Projekto planavimas
5 (100%) 1 vote

Projekto planavimas

Turinys:

Įvadas 3

Projekto gyvavimo ciklas 4

Loginis požiūris į projekto rengimą 6

Bendrieji projekto planavimo principai 8

Planavimo tikslas ir uždaviniai 9

Planavimo lygmenys ir gairės 11

Projekto turinio detalizavimas 13

Projekto aplinkos planavimas 15

Projekto darbų planavimas 16

Veiklų plano sudarymas 17

Tvarkaraščio parengimas 18

Atsakomybės paskirstymas 21

Projekto vertės planavimas 22

Projekto išteklių planavimas 23

Projekto vertės nustatymas 24

Projekto biudžeto sudarymas 25

Projekto rizikos planavimas 26

Bendras galutinis planas 27

Išvados 28

Literatūra: 29

Priedai 30

Įvadas

Kiekviena organizacijos veikla, tiek jos viduje, tiek išorėje, savaip prisideda prie konkrečių organizacijos tikslų įgyvendinimo. Ne visada paprasta įvertinti pavienio darbo ar sprendimo įtaką šiems tikslams pasiekti sudėtingame organizacijos veiklų kontekste. Įprasta manyti, kad tai, kas sujungia visus organizacijos procesus į bendrą visumą ir sutelkia pastangas konkrečiu laikotarpiu apibrėžta kryptimi, ir yra strategija. Projektinis darbas yra viena iš ypatingųjų veiklos valdymo formų. Norint, kad projektai tirai padėtų siekti organizacijos strateginių tikslų, pirmiausia pravartu juos atskirti nuo kitų organizacijos veiklų. Projektų specifika susijusi su tam tikru neapibrėžtumu, kurį sukelia vykdomos veiklos naujumus arba unikalumą.

Kiekvieno projekto eiga turi tam tikras stadijas, kurios sudaro vadinamąjį projekto gyvavimo ciklą. Nepaisant paplitusių skirtingų pavadinimų galima teigti, kad visiems projektams būdingi tokie keturi pagrindiniai etapai:

• Inicijavimas;

• Planavimas;

• Vykdymas;

• Baigimas.

Darbo objektas: projekto planavimas.

Darbo tikslas: išanalizuoti esminį projekto gyvavimo ciklo etapą – projekto planavimą.

Darbo uždaviniai:

• Išsiaiškinti projekto planavimo vietą ir svarbumą projekto gyvavimo cikle.

• Išanalizuoti projekto planavimo principus, tikslus, uždavinius.

• Išnagrinėti pagrindines projekto planavimo dalis, tokias kaip projekto turinio planavimą, projekto aplinkos planavimą, projekto darbų planavimą ir projekto vertės planavimą.

Projekto gyvavimo ciklas

Projektas – tai konkrečių veiklų visuma, skirta, disponuojant ribotais ištekliais (laiko, žmogiškaisiais, materialiais ir pan.), pasiekti apibrėžtus tikslus, pagal kuriuos galima spręsti apie projekto sąlygojamos naudos proporcingumą panaudotiems ištekliams.

Projektas į etapus yra skirstomas tam, kad būtų galima užtikrinti didesnę vykdomų veiklų kontrolę ir efektyviai valdyti projekto rizikas bei neapibrėžtumus.

Projekto etapai apima visą projektą nuo pat jo pradžios iki pabaigos ir sudaro projekto gyvavimo ciklą. projekto gyvavimo ciklas – tai logiškas veiklų nuoseklumas, skirtas projekto tikslams pasiekti.

Projekto gyvavimo ciklas – tai laikotarpis nuo projekto pasirodymo (idėjos gimimo) momento iki jo užbaigimo, likvidavimo. pavyzdinį projekto gyvavimo ciklą, kuris iliustruoja keturis pagrindinius etapus:

• Inicijavimo etapas – apima tikslų formavimą ir projekto įgyvendinimo techninį-ekonominį pagrindimą;

• Projekto planavimo etapas – apima darbų ir jų vykdytojų struktūros nustatymą, darbų kalendorinio grafiko, projekto biudžeto, projektinės-sąmatinės dokumentacijos sudarymą, kontraktų su rangovais, tiekėjais pasirašymą ir kt.

