Našumo didinimas naujais bendro darbo sprendimais
5 (100%) 1 vote

Našumo didinimas naujais bendro darbo sprendimais

SANTRAUKA VADOVUI

Našumo didinimas naujais bendro darbo sprendimais

Vis didesnis tinkamos informacijos tinkamu laiku gavimo poreikis kelia naujus ir didesnius reikalavimus ryšių ir bendradarbiavimo sistemoms. Todėl šiuo metu tūkstančiuose kompanijų diegiama daug naujų technologijų: grupinis grafikų sudarymas ir planavimas, grupinio darbo priemonės, videokonferencijos, dokumentų valdymas, darbo srautų valdymas bei daug kitų.

Iš JAV kompiuterių žurnale PC Week, kuris apklausė daugybę su grupinio darbo priemonių pirkimu bei ad¬ministravimu susijusių IT (informacinių technologijų) vadovų, pateiktų duomenų matyti, jog naujos bendra¬darbiavimo taikomosios programos įdiegtos vidutiniškai apie 70% visų asmeninių kompiuterių. Visi šie vartoto¬jai naudojasi elektroniniu paštu. Tarp populiariausių tai¬komųjų programų 88% tenka bendro naudojimo duo¬menų bazėms, 80% grupinio grafikų sudarymo ir planavimo priemonėms ir 75% Intraneto naršyklėms. Apklausa parodė, jog elektroninis paštas – efektyviausia priemonė gerinant darbo našumą, ji gavo aukščiausią -8,7 balo – įvertinimą dešimtbalėje sistemoje. Intranetai efektyvumo požiūriu pelnė 6,6 balo. Videokonferencijų programinės įrangos, kurią naudojo pusė apklaustųjų, efektyvumas įvertintas 5,4 balo.

Šiose apžvelgtose darbo vietose investicijos į grupines darbo priemones yra pačios didžiausios. Gerinant grupi¬nio darbo vietas, be išlaidų pačioms priemonėms, viduti¬niškai 17,6% mokymo dirbti su programomis metinio biudžeto išleidžiama grupiniam darbui pritaikyti. Nors ir keista, tačiau rezultatai atskleidė atvirkščią priklau¬somybę tarp investicijų į mokymą ir gautos lėšų ekonomi¬jos. Grupinis grafikų sudarymas ir planavimas – labai neįprastas atvejąs. Kompanijų, kurios, taikydamos plana¬vimą, gavo didesnę kaip vidutinę lėšų ekonomiją, infor¬macinių technologijų vadovai grupinio darbo priemonėms išleido 14% mokymo biudžeto. Tačiau kompanijų, kurios, taikydamos planavimą gavo mažesnę kaip vidutinę lėšų ekonomiją, informacinių technologijų vadovai grupinio darbo priemonėms išleido 22% mokymo biudžeto.

Žinoma, šiuo metu grupinio darbo priemonių projektai savo prigimtimi jau nėra proginiai. Smarkiai populiarėjantys šie projektai tampa vis sudėtingesni. Štai JAV kompanija Sprint Communications Co, sausyje buvo pa-samdžiusi kompaniją Andersen Consulting, kad padėtų sujungti naujovišką grupinio darbo paketą į bendrą sis¬temą TurboPlan. Tai paketas, automatizuojantis verslo planų kūrimo bei priežiūros procesą ir naudojantis Lotus Notės. Paketas jungia darbo srautų ir dokumentų valdymo bei grupinės duomenų bazės elementus. TurboPlan projekto vadovas p. Asplen teigia, kad „TurboPlan sutrumpina programų patekimo į rinką laiką, padeda išvengti darbo dubliavimo ir prastovų. Paketas galėtų būti kaip priemonė, padedanti priemonių valdymo vadovybei susieti visą Sprint į visumą.“

Ką manote apie investicijų atsipirkimą (ROI)?

Investicijos į naujus bendradarbiavimo sprendimus labai greitai atsiperka. Daugelis kompanijų, įdiegusios Intra-netus sako, kad investicijos atsipirko keliais šimtais pro¬centų. Kitas pavyzdys – elektroninis paštas. Juo adre¬satą galima irgi visur pasiekti, tačiau daug pigiau paly¬ginti su kitomis ryšio priemonėmis. Pateikiame dviejų puslapių laiško, perduodamo įvairiais kanalais, išlaidas:

•elektroniniu paštu – 0,33 dolerio;

•faksu – 1,46 dolerio;

•telefonu – 3,12 dolerio;

•per kurjerį – 8,50 dolerio;

•teleksu – 12,48 dolerio.

