Projektų vadybos samprata
5 (100%) 1 vote

Projektų vadybos samprata

Projektų vadybos samprata

ĮŽANGA

Projektų vadyba geriausiai panaudojama atliekant originalų darbą. Tai nereiškia kad tokie darbai iki tol nebuvo daromi, bet čia dažniausiai yra atliekamas originalus darbas, užduotys daugiau ar mažiau skiriasi viena nuo kitos. Projektai gali būti grandioziniai ir smulkūs – apimantys vieno segmento įgyvendinimą. Taip pat projektų vadybą galima panaudoti identifikuojant organizacijos darbo procesus, siekiant pakeisti juos geresniam, pigesniam, spartesniam atlikimui. Bet kuris darbas gali tapti projektu, kai yra iškeliami specifiniai, kokybiniai uždaviniai, kuriuos siekiama įgyvendinti per tam tikrą laikotarpį ir panaudojant tam tikrus išteklius. Projektų vadyba gali žymiai pakelti dar¬bo kokybę kompetentingose organizacijose. Tačiau būtina aiškiai apibrėžti norimą spręsti problemą ir naudą, kurios tikimasi.

Projekto užduotys paskirstomos atskiriems projekto vykdytojams – tai gali būti ir laikinai samdomas personalas, o vadovas prižiūri darbo eigą ir užtikrina galutinį projekto įgyvendinimą. Viena pagrindinių projektų vadovo funkcijų yra palaikyti ryšį su projekto vykdytojais, kad numatyti darbai būtų atlikti pagal grafiką.

Dažniausiai projektuose dalyvaujantys žmonės tas pačias funkcijas atlieka ir savo nuolati¬niame darbe, vadovaujant vykdančiam personalui ir nebūtinai tiesiogiai jam vadovauja projekto va¬dovas. Projektinis darbas paprastai yra įterpiamas tuo metu, kai tai yra palankiausia numatytam gra¬fikui projekto plane. Kuo tiksliau organizacijos vykdomoji valdžia suformuluos siektinus rezultatus, tuo paprasčiau bus numatyti veiklos sritį, kuri apibrėžia projektą, jo įgyvendinimo strategiją ir lau¬kiamas pasekmes. Kuo detaliau projektas suplanuotas, tuo greičiau jis bus įgyvendintas, tuo tiksliau bus apskaičiuotas biudžetas ir sudaryti grafikai.

Viena iš pamatinių projektų vadybos idėjų yra preciziškas atsakomybės ir atskaitomybės nu¬statymas, padedantis nenutolti nuo terminų, kaštų ir kokybės kriterijų. Todėl projekto vadovas pa¬prastai prisiima ir finansininko vaidmenį – valdo projekto grafiką ir biudžetą, tačiau jokiu būdu ne techninius, žmogiškuosius ar kitokius išteklius, reikalingus atlikti projektui.

Visuose organizacijos lygmenyse ir funkcinėse grupėse darbo procesas turi būti skaidrus ir nesaistomas biurokratinių pančių – žmonės iš skirtingų funkcinių grupių turi tiesiogiai bendrauti vieni su kitais, dalijimasis darbo informacija neturi užstrigti vadybos grandinėse.

Savo paprasčiausia forma projektų vadyba yra pastangos suderinti veiklą racionaliausiu ir logiškiausiu būdu. Geriausia iliustruoja modelis „planuok-atlik-įvertink“. Šioje sekoje planavimas eina pirma veiklos, o veiklos rezultatai vertinami klausiant: ar atlikome tai ką planavome, ar atliko¬me taip kaip planavome, ką ateityje turėtume daryti kitaip. Derėtų atkreipti dėmesį į veiklos įverti¬nimą – dažnai šis etapas praleidžiamas, tada klaidos nuolat kartojamos.

