Monės informacinių išteklių samprata
5 (100%) 1 vote

Monės informacinių išteklių samprata

1121314151617181

TURINYS

ĮVADAS 3

1. ĮMONĖS INFORMACINIŲ IŠTEKLIŲ SAMPRATA 4

2. ĮMONĖS INFORMACINIŲ IŠTEKLIŲ KLASIFIKACIJA 6

3. INFORMACINIŲ IŠTEKLIUJ FORMAVIMO BEI NAUDOJIMO ORGANIZACUOSE PRINCIPAI IR TVARKA 9

4. INFORMACINIŲ IŠTEKLIŲ VALDYMAS 11

4.1. Apskaita ir planavimas 13

4.2. Priežiūra ir plėtra 15

4.3. Saugumo užtikrinimas 17

5. INFORMACIJOS VALDYMO SISTEMOS (TVS) KONCEPCUA 19

6. INFORMACINIŲ IŠTEKLIŲ DUOMENŲ BAZĖS (IIDB) KONCEPCIJA 24

IŠVADOS 30

LITERATŪRA IR ŠALTINIAI 32

PRIEDAI 33



3

ĮVADAS

Informacinių technologijų ir neribotų galimybių amžiuje pragyvenimo lygio augimas atskirose valstybėse didžiąja dalimi tapo įmanomas tik sėkmingo verslo plėtojimo tam tikrose srityse dėka. Dabartinėmis rinkos sąlygomis verslo įmonės įėjimas ir išsilaikymas rinkoje stipriai priklauso nuo jos konkurencijos galimybių. Kylant pragyvenimo lygiui šalyje ir keičiantis jos gyventojų poreikiams, vartotojų prekių ir paslaugų pirmenybės keičiasi aukštos kokybės link, todėl įmonės, kurių vadovybė suvokia, kad jos sėkmė priklauso nuo sugebėjimų tinkamai suprasti ir tenkinti visuomenės poreikius, gali tikėtis šios sėkmės ateityje. Tačiau pastaruoju metu įgijo galią ir tam tikri teisiniai reikalavimai, kurie verčia įmonės vadovybę imtis apibrėžtų veiksmų savo verslo išsaugojimui. Lietuvai įstojus į Europos sąjungą, visoms organizacijoms iškilo būtinybė atitikti savo srities organizacijų veiklos standartus ir teikti paslaugas pagal ES rekomenduojamą praktiką. Aktualus tapo įmonių kokybės politikos klausimas, kurio esmę sudaro siekis optimizuoti organizacijos procesus taip, kad jie sudarytų prielaidas didesniam produktyvumui ir mažesniam veiklos klaidų skaičiui. Ši politika apima ne tik esamų ir galimų vartotojų, bet ir įmonės darbuotojų, steigėjų, tiekėjų ir visuomenės dabartinius ir ateities poreikių ir lūkesčių tenkinimą.

Kokybės politika, nustatoma aukščiausios vadovybės, turi atitikti įmonės viziją ir organizacijos, kurios perspektyviai žvelgia į ateitį, viena po kitos pradeda diegti Kokybės Vadybos Sistemas (KVS). KVS įmonėse užtikrina kokybišką prekių ar paslaugų teikimą, pagrįsta darbuotojų profesionalumu, tinkamais įrengimais bei darbo organizavimu. Šios sistemos pagrindai, terminai ir apibrėžimai yra pateikti LST EN ISO 9001:2001 standarte. Įmonės atitiktis šio standarto reikalavimams nustatoma atliekant sertifikavimo auditą. Praėjus sertifikavimą išduodamas ISO 9001:2000 sertifikatas – objektyvus įmonės veiklos, produktų ar paslaugų kokybės įrodymas. 2005-01-01 duomenimis, Lietuvoje yra sertifikuotos 487 kokybės vadybos sistemos. Taigi, jau yra aiški tendenciją kokybės vadybos sistemų diegimo link, tačiau tai yra sudėtingas, reikalaujantis didelės atsakomybės ir atitinkamų išteklių procesas.

Bendri KVS reikalavimai, kuriuos turi vykdyti įmonės, siekdamos sukurti į klientą ir kokybę orientuotą organizaciją, numato atitinkamų KVS procedūrų, reglamentuojančių visą įmonės veiklą, diegimą. Procedūros gali apimti įvairius procesus ir funkcijas, iš kurių galima išskirti personalo valdymą ir mokymą, projektų valdymą, prekių ir paslaugų tiekimą, organizacijos priemonių ir įrenginių naudojimą ir priežiūrą, informacijos ir informacinių sistemų valdymą ir kitus.4

Šio kursinio darbo turinys apims informacinių išteklių valdymo procesą ir tvarką, kuri turi užtikrinti šiuos įmonės veiklos kokybės reikalavimus: sudaryti sąlygas darbuotojams dirbti saugiai ir kokybiškai (tinkamai aprūpinant darbo vietas reikiamomis priemonėmis), užtikrinti personalui reikiamų informacinių išteklių suteikimą įmonės veiklai sėkmingai vykdyti ir tinkamai planuoti bei skatinti tik racionalias investicijas į informacinius išteklius.