Neseniai Markei Perspectives Inc. atlikta apžvalga rodo, kad išlaidos Intranetui jau lenkia išlaidas Internetui daugelyje kompanijų. Šiuo metu pačios pažangiausios taikomosios programos – tai elektroninis paštas, duomenų bazės ir grupinio darbo priemonės. Kai kas gali įrodinėti, kad jei vieno vartotojo našumą didi¬nančios priemonės yra pasmerktos, tai grupinio darbo priemonės irgi keliauja į staigiai išreklamuotų sąvokų kapinyną. Taip yra todėl, kad grupinio darbo priemonės galų gale taps natūralia darbo aplinkos dalimi ir todėl praras savo reikšmę kaip atskira produkcija.

Maža to, galutiniai vartotojai nieko ir nežinos apie grupinio darbo priemones. Viskas, kas jiems rūpės – tai procesas ir dokumentas. Iš tiesų visada buvo labai keblu išeiti iš vienos programos, kurioje yra svarbi informacija, tik tam, kad ji būtų persiųsta kitiems ar aptarta su darbo grupe.

Informacijos perkrova – pavojus informacijos amžiaus darbo aplinkai

XV amžiuje Maince (Vokietija) studentai alinėse kumščiais trankė alinių stalus protestuodami prieš informacijos perkrovą – iš jų buvo pareikalauta per¬skaityti visas dvidešimt universiteto bibliotekoje esančias knygas. Įsivaizduokite, kaip jie reaguotų į šiandieninį elektroninio pašto pranešimų, telefono skambučių, fak-sogramų ir Interneto reklamos antplūdį.

Tačiau mūsų dienų studentai bent jau turi galimybę naudotis garsėjančiomis priemonėmis, skirtomis padėti įmonėms ir pavieniams asmenims susidoroti su infor¬macijos gausa. Filtruodamos, analizuodamos, per-adresuodamos ir automatiškai atsiliepdamos į gaunamą informaciją, šios priemonės gali išlaisvinti vartotoją, leisti jam susikaupti ties sudėtingesniais ir galbūt įdomesniais uždaviniais.

Analitikai sako, kad priemonėms,

kurios automatiškai įsijungia ir atsiliepia, paklausa didės, ypač jei jas lengvai ir greit bus galima įdiegti. Šiuos poreikius tenkinančios priemonės gali sutaupyti nemažai lėšų, o tai žmonėms ir buvo žadėjusi elektroninė pramonė. Ypač jei tos priemonės pritaikomos yra vis tais pačiais klausimais.

Galimybė pasiekti informaciją iš toli

Kompanijų daro našumą labai padidina mobilūs dar¬buotojai, dirbantys pardavimo, klientų aptarnavimo ir vadovavimo srityse.

Remiantis Infonetics Research Inc. ataskaita “Informacijos pasiekimo per atstumą realios išlaidos“, mobilių darbuotojų galimybė tiesiogiai pasiekti informa¬cinius tinklus kompanijų pajamas padidina 57%.

Galimybė pasiekti informaciją iš toli ne tik didina paja¬mas, bet ir įgalina mobilius darbuotojus greit reaguoti į klientų poreikius bei teikti jiems efektyvesnę paramą. Pagerintas ryšys tarp kompanijos darbuotojų – dar vienas mobilių darbuotojų galimybės pasiekti informaci¬ją iš toli privalumas.

Tačiau kompanijos kasmet beveik 2100 JAV dol. išleidžia „nematomoms vartotojų išlaidoms“ padengti – ne¬biudžetinis laikas, per kurį mobilūs darbuotojai diegė, konfigūravo nuotolinio ryšio aparatūrą, programinę įrangą, sujungimus bei šalino atsiradusias problemas. Ir čia netgi neįtrauktos prarastų galimybių išlaidos, kai nebuvo atliekamos jų realios darbo funkcijos.

Nors kai kurios nematomos vartotojų išlaidos yra neišvengiamos, tačiau daugelį jų gali sumažinti moky¬mas, lengvesnis naudojimas, integruotos taikomosios programos ir nuotolinis valdymas.

NAUJI PRODUKTYVUMO SPRENDIMAI

Grupinio darbo priemonės.

Kaip priversti jas duoti konkurencinę naudą

Elektroninis paštas

Elektroninio pašto funkcionalumas per pastaruosius kelerius metus buvo įdiegtas visose plačiausiai galutinio vartotojo naudojamose taikomosiose programose. Stalinių kompiuterių taikomųjų programų paketuose elektroninis paštas tampa įprastu dalyku. Be to, elek¬troninio pašto sistema naudojama kaip transporto terpė daugelyje įvairių taikomųjų programų: elektroninių formų maršrutizavimo, grupinio darbo ir dokumentų tvarkymo taikomosiose programose. Kitas pranešimų perdavimą skatinantis veiksnys – plačių galimybių ir greit populiarėjantis Internetas.