Projekto planavimas

Projektai grindžiami detaliu planavimu. Kuo detalesnis planas, tuo geriau numatomi darbo procesai. Tokiu būdu galima išskirti nereikalingą veiklą, kurios metu viskas gali sustoti, nelogiškus veiksmus, kurie trikdo darbo eigą. Pvz., planavimo procesas vadinamas pirmumo metodu, kai pla¬nuose numatomi darbai išdėstomi trejopai:

1. vieni darbai turi būti atlikti pirma kitų

2. kai kurių darbų negalima pradėti prieš tai nepradėjus ar nepabaigus kitų

3. kai kuriuos darbus galima atlikti vienu metu.

Pirmumo metodas rekomenduojamas ir todėl, kad jis yra paprastas, lengvai panaudojamas, nesunkiai išmokomas, visiems suprantamas, universaliai pritaikomas.

Planuojant reikėtų pirmiausia apibrėžti svarbiausius projekto darbus, tada sujungti juos su antraeiliai veiksmais ar renginiais. Tokiu būdu sukuriamas tarsi žemėlapis, kur pagrindiniai darbai yra tartum gairės, pagal kurias galima pasitikrinti ar terminai ir kaštai atitinka projekto planą.

Kai projektas jau vykdomas, iškyla tokie klausimai, į kuriuos projekto vadovas turi atsakyti:

• kas neįvyko vakar, nors turėjo įvykti

• kas neįvyks šiandien, nors privalo įvykti

• koks mano atsarginis planas

• ar kas nors kalbėjo su tikslinių publikų atstovais (klientu), kas jam buvo pasakyta Tačiau atsakymai paprastai į šiuos klausimus būna klaidingi, nes:

• darbų apskaita yra^netvarkinga

• komunikacija tarp darbuotojų nėra stipriausioji projektų grandis

• nesama grįžtamojo ryšio: ne laiku sužinoma apie atlikta užduotis, stokojama operatyvios in¬formacijos apie išlaidas, veiksmus

• niekas neprižiūri kad projekto eiga sutaptų su planu

• projekto vadovo prioritetai nesutampa su projekto vykdytojų prioritetais

Projekto vadovas turi prižiūrėti plano vykdymą trumpai informuodamas apie tai personalą, kviesdamas susirinkimus arba kitaip komunikuodamas su projekto vykdytojais. Planas turi atspindė¬ti iš tikrųjų vykstančius darbus, kitaip jis neturi vertės. Jei pasikeičia projekto grafikas, tai turi atsi¬spindėti ir plane.

Taigi, tam kad projektas vyktų, projektų vadovas turi:

• Nustatyti projekto tikslus ir taikinius.

• Parengti projekto rengimo ir vykdymo planą.

• Organizuoti išteklius.

• Planuoti personalą.

• Nustatyti rezultatų kontrolės lygį.

• Nustatyti veiklos
taisykles.

• Motyvuoti projekto regime ir vykdyme dalyvaujantį personalą.

• Pasiūlyti inovatyvių idėjų.

• Išlikti lanksčiam.

Projektų vadyba visų pirma yra būdas geriau, sparčiau, pigiau įgyvendinti organizacijos tiks¬lus, iškelti terminus, kaštus ir kokybę kaip pagrindinius organizacijų funkcionavimo kriterijus, su¬kurti informacijos srautus, įgalinančius efektyvų bendradarbiavimą, precizišką tam tikrų veiksmų atkartoj imą ir rentabilų darbą.

Projektų vadybos apibrėžimas

Norint suprasti projektų vadybą reikia pradėti nuo projekto apibrėžimo. Projektas apima bet kokią veiksmų ir užduočių seką, kuri:

• Turi tam tikrus tikslus, kuriuos pasiekti galima suformulavus tam tikrus uždavinius.

• Turi apibrėžtą pradžią ir pabaigą.

• Turi nustatytą finansavimą.

• Jam įgyvendinti reikalingi ištekliai.

Iš kitos pusės, projektų vadyba galima sakyti apima projekto planavimą, monitoringą ir ap¬ima tokius veiksmus:

1. Proj ekto planavimas:

• Darbo sąlygų apibrėžimas;

• Darbo kokybės apibrėžimas;

• Reikalingų išteklių apibrėžimas.

