, kada prasideda pertrauka, kur, kaip ir kada serviruoti stalus, kad dalyviai, negaišdami laiko, spėtų per pertrauką papietauti, atsigerti.

Konferencijos vadovui nederėtų pamiršti ir to, kad darbą gali trukdyti iš lauko atėję žmonės. Todėl prie lauko durų, gerai matomoje vietoje turi kabėti lentelė su užrašu „Prašome netrukdyti posėdžio!“ Į konferencijos salę neturėtų prasiskverbti garsūs pašnekesiai iš koridoriaus; duris uždarinėti dera tyliai, neleistina kur nors netoli siurbti kilimų, salė turėtu būti toliau ir nuo virtuvės triukšmų bei kvapų.

Konferencijos patalpos turi būti gerai vėdinamos, su ventiliatoriais, vengtina skersvėjų. Nemaloniai jausis ir tie dalyviai, už kurių nugarų pleškins radiatoriai.

Optimali temperatūra (nustatyta tyrimais) – nuo 18° iki 20°C. Kai temperatūra pakyla iki 24 laipsnių ar daugiau, patalpoje sumažėja deguonies, tada menkėja protinio darbo efektyvumas. Taigi svarbu laiku daryti pertraukas, per kurias dalyviai pailsi, atsigeria, užkanda, o organizatoriai gali išvėdinti patalpas, sureguliuoti temperatūrą, ventiliaciją.

Konferencijos vadovui privalu pasirūpinti ir tinkamu salės apšvietimu. Neturėtų spiginti ryškios akis varginančios lempos. Dažnai lempos esti įvairaus stiprumo – dalis grupės
apšviečiama ryškiai, o kiti dalyviai skendi prietemoje, net vargiai ką gali užsirašyti. Ir dar: prie lango sėdintieji pernelyg atsipalaiduoja ir negali aktyviai klausytis konferencijos. Panašų efektą sukelia balta staltiesė, todėl stalą reikia dengti ramių spalvų staltiesėmis, nes ryškios spalvos blaško, vargina. Tinkamos parenkamos ir žaliuzės. Jei bus demonstruojamos skaidrės, fotografijos, filmas, būtina pasirūpinti patalpos užtemdymu.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2374 žodžiai iš 7805 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.