1. ĮMONĖS INFORMACINIŲ IŠTEKLIŲ SAMPRATA

Organizacijos sėkmingai veiklai didelę reikšmę turi vadovo sugebėjimai valdyti informacinius išteklius. Pastaruoju laiku tinkamas informacijos valdymas tampa vis svarbesnis organizacijos veiklos kontekste. Ši problema yra ypač aktuali vidutinio dydžio ir stambioms įmonėms, kadangi esant dideliam padalinių ir darbuotojų skaičiui bei daugybei įvairios programinės ir techninės įrangos, organizacijos sklandus veikimas kaip vieningos visumos tampa ganėtinai sudėtingas. Būtina tinkamai skirstyti finansinius ir kitus išteklius tarp įmonės padalinių bei užtikrinti, kad kiekvienas darbuotojas gautųjų pakankamai tam, kad galėtų kokybiškai ir efektyviai atlikti savo darbą.

Ištekliai, kurie skirtingose organizacijose priskiriami prie informacinių, gali skirtis priklausomai nuo jos veiklos pobūdžio, dydžio, rinkos sąlygų, verslo partnerių, kompiuterizavimo lygio ir daugelio kitų aplinkybių bei faktorių. Šiuolaikinės įmonės yra priverstos vykdyti savo verslą geriau ir efektyviau nei tai daro jų konkurentai. Jos supranta poreikį dalintis duomenimis, informaciją ir žiniomis tokiu būdu, kad būtų sudarytos sąlygos asmenims, jų grupėms ir kitoms organizacijoms, veikiančioms kartu, geriau koordinuoti savo veiksmus ir prisidėti prie įmonės sėkmės kūrimo. Todėl kai kurios organizacijos supranta informacinius išteklius tik kaip duomenis, informaciją ir žinias, kurie turi būti naudojami kurti ekonominę vertę, atitinkančią įmonės tikslus ir uždavinius. Tačiau toks
informacinių išteklių supratimas yra per siauras, kadangi šiuolaikinis informacijos suvokimas yra glaudžiai susijęs su informacinės veiklos kompiuterizavimu, naujais metodais, informacijos apdorojimo, saugojimo ir perdavimo technologijomis. Šios technologijos, kurios padeda valdyti informaciją, suteikia organizacijoms aktualios problemos sprendimą: kaip gauti reikiamą informaciją, tinkamoje vietoje, tinkamu laiku ir tinkamu formatu.

Tokiu būdu, informacinius išteklius galima apibrėžti kaip duomenų, procesų, naudojamų perdirbti šiuos duomenis į naudingą informaciją, įrangos ir technologijos, skirtų šios informacijos naudojimui, ir žmonių, kurie taiko informaciją ir žinias tam tikriems tikslams pasiekti, visumą. Informacinius išteklius5

galima taip pat apibrėžti kaip informaciją ir išteklius, kurie yra naudojami naudingai informacijai gauti, doroti bei skleisti. Juos sudaro informacinių sistemų (IS) fizinių ir loginių komponentų bei sąsajų visuma. Informacinius išteklius gali sudaryti ir sistemų grupė, viena IS arba jos sudėtinės dalys kartu su duomenimis, kuriais remiantis informacija gaunama, laikoma, dorojama ar skleidžiama.

i Įmonės informacinius išteklius sudaro ne tik jos nuosavybėje esančios techninės ir programinės

priemonės bei duomenų bazėse laikoma informacija, bet ir visi prieinami kitų institucijų duomenys,

reikalingi įmonės veiklai vykdyti. Tai gali būti valstybinių teisėsaugos ar kitų institucijų duomenų

bazių duomenys, viešai prieinami arba gaunami įmonei pasirašius atitinkamas sutartis. Be to, vystantis

tinklo ekonomikai įvairių verslo partnerių (tiekėjų, platintojų) duomenų bazės tampa prieinamos

integruojant informacines sistemas, todėl juose laikomi duomenis taip pat yra įmonės informaciniai

ištekliai.

Įmonės informaciniais ištekliais taip pat laikomi nuomojami – nuosavybės teisėjai nepriklausantys, bet naudojami įvairiems įmonės tikslams – techninė ir programinė įranga, kitos technologinės priemonės, o taip pat juos aptarnaujantys kitos organizacijos, jų padaliniai arba pavieniai darbuotojai.