2. Projekto monitoringas:

• Proceso stebėsena;

• Lyginama tai kas vyksta su tuo kas numatyta;

• Analizuojamas projekto poveikis;

• Veiksmai koreguojami pagal situaciją.

Sėkmingu projekto valdymu galima laikyti kai projekto tikslai buvo pasiekti laiku, panaudo¬jus ir neviršijus numatytų išlaidų, tinkamai atlikus veiksmus, kokybe, technologiniu lygiu. Projekto plane numatyti ištekliai panaudoti efektyviai ir efektingai.

Kodėl naudinga projektų vadyba:

• Apibrėžtos funkcijos, pasiskirstyta atsakomybė.

• Už visus veiksmus yra atsiskaitoma nustatytais terminais, nepriklausomai nuo personalo kai¬tos.

• Sumažėįa nuolatinių atsiskaitymų poreikis.

• Nustatomi darbo grafiko galutiniai terminai.

• Nustatoma veiksmų suderinamumo metodologija.

• Apibrėžiama veiksmų eiga.

• Anksčiau nustatomi veiksmų neatitikimai/problemos, kuriuos galima iš karto taisyti.

• Pagerėja galimybių apskaičiavimas planuojant veiksmus.

• Galima numatyti kada tikslai nebus pasiekti. Įgyvendinant projektą pagrindiniai sunkumai iškyla dėl:

• Projekto sudėtingumo;

• Specifinių klientų reikalavimų;

• Organizacijos struktūros pasikeitimų;

• Projekto rizikos;

• Technologijų pokyčių;

• Išankstinio planavimo ir kainų nustatymo (jei keičiasi situacija rinkoje).

Projektų vadyba yra skirtingai suprantama. Dažnai organizacijose nuolat vyksta kokio nors projekto įgyvendinimas ir yra manoma kad darbuotojai naudoja projektų vadybą vykdydami tuos veiksmus, tačiau tai nėra projektų vadyba. Todėl projektų vadybą galima būtų apibrėžti taip:

Projektų vadyba – tai organizacijos išteklių planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė, trumpalaikiams organizacijos tikslams pasiekti. Dar daugiau, projektų vadyba panaudoja sisteminį požiūrį į valdymą – funkcinius vadovus (iš vertikalių pozicijų) priskiriant atskiriems pro¬jektams (horizontalioji hierarchija).

Klasikinė vadyba apima penkias funkcijas – planavimą, organizavimą, personalo formavi¬mą, kontrolę ir vadovavimą. Pagal apibrėžimą matosi, kad projektų vadyboje nenaudojama persona¬lo formavimo funkcija. Projektų vadovas turi teisę reikalauti papildomų išteklių, bet galutinis sprendimas dėl šių išteklių priklauso nuo pagrindinių vadovų (skyriaus vadovų).

Projektų vadybą galima būtų pavaizduoti tokia schema:Šioje schemoje matosi, kad projektų valdymas reikalingas tam, kad valdyti arba kontroliuoti institucijos išteklius, tam kad atlikti nustatytus veiksmus, per numatytą laiką, nustatytais finansiniais ištekliais ir numatytomis sąlygomis ir metodika. Laikas, kaina ir veiksmai yra sudėtinės projekto dalys. Jei projektas yra orientuotas į išorinę aplinką- tada turi būti užmegzti geri santykiai su nusta¬tytomis tikslinėmis auditorijomis. Projektą finansuojantis fondas turi matyti, kad projektas bus įgy¬vendintas laiku, nustatyta kaina ir veiksmais. Todėl labai svarbu nustatyti projekto tikslines auditori¬jas, kokie jau yra užmegzti su jais santykiai, kokie turės būti užmegzti projekto įgyvendinimo metu.

Rengiant projektą, jo laimėjimo ir įgyvendinimo sėkmė priklauso nuo daugybės faktorių:

• Pasirinkto laikotarpio.

• Tinkamai nustatytų projekto įgyvendinimo kainų.

• Tinkamai pasirinktų veiksmų ir jų detalizavimo.

