Projektu planavimas
5 (100%) 1 vote

Projektu planavimas

TURINYS

ĮVADAS 3

1. PROJEKTO PLANO VYSTYMAS 4

1.1 Darbų išskaidymo struktūra 4

2. PROJEKTO APLINKOS PLANAVIMAS 5

2.1 Projekto turinio planavimas 5

2.2 Projekto turinio identifikavimas 5

2.3 Projekto turinio detalizavimas 6

3. PROJEKTO LAIKO PLANAVIMAS 7

3.1 Darbų sąrašo sudarymas 7

3.2 Darbų eiliškumo ir tarpusavio priklausomybės nustatymas 7

3.3 Darbų trukmės įvertinimas 8

3.4 Projekto tvarkaraščio sudarymas 9

4. PROJEKTO VERTĖS PLANAVIMAS 9

4.1 Išteklių planavimas 10

4.2 Kainų įvertinimas 10

4.3 Projekto biudžeto sudarymas 11

5. PROJEKTO KOKYBĖS PLANAVIMAS 12

5.1 Kokybės planavimo technika bei priemonės 12

5.2 Kokybės planavimo rezultatai 13

6. PROJEKTO ŽMOGIŠKŲJŲ IŠTEKLIŲ PLANAVIMAS 13

6.1 Organizacinis planavimas 13

6.2 Personalo valdymo planas 14

6.3 Personalo pritraukimas 15

7. PROJEKTO RYŠIŲ PLANAVIMAS 15

7.1 Komunikacijų poreikio įvertinimas 15

7.2 Komunikacijų technologinio lygio nustatymas 16

7.3 Komunikacijų valdymo planas 16

7.4 Bendravimas su projekto komanda 17

8. PROJEKTO RIZIKOS PLANAVIMAS 17

8.1 Rizikos identifikavimas 17

8.2 Rizikos klasifikavimas 19

8.3 Rizikos valdymo planavimas 20

8.4 Kokybinė ir kiekybinė rizikos analizė 20

8.5 Atsakomųjų veiksmų planavimas 21

9. PROJEKTO APRŪPINIMO (TIEKIMO) PLANAVIMAS 22

9.1 Tiekimo valdymo planas 23

9.2 Tiekimo reikalavimų planavimas 23

10. BENDRAS GALUTINIS PLANAS 23

IŠVADOS 26

NAUDOTA LITERATŪRA 27

ĮVADAS

Pastarųjų 40-ies metų laikotarpiu išsivysčiusiose šalyse projektų valdymas susiformavo kaip savarankiška mokslo ir studijų kryptis, padedanti institucijoms profesionaliai veikti rinkos ekonomikos sąlygomis. Transformacijos, vykstančios organizacijose stiprėjančios konkurencijos aplinkoje, susijusios su palaipsniu ir neišvengiamu projektų valdymo virsmu projektine organizacija. Projektai vis stipriau susiejami su organizacijos strategija ir tampa svarbiausiu įrankiu jai įgyvendinti. Daugelio organizacijų veiklos filosofija paremta nuolatiniu atsinaujinimu, inovacijomis, aukštų technologijų įsisavinimu, integracija į kuriamą žinių visuomenę. Pasitelkus projektų valdymo metodus bei priemones, galima pasiekti gana aukštą kokybės lygį, sutaupyti lėšų, laiko, sumažinti riziką, padidinti patikimumą. Tai ypač aktualu rinkos ekonomikoje. Bene pats svarbiausias projektų valdymo etapas yra planavimas. Prie jo pereinama atrinkus organizacijos strateginius tikslus atitinkantį projektą ir inicijavus jo pradžią. Projekto planavimas – tai nepertraukiamas procesas, kuriuo siekiama surasti geriausią veiksmų eigą, atitinkančią projekto aplinkoje susidariusią situaciją, numatyti reikiamus išteklius, sudaryti biudžetą. Šis procesas apima visą projektą – nuo pat jo inicijavimo iki baigimo. Pagrindinis planavimo proceso tikslas – padaryti taip, kad visos užduotys būtų atliekamos gerai iš pirmo karto.