• Projekto įgyvendinimo etapas – apima projekto darbų realizavimą (pvz., suprojektuoto objekto statyba);

• Projekto užbaigimo etapas – tęsiasi nuo projekto įgyvendinimo pabaigos iki ataskaitinio laikotarpio pabaigos. Kartu, šio etapo metu yra vykdoma bandomoji eksploatacija.

Projektas – tai yra dokumentas, kuriame aiškiai ir argumentuotai išdėstoma projekto sumanymo esmė, apibūdinama organizacijos būklė, numatoma projekto įgyvendinimo strategija ir ateities perspektyvos, prognozuojami projekto įgyvendinimo rezultatai.

Parengus projekto schemą, ji aptariama ir numatoma, kurie projekto klausimai bus pateikti bendrai, kurie detaliai. Svarstoma, ar reikia papildomų tyrimų prieš pradedant rašyti projektą. Galbūt reikia smulkiau panagrinėti aplinką, galinčius įtakoti projektą veiksnius. Tik atlikus visus reikiamus tyrimus galima pradėti rašyti.

Kiekvienas projektas turi turėti griežtai apibrėžtą tikslą, t.y. tam tikrą rezultatą kurio siekiama. Bet kuriam projektui įgyvendinti reikia tam tikrų išteklių: informacinių, žmogiškųjų, finansinių. Šie ištekliai visuomet yra riboti, tad racionalus jų panaudojimas svarbiausia projekto įgyvendinimo problema.

Projekto įgyvendinimo procesą galima pavaizduoti grafiškai:



Pirmiausia apibrėžiamas tikslas – numatomas rezultatas, kurio siekiama. Tada sudaromas planas iškeltam tikslui pasiekti. Sudarius planą, turi būti pasirinktos organizacijos , galinčios laiku atlikti darbus. Pradėjus įgyvendinti projektą, būtina nuolat stebėti ir reguliuoti projekto įgyvendinimo procesą, nes projektas sudaromas ateičiai. Sunku numatyti, kaip gali keistis jo vykdymo sąlygos.

Rengiant projektą pirmiausia iškeliamas tikslas ir apibrėžiamos ribos, tik tuomet galima planuoti darbus ir reikalingus išteklius. Rezultatas, kurį norima pasiekti visuomet vertinamas pagal tokius kriterijus – trukmė, kaina ir kokybė. Norint pasiekti kokį nors tikslą, gauti kokį nors rezultatą, reikia
atlikti tam tikrus darbus. Sudarant projekto struktūrą, apibrėžiama, ką ir kodėl reikia padaryti, kad būtų pasiektas norimas rezultatas.

Projekto planavimo procesas prasideda nuo idėjos ir pagrindinių veiklos krypčių formulavimo. Formuluotės turi būti trumpos, konkrečios, akcentuojančios organizacijos siekius. Be idėjos ir projekto pagrindinių krypčių, patartina trumpai apibūdinti ankstesnę organizacijos veiklą, paaiškinti, kaip tikimasi pasiekti tikslą ateityje.

Reikia trumpai aprašyti:

• Organizacijos veiklos pobūdį;

• Projekto įgyvendinimo kalendorinę eigą. Patartina ją pateikti grafiškai.

Aprašant projekto pagrindinius rezultatus, reikia nurodyti:

• projekto įgyvendinimo privalumus;

• kokie bus patenkinti poreikiai įgyvendinus projektą;

• ar vėliau projektas bus tobulinas – koks bus projekto tęstinumas.

Labai svarbu šioje projekto dalyje aprašyti pagrindinius projekto įgyvendinimo privalumus. Projekto rezultatus galima pateikti grafiškai, taip geriau bus išanalizuotas ir atvaizduotas laukiamas projekto rezultatas.

Loginis požiūris į projekto rengimą

Nustatant projekto tikslus, suformuluojama tai ko bus siekiama įgyvendinant projektą, kurių pagrindu galima sukurti veiksmų planą, šiems tikslams pasiekti. Šį procesą galima pavadinti į objektą orientuotas planavimas. Kai tikslai yra aiškūs, labai nesunku nustatyti geriausius įgyvendinimo veiksmus, išmatuoti projekto vyksmą. Projekto įgyvendinimo metu projekto procesas yra monitoruojamas, tikrinamas, siekiant nustatyti, ar projekto eiga nukreipta pasirinkto tikslo link. Jei taip nėra, imamasi koregavimo veiksmų.