Įmonės informacinių išteklių samprata prasiplėtė dar labiau atsiradus paskirstytoms informacinėms sistemoms, kai įmonių informacinės sistemų elementai pradėjo veikti už organizacijos gamybinių ir administracinių pastatų ribų. Be to, nestacionari įranga, tokia kaip nešiojami asmeniniai kompiuteriai, naudojami atskirų darbuotojų darbo reikalais, taip pat priskiriami prie organizacijų informacinių išteklių.

Informaciniai ištekliai gali būti pakankamai unikalūs ir gyvybiškai svarbūs juos naudojančioms organizacijoms. Priklausomai nuo veiklos, kuria užsiima tam tikra įmonė, ji gali naudoti specifines technologijas, kurios yra labiau būdingos gamybinėms įmonėms arba išskirtines paslaugas teikiančioms įmonėms (pavyzdžiui sistemos, vykdančios oro eismo vadybą). Duomenys, apdorojami tokiose sistemose, bei jų specifinė techninė įranga, kuri yra neatsiejama technologijos dalis, taip pat sudaro informacinius įmonės išteklius.

Detaliai įvardinant, informaciniai ištekliai – tai duomenis bei jiems valdyti skirta kompiuterinė įranga, elektroninė žiniasklaida, komunikacijos tinklai, visų tipų techninė (didieji, mini-, mikro- arba asmeniniai kompiuteriai, spausdintuvai, duomenų saugojimo įranga ir priemonės,- monitoriai, ryšio valdikliai, kontrolės prietaisai, modemai, visų tipų perdavimo/siuntimo priemonės) ir programinė6

įranga (taikomoji programinė įranga, operacinės sistemos, duomenų bazės ir failai, apsaugos programos), tinklai naudojami susisiekimui su kitais valstybės ir tarptautiniais kompiuterizuotais ištekliais ir jų sąsajos ir daug daugiau.

Išnagrinėjus visus apibrėžimus galima pastebėti tam tikrus vienodumus, kurie padeda išskirti keturias pagrindines informacinių išteklių grupes. Jie apima:

• informacijos turinį (gaunamą iš duomenų, informacijos ir žinių spektro);

• informacines technologijas (kompiuterinės įrangos naudojimu paremtas technologijas);

• informacijos darbuotojus (sistemos dalį, kuri yra bene geriausias informacijos šaltinis ir beveik vienintelis žinių šaltinis);

• informacines sistemas (sistemas, apimančias technologiją, informacijos turinį ir darbuotojus, kurie bendrai dirba organizacijos tikslams).

Taigi, informaciniai ištekliai apima pakankamai ženklią įmonės turimų išteklių dalį. Jie yra labiau specifiniai nei kiti tradiciniai ištekliai, nes turi skirtingas formas, todėl nustatant juos dažnai susiduriama su sunkumais. Tačiau neabejotina, kad tokių išteklių tinkamas nustatymas ir valdymas didžiąja dalimi apsprendžia visos įmonės veiklos sėkmingumą.

2. ĮMONĖS INFORMACINIŲ IŠTEKLIŲ KLASIFIKACIJA

Įmonės informacinių išteklių nustatymas ir klasifikavimas yra vienas iš svarbiausių darbų norint užtikrinti jų efektyvų valdymą ir panaudojimą. Klasifikuoti informacinius išteklius galima pagal įvairius kriterijus, kurios privalo nustatyti pati įmonė, dažniausiai priklausomai nuo jų tipo, pobūdžio, naudojimo srities, informacinės politikos, jų tarpusavio ryšių ir sąveikos bei daugelio kitų faktorių. Pavyzdžiui, informacinių išteklių atitinkamam saugumo lygiui užtikrinti tikslinga skirstyti juos į viešai prieinamus, privačius ir slaptus. Pagal tipą juos galima suskirstyti į
informaciją (saugoma įvairių formatų ar dokumentų tipų pavidalu), technines ir technologines priemones (techninė/programinė įranga, kitos technologinės priemonės), įmonės darbuotojų kvalifikacija t.y. žinias ir protinius sugebėjimus (neatsiejamus nuo asmenybių). Tačiau norint užtikrinti pilną informacinį aprūpinimą įmonei, tikslinga identifikuoti visus galimus išteklius, reikalingus jos veiklai vykdyti, per visus įmonės veiklos proceso etapus, o nustačius išteklius tikslinga juos klasifikuoti tam, kad jų specifikacijas būtų galima įtraukti į duomenų saugyklą ir padaryti juos lengvai valdomus bei prieinamus įmonės darbuotojams pagal jų poreikius ir kompetenciją.