Šio darbo tikslas – susipažinti su projektų planavimo teorine dalimi. Tikiuosi, kad šio darbo pabaigoje pakankamai žinosiu apie projektų plavimo procese taikomus veiksmus, naudojamas priemones bei planavimo technikas. Rengiant diplominį darbą bandysiu išnagrinėti konkretaus projekto planavimo procesą, todėl manau, kad šis darbas man padės suprasti plano sudarymo principus. Taip pat bandysiu palyginti kuo skiriasi plano sudarymo teorija nuo praktiškai pritaikyto projekto planavimo. 1. PROJEKTO PLANO VYSTYMAS

Projekto plano vystymo eigoje naudojama informacija gauta iš kitų planavimo procesų, įskaitant ir strateginį planavimą, tam kad būtų sukurtas nuoseklus bei sklandus dokumentas kuris padėtų nubrėžti projekto vykdymo bei kontrolės gaires. Šis procesas beveik visada kartojamas keletą kartų. Pavyzdžiui, pradiniame plane gali būti nurodyti tik bendri resursų reikalavimai bei nedatuojama veiksmų seka, tuo tarpu sekančiose plano versijose bus apibrėžti konkretūs resursai bei aiškios darbų atlikimo datos. Visi numatyti darbai turi būti suplanuoti, įvertinti, įtraukti į grafiką bei sankcionuoti panaudojant integruotus valdymo kontrolės planus. Visų šių planų visuma sudarys projekto turinį.

Projekto planas naudojamas:

1. nubrėžti projekto vykdymo gaires;

2. dokumentuoti projekto planavimo prielaidas;

3. dokumentuoti projekto planavimo sprendimus atsižvelgiant į alternatyvas;

4. palengvinti projekto dalininkų bendravimą;

5. apžvelgti projekto valdymo turinį, laipsnį bei laiką;

6. sudaryti projekto kontrolės bei progreso įvertinimo pagrindus.

[2, psl.42]

1.1 Darbų išskaidymo struktūra

Darbų išskaidymo struktūra (Work Breakdown Strukture (WBS)) – tai tikslingas projekto komponentų, kurie sudaro ir apibūdina visą projekto turinį, grupavimas. Darbai neįtraukti į šią struktūrą nepatenka į projekto vykdymo ribas. Šiame dokumente išdėstomi visi tikslai bei priemonės šiems tikslams pasiekti. Jis labai svarbus kitiems procesams, tokiems kaip resursų, laiko, kaštų bei rizikos valdymui.

[2, psl.59]

WBS naudojama:

• Išskaidyti veiksmus į smulkesnes užduotis;

• Priskirti išteklius bei atsakingus asmenis kiekvienai užduočiai;

• Suderinti veiksmų eilės tvarką;

• Nustatyti užduočių atlikimo terminus;

• Sudaryti darbų tvarkaraštį;

• Įvertinti išteklių kainas.

[8]

2. PROJEKTO APLINKOS PLANAVIMAS

Pgrindinės projekto valdymo turinio dalys yra planavimas, organizavimas ir
kontrolė.

Projekto planavimo tikslas – numatyti, kokius darbus būtina atlikti, atsižvelgti į jų tarpusavio ryšį bei turimus išteklius ir nustatyti darbų atlikimo tvarką (t.y. sudaryti projekto vykdymo tvarkaraštį), įvertinti visas tikėtinas projekto išlaidas ir sudaryti jo biudžetą. Reikėtų atsižvelgti į tai, kad išlaidas nulemia ne tik patys darbai, bet ir jų atlikimo tvarka, pasirinktas valdymo būdas, rizika, projekto veiklos sritis ir kiti veiksniai.

Kalbant apie projektą pabrėžiama, kad sudėtingas dalykas yra valdyti atliekamų darbų seką, tačiau bene svarbiausias aspektas – žmonių valdymas, laiduojantis, kad iškelti tikslai bus įgyvendinti.

2.1 Projekto turinio planavimas

Projekto turinį apibūdina projekto rezultatai, jų charakteristikos, taip pat projekto darbų kompleksai, kurie turės būti atlikti siekiant projekto tikslų. Projekto turinio planavimas – tai sudėtingas, daugiaetapis procesas; pagrindiniai jo žingsniai:

• Projekto turinio identifikavimas;

• Projekto turinio detalizavimas.

Projekto turinio planavimo esmė – parengimas projekto turinį apibūdinančio dokumento, kuris taps tolimesniu planavimo proceso ir sprendimų priėmimo orientyru.