Antraip tariant, elektroninis paštas iš paprasto ryšio tarp asmenų mechanizmo išaugo į taikomųjų programų lygio transporto terpę korporacijai svarbioms operaci¬joms atlikti. Todėl korporacijos elektroninis paštas tampa labai svarbus verslui – šiandien dauguma, jei ne visos, elektroninį paštą naudojančių kompanijų turi sunkumų, kai ryšys dingsta valandai ar daugiau.

IBM ir Lotus supranta, kad elektroninio pašto įdiegimas yra analogiškas pasaulinio lygio duomenų transportavi¬mo vamzdyno paklojimui. Todėl IBM išplėtė elektro¬ninio pašto galimybes naujomis kliento/serverio pranešimų perdavimo paslaugomis: aptarnaujama daug vartotojų, vis didesnis pranešimų kiekis, informacijos gigabitai ir naujos bendro darbo taikomosios programos, kurios naudoja įprojektuotą pranešimų perdavimo infra¬struktūrą informacijai skirstyti.

Šių naujų elektroninio pašto sistemų pagrindą sudaro pranešimų perdavimo infrastruktūra. Ji susideda iš kelių integruotų komponentų, kurie garantuoja ryšį įmonės viduje. Ideali infrastruktūra visada turi šiuos komponentus:

•katalogų paslaugą, kuri leidžia vartotojui lengvai rasti pranešimų gavėjus ir adresuoti pranešimus;

•pranešimų saugyklą, kuri funkcionuoja kaip saugus pranešimų, dokumentų ir aplankų konteineris;

•administracinę funkciją vartotojui, serveriams ir kitiems komponentams valdyti;

•pranešimų perdavimo agentą pranešimų maršrutams tarp elektroninio pašto ir taikomųjų programų serverių apibrėžti;

•sujungimo su kitais elektroninio pašto serveriais ir ryšių sistemomis šliuzus bei keitiklius skirtingiems pašto formatams konvertuoti.

Pirmos kartos elektroniniame pašte klientas ir pranešimų perdavimo tarnyba ėjo kartu. Klientas sukurdavo pranešimą ir perduodavo jį pašto tarnybai (kuri buvo administruojama kaip pašto skyrius, susidedantis iš bylų bendro naudojimo sistemoje) per nuosavą API. Nauja pranešimų perdavimo karta naudo¬ja naujasnes ir lankstesnes kliento/serverio technologi¬jas, orientuotas į objektus ir turinčias pranešimų per¬davimo magistrales. Šios trys technologijos yra kiekviena savaip svarbi, tačiau kartu jos sudaro tvirtą elektroninio pašto sistemos pagrindą.

Į ką reiktų atsižvelgti keičiant seną elektroninio pašto sistemą

Įmonė turi nuspręsti, ar jos ryšių poreikio apimtis yra darbo grupės, ar skyriaus lygio, ar jai reikalingi kom¬panijos vidaus ryšiai, ar ryšiai tarp kompanijų.

Šiandieninės padėties sudėtingumas diktuoja sprendimus, atitinkančius bendro darbo lygio poreikius (t. y. elektroninio pašto sistemų ir standartų, garantuo¬jančių tam tikrą sistemos integravimo lygį, kiekį). Jeigu vienos elektroninio pašto sistemos įvedimas nėra įmanomas, paprasčiausias bendro darbo sprendimas būtų pastatyti šliuzą, komutatorių ar magistralės mazgą tarp skirtingų elektroninio pašto tinklų.

Šliuzas dažnai būtų tinkamas, kai įmonė turi tik dvi skirtingas elektroninio pašto sistemas ir jei nesirengia įvesti dar vienos elektroninio pašto sistemos, ar susi¬jungti su
viena sistema. Jei įmonėje yra daugiau kaip dvi elektroninio pašto sistemos, galbūt geresnis sprendimas yra komutatorius. Jis vieną elektroninio pašto formatą perkelia į daiigelį formatų, priklausomai nuo pranešimo paskirties vietos.

Pageidautinas įmonės apimties lygiu magistralės tipo sprendimas. Šiuo atveju įmonė turėtų išnagrinėti Message Transfer Agent {MTA – pranešimų perdavimo agentas) X.400 pagrindu ir gaminio SMTP pagrindu pa¬sirinkimo alternatyvas. Šių dviejų alternatyvų – privalu¬mo ir trūkumo – balansas yra saugumas X.400 tinkle, jis nusveria prieigų (ir adresavimo) paprastumą Internete.

Galutinė strategija yra klientas/serveris, kur įmonė pasirenka magistralės sprendimą ar pranešimų perdavi¬mo mechanizmą. Tačiau į jį gali įtraukti ir įvairias taikomąsias programas, pavyzdžiui, Lotus Notės.

Platforma reikalauja analizės, ar tam tikrą elektroninio pašto sistemą palaiko kompanijoje naudojamos esamos serverio ir kliento operacinės sistemos, ar strateginės operacinės sistemos. Nereikia pamiršti ir gerų valdymo priemonių, nes elektroninio pašto sistema su visais jos komponentais užims labai svarbią vietą kompanijos infrastruktūroje.

Grupinio darbo priemonės

Yra nemažai grupinio darbo priemonių apibrėžimų. Tačiau dauguma žmonių sutinka, kad grupinio darbo priemonėmis galima laikyti programinę įrangą, kuri padeda užsiimančių bendra veikla žmonių grupėms ir garantuoja ryšį su bendro naudojimo aplinka. Grupinio darbo gaminiai – tai bendro darbo gaminiai, leidžiantys žmonėms dirbti kartu ir dalytis informacija. Šie gami¬niai – elektroninis paštas, konferencijų, skelbimų lentos, diskusijų forumai, grafikų sudarymas ir planavi¬mas, elektroninių posėdžių darbotvarkės, bendro nau¬dojimo duomenų bazės, priemonės daugelio autorių dokumentams kurti ir t. t.

Lygiagrečiai plėtojami du grupinio darbo priemonių metodai. Vienas modelis yra GroupSuite (grupinio darbo paketas), o kitas – informacijos/ryšių (InfoComm).

GroupSuite modelis yra analogiškas stalinio kompiute¬rio taikomųjų programų paketui, kuriame keletas taikomųjų programų yra glaudžiai integruotos, jos garantuoja (tam tikru laipsniu) bendrą vartotojo sąsają su taikomųjų programų paketu. Tie gaminiai paprastai garantuoja bazinį funkcionalumą, kurio daugelis kom¬panijų šiandien tikisi iš grupinio darbo priemonių, tarp jų grafikų sudarymą ir planavimą, elektronines formas, bendrą naudojimąsi informacija, elektroninį paštą ir darbo srautų automatizavimą.

GroupSuite metodas garantuoja sklandų perėjimą iš šiandieninės individualaus darbo programinės įrangos, didinančios darbo našumą, gerinančios atliekamos užduoties (teksto redagavimas, darbas su skaičiuoklėmis ir pan.) efektyvumą. GroupSuite garantuoja universalią prieigą prie informacijos. Sis metodas pateikia bendro dokumentų naudojimo ir informacijos organizavimo priemones. Tačiau modelis pasikliauja vartotojais, kurie nusprendžia, kokios informacijos jiems reikia, kaip ją gauti ir kaip integruoti įvairių šaltinių informaciją.

Tačiau susiformuoja visiškai naujas modelis, kurio pagrindą sudaro informacija ir ryšiai. Siame modelyje vartotojui pateikiama su klausimu susijusi informacija, nepriklausomai nuo jos kilmės, buvimo vietos ar taiko¬mosios programos. Informacija iš daugelio šaltinių vartotojai gali įsirašyti, pasiimti, vertinti, tvarkyti ir ana¬lizuoti. Nereikia galvoti, kur informacija laikoma ir kokių taikomųjų programų reikia dirbant su ja. Pavyzdžiui, dokumentas gali turėti piktogramą su ja susieta tam tikra informacija. Kai vartotojas baksteli pele piktogramą, ji atidaro finansinių dokumentų skaičiuoklę. Kokia taikomoji programa valdo šį procesą, nesvarbu vartotojui. Jis taip pat nesirūpina tikra skai¬čiuoklės laikymo vieta: ar ji yra kito skyriaus serveryje, ar kitos kompanijos Interneto serveryje. Šioje naujoje aplinkoje vartotojui rūpi tik informacija. Lotus Notės -šiandien geriausias šio modelio pavyzdys.

Šiandien grupinio darbo priemonės turi tris pagrindinius komponentus:

•vartotojo sąsają;

•taikomųjų programų kūrimo aplinką;

•infrastruktūrą.

Grupinio darbo priemonių fenomenas atsirado dėl daugelio priežasčių, kurių svarbiausia yra informacijos amžiaus pradžia. Pramoninio pasaulio įmonės pradeda laužyti tradicinės, hierarchinės ir funkciškai apibrėžtos organizacijos rėmus, kurdamos horizontalią struktūrą iš funkciškai susietų grupių ar komandų, kurių nariai gali būti labai toli vienas nuo kito. Tokiai grupėmis pagrįstai valdymo struktūrai sudaryti įmonės naudojasi savo informacinėmis sistemomis, kuriomis kuria virtualius ryšių kanalus.

Į ką reiktų atsižvelgti, pasirenkant grupinio darbo priemones

Šiandien yra daug gaminių, kurie apibūdinami kaip grupinio darbo gaminiai. Jie turi šias priemones:

•bendro naudojimo duomenų baze. Palaiko doku¬mentų ir vaizdų bendrą naudojimą, replikavimą dideliu atstumu, turi sinchronizavimo ir operacijų funkcijas. Bendro naudojimo duomenų bazė tiekiama įvairioms aplinkoms;

•asmenini kalendorių. Individualaus kalendoriaus ir darbotvarkių (ToDo lists) laikymą;

•grupės darbo grafiku sudarymą. Integruojasi su pro¬jekto valdymo priemonėmis bei asmeninėmis atme-nomis (PIM) ir apima bet kurias pasaulio vietoves;

grupių posėdžiu palaikymą. Šiandien šie gaminiai daugiausia atitinka modelį: „tas pat laikas, ta pati vieta“, tačiau tikimasi, kad jie palaipsniui modifi-kuosis į „tas pat laikas, skirtinga vieta“;

•videokonferencija. Išplečia „tas pat laikas, ta pati vieta“ modelio konferencijas iš telefoninio režimo iki interaktyvaus vaizdo režimo;

•bendro naudojimo dokumentus. Apima versijų valdymą, paskirstytą registravimąsi, daugelio žmonių triūso suliejimą ir paprastą peržiūros priemonę;

•bendro naudojimo vaizdus. Pateikiamas visas vaizdavi¬mo, tvarkymo, laikymo ir gavimo priemonių komplektas;

•kontekstini apdorojimą. Tai paieška pagal loginę išraišką, temą, koncepciją ir panašumą;

•automatizuotus agentus. Atlieka veiksmus ir pagal taisykles, ir pagal laiką bei veiksmus su saugumo ir prieigos valdymo priemonėmis vartotojo vardu.

Būtų puiku, jeigu nustatytumėte, iš kurių anksčiau minėtų bendro darbo taikomųjų programų organizacija galėtų turėti naudos ir kaip. Atsakymas į šį klausimą būtų esminis veiksnys, pasirenkant grupinio darbo priemonių tiekėją. Kiti svarbūs veiksniai yra šie:

•saugumas;

•galimybė išplėsti;

•galimybė dirbti įvairiomis platformomis;

•galimybė dirbti su įvairiais serveriais;

•galimybė kreiptis iš nešiojamųjų kompiuterių ir kitų atitinkamų mobiliųjų prietaisų;

•programavimo lengvumas ir galingumas;

•atsparumas.

Dokumentų valdymas

Dokumentų valdymo sistemos yra skirtos padėti vartoto¬jams rasti, organizuoti ir bendrai naudoti dokumentus. Dokumentų valdymo sistemos turi sugebėti tvarkyti tradicinius popierinius ir elektroninius dokumentus, iš jų faksogramas, elektroninį paštą, teksto redaktorių, dokumentus ir skaičiuokles. Pagrindinės dokumentų valdymo sistemų galimybės yra šios:

• dokumentų įvedimas. Popierinių dokumentų skenavi-mas ir pervedimas į skaitmeninį pavidalą bei elektro¬ninių dokumentų indeksavimas ir sužymėjimas. Sužymėjimo ir profiliavimo priemonės susieja doku¬mentą su svarbiausia informacija, įskaitant ir doku¬mento tipą, kilmę, autorių, pagrindinę informaciją dokumente, laiką bei vietovę ir pan.;

• paieškos ir gavimo paslaugos, įgalinančios vartotojus greitai ir intuityviai rasti dokumentus;

• bibliotekos paslaugos, automatizuojančios dokumentų registravimą, profiliavimą ir gavimą;

• saugojimo ir archyvavimo paslaugos;

• versijų valdymas;

• registravimasis;

• duomenų saugojimo ir prieigų valdymo saugumo paslaugos;

• integravimas su kitomis taikomosiomis programomis.

Į ką reiktų atsižvelgti, pasirenkant dokumentų valdymo priemones

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2577 žodžiai iš 8570 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.