• Nuo pasirinktų tikslinių auditorijų, esamų santykių su jais ir jų reakcijos.

• Galimybės prisitaikyti prie pokyčių.

• Jei netrukdomas pagrindinis darbas organizacijoje.

• Kai įgyvendinant nekeičiama organizacijos kultūra.

Vienas iš pagrindinių projekto požymių yra gebėjimas prisitaikyti prie pokyčių – požiūris ir situacija nuolat keičiasi ir jeigu į tai neatsižvelgsi, projektas sužlugs. Pokyčiai dėl požiūrio pasikei¬timo turi būti sumažinti iki minimumo ir turi būti patvirtinti ir suderinti su projekto vadovu ir po¬tencialiu vartotoju/klientu. Vykdant projektą neturi būti sutrikdytas pagrindinis darbas organizacijo¬je. Daugelis projektų vadovų pradėjus diegti projektą nori jį išskirti iš kitų organizacijos darbų arba visiškai nesieja projekto su organizacija. Projekto vadovas turi
bendromis organizacijos taisyklėmis. Visos organizacijos turi skirtingas kultūras, todėl projektų vadovas turi prisitaikyti prie organizacijos kultūros. Pavyzdžiui, jei organizacijos kultūros standartas yra atvirumas ir sąžiningu¬mas, tai vykdant projektą šių standartų reikia laikytis ir parodyti kad jų yra laikomasi.

Pagal projekto apimtį galima išskirti keturias projektų kategorijas:

• Individualūs projektai – trumpalaikiai projektai, paprastai skirti vienam žmogui, kuris pa¬prastai dirba kaip projekto vadovas ir funkcinis vadovas.

• Personalo/etatiniai projektai – jie paprastai vykdomi vieno organizacijos vieneto ribose, pvz., viename skyriuje. Geriausiai veikia jei yra įtrauktas vienas funkcinis lygmuo.

• Specialūs projektai – paprastai vykdomi, kai reikia kokius nors veiksmus ir atsakomybę lai¬kinai priskirti kitiems asmenims ar padaliniams. Paprastai geriausiai veikia trumpalaikiuose projektuose.

• Matriciniai arba visa apimantys projektai – dalyvauja didžioji dalis organizacijos padalinių ir paprastai valdo milžiniškus išteklius.

Kiekvienoje iš šių projektų kategorijų yra skirtinga atsakomybė, darbų aprašymas, politika ir veiksmai. Projektų vadyba – tai procesas, siekiant įgyvendinti projekto tikslus remiantis esama or¬ganizacijos struktūra, arba specifinio pobūdžio orientuoti į vieną asmenį. Projektų vadyba yra pri¬taikoma bet kokiai veiklai, turinčiai siektiną tikslą.

Projekto gyvavimo ciklas

Kiekvienas projektas turi savitas vystymosi fazes. Teisingas šių fazių supratimas padeda projekto vadovams ir vykdytojams teisingai valdyti išteklius siekiant galutinio tikslo. Projekto vys¬tymosi fazės yra vadinamos projekto gyvavimo ciklu. Projekto gyvavimo ciklo fazės:

• Tyrimas ir plėtojimas.

• Įvedimas į rinką.

• Augimas.

• Branda.

• Smukimas.

• Pabaiga.

Projekto gyvavimo ciklas apima:

• Koncepcijos parengimo fazę.

• Projekto apibrėžimo fazę.

• Projekto kūrimo fazę.

• Projekto vykdymo fazę.

• Pabaigą.

Koncepcijos fazė apima projekto idėjos įvertinimą ir plėtojimą. Vienas iš pagrindinių šios fazės privalumų – atliekama preliminari rizikos analizė, nustatomi laiko, kainos ir veiksmų reikala¬vimai, numatoma kaip bus įtakojama pati institucija. Koncepcijos fazėje nustatoma, ar užteks turi¬mų išteklių – tiek finansinių, tiek žmogiškųjų, projektui įgyvendinti.

Koncepcijos fazės metu:

• Apibrėžti esamos sistemos poreikiai.