Organizacijos informacinius išteklius galima nustatyti M. Porterio įmonės veiklos modelio pagrindu. Organizacijos veikla pagal M. /Porterį susideda iš valdymo funkcijų ir veiklos procesų sąveikos. Formalus organizacinių sistemų valdymo proceso modelis pabrėžia veiklos funkcijų (finansų vadybos ir apskaitos, intelekto išteklių valdymo, technologijų plėtojimo, tiekimo) ir procesų (logistikos operacijų, pardavimų, paslaugų ir kitų) informacinės sąveikos būtinumą. Sąveika turi įgyvendinti dvipusį informacinį ryšį, kurį užtikrina informaciniai ištekliai. Kadangi organizacijos turi hierarchinę struktūrą, reikalingiems informaciniams ištekliams nustatyti veiklos procesai taip pat gali būti suskirstyti į hierarchinius lygmenis, o veiklos funkcijos, būtinos įvairių hierarchijos lygmenų procesams valdyti, gali būti skirstomos į bendrąsias ir specialiąsias. Abiem šiom funkcijom egzistuoja atitinkami informaciniai ištekliai. Specializuotųjų ir bendrųjų funkcijų informacinių išteklių skirtumas yra tas, kad specializuotieji gali būti naudojami vienam proceso etapui įgyvendinti, o bendrieji reikalingi kiekvieno hierarchijos lygmens procesų etapams.

Remiantis tokia hierarchija sudaromas veiklos funkcijų ir procesų informacinės sąveikos modelį, kuris numatys kaip bendrosios ir specialiosios funkcijos valdys atitinkamus procesus šių išteklių pagalba. Tam būtina apibrėžti reikalingus atitinkamus proceso ir funkcijų atributus. Bendrai, modelis numato funkcijų valdymo atributų perdavimą procesams ir procesų būsenos atributų funkcijoms gražinimą.1 pav. Funkcijos ir proceso informacinė sąveika

Proceso pagrindiniai informaciniai atributai yra tokie:

• proceso identifikatorius;

• proceso sudėtis -jo etapai;

• kiekvieno proceso etapo įeiga ir išeiga, kurie apibrėžia priežastinius procesų etapų ryšius.

Veiklos funkcijos informaciniai atributai yra tokie: • funkcijos identifikatorius;• proceso, kurį valdo funkcija, identifikatorius;

• funkcijos įeiga – proceso būsenos atributai, susiję su veiklos tikslų struktūra;

• funkcijos išeiga – valdymo sprendimas.

Toks modelis padeda pakankamai detaliai nustatyti įmonės veiklos procesų aprūpinimo atitinkamais informaciniais ištekliais pakankamumą: tuose etapuose ar hierarchijos lygiuose, kur informacinis ryšis nesusidaro, būtina atlikti papildomą analizę, nustatyti informacijos stokos priežastį ir ištaisyti situaciją reikiamų informacinių išteklių pagalba. Tačiau šio modelio nepakanka, kadangi jis nenumato informacinių technologijų dalyvavimą procesų ir funkcijų sąveikoje.

Pagal veiklos ir informacinių technologijų (Henderson, Thomas, 1992) sąveikos modelį, veiklos procesai ir funkcijos gali sietis su papildomais atributais, kurie apibūdina būtinus veiklai materialius išteklius, laiką, vietą, informacinių technologijų ir veiklos plėtojimo strategiją, bei esamos IT savybes.2pav. Veiklos modelio ir veiklos informacinių išteklių sąsajos

Tokiu būdu, Porterio ir Hendersono modelių integravimo pagrindu galima klasifikuoti informacinius išteklius taip, kad jie apimtų visos įmonės veiklos informacinius poreikius ir jų aprūpinimo priemones. Informaciniai ištekliai gali būti skirstomi į dvi pagrindines grupes: ištekliai, reikalingi bendrosioms funkcijoms (bendrieji informacijos ištekliai), ir ištekliai, reikalingi specializuotosioms funkcijoms

(specializuotieji informacijos ištekliai). Kiekvienais grupių sudaro tokie pogrupiai:• veiklos valdymui (infrastruktūrai) butini informaciniai ištekliai;

• veiklos strategijai būtini informaciniai ištekliai;

• esamos IT aptarnaujami informaciniai ištekliai;

• IT strategijai būtini informaciniai ištekliai.

Veiklos valdymui būtini tokie informaciniai ištekliai, kurie padės greitai nustatyti, išanalizuoti ir pateikti ar kitaip valdyti reikiamą informaciją ir sumažins neapibrėžtumą (vartotojišku požiūriu) priimant valdymo sprendimus. Svarbi yra ne tik gaunamos informacijos kokybė bei ir jos valdymo bei taikymo galimybės, kadangi gauta informacija gali būti nereikalinga vien todėl, kad ja nusakomų veiksmų ar procesų negalima realizuoti dėl techninių ar kitų galimybių stokos. Veiklos strategijai būtini informaciniai ištekliai padeda numatyti įmonės veiklos strategiją, nustatyti veiklos plėtros galimybes. Šios grupės ištekliai yra labai svarbūs, kadangi įtakoja sprendimus, kuriais įmonės vadovausis ilgą laikotarpį.

Informaciniai ištekliai esamai IT valdyti reikalingi užtikrinti, kad būtų panaudojamos visos IT galimybės veiklos infrastruktūrai kompiuterizuoti. Būtina taip pat įvertinti
IT pakankamai tenkina jos vartotojų poreikius ir esant būtinybei numatyti IT plėtros strategiją. IT strategijai būtini informaciniai ištekliai padeda suformuluoti tinkamą įmonės IT strategiją, numatyti tų išteklių efektyvų panaudojimą (laiku atnaujinti arba pakeisti naudojamas sistemas) tam, kad nebūtų prarandama jų teikiama nauda. IT strategija aprašo suplanuota techninės ir programinės įrangos plėtros strategiją. Ji nusako esamas technines ir programines platformas ir numato kaip su laiku pasikeis darbinė aplinka. Norint, kad IT strategija būti efektyvi, jos prasmė turi būti perteikta organizacijos personalui, tam kad jie galėtų įvertinti kaip strategijos įgyvendinimas paveiks jų darbą ateityje.

Reikia pažymėti, kad toks informacinių išteklių klasifikavimas turi didelę praktinę reikšmę, kadangi dauguma kokybės vadybos politikų numato būtent šių keturių sferų reglamentavimą.



3. INFORMACINIŲ IŠTEKLIŲ FORMAVIMO BEI NAUDOJIMO ORGANIZACIJOSE PRINCIPAI IR TVARKA

Kiekviena įmonė planuoja ir įsigyja informacinius išteklius atsižvelgdama į visos organizacijos kaip vieningos visumos bei jos konkrečių struktūrinių padalinių poreikius. Darant bet kurias investicijas į veiklos tobulinimą vadovai turi įsitikinti, kad įsigyti ištekliai bus tinkamai išdalyti bei naudojami pagal



10

paskirtį, tam, kad sumokėtos lėšos turėtų atsipirkimą ateityje. Todėl organizacijos turi tinkamai reglamentuoti ir įforminti atitinkamame dokumente jų formavimo ir naudojimo organizacijoje pnncipus ir tvarką. Informacinių išteklių formavimo ir naudojimo principai – tai principai, kuriais

I J

remiamasi naudojant ir tvarkant informacinius išteklius. Priklausomai nuo verslo organizavimo formos ir veiklos pobūdžio, kai kurios įmonės gali pakankamai laisvai ir savarankiškai suformuoti principus bei nustatyti tvarką, tuo tarpu kitos, kurių veiklos reglamentavimo lygis yra griežtas, tvarką nustato remiantis kitais reglamentais. Tačiau galima išskirti kelis bendrus principus, kurie neprieštarauja ir net yra skatinami Lietuvos Respublikos įstatymų.

Įmonės informaciniai ištekliai formuojami ir naudojami laikantis tokių principų:

• informacinių išteklių kaupimo ir laisvo jų naudoj imo;

• standartizacijos ir vienodumo;

• duomenų apsaugos;

• technologinės pažangos;

• laisvos konkurencijos.

Informacinių išteklių kaupimas ir laisvas jų naudojimas – tai principas, nusakantis, kad duomenys renkami, sisteminami ir laikomi duomenų bazėse. Pagal šį principą visi fiziniai ir juridiniai asmenys turi turėti teisę nustatyta tvarka gauti jiems reikalingus esamus duomenis. Šių principų laikymosi užtikrinimui tikslinga sukurti Informacinių išteklių duomenų bazę (IIDB), kurios koncepcija bus aptarta vėliau.

Duomenų apsauga – tai principas, nusakantis, kad duomenų apsaugos reikalavimai turi neprieštarauti informacinių objektų vienodo identifikavimo ir klasifikavimo reikalavimams. Duomenų apsaugos reikalavimai nustatomi atskirai kiekvienai IS. Principas taip pat privalo užtikrinti, kad vieno darbuotojo teisė naudotis informaciniais ištekliais nebus pažeista kito darbuotojo noru naudotis tais pačiais ištekliais. Duomenų apsaugos principas neturi prieštarauti laisvo informacinių išteklių naudojimo principui, t.y. darbuotojas turi teisę gauti visą jam leistiną informaciją savo funkcijoms efektyviai vykdyti.

Standartizacija ir vienodumas – tai principai, nustatantys, kad techniniams ir technologiniams standartams neturi būti teikiama pirmenybė ne vienos organizacijos gaminamiems produktams, ir visoms įrangą tiekiančioms organizacijoms turi būti sudarytos vienodos konkurencijos galimybės.



11

Laisva konkurencija – tai principas, nustatantis, kad visi ūkio subjektai turi turėti lygias teises dalyvauti kuriant sistemą, naudotis valstybės lėšomis ir kaupiama statistine, ekonominių prognozių ir kita komercinio pobūdžio informacija, saugoma valstybės institucijų duomenų bazėse.

Technologinė pažanga – tai principas, nustatantis, kad kuriant IS, pirmenybė turi būti teikiama moderniausioms ir našiausioms technologijoms, nors jos būtų brangesnės ir mažiau išbandytos.

4. INFORMACINIŲ IŠTEKLIŲ VALDYMAS

Informacinių išteklių valdymas apsprendžia kaip organizacija vykdo savo verslą ir palaiko kitų išteklių valdymą. Informacinių išteklių valdymas – tai organizacinė funkcija, kuri susitelkia ties įmonės duomenų, informacijos, žinių ir technologijų, reikalingų kurti, naudoti ir efektyviai juos valdyti. Tinkamas informacinių sistemų valdymas padeda vadybininkams įvertinti ir panaudoti informacinius išteklius savo verslo plėtrai.

Informacinių išteklių valdymo procesas yra skirtingas kiekvienai organizacijai. Jis priklauso nuo įmonės informacinių išteklių valdymo strategijos, kurią įmonė formuluoja tam, kad numatytų efektyvų išteklių valdymo būdą. Informacinių išteklių valdymo strategijos įgyvendinimas padeda:

• nustatyti informacijos spragas ar jos dubliavimąsi dorojimo arba sklaidos aspektais;

• išaiškinti informacinių išteklių savininkų ir vartotojų vaidmenis ir atsakomybes;

• sumažinti informacijos gavimo ir naudojimo išlaidas;

• nustatyti skirtingų informacinių išteklių išlaidas ir jų teikiamus privalumus;

• palaikyti vadovybės sprendimų priėmimo procesą teikiant
kokybišką informaciją.

Strategijos įgyvendinimo kontrolei įmonė gali numatyti ir informacinių išteklių valdymo politiką. Informacinių išteklių valdymo politikos tikslas – nustatyti įmonės informacinių išteklių valdymo būdo adekvatumą. Ką apibrėžia konkrečios įmonės informacinių išteklių valdymo politiką ir kokiu būdu ta politika bus įgyvendinama apspręs, kaip įmonė veiks artimiausią dešimtmetį.

Efektyvaus informacinių išteklių valdymo procesą galima įsivaizduoti kaip penkių veiksmų visumą:

1. Identifikavimas. Kokia informacija disponuoja įmonė? Kaip ji nustatoma ir koduojama?

2. Atsakomybės nustatymas. Kas atsako už įvairios informacijos vienetus ir jų koordinavimą?12

3. Išlaidų ir vertės nustatymas. Atliekami remiantis pagrindiniu įsigijimo ir naudojimo vertinimo modeliu.

4. Plėtra. Informacinių išteklių vertės didinimas arba jų paklausos skatinimas.

5. Naudojimas. Aktyvus vertės didinimas pajamų sukūrimui.

Įmonės informacinių išteklių valdymas dažnai yra įmonės IT skyriaus atsakomybėje. Jis vykdo visų informacinės sistemos komponentų, kurie kaupia, saugo, apdoroja ir skleidžia informaciją valdymą. Šiuos išteklius sudaro techninė ir programinė įranga, tinklai, sistemos ir personalas, kurie ir sudaro įmonės informacines sistemas.

Visų įmonės informacinių sistemų integravimas pagreitina aktualios, pilnos, tikslios, išsamios informacijos pateikimą vartotojų disponavimui su minimaliais kaštais. Įmonės informacinių sistemų integravimo privalumai bus aptarti nagrinėjant informacijos valdymo sistemos (IVS) koncepciją. Tam tikras IVS segmentas turi atsakyti už visų įmonėje egzistuojančių informacinių išteklių apskaitą. Ši informacija saugoma informacinių išteklių duomenų bazėje (IIDB), kurios koncepcija taip pat yra aptariama šeštame skyriuje.

Kiekviena įmonė vertina savo išteklių valdymo efektyvumą remiantis tam tikrais nustatytais kriterijais. Bendru atveju, IS valdymo proceso rezultatyvumą galima nustatyti pagal tokius kriterijus:

• IS veikos kritinių sutrikimų nebuvimą;

• IS veikos kritinių sutrikimų dėl IT skyriaus darbuotojų kaltės nebuvimą;

• informacinių išteklių vartotojų pretenzijų nebuvimą;

• informacinių išteklių planavimo, diegimo, sutrikimų šalinimo, profilaktinių darbų terminų laikymąsi ir kt.

Remiantis šiais kriterijais informacinių išteklių valdymą galima suskirstyti į tokias funkcijas:

• planavimą;

• apskaitą;

• priežiūrą;

• plėtrą;

• saugumo užtikrinimą.13

Reikia paminėti, kad šiame kursiniame darbe tolimesnė informacinių išteklių analizė labiau akcentuoja jų techninę pusę, t.y. informacijos apdorojimo ir valdymo priemonių tvarkymą, kurios turi užtikrinti informacijos išteklių valdymą.

4.1. Apskaita ir planavimas

Įmonės informacinių išteklių, kuriuos sudaro informacinės sistemos IS), atskirų kompiuterizuotų darbo vietų (KDV) bei atskirų informacijos priėmimo, apdorojimo ar sklaidos įrenginių techninės priemonės, programinė įranga, fizinės ir loginės sąsajos, bei jų paskirstymo apskaitą privalo tvarkyti IT skyriaus specialistai, turintys nustatytas vartotojų teises (pagal pareiginius nuostatus, IT skyriaus viršininko pavedimus ar kt.) naudoti informacinių išteklių apskaitos duomenų bazę (IIDB).

Kiekviena informacinė sistema registruojama IIDB pagal atitinkamą įmonėje sukurtą dokumentą, kuris turi numatyti jos naudojimo, priežiūros, plėtros ir kitus reikalavimus. Tokių dokumentų rengimą dažniausiai taip pat reglamentuoja tam tikras dokumentas (pvz., „Informacinių sistemų naudojimo, priežiūros bei plėtros dokumentų rengimo reikalavimai“). Todėl, kiekvienai IS parengiami dokumentai, kurie įforminami kaip dokumentų rinkinys. Šis dokumentų rinkinys turėtų pilnai aprašyti IS. Jį gali sudaryti tokie dokumentai1:

• informacinės sistemos statusas;

• informacinės sistemos administravimas;

• informacinės sistemos naudojimą reglamentuojantys dokumentai;

• informacinės sistemos naudojimas;

• informacinės sistemos priežiūra;

• informacinės sistemos apsauga;

• informacinės sistemos plėtra;

• veiksmai nenumatytais atvejais.

IIDB taip pat turi būti saugoma informaciją apie kiekvieną įmonės KDV. Jos registravimo tvarką taip pat numato atitinkamas dokumentas (pvz., „Kompiuterizuotos darbo vietos (KDV) technologinės kortelės vedimo tvarka“). KDV technologinė kortelė – tai kortelė ar dokumentas su informacija apie

Šie dokumentai taip pat saugomi ir reikalui esant spausdinami iš IIDB.14

KDV išteklius, tokius kaip techninė ir programinė įranga, kuria yra aprūpinta darbo vieta. KDV technologinės kortelės spausdinamos iš IIDB, jas saugo KDV vartotojas arba, jei KDV naudojasi keli vartotojai, materialiai atsakingas asmuo.

Periodiškai įmonės informaciniai ištekliai yra inventorizuojami. Inventorizavimo tvarką taip pat numato atitinkamas dokumentas (pvz., „Įmonės kompiuterinės technikos inventorizavimo tvarka“), kurio pagrindu ir vykdomas inventorizavimas.

Einamųjų informacinių išteklių analizė turi būti vykdoma pagal IIDB sukauptus duomenis. Šią procedūrą taip pat atlieka Informacinių technologijų skyrius. Informacija apie įmonės informacinius išteklius turi būti lengvai prieinama visiems darbuotojams, skatinant juos atnaujinti
savo žinias apie jiems prieinamus įmonės išteklius. Tam tikslui informacija apie įmonės IS turi būti skelbiama ir atnaujinama numatytu periodiškumu. Ji gali būti skelbiama įmonės vidaus tinklapio puslapyje su atitinkamu pavadinimu (pvz., „Informacija apie įmonės informacinės sistemas“) ar naudojant kitas prieinamas priemones. Už šios informacijos rengimą bei skelbimą turi būti paskirtas atsakingas IT skyriaus darbuotojas.

Kaip jau buvo minėta, prieš pradedant planuoti įmonės informacinius išteklius tikslinga nustatyti jų poreikį visai organizacijai ir kiekvienam padaliniui konkrečiai. Laikantis nurodymų, aprašytų įmonės KVS vadove, tai yra atliekama pagal atitinkamas procedūras. Informacinių išteklių poreikiai gali/turi būti nustatomi pagal:

• įmonės padalinių vadovų paraiškas, parengtas pagal atitinkamą dokumentą (pvz., „Įmonės informacinių išteklių planavimas“);

• įmonės veiklos ir/arba plėtros planų analizės rezultatus;

• įmonės esamų informacinių išteklių ir informacijos srautų analizės rezultatus.