2.2 Projekto turinio identifikavimas

Siekiant tiksliai identifikuoti projekto turinį, reikia žinoti:

• Projekto galutinio rezultato (produkto ar paslaugos) charakteristikas;

• Apribojimus (finansinius, darbo jėgos, materialinius, laiko), kurie apibrėžia projekto komandos sprendimus ir veiksmus;

• Prielaidas – tai yra duomenis, kurie naudojami planavimo metu, laikomi žinomais, nors jiems būdingas ir neapibrėžtumas bei su tuo susijusi rizika.

Projekto turinio identifikavimo metu:

• Numatomi ir apibrėžiami projekto tikslai;

• Nustatomos detalios projekto rezultatų charakteristikos;

• Formuojamos projekto tikslo siekimo alternatyvos ir, atlikus analizę, atrenkama geriausioji.

Svarbus projektų valdymo bruožas – aiškus projekto pagrindinio ir tarpinių tikslų apibrėžimas. Aiškiai suformulavus projekto pagrindinį tikslą, po to tolygiai einama prie smulkesnių (žemesnės eilės) tikslų iškėlimo.

Projekto tikslai identifikuojami darbų išskaidymo metodu, čia svarbus ir kūrybinis procesas (pvz., „minčių lietus“). Taikant darbų išskaidymo metodą (WBS) pagrindinis projekto tikslas, apibrėžtas projekto inicijavimo metu, skaidomas į tarpinius projekto tikslus.

Siekiant nustatyti detalias, projekto rezultatui (ir galutiniam ir tarpiniam) numatomas charakteristikas, atliekama galutinio gaminio (paslaugos) analizė. Naudojami sisteminės analizės metodai, funkcinė-vertinė analizė ar kt. Projekto analizės metu apibrėžiamos projekto rezultatų, laiko, kokybės, kainos ir kitos charakteristikos. Šios charakteristikos vėliau yra kriterijai vertinant, ar projektas arba jo dalys atliktos sėkmingai.

Projekto tikslų alternatyvius siekimo variantus, galima formuoti, tinklinio planavimo metodais, pasitelkus anksčiau minėtą „minčių lietų“, ekspertines sistemas ir kt. Sukurti alternatyvūs projekto tikslų siekimo variantai yra vertinami ir atrenkami geriausieji. Vertinimui gali būti naudojama funkcinė-vertinė analizė, nukreipta į projektų kaštų ir pelno įvertinimą. Alternatyvos analizuojamos skaitmeniniais atrankos metodais, – apskaičiuojami tokie finansiniai rodikliai kaip atsipirkimo laikas; vidutinė pelno norma; diskontuoti pinigų srautai; pelningumo indeksas. Remiantis šiais kriterijai parenkamas organizacijai geriausias projekto tikslo siekimo būdas.

Be to, projekto turinį identifikuojant sudaromas projekto turinio valdymo planas. Jame numatoma, kaip projektą įgyvendinant bus valdomas projektų turinys ir kokiu būdu bus atliekami galimi projekto turinio pakeitimai. Šiame dokumente įvertinamas projekto turinio stabilumas, numatoma projekto turinio pasikeitimo tikimybė, nurodant, kokiais atvejais gali keistis projekto turinys. Taip pat numatomas momentas, kada projekto turinio keitimas tampa nuostolingas.

Projekto turinio valdymo planas gali būti formalus ar neformalus dokumentas, jo detalumas priklauso nuo planuojamo projekto ckarakteristikų.

[1, psl. 35]

2.3 Projekto turinio detalizavimas

Projekto turinio detalizavimas – tai projekto nustatytiems tikslams pasiekti reikalingų uždavinių skaidymas į smulkesnius ir lengviau valdomus komponentus. Šiuo procesu siekiama:

• Padidinti projekto tikslų pasiekimo, projekto darbų ar jų kompleksų atlikimo trukmių ir terminų nustatymo tikslumą;

• Sukurti projekto darbų atlikimo įvertinimo bei kontrolės pagrindus;

• Sukurti komandos narių atsakomybės pasiskirstymo pagrindus;

• Sukurti duomenų bazę kuria remiantis planuojamas projekto biudžetas.

Projekto turinio detalizavimo tikslumas gali tapti lemiamu projekto įgyvendinimo sėkmės veiksniu. Siekiant kuo tiksliau detalizuoti projekto turinį, gali būti panaudota ši informacija:

• Projekto apribojimai ir prielaidos;

• Informacija, sukaupta analogiškų projektų rengimo ir įgyvendinimo metu;

• Infomacija, gauta projekto turinio identifikavimo metu.

