Personalo vadyba gali būti traktuojama kaip į bendrą sistemą integruotas informacinis procesas: informacija renkama, jos lygis užtikrina valdymo sistemos veiksmingumą.
Valdymo darbų bei su jais susijusios informacijos (dokumentų) apimtį lemia tiek objektyvūs, tiek subjektyvūs veiksniai. Prie objektyvių priskiriami mokslo, technikos, organizavimo, valdymo pažangos sąlygojami veiksniai. Subjektyvūs veiksniai susiję su nepagrįstu informacijos gausėjimu, juos lemia su jos naudojimu ir tiekimu susiję nesklandumai.
Praktiškai informacinės sistemos kokybę lemia informacijos pasiūlos santykis (žr. 1 pav.)
1 – reikalinga, bet nepaklausta ir nesiūloma informacija;
2 – siūloma, reikalinga, bet nepaklausta informacija;
3 – reikalinga, paklausta, bet nepateikta informacija;
4 – panaudota informacija;
5 – paklausta, gauta, bet nereikalinga informacija;
6 – pasiūlyta, bet nereikalinga ir nepaklausta informacija;
7 – paklausta, bet nereikalinga ir nesiūloma informacija.
1. pav. Informacijos pasiūla, poreikis ir paklausa
Reikalingos informacijos srautų didėjimas, milžiniški cirkuliuojančios informacijos kiekiai sukuria informacijos barjerus. Dažnai pasigendama konkrečios, laiku pateiktos ir racionalios informacijos (3-iasis laukas). Neretai specialistas, pasimetęs prieštaringos informacijos srautuose, ima karštligiškai „semti“ bet kokią, jam visiškai nereikalingą informaciją (5-asis laukas) ir, čia ieškodamas atskaitos taško, daro netikusius sprendimus. Taip atsiranda mūsų laikų paradoksas: informacijos amžiuje trūksta informacijos. Ir tik 4-asis plotas – panaudota informacija – apibūdina informacinės sistemos lygį.
Todėl, organizuojant personalo vadybos informacinį aprūpinimą, informaciją reikia teikti laiku ir reikiamos apimties. Tam reikia įvertinti:
a) valdymo subjektų įvairovę (vadovai, specialistai, kiti tarnautojai, kvalifikuoti ir nekvalifikuoti darbininkai);
b) sprendžiamų uždavinių kiekį ir jų turinį.
Abu komponentai glaudžiai susiję, nes to paties pavadinimo uždaviniai skirtingoms personalo grupėms sprendžiami skirtingais metodais. Pavyzdžiui, vadovų ir kvalifikuotų darbininkų parinkimas iš esmės skiriasi.
Projektuojant personalo valdymo posistemį, reikia skirti dvi sudedamąsias dalis
1. Personalo valdymo informacinio aprūpinimo posistemį (PVIAP). Jis apima formalias informacijos apdorojimo procedūras. Nereikia pervertinti šio posistemio reikšmės. Jis leidžia sumažinti procedūrų, kurioms reikia daug darbo, trukmę ir palengvina sprendimo priėmimą, taikant įvairiapusiškus sukauptos informacijos masyvų apdorojimo metodus, tačiau personalo srityje vyrauja subjektyvusis veiksnys, todėl automatiškai priimti sprendimų dažnai negalima.
2. Galutinis sprendimas visada priimamas asmeniškai: sprendžia tam tikro lygio vadovas, naudodamasis PVIAP duomenimis. Tai personalinis sprendimo priėmimo posistemis. Jo reikšmė šiandien yra lemiama. Žinoma, tai dažnai sąlygoja ir žemas PVIAP lygis, tačiau, nors jis ir tobulėja, asmeninis veiksnys visada bus svarbiausias priimant personalo valdymo sprendimus.
Daugelio personalo valdymo uždavinių šiandien dar net nebandoma automatizuoti. Tačiau daugelis jų paremti kiekybiniais ir kokybiniais skaičiavimais. Jei pagrindinis personalo valdymo sistemos uždavinys būtų pasiekti kiekybinę ir kokybinę personalo ir darbo vietų dermę, tai sąlyginai tokį uždavinį būtų galima pavadinti „POREIKIS“. Jo struktūra parodyta 2 paveiksle.
Posistemio sprendžiami uždaviniai skirstomi į tris grupes:
– analitiniai uždaviniai (kodas „A“);
– bendrojo ir papildomojo poreikio bei jo patenkinimo šaltinių apskaičiavimo uždaviniai (kodas „P“);
Šio uždavinio efektyvumą sąlygoja daug darbo reikalingų operacijų imlumo mažinimas ir sprendimų informacinio aprūpinimo gerinimas.
2. pav. Kompleksinio uždavinio „ Valdymo kadrų poreikio“ struktūra
Uždavinius A1, A2, A4, A7, A8, Į1, rodančius faktinę personalo būklę, galima visiškai automatizuoti. Uždaviniai A3, A6, A9, Į2, P2, P3 automatizuoti iš dalies. Tam tikruose etapuose turi įsikišti sprendimą priimantis darbuotojas – jis vertina tarpinius rezultatus, juos koreguoja, pataiso.
Pateiktas pavyzdys labiau parodo sprendžiamų uždavinių sudėtingumą, o ne visą sprendžiamų uždavinių kompleksą, jis yra gerokai platesnis.
Personalo duomenų bankas
Personalo uždaviniams spręsti turi būti sukurtas didelis duomenų bankas. Jo struktūra gali būti labai įvairi, tačiau į jį turi būti įtraukti pagrindiniai duomenys, kurių reikia aprūpinti sprendžiamus uždavinius.
IBM firmos personalo duomenų banką sudaro šie pagrindiniai skyriai:
1. Identifikavimo duomenys. Tai daugiau ar mažiau stabilūs duomenys apie asmenį, jo šeimą (vardas, pavardė, gimimo data, gyvenamoji vieta, asmens kodas, socialinio draudimo kodas ir pan.).
2. Duomenys apie darbuotojų statusą: užimamos pareigos, duomenys apie ankstesnį darbą, jo skaitmeninis kodas ir pan.
3. Duomenys apie veiklą užsienyje: darbas užsienyje, turistinės išvykos, turimos vizos ir pan.
4. Išsimokslinimas ir specialios žinios: baigtos mokymo įstaigos ir įgytos specialybės, kalbų mokėjimas, darbas kompiuteriu ir pan.
5. Darbuotojo stebėjimų, įvertinimo duomenys: įvertinimų, atestacijų,
pravestų pokalbių rezultatai ir pan.