Šis procesas apima analizės, planavimo fazes, taip pat jo metu parengiamas veiksmų planas, stebėsenos sistemos numatymas taikymo metu, vertinimo numatymas.

Loginis požiūris į projekto rengimą s susideda iš analizės ir planavimo fazių:

1. Analizės fazė:

• Projekto tikslinių auditorijų elgesio analizė – apibrėžiamos grupės, žmonės ir institucijos, kurios bus įtakojamos projekto įgyvendinimo metu, nustatomos pagrindines jų problemas, sunkumai ir galimybės.

• Problemų elgesio analizė – apibrėžiamos problemos, kurios gali kilti įgyvendinant projektą; nustatomas ryšys tarp problemų priežasčių ir jų įtakos projekto įgyvendinimui, sukuriamas problemų medis.

• Objektų elgesio analizė vystomi objektai apibrėžiant problemas / iš problemų išvystomi objektai, apibrėžiamos ryšių priemonės tikslui pasiekti, apibrėžiamos problemų grupės ir suformuojama strategija.

Išanalizavus situaciją, reikia ją nuosekliai suplanuoti.

2. Planavimo fazė:

• Apibrėži įsikišimo logiką – nustatomi projektą sudarantys elementai, išbandoma vidinė logika, suformuluojami objektai / tikslai išmatuojamais terminais.

• Nustatomos prielaidos ir rizika – nustatomos sąlygos, kurios gali įtakoti projekto įgyvendinimą, kurios nepriklauso nuo projektų vadybos kontrolės.

• Nustatomi rodikliai – nustatomi projekto eigos įvertinimo metodika ir priemonės; nustatoma projekto eiga, apibrėžiami rodikliai, matavimo priemones.

• Parengiamas veiksmų grafikas – apibrėžiama veiksmų seka ir pareigų pasiskirstymas, nustatomi darbų atlikimo mastai, paskirstoma atsakomybė.

• Parengiamas išlaidų planas ir grafikas – apibrėžiami reikiami ištekliai, parengiamas išlaidų grafikas, detalus biudžetas.

Tokios projekto rengimo eigos privalumai. Surinktos tikslinių auditorijų grupės, kurios analizuoja problemas, tikslus, strategiją, tokia struktūra priverčia apsispręsti kokie yra jų lūkesčiai, kaip jie gali būti pasiekti. Nustatant aiškiai tikslus, sudėjus juos į tikslų hierarchiją, struktūros lentelė leidžia patikrinti vidinę projekto plano logiką, užtikriną kad nustatyti veiksmai, rezultatai ir tikslai yra susieti. Tai paskatina projekto planuotojus kritiškai nustatyti prielaidas ir riziką, kurie gali įtakoti projekto sėkmę, taip padidinant projekto įgyvendinimo tikimybę. Nustatant kriterijus kada bus pasiektas rezultatas ir vertinimo priemonės, projekto sudarytojai priversti numatyti, kaip projektas bus tikrinamas ir vertinamas. Pagrindinė informacija yra sudėta į vieną dokumentą – pateikia gerą santrauką suinteresuotiems asmenims.

Trūkumai. Toks planavimas ne visada garantuoja sėkmingą projekto įgyvendinimą. Planuotojams reikia sutrumpinti sudėtingas idėjas ir ryšius į paprastas frazes, kurios gali tapti neaiškios ir bevertės. Problemų gali atsirasti taikant projektą, kai keičiasi aplinka, o tai nebuvo numatyta projekto rengime, ir reikia pakeisti patį projekto įgyvendinimą. Jei buvo nustatyti nerealūs tikslai planavimo metu, personalas nesugebės jų įgyvendinti. Tam kad tokią struktūrą galima būtų panaudoti kaip galima geriau, reikėtų naudotis techninėmis, ekonominėmis, socialinėmis ir aplinkos analizės priemonėmis. Tikslinės auditorijos turi būti įtrauktos kaip galima labiau į projekto planavimą, o tai reikalauja iš projekto rengėjų skatinimo ir komandų valdymo įgūdžių. Norint įsitikinti, kad problemų analizė įtakos tikrus prioritetus, efektyvus dalyvavimas turi būti paremtas ryšiais, susiklosčiusiais su tikslinėmis auditorijomis. Projekto įgyvendinimo metu, projekto struktūra turi būti nuolat peržiūrima ir taisoma.

Projekto planavimo nauda

Projekto planavimas – vienas iš
projekto valdymo procesų. Planavimo tikslas – numatyti, kokius darbus būtina atlikti, numatyti jų vykdymo tvarkaraštį, apskaičiuoti reikalingų projektui išteklių poreikį bei sudaryti projekto biudžetą.

Projekto planavimas gali suteikti naudą, nes:

• Sumažina projekto riziką ir neapibrėžtumą

• Garantuoja projekto tikslų supratimą ir aiškumą

• Nustato priimtinus atlikimo standartus

• Numato priimtinas efektyviam darbų atlikimui kontrolės procedūras

• Leidžia per trumpiausią laiką, mažiausiomis pastangomis, pasiekti optimalius rezultatus

Projekto planavimas apima:

• Projekto apimties nustatymą

• Projekto veiklų nustatymą ir tvarkaraščio sudarymą

• Biudžeto sudarymą

• Projekto kokybinių rodiklių nustatymą ir rizikos įvertinimą

• Projekto komandos sudarymą ir komunikacijos planavimą

• Pirkimų plano sudarymą

• Vadybos ir projektinių planų patvirtinimą

Kuo detalesnis planas, tuo geriau numatomi darbo procesai. Tokiu būdu galima išskirti nereikalingą veiklą, kurios metu viskas gali sustoti, nelogiškus veiksmus, kurie trikdo darbo eigą.

Pvz., planavimo procesas vadinamas pirmumo metodu, kai planuose numatomi darbai išdėstomi trejopai:

1. vieni darbai turi būti atlikti pirma kitų

2. kai kurių darbų negalima pradėti prieš tai nepradėjus ar nepabaigus kitų

3. kai kuriuos darbus galima atlikti vienu metu.

Pirmumo metodas rekomenduojamas ir todėl, kad jis yra paprastas, lengvai panaudojamas, nesunkiai išmokomas, visiems suprantamas, universaliai pritaikomas.

Planuojant reikėtų pirmiausia apibrėžti svarbiausius projekto darbus, tada sujungti juos su antraeiliai veiksmais ar renginiais. Tokiu būdu sukuriamas tarsi žemėlapis, kur pagrindiniai darbai yra tartum gairės, pagal kurias galima pasitikrinti ar terminai ir kaštai atitinka projekto planą.

Bendrieji projekto planavimo principai

Nepaisant didelės projektų įvairovės, galima išskirti bendruosius projekto planavimo principus. Bendruosius planavimo principus sąlygoja tipinė projektų valdymo veikla.

Orientacija į tikslą. Visa projekto veikla planuojama orientuojantis į tam tikrą specifinį galutinį tikslą.

Kompleksiškumas. Kompleksiškumas pasireiškia planuojant skirtingų rūšių (mokslinių, projektinių, organizacinių, gamybos ir t.t.) veiklas, siekiant vieno, projekto numatyto tikslo.

Išteklių balansas. Į projekto planą negali būti įtraukta darbų, kuriems neteikiama reikiamų išteklių.

Sistemiškumas. Sisteminis planavimas teikia sisteminį požiūrį į projekto aplinką ir jos pasikeitimo veiksnių įvertinimą.

Lankstumas. Planavimo lankstumas leidžia prognozuoti ir įvertinti galimus pasikeitimus bei su tuo susijusias pasekmes. Planuojant turi būti suteikta galimybė laisvai varijuoti projektą veikiančia aplinka, apribojimais ir prioritetais. Tuo naudojantis galima sudaryti kelis planų variantus, atspindinčius projektą veikiančios aplinkos pasikeitimus.

Funkcionalumas. Šis principas reikalauja, kad planavimas apimtų visas projekto valdymo funkcijas.

Optimalumas. Projekto planavimo optimalumą rodo ne šiaip pateikta atliekamų veiksmų eiga, bet racionalių arba geriausių pagal pasirinktus kriterijus planų parengimas.