Projekto turinys detalizuojamas darbų išskaidymo metodu, – sudaroma išskaidytų darbų struktūra.

[3, psl. 50]

3. PROJEKTO LAIKO PLANAVIMAS

Projekto valdymas pagal laiko parametrus (atlikimo terminai, atlikimo trukmės), naudojantis racionaliai sudarytais kalendoriniais planais, yra būtina sėkmingo
atlikimo ir projektų valdymo sąlyga. Kalendorinio plano sudarymas – tai, projekto darbų pradžios ir pabaigos momentų nustatymas.

Kalendoriniais planais vadinami projektiniai technologiniai dokumentai, kuriuose pateikiamas visas projekto darbų sąrašas pagal jų eiliškumą ir tarpusavio priklausomybes, nurodant jų atlikimo terminus ir trukmes, o kartais ir išvardinant atsakingus asmenis ar atlikimui reikalingus išteklius. Šie planai sudaromi visam projekto ciklui ir jo atskiriems etapams. Kalendorinio plano sudarymo etapai:

• Darbų sąrašo sudarymas;

• Darbų eiliškumo ir tarpusavio priklausomuybės nustatymas;

• Darbų trukmės nustatymas;

• Projekto tvarkaraščio sudarymas.

3.1 Darbų sąrašo sudarymas

Tam kad būtų pasiekti visi tikslai nurodyti darbų išskaidymo struktūroje (WBS), turi būti identifikuoti bei dokumentuotai aprašyti visi jiems pasiekti reikalingi veiksmai. Šio proceso metu svarbiausia nustatyti veiksmus be kurių projekto tikslai nebus pasiekti. Darbų išskaidymo metu sudaryta projekto struktūra smulkinama iki detalių darbų, kurie reikalingi sudarant tinklinius ar kitokio tipo kalendorinius grafikus. Toliau projektą smulkinant, tikslinga sudaryti atskirą darbų išskaidymo struktūrą, kurios viršuje būtų detalizavimo metu nustatyti darbų kompleksai, o žemesniuose lygmenyse – įvairaus detalumo darbų sekos. Išskaidymo struktūros detalumas priklauso nuo vykdomo projekto specifikos. Kartais pakanka projekto detalizavimo metu sudarytos dekompozicijos.

[1, psl. 38]

3.2 Darbų eiliškumo ir tarpusavio priklausomybės nustatymas

Darbų eiliškumą ir jų tarpusavio priklausomybę nustatyti reikia sudaryti projekto atlikimo technologinį ir organizacinį modelį. Darbų eiliškumas parodo, kokiu nuoseklumu išskirti darbai turi būti atlikti. Darbų tarpusavio priklausomybė parodo, kurie darbai tarpusavyje susiję tiesioginiais technologiniais ar organizaciniais ryšiais.

Darbų tarpusavio priklausomybę lemia technologiniai ryšiai (reikalavimai gamybiniam procesui) ir organizaciniai ryšiai, priklausantys nuo gamybos organizacinių sąlygų, žmogiškųjų išteklių apribojimų, numatyto darbų atlikimo eiliškumo. Darbų priklausomybė nusakoma: nuoseklumu, laiko parametrais, atlikimo momentais. Projektų valdymo metodikoje išskiriami keturi darbų tarpusavio priklausomybės ryšiai:

1. darbas gali prasidėti tik gavus kito konkretaus darbo rezultatą;

2. darbas gali prasidėti tik prasidėjus kitam konkrečiam darbui;

3. darbas negali baigtis dar negavus kito konkretaus darbo rezultato;

4. darbas negali baigtis neprasidėjus kitam konkrečiam darbui.

Be galimų ryšių, darbų atlikimo nuoseklumą lemia papildomi laiko apribojimai, kurie priklauso nuo projekto technologijos ir darbų organizacijos.

[1, psl. 39]

3.3 Darbų trukmės įvertinimas

Šio planavimo etapo uždavinys – nustatyti, per kiek laiko su turimais ištekliais sugebėsime atlikti kiekvieną projekto darbą.

Norint tiksliai nustatyti trukmes, reikia žinoti:

• Darbų sąrašą;

• Darbų apimtis;

• Reikiamus darbams atlikti išteklius, šių išteklių darbo našumą;

• Apribojimus (darbų atlikimo intensyvumą, turimus išteklius);

• Prielaidas (dėl normatyvinės ir statistinės informacijos panaudojimo; dėl darbų tarpusavio priklausomybės);

• Istorinę informaciją (apie analogiškus projektus; apie analogiškų darbų atlikimą; apie komandos patirtį).

[1, psl. 42]

Atskirų darbų trukmės nustatymas yra vienas iš svarbiausių žingsnių sudarant projekto tvarkaraštį, nes pagal šiuos duomenis apskaičiuojama viso projekto trukmė. Antra vertus, projekto tvarkaraštis – tai ne tik darbų išdėstymas laiko atžvilgiu, bet ir išteklių, ir sąnaudų grafikas. Kai tenka vertinti įvairių būsimų darbų (pavyzdžiui, statybos, programavimo, gamybos) trukmę, patikimiausias šaltinis yra šių sričių ekspertai. Pastebėta, kad ekspertai linkę sumažinti prognozuojamų darbų laiką.

Kartais planuojami projektai būna analogiški prieš tai įgyvendintiems projektams, arba prieš tai įgyvendintuose projektuose buvo atliekami analogiški darbai. Todėl darbų trukmę galima nustatyti ir įvertinimo pagal analogus metodu.

Nustačius projekto darbų atlikimo trukmes, galima pereiti prie tolesnio planavimo etapo – projekto darbų atlikimo tvarkaraščio sudarymo.

[7, psl. 60]

3.4 Projekto tvarkaraščio sudarymas

Kiekybinis projekto trukmės valdymo metodas – tai tvarkaraštis, kuriame projekto darbai ne tik surikiuoti pagal loginę projekto struktūrą, bet ir susieti su kalendoriumi. Žodis „tvarkaraštis“ čia apima projekto darbus, išteklius ir pinigų srautus, t.y. pagal tvarkaraštį valdoma ir darbų trukmė, ir ištekliai, ir išlaidos. Projekto tvarkaraštis planuojamas dviem etapais: pirmiausia nustatomi projekto darbų nuoseklumo ryšiai ir sudaroma tinklo diagrama, antrasis žingsnis – ši diagrama susiejama su kalendoriumi. Žinoma, projekto tinklo diagrama braižoma tik tuo atveju, jei projektas yra didelis ir jam keliami griežti trukmės, išlaidų ar kokybės reikalavimai.

Projekto tvarkaraštis padeda atsakyti į tokius svarbius projekto valdymo klausimus:

1. Kokia projekto trukmė? Kokia yra rizika nebaigti projekto laiku?

2. Kurie darbai lemia projekto trukmę? Kuriuos darbus reikia kontroliuoti labiausiai, kad projektas nevėluotų?

3. Ar projektas vyksta pagal
tvarkaraštį?

4. Kokių išteklių ir kuriuo metu reikės?

5. Kiek kainuos projekto vėlavimas?

6. Kaip sutrumpinti projekto laiką su mažiausiomis išlaidomis?

[5, psl. 124]

4. PROJEKTO VERTĖS PLANAVIMAS

Projekto vertės planavimas būtinas, norint užtikrinti sėkmingą projekto įgyvendinimą pagal planuojamą biudžetą. Pagrindiniai projekto vertės planavimo etapai:

• Išteklių planavimas – numatomi projekto įgyvendinimui reikalingi išteklių kiekiai;

• Projekto vertės (kainos) nustatymas – numatoma darbo jėgos bei kitų išteklių preliminari kaina;

• Projekto biudžeto parengimas – sudaromas numatomų išlaidų planas, atsižvelgiant į projekto įgyvendinimo terminus;

• Kaštų kontrolė – projekto biudžeto pasikeitimų kontrolė.

Kai kuriuose projektuose, ypač mažesniuose, išteklių planavimas, kainos nustatymas ir biudžeto parengimas traktuojama kaip vienas procesas. Tačiau mes juos traktuosime kaip atskirus procesus, kadangi jiems būdingi skirtingi įgyvendinimo metodai bei priemonės.

4.1 Išteklių planavimas

Parengus projekto įgyvendinimo veiksmų planą, galima sudaryti išteklių, reikalingų šiam projektui įgyvendinti, poreikio planus-grafikus.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2192 žodžiai iš 7270 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.