Sudėtingesnių išteklių poreikiams nustatyti gali būti rengiami vartotojų reikalavimų dokumentai (VRD). Šiems dokumentams rengti įmonės nustatyta tvarka gali būti sudaromos specialios darbo grupės. Dokumentus parengti gali ir sistemos administratoriai arba įmonės padalinių, kurie naudojasi šiais ištekliais, vadovai.

Informacinius išteklius pagal nustatytus poreikius planuoja Informacinių technologijų (IT) skyriaus viršininkas (jei toks skyrius įmonėje yra bei šia atsakomybę jam numato KVS vadovas), vyriausiasis15

inžinierius ir/arba sistemų analitikas. Jie rengia informacinių sistemų plėtros planus. Planai turi būti

derinami su kuruojančiais direktoriais.

Planuojant informacinius išteklius atsižvelgiama į duomenų, naudojamų įmonės informacinėse sistemose, ir jos elementų svarbą. Juos planuojant tikslinga sudaryti sąlygines išteklių grupes. Išteklių kategorijų ir grupių skaičius gali būti įvairus, priklausomai nuo įmonės veiklos specifikos, kompiuterizavimo lygio ir kitų faktorių. Bendru atveju galima išskirti tokias keturias kategorijas:

I kategorija – tinklinės struktūros, technologinės ir informacijos apsaugos sistemos;

II kategorija – technologinių padalinių veiklą palaikančios informacinės sistemos (IS) ir kompiuterizuotos darbo vietos (KDV);

III kategorija – administracinę (netechnologinę) veiklą palaikančios IS;

IV kategorija – atskiros netechnologinės KDV (izoliuotos, nepajungtos į tinklą skirtos kitai nepagrindinei veiklai).

I kategorijai tikslinga priskirti aukštesnės svarbos išteklius. Tokiu būdu jiems bus suteiktas prioritetas finansinių, darbo ir kitų išteklių panaudojimo atžvilgiu esant būtinybei įsigyti, keisti, tobulinti arba nurašyti informacinius išteklius. Kadangi I kategorijos išteklių kokybė paprastai būna aukštesnė nei kitų kategorijų išteklių, jų techninės charakteristikos (jei tokios yra) taip pat būna geresnės, jais galima keisti žemesnių kategorijų išteklius. Tokiu būdu iš dalies galima patenkinti ir žemesnių kategorijų tobulinimo poreikį.

Pagal patvirtintus IS plėtros planus IT skyriaus viršininkas, vyriausiasis inžinierius ir/arba sistemų analitikas rengia informacinių išteklių investicijų planą pagal tam tikrą formą ir teikia jį atsakingam vadovui (pvz., technikos direktoriui). Investicijų plano pavyzdys pateikiamas priede.

Pagal kiekvienos IS arba jos sudėtinės dalies/išteklių patvirtintus plėtros planus įmonės vadovas, juos išnagrinėjęs ir tinkamai įvertinęs, priimama sprendimą dėl naujų informacinių išteklių kūrimo, priežiūros arba plėtimo, kuris privalo būti įforminamas įsakymu, potvarkiu, sutartimi ar kitų dokumentu.

4.2. Priežiūra ir plėtra

Apie informacinių išteklių gedimus, funkcionalumo mažėjimus ar veikos sutrikimus IS vartotojai informuoja už šios sistemos priežiūrą atsakingus darbuotojus (IT skyriaus darbuotojus). Tai jei gali16

padaryti telefonu, asmeniškai ar elektroniniu pašto adresu. Esant įdiegtai IIDB, atsakingas darbuotojas (pagal pareiginius nuostatus arba IT skyriaus viršininko pavedimu) privalo informaciją apie gedimus registruoti IIDB. Gedimų šalinimai atliekami remiantis atitinkamais dokumentais. Gedimai šalinami kiekvienos konkrečios sistemos dokumento (pvz., „ informacinės sistemos priežiūra“) nustatyta tvarka. IS profilaktinius darbus, atsižvelgdami į atitinkamų išteklių techninių dokumentų reikalavimus, atlieka atsakingi darbuotojai (IT skyriaus darbuotojai) pagal savo kompetenciją (pareiginius nuostatus, IT skyriaus viršininko nurodymus) arba išorinių organizacijų atstovai atitinkamų sutarčių dėl priežiūros, remonto ar aptarnavimo darbų nustatyta tvarka. Atvejais, kai ištekliai negali būti atstatyti, jie nurašomi įmonės nustatyta tvarka. Už atitinkamų dokumentų dėl nurašymo rengimą taip pat atsakingas paskirtas asmuo (pvz., vyresnysis inžinierius).

Šiuo metu Jūs matote 50% šio straipsnio.
Matomi 4303 žodžiai iš 8559 žodžių.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA (kaina 0,87 €) ir įveskite gautą kodą į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.