Nepertraukiamumas. Projekto planavimo nepertraukiamumas – projekto plano koregavimo galimybė, atsižvelgiant į rezultatus, užfiksuotus projekto kontrolės ar monitoringo metu.

Stabilumas. Stabilumą rodo pagrindinių projekto tikslų ir apribojimų pastovumas.

Suderinamumą ir logiškumą rodo numatytų veiksmų tarpusavio suderinamumas ir ryšių logika.

Planavimo tikslas ir uždaviniai

Projektas – tai vienkartinis ir pakankamai kompleksiškas procesas, todėl jo sėkmė kryptingai siekiant tikslo labai priklauso nuo kruopštaus planavimo.

Planavimo tikslas

o Pasiekti bendrą projekto tikslo supratimą

o Apibrėžti norimą atlikti darbą

o Numatyti ir paskirstyti reikalingus išteklius

o Suformuoti tinkamą organizaciją

o Numatyti projekto priežiūros ir kontrolės sistemą

Projekto planavime realizuojami uždaviniai:

• Projekto turinio planavimas – projekto tikslo formulavimas, rezultato planavimas, pagrindinių dalių nustatymas;

• Projekto struktūrizavimas – projekto išskaidymas iki elementarių lengvai valdomų darbų;

• Kalendorinis planavimas – darbų sąrašo sudarymas, darbų eiliškumo ir tarpusavio; priklausomybės nustatymas, plano gairių, projekto grafiko sudarymas, atsakomybės pasiskirstymas;

• Projekto biudžeto sudarymas;

• Galutinio projekto plano sudarymas;

• Kokybės planavimas – projekto rezultatams nustatomi projekto kokybės standartai ir būdai juos pasiekti;

• Organizacijos planavimas – numatomi ir dokumentiškai patvirtinami dalyvių vaidmenys, jų atsakomybė ir atsakomybės santykiai;

• Personalo pasirinkimo procesas – reikiamų darbuotojų projekto darbams atlikti pasirinkimas ir priskyrimas;

• Ryšių planavimas – numatomi projekto dalyvių tarpusavio ryšiai bei informacijos srautai;

• Rizikos nustatymas – rizikos veiksnių, galinčių paveikti projekto įgyvendinimo eigą, apibrėžimas;

• Rizikos įvertinimas – numatomas galimas rizikos veiksnio poveikis projekto įgyvendinimui;

• Atsakomųjų veiksmų numatymas – veiksmų galimam rizikos veiksnio poveikiui sumažinti ar pašalinti planavimas;

• Aprūpinimo ir
planavimas – planuojama, kas ir kokiu momentu turi būti pristatoma.

Geras planavimas įgalina išaiškinti sudėtingus uždavinius ir tai padeda projekto vadovui ir kitiems projekto vykdytojams geriau numatyti kritines situacijas bei lanksčiai reaguoti į pokyčius.

Planavimas turi motyvuoti projekto dalyvius tikslų įvykdymui bei parengti bendradarbiavimo pagrindus. Šis procesas turi skatinti dalyvauti suinteresuotąsias šalis planavimo etapuose taip pat kaip ir jo įgyvendinime.

Planavimui reikia skirti pakankamai daug laiko ir pastangų, kadangi planavimas labai palengvina darbų vykdymą bei padeda išvengti sunkumų ir nesusipratimų. Projekto turinio planavimo uždaviniai atskleidžia jų svarbą projektų valdyme:

Projekto vykdymo ir organizavimo planavimas

o pagrindinių darbų identifikavimas

o darbų išdėstymas logine seka laike – tvarkaraštis “ištekliai neriboti”

o išteklių paskirstymas ir subalansavimas – tvarkaraštis “ištekliai realūs”

o kaštų įvertinimas ir biudžeto sudarymas

o komandinių vaidmenų nustatymas

o komunikavimo sistemos nustatymas

Planavimas yra kolektyvinis darbas. Pagrindiniai projekto dalyviai kartu planuodami suformuoja bendrą požiūrį į projektą ir reikalavimus jo rezultatams.

Žmogiškųjų išteklių planavimas

o komandos narių atranka

o projekto kultūros, t.y. vertybių bei elgesio taisyklių sistemos sukūrimas

o komandos suformavimas ir vadovavimas jai

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2255 žodžiai iš 7506 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.