• Suformuota sistemos koncepcija, kurioje nustatoma strategijos gairės, dėl išteklių perpildy¬mo ar trukumo.

• Apibrėžiamas pirminis institucijos techninis, aplinkos ir ekonominis tinkamumas ir galimy¬bės taikyti projekte numatytus veiksmus..

• Nustatyti alternatyvūs tikslų siekimo keliai.

• Atsakyta į klausimus:

– Kiek kainuos?

– Kada pradės veikti?

– Kokie bus vykdoma veikla?

– Kaip ji integruosis į esamą institucijos struktūrą ir veiklą?

• Apibrėžti žmogiškieji ir nežmogiškieji ištekliai.

• Nustatyti veiksmai, kuriais bus siekiama apibrėžtų tikslų.

• Nustatyta projekto aplinka.

• Nustatytas struktūros organizavimas.

Antroji – apibrėžimo fazė. Šios fazės metu toliau tobulinami elementai, aprašyti koncepcijos fazės metu. Apibrėžimo fazėje būtina nustatyti reikalingus išteklius, siekiant užsibrėžtų tikslų laiku, su nustatytais ištekliais ir veiksmais. Šios fazės metu parengiami visi dokumentai, reikalingi ren¬giant projektą. Analizuojant projekto kainą, ji koncepcijos ir apibrėžimo fazės metu tik apytiksliai apskaičiuojama.

Projekto įgyvendinimo kaštai gali apimti vienkartines išlaidas naujoms technologijoms įsi¬gyti, technologijų tobulinimui, detaliam planavimui. Taip pat reikia nustatyti ir darbuotojo užmo¬kesčio išlaidas.

Apibrėžimo fazės metu:

• Nustatomi žmogiškieji ir nežmogiškieji ištekliai.

• Parengiama galutinių projektų schema.

• Parengimas detalaus projekto planas.

• Realių kainų, tvarkaraščio ir veiksmų plano sudarymas.

• Rizikos taškų nustatymas, klaidų pasekmėms ištaisyti plano sudarymas.

• Nustatyta vidinių ir išorinių sąveikų struktūra.

• Surenkami reikalingi dokumentai.

• Pradinis parengimas – projekto politika, atlikimo metodika, darbų aprašymas, biudžetas ir fondo reikalaujami dokumentai, laiškai, pareiškimai…

PROJEKTŲ RENGIMAS IR VADYBA

Projektas – iš anksto parengta dokumentacija, pagal kurią galima sukurti, rekonstruoti ir pa¬tobulinti tam tikrą objektą. Tai dokumentas, kuriame ekonominiu, techniniu ir socialiu aspektais pagrindžiami tikslai, įvertinamas galimas projekto poveikis, efektyvumo rodikliai, nurodomos pro¬jekto įgyvendinimui reikalingos lėšos bei finansavimo šaltiniai.

Projektas – tai yra dokumentas, kuriame aiškiai ir argumentuotai išdėstoma projekto suma¬nymo esmė, apibūdinama organizacijos būklė, numatoma projekto įgyvendinimo strategija ir ateities perspektyvos, prognozuojami projekto įgyvendinimo rezultatai.

Dėl patirties stokos, neteisingai suprasto projekto rengimo tikslo dažnai projektuose patei¬kiamos nerealios, konkrečiais rezultatais nepagrįstos prognozės, pasigendama atsakymų į daugelį klausimų. Paviršutiniškai parengta projekto schema, formuluočių neatitikimai sukuria neigiamą
apie projekto iniciatorius, mažina galimybes rasti finansavimo šaltinius, arba laimėti konkur¬są. Potencialius projekto finansuotojus paprastai domina labai konkretūs projekto klausimai, o pro¬jekto rengėjui naudingas pats atsakymo į klausimus ieškojimo procesas.

Projekto rengimo procesas paskatina jo rengėjus kritiškai įvertinti savo jėgas, galimybes, ka¬dangi reikia atsakyti į daug klausimų: kuo iš tikrųjų yra gera projekto idėja, kokią naudą duos jo įgyvendinimas. Atsakinėjant į tokio pobūdžio klausimus, projekto rengėjai bus priversti permąstyti įvairiausius atsakymų į klausimus variantus, įsivaizduoti kaip jie elgtųsi vienu ar kitu atveju. Tai verčia geriau pasirengti sunkumams ir iš anksto numatyti, kaip juos būtų galima nugalėti.

Projektas reikalingas tiek pačiam projekto rengėjui, tiek ir jo finansuotojams, taip pat ir or¬ganizacijos darbuotojams, nes jis:

• Padeda nustatyti organizacijos gyvybingumą;

• Yra orientyras, pagal kurį organizacija ir jos darbuotojai žingsnis po žingsnio sieks tikslo;

• Yra svarbus dokumentas, padedantis gauti finansinę paramą iš investuotojų.

Gerai parengtas projektas – tai dokumentas, padedantis jį skaitantiems įvertinti sumanymo perspektyvas, tačiau tai dar nėra garantija kad projektas bus finansuojamas.

Projekto struktūra

Projekto struktūra nėra tiksliai apibrėžta. Ji priklauso nuo institucijos, rengiančios ir įgy¬vendinančios projektą, nuo jos veiklos srities, projekto dydžio. Projekto sudėtingumas taip pat pri¬klauso nuo pačios institucijos dydžio, nuo jos plėtros perspektyvų. Tačiau yra klausimų, kurie do¬mina visus potencialius projekto rėmėjus ir kuriuos projekto rengėjas turėtų aprašyti viename ar ki¬tame projekto skyriuje. Tai organizacijos charakteristika, projekto pagrindinių veiksmų ir galutinio rezultato – produkto ar paslaugos aprašymas, aplinkos analizė, marketingo strategija, projekto veik¬los organizavimo ir organizacijos valdymo charakteristika, finansinė informacija.

Projekto viršelis, titulinis lapas

Informatyvus turi būti ir projekto viršelis, titulinis lapas.

Paprastai viršelyje nurodoma:

• Institucijos pavadinimas, adresas;

• Projekto pavadinimas;

• Institucijos vadovo vardas, pavardė, telefonas, faksas, ei. paštas;

• Projekto rengimo metai. Tituliniame lape nurodoma:

• Projekto esmė (keliais sakiniais);

• Pilnas institucijos pavadinimas, adresas;

• Įmonės kodas, registracijos numeris;

• Registravimo data;

• Atsiskaitomoji sąskaita banke;

• Projektą rengusių vardas, pavardė, telefonas, faksas, el.paštas

• Konsultantai (jeigu jų yra)

Projekto struktūra:

1. Bendra ketinimų apžvalga (reziumė, anotacija);

2. Projekto esmė:

• projekto idėja;

• pagrindiniai tikslai ir uždaviniai;

• siekiamas rezultatas.

3. Organizacijos charakteristika:

• Trumpa veiklos apžvalga;

• Organizacijos aplinkos aprašymas;

• Organizacijos paslaugų vartotoja

4. Projekto įgyvendinimas:

• Veiklos grafikas;

• Pagrindiniai projekto dalyviai ir vykdytojai;

• Pagrindiniai ištekliai;

• Objektai;

• Tikslinės auditorijos;

5. Organizacij os personalas:

• Informacija apie vadovus;

• Darbuotojai;

• Darbo užmokestis;

• Organizacijos struktūra.

6. Rizikos įvertinimas:

• Rizika, susijusi su išoriniai veiksniai;

• Organizacijos silpnosios vietos;

• Rizikos mažinimas.

7. Finansinis planas:

• Finansavimo šaltinių panaudojimas;

• Paj amų ir išlaidų planas;

8. Priedai:

• Finansinė informacija (balansai, pelno (nuostolių) ataskaita).

• Organizacijos registracijos pažymėjimas;

• Projekto dalyvių C V;

• Dokumentų, rengiant projektą kopijos;

Pateikta struktūra yra detali, tačiau praktikoje paprastai yra atsižvelgiama į rėmėjo reikala¬vimus.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2616 žodžiai iš 8707 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.