Projektų valdymas
5 (100%) 1 vote

Projektų valdymas

“ Project Management”, Rory Burka

Planing and Control Techniques , John Wiley and Gans Ltd N.Y. 343 p.

PROJEKTO RAIDOS CIKLAS

Projekto raidos ciklas ir darbo nutraukimo struktūra (WBS) pastaraisiais metais atsidūrė dėmesio centre kaip pagrindiniai rėmai struktūrų , skirtų padalinti veiklos sferą į įvykdomas fazes arba darbo paketus. Kur WBS yra hierarchinis vieklos sferos poskyris, projekto raidos ciklas padalina veiklos sferą į nuoseklias projekto fazes.

“PMI’s gidas į pažinimą (PMBOK, 1996, p.11) rašo” :… kadangi projektas yra unikalus ir įtraukia tikrąjį rizikos laipsnį , kompanijos, vykdydamos projektus ,juos iš esmės padalins į keletą projekto fazių tam, kad užtikrinti geresnę valdymo kontrolę. Šių projekto fazių visuma vadinama projekto raidos ciklu”.

Kai aš pirmą kartą išgirdau terminą “projekto raidos ciklas”, jis pasirodė man kaip neaiškus išsireiškimas, aš ankščiau buvau girdėjęs šį terminą taikant tik kalbant apie buožgalvius ir drugelius! Tačiau atidžiau panagrinėjus, visi projektai pereina per tam tikrą skaičių žinomų lygių nuo iniciavimo iki užbaigimo. Ir kadangi lygiai yra susiję tarpusavyje ir priklausomi vienas nuo kito, todėl vis dėl to yra priežastis sakyti, kad projektas praeina per savo raidos ciklą.

1. Projekto raidos ciklas ( 4 fazės)

Yra toks susitarimas , kad dauguma projektų turi keturias fazes tokiais pavadinimais:

· Konsepcijos ir iniciavimo fazė : ši frazė pradeda projektą nuo galimybės atsirasti produktui, įrengimams ar paslaugų įdiegimui. Tuomet tiriamos projekto įgyvendinamumo galimybės ir jeigu sprendimas teigiamas , projektas pereina į kitą fazę.

· Kūrimo ir plėtojimo fazė : šioje fazėje projekto įgyvendinamumo galimybės tyrimų metu gauti rezultatai yra naudojamai produkto kūrimui bei detalių planų ir tvarkaraščių jo gamybai arba įgyvendinimui sudarymui.

· Įgyvendimo arba konstrukcijos fazė : trečiojoje fazėje projektas įgyvendinamas nuo pradinio plano , išvystyto antrojoje fazėje.

· Patikrinimo ir Perdavimo fazė: ketvirtojoje fazėje patvirtinama , kad projektas yra įgyvendintas arba įvykdytas pagal planą ir projektas užbaigiamas.

Apžvelkime, pavyzdžiui, paprasto namo statybos projektą, kuris pereina per tokias fazes:

Konsepcijos ir iniciavimo fazė: naujo namo noras perauga į būtinybę. Apžvelgiamos alternatyvos ir pasirinkimai ir įvertinama geriausios alternatyvos įvykdymo galimