Organizacijos vidinė ir išorinė aplinka
5 (100%) 1 vote

Organizacijos vidinė ir išorinė aplinka

TURINYS

ĮVADAS ………………………………………………………………………………………………………. 5

1. Organizacija…………………………………………………………………………………….. 6

1.1. Organizacijos sąvokos, elementai, tikslai ………………………………… 6

1.2. Organizacijos charakteristikos ……………………………………………….. 7

2. Organizacijos vidinė aplinka ……………………………………………………………… 9

2.1. Organizacijos vidinės aplinkos sudedamieji veiksniai………………… 9

2.2. Organizacijos vidinių veiksnių tarpusavio ryšys ………………………. 14

3. Organizacijos išorinė aplinka ……………………………………………………………. 16

3.1. Organizacijos išorinės aplinkos apibūdinimas …………………………. 16

3.2. Organizacijos išorinės aplinkos bruožai ………………………………….. 16

3.3. Organizacijos išorinės aplinkos veiksniai ………………………………… 17

3.4. Organizacijos išorinės aplinkos rūšys ……………………………………… 18

3.4.1. Tiesioginio poveikio išorinė aplinka ……………………………18

3.4.2. Netiesioginio poveikio išorinė aplinka ……………………….. 22

3.4.2.1. Netiesioginio poveikio aplinkos valdymas ………… 29

IŠVADOS …………………………………………………………………………………………………….. 31

LITERATŪRA ……………………………………………………………………………………………… 32

PAVEIKSLAI

1.1 pav. Organizacijos elementai ……………………………………………………………………….. 6

1.2 pav. Bendroji organizacijos charakteristika ……………………………………………………. 7

2.1 pav. Organizacijos vidaus elementų rūšys ……………………………………………………….15

3.1 pav. Organizacijos tiesioginio ir netiesioginio poveikio aplinkos ……………………….17

ĮVADAS

Joks žmogus, kad ir kokia iškili asmenybė jis bebūtų, negali gyventi ir veikti visiškai izoliuotai, savarankiškai. Netgi grupė, komanda negali gyvuoti nepriklausydama nuo kitų grupių, bendruomenės visuomenės. Grupės (komandos) jungiasi į organizacijas (susivienijimus). Žmonėms joje būtina organizuotis ir bendrai veikti. Vadinasi, organizacija – tai visuomenės ląstelė su fiksuotais tikslais, veikla, erdve ir žmonėmis (veikėjais). Ji egzistuoja tarsi tarp “dviejų ugnių”: nuolat kyla prieštaravimų su makroaplinka – su ją pačią sudarančiais padaliniais bei individais. Apskritai gamtoje, o juo labiau visuomenėje, kiekvienas reiškinys ar darinys gali egzistuoti tiek, kiek jis yra naudingas (bent jau nekenkiantis), tikslingas, pozityvus. Žmonės vertina organizaciją kaip priemonę, padedančią jiems pasiekti savo tikslų, o organizacijoms reikalingi žmonės, kad jos galėtų realizuoti savo organizacinius tikslus (7, p. 97 – 98). Organizacijos tarpusavio interesai nusakomi teiginiu : “Organizacijoms reikalingi žmonės, o žmonėms reikalingos organizacijos”. Organizacijos veiklai įtakos turi vidinės sąlygos. Organizacijos vidinę aplinką sudaro vidiniai kintamieji, garantuojantys sistemos funkcionavimą ir tikslų įgyvendinimą. Pagrindiniai operacijų sistemų vidinės aplinkos kintamieji, kurie turėtų buti nuolatinio organizacijos vadovų dėmesio centre yra šie: tikslai, užduotys, technologija, žmonės, organizacijos kultūra, struktūra. Nei viena organizacija negali funkcionuoti izoliuotai, nepriklausomai nuo išorinių orientyrų, kurie daugiausia priklauso nuo išorinės aplinkos. Tai sąlygos bei faktoriai kylantys aplinkoje neatsižvelgiant į organizacijos veiklą, jie vienaip ar kitaip daro didžiulę įtaką. Išorinė aplinka yra problemų šaltinis ir organizacijai, ir jos vadovams. Vadovai turi atskleisti išorės aplinkos veiksnius, kurie darys įtaką organizacijos veiklai, ir tinkamai reaguoti į juos. Išlikti ir sėkmingai gyvuoti gali tik tokia organizacija, kuri sugeba prie aplinkos prisitaikyti. Organizacijos išorės aplinka sudaro: vartotojai, konkurentai, vyriausybės, tiekėjai, finansų institucijos, žiniasklaida, specialiųjų interesų grupės ir profesinės sąjungos. Ją galima suskirstyti į dvi sritis: tiesioginio poveikio ir netiesioginio poveikio ( 13, p. 64).

Darbo objektas: Organizacijos vidinė ir išorinė aplinka.

Darbo tikslas: Atskleisti organizacijos vidinę ir išorinę aplinką.

Darbo uždaviniai:

1. Supažindinti su organizacijos sąvoka.

2. Išsiaiškinti, kas sudaro vidinę aplinką ir kaip ji susijusi su organizacija.

3. Išsiaiškinti, kas sudaro išorinę organizacijos aplinką ir kokia jos įtaka organizacijai.

Darbo metodai: mokslinės literatūros apžvalga ir analizė.

1. ORGANIZACIJA

1.1. Organizacijos sąvokos, elementai, tikslai

organizacijas (tai gali būti įvairios paskirties įmonės, visuomenės organizacijos, fondai ir kt,).

Bėgant laikui organizacijos sąvokos reikšmė nuolat keitėsi. Iš gausybės apibrėžimų galima paminėti keletą:

Organizacija – tai žmonių pastangomis suburta ar susibūrusi bendrija, kurią sieja bendras tikslas arba bendra veiksmų programa (16, p. 124).

Organizacija – kieno nors sandara, struktūra, sistema (7, p. 97 ).

Organizacija – žmonių kolektyvas, susidaręs ar sudarytas tam tikrai veiklai ar darbui, dažnai turintis atskirą turtą ir valdymo organus (7, p. 97 ).

Formuojant organizacijos sampratą dažniausiai nurodoma, kad (16, p. 125):

o Ją sudaro nors du žmonės.

o Ji turi bent vieną visiems jos nariams svarbų tikslą.

o Organizacijos nariai sąmoningai drauge dirba bendram tikslui pasiekti.

o Jos veikla reglamentuota teisės aktais.

Pagrindiniai organizacijos elementai pateikti 1.1 pav.


1.1 pav. Organizacijos elementai (8, p.8)

Organizacijos gali būti formalios ir neformalios. Įvardinti požymiai tik formalioms organizacijoms. Neformalios organizacijos veikia beveik visose didesnėse įmonėse. Tai žmonių grupės, susibūrusios spontaniškai, pakankamai reguliariai bendraujančios ir turinčios neformalų lyderį. Jų poveikis įmonių veiklai dažnai būna žymus.

Kiekvienai organizacijai yra svarbu pasirinkti veiklos tikslą ir būdą. Yra reikalaujama aiškių ir pagrįstų tikslų. Kiekviena organizacija privalo nuolat kruopščiai peržiūrėti tikslus, kad neatsiliktų nuo visuomeninių bei pramoninių , pasirinkimo galimybių. Tai sunkus ir svarbus procesas, nes veikia įvairūs veiksniai:

o gyvenimo kokybės pokyčiai;

o sparti technologijos sparta;

o finansiniai ir ekonominiai sukrėtimai;

o plintantis nedarbas;

o didėjanti prievarta visuomenėje;

o talentų, profesionalų išvykimas į užsienį ir t.t.

Šie pokyčiai veikia daugelį organizacijų ir beveik visus jų darbuotojus. Kiekviena organizacija yra kaip individualybė, vienintelė, tai ir jos veiklos tikslai turi būti individualūs. Organizacijos turi būtinai išsiaiškinti, apibrėžti galimybes, jas plėtoti, naudotis šansais, atsakyti už savo ateitį. Tikslų iškėlimas padeda organizacijos žmonėms lengviau spręsti, kas jiems yra priimtina ir naudingiausia. Tikslai turi būti aiškūs, dideli nors ir sunkiai, bet įgyvendinami, susieti laiko atžvilgiu, numatoma, kaip tai padaryti ir per kokį laiką. Organizacija turėdama aiškius, numatytus tikslus gali pradėti jų įgyvendinimą (7, p.105).

1.2. Organizacijos charakteristikos

Visos organizacijos skiriasi viena nuo kitos įvairiausiais aspektais (funkcijomis, valdymo metodais ir principais, operacijų bei procedūrų sudėtingumu ir t.t.). Tačiau jos turi ir bendrąsias charakteristikas, būdingas visoms organizacijoms 1.2 pav.


1.2 pav. Bendroji organizacijos charakteristika (8, p.9 )

Ištekliai. Kiekviena organizacija siekia gauti kuo daugiau išteklių, kuriuos ji galėtų panaudoti siekiant taktinių bei strateginių tikslų. Pagrindiniai ištekliai yra žmonės (darbo ištekliai), finansai, technologija, informacija ir kt.

Darbo pasidalijimas. Darbas organizacijoje pasidalinamas vertikaliai – tarp vadovų ir pavaldinių, bei horizontaliai – tarp vykdytojų (padalinių ar asmenų).

Organizavimas. Organizacinių vienetų ir konkrečių pareigybių kūrimas su konkrečiomis funkcijomis, įgaliojimais, atsakomybe.

Valdymo būtinumas. Norint pasiekti nustatytų organizacijos tikslų riekia valdyti jos padalinius ir kolektyvą. Būtiniausia organizacijos ypatybė yra jos valdymas. Pats valdymo procesas ir valdymo sistema yra tiek sudėtinga, kiek sudėtinga yra organizacija. Tačiau visais atvejais valdymo procesas turi vienodą veiksmų seką.

Organizacijai egzistuoti visų pirma yra būtinas veiklos tikslas. Siekdami tikslo, organizacijos nariai būtinai turi derinti veiksmus ir pastangas. Bet kokios organizacijos tikslas yra turėti atitinkamų išteklių. Svarbiausi ištekliai yra žmoniškieji; po to – apyvartinės lėšos, technologijos, informacija energija ir t.t.

Vidinių sąlygų ir išorinės aplinkos įtaka organizacijai. Kiekviena norinti sėkmingai gyvuoti organizacija turi visų svarbiausia pažinti savo aplinką ir daryti jai įtaką. Tačiau įtaka daroma ne tik organizacijai, bet ir joje dirbantiems žmonėms. Kiekvieno žmogaus elgesys priklauso nuo aplinkybių, todėl aplinka jo elgesiui daro didesnį poveikį už asmens savybes. Todėl nepakanka surinkti žmonių su darbui reikalingais bruožais, dar reikia ir sudaryti aplinką, kuri šiuos bruožus palaikytų ir stiprintų. Juos supanti aplinka gali būti vidinė ir išorinė. Vidinė aplinka labiau lemia tai, kas vyksta organizacijos vidaus gyvenime, o išorinė – tai, kas už organizacijos ribų (10, p.14-15).

2. ORGANIZACIJOS VIDINĖ APLINKA

2.1. Organizacijos vidinės aplinkos sudedamieji veiksniai

Veiklos sėkmė priklauso nuo organizacijos tikslų, nuo racionaliai koordinuojamų ir vykdomų užduočių, nuo dirbančių žmonių, nuo to, ar jie skatinami dirbti; nuo organizacijos kultūros, technologijos, optimaliai parinktos struktūros – t.y. nuo vidinės organizacijos aplinkos (9, p. 25).

Taigi organizacijos vidinę aplinką apibūdina šie veiksniai: tikslai, užduotys, technologija, žmonės, organizacijos kultūra, struktūra (8, p. 23).

Organizacija yra priemonė tikslams
Sunku įsivaizduoti organizaciją, neturinčią savo tikslų. Tačiau daugelis mūsų įmonių neturi savo tikslų, nes jos inertiškai siekia anksčiau kažkieno sumanytų tikslų, nemanydamos nieko keisti ir paimti likimo į savas rankas. Organizacijų, nesileidžiančių būti formuojamos aplinkos, tikslus vadovybė nurodo planavimo metu ir jų esmę išdėsto darbuotojams. Kai tikslai aiškiai apibrėžti, jų siekdama žmonių grupė gali racionaliai koncentruoti savo fizines ir intelektualiąsias jėgas. Tikslai yra skirtingi. Kuo didesnė organizacija tuo daugiau ir įvairesnių tikslų ji siekia. (14, p.20).

„Tikslai analizuojami keliais aspektais. Pagrindiniai aspektai yra: analizė įgyvendinimo baigtumo požiūriu; analizė kompleksiškumo požiūriu; analizė įgyvendinimo požiūriu.

Baigtumo požiūriu skiriami atviri ir baigtiniai tikslai. Atviras yra toks tikslas, kurį įgyvendinant rezultatai gaunami kasdien, tačiau galutinai jis niekada nebus realizuotas. Pavyzdžiui, architekto tikslas- teikti klientams paslaugas- įgyvendinamas nuolat ir jis niekada nesibaigs. Baigtinio tikslo įgyvendinimo pabaiga aiškiai nustatyta, rezultatas tiksliai suformuluotas( pavyzdžiui, išleisti knygą).

Kompleksiškumo požiūriu skiriami vienetiniai ir kompleksiniai integruoti tikslai. Vienetinis tikslas yra arba vienintelis, arba visiškai nesusietas su kitais tikslais ir realizuojamas atskirai nuo jų. Kompleksiniai integruoti tikslai – tai keli (ar keliolika) glaudžiai susijusių tikslų, kurie įgyvendinami kaip neatskiriama visuma.

Įgyvendinimo laiko požiūriu skiriamos trys tikslų grupės: strateginiai, taktiniai ir operatyviniai tikslai. Strateginiai- ilgalaikiai, taktiniai- realizuojami per konkretų laiką, operatyviniai- kasdieniai, einamieji.

Formuluojant ir surašant organizacijos tikslus, pirmiausiai apibūdinami pagrindiniai tikslai, kurie detalizuojami į siauresnio pobūdžio tikslus, pastarieji dar „smulkinami“(8, p.17).

Kaip teigia T. Pitersas ir R. Watermanas (1991), „tikslo iškėlimas- tai kūrybingumo išbandymas, nes reikia pakeisti žmones ir jų grupes iš natūralios techninių vienetų būsenos į savą braižą ir atsakomybę turinčius dalyvius. Galiausiai – tai auklėjimo procesas…tai menas sukurti organizaciją, taip pertvarkyti žmones ir technines medžiagas, kad būtų sukurtas organizmas, įkūnijantis naujas ir tvirtas vertybes <…>“ (14, p. 23).

Organizacijos tikslus konkretizuoja užduotys. Tai darbas, kurį reikia atlikti numatytu laiku ir nustatytu būdu.

Dažniausiai skiriamos trys užduočių kategorijos:

o darbui su žmonėmis;

o darbui su objektu;

o darbui su informacija.

Organizacijos būdas įdėtas pastangas paversti galutiniais rezultatais vadinamas technologija. Kai norime įgyvendinti atitinkamas užduotis, visada iškeliame klausimą, kokią technologiją pasirinkti. Konkrečios technologijos tinkamumą nustato žmonės (8, p. 15). Kiekviena organizacija turi bent vieną technologiją finansiniams, žmonių ir materialiems ištekliams paversti gaminiais ar paslaugomis. Pagrindinis technologijos komponentas yra procesas, kurio metu ištekliai tampa produktu, nors didele reikšmę turi ir įrengimai, mašinos bei įranga. Technologija pakankamai stipriai veikia organizaciją, jos struktūrą.

Grupė yra socialinis vienetas, socialinė visuma. Jos funkcionavimo pagrindą sudaro: narystės supratimo, tarpusavio sąvokos, ir priklausomybės, savitarpio įtakos. Grupių produktyvumas ir efektyvumas priklauso nuo asmens žinių apie grupę ir nuo jo sugebėjimo elgtis efektyviai. Grupę sudaro: du ar daugiau žmonių, tiesiogiai veikiančių vienas kitą, tiesiogiai susitariančių dėl bendrų tikslų siekimo. Svarbu, jog jie vienas kitą pažinotų, žinotų apie savo priklausomybę šiai grupei (16, p. 125).

Grupės bendriems veiksmams būdingos dvi ypatybės: darbo pasidalijimas ir lanksti koordinacija.

Darbo pasidalijimas- tai įvairių užduočių ir uždavinių pasiskirstymas. Kiekvieno grupės nario atliekamos funkcijos integruojamos į kolektyvą, todėl tai sąlygoja grupės narių priklausomumą.

Darbo koordinacija- aukštas prisitaikymo laipsnis, leidžiantis susidoroti su momento ypatybėmis, situacijos pokyčiais. Tai sąlygoja ir darbo pasidalijimą, ir kai kurių veiksmų automatišką atlikimą, ir net gi abipuses nuolaidas iš skirtingus interesus turinčių žmonių. Kiekvienas grupei priklausantis privalo atsižvelgti į kitų grupės žmonių interesus.

Anot, J, Duncan (1983), grupė atlieka tas funkcijas, kurių negali atlikti pavieniai žmonės, kurių negalima suskaidyti į individualias užduotis. Grupė atlieka ryšio, koordinacijos funkciją tarp organizacijos padalinių, grupė pajėgesnė spręsti sudėtingas problemas ir įgyvendinti sudėtingus sprendimus.

E. H. Schein (1988) pabrėžė, kad grupė organizacijoje atlieka socialines ir psichologines funkcijas.

Deramai suformuotų ir vadovaujamų grupių veikla efektyvi ir naudinga tiek grupės nariams, tiek organizacijai, tiek visuomenei. Darbo efektyvumo lygis ir grupės veiklos rezultatų atitikimas jai iškeltiems uždaviniams yra labai svarbūs.

Galima sakyti, jog organizacijos kultūra – tai santykinai jausmų pasireiškimo sfera. Organizacija – tai ne paprasta individų grupė. Kiekvienoje organizacijoje egzistuoja kokios nors normos, taisyklės, vertybių skalė (17, p. 24). Visa tai gali skatinti
darbuotojus imtis aktyvaus organizacijos tikslų įgyvendinimo arba, priešingai, trukdyti.

Taip pat organizacijos kultūra – tai vienodumų, kuriuos turi organizacijos nariai, sistema. Mokslas teigia, kad šios septynios savybės apibūdina organizacijos kultūrą (12, p. 284):

1. Novatoriškumas ir rizika.

2. Dėmesys detalėms.

3. Orientavimasis į rezultatus.

4. Orientavimasis į žmones.

5. Orientavimasis į komandas.

6. Agresyvumas.

7. Stabilumas.

Kultūra atlieka keletą funkcijų- ji išskiria organizaciją iš kitų, antra- ji suteikia organizacijos nariams tapatumo jausmą. Trečia, ji padeda ugdyti atsidavimą kažkam didesniam nei žmogaus asmeninis interesas. Taip pat kultūra sustiprina socialinės sistemos stabilumą. Galiausiai kultūra yra logikos ir kontrolės mechanizmas, nukreipiantis ir formuojantis darbuotojų nuostatas ir elgseną (12, p. 287).

Scheinas išskiria tris kultūros lygius (15, p. 180):

1. Sutartiniai dalykai, apimantys produktus, paslaugas ir net grupės narių elgesį.

2. Remiamos vertybės- tai priežastys, kuriomis norime paaiškinti tai, ką darome. Pasak Scheino, daugelio organizacijų kultūrose remiamų vertybių ištakas galima atsekti iš kultūros kūrėjų.

3.Pagrindinės užslėptos nuostatos- tai įsitikinimai, kuriuos organizacijos nariai priima kaip savaime suprantamus

Skiriamos labai įvairios kultūros dimensijos (13, p. 13):

1. Organizacijos kultūros atvirumas (uždara- atvira, imli arba ne aplinkos pokyčiams);

2. Organizacijos kultūros orientacija (orientuota į ateitį- susiklosčiusią bazę);

3. Bendradarbių vaidmuo formuojant kultūrą (į kaštus ar į naudą orientuotas kultūros ugdymas);

4. Vadovybės vaidmuo formuojant kolektyvą (kolektyvinės ar individualios kultūros ugdymas) ir kitos.

Skiriami apibendrinti organizacijų kultūrų tipai (13, p. 14-15 ):

1. Oportunistinis- tai uždaros, tradicijų sąlygotos kultūros tipas, kur elgseną lemia vertybių orientacija į individo kultūros neigimą. Šios kultūros teigiamas bruožas – vienoda elgsena, atitinkanti vadovo keliamus reikalavimus. Linkstama į technokratiją, kur prioritetas teikiamas procedūrai, o ne reikalo esmei. Pagrindinis trūkumas- nenoras orientuotis į pokyčius, kas mažina organizacijos išlikimo galimybes dinamiškomis sąlygomis.

2. Įsipareigojantis- tai dalykiniu ir socialiniu požiūriu atviras kultūros tipas, pasiruošęs priimti kitas kultūras, keistis. Čia gali nesutapti interesai ir vertybės. Šiam kultūros tipui būdingas lankstumas, reagavimas į pokyčius, tobulinamas darbo apmokėjimas, toleruojamos klaidos.

Taigi šiuolaikinius reikalavimus labiau atitinka įsipareigojanti organizacijos kultūra. Čia ypač akcentuojama bendradarbiavimo svarba ir lankstumas. Be abejo tokiomis sąlygomis dirbti pageidautinas atsakingas ir iniciatyvus personalas.

Ketvirtasis vidinę aplinką apibūdinantis veiksnys yra organizacijos struktūra. Pagal H. Mintzbergą, organizacinė valdymo struktūra – tai visuma priemonių darbui suskirstyti į skirtingas užduotis ir šių užduočių vykdymą koordinuoti (16, p.121) ir pagal P.Blau (14, p. 96) – tai žmonių išdėstymas įvairiose socialinėse pozicijose, kurios lemia žmonių vaidmenis, o šie lemia žmonių santykius.

Yra šeši svarbiausi elementai, į kuriuos atsižvelgia vadovai, kurdami savo organizacijos struktūrą. Tai darbų specializavimas, skirstymas į padalinius, komandų grandinė, kontrolės apimtis, centralizavimas bei decentralizavimas ir formalizavimas.

Pirmasis, įrodęs, jog darbuotojai gali dirbti efektyviau, jei jiems leidžiama specializuotis, buvo Fordas. Šio metodo esmė ta, kad visas darbas suskirstomas į etapus ir kiekvieną iš jų atlieka skirtingas žmogus. Todėl žmonės specializuojasi tik tam tikroje darbo atlikimo dalyje. Padidėjęs produktyvumas buvo pastebėtas iš karto, tačiau pradėjo reikštis žmogiškieji ekonominiai nuostoliai, byloję apie stresą, pablogėjusią kokybę ir t.t.

Siekiant koordinuoti bendras užduotis suskaidyti darbai pagal specializavimą privalo būti sugrupuoti. Pagrindas, kuriuo remiantis grupuojami darbai, vadinamas suskirstymu į padalinius. Esami skirstymo būdai- tai funkcinis veiklos planavimas, skirstymas pagal organizacijos gaminamų produktų tipą, geografinis, ar teritorinis, skirstymas pagal procesus, skirstymas pagal konkrečių klientų, kuriuos organizuoja nori įgyti, tipus.

Trečiasis struktūros elementas, itin svarbus buvęs dvidešimtojo amžiaus aštuntajame dešimtmetyje, įsakymų grandinė. Deja, šiandien ši koncepcija jau nebėra tokia svarbi.

Įsakymų grandinė – tai nenutrūkstanti valdžios virtinė, besitęsianti nuo organizacijos viršaus iki žemiausių ešelonų ir paaiškinanti, kas prieš ką atsiskaito. Ją papildo dvi koncepcijos: valdžios ir įsakymų vienybės principas.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2597 žodžiai iš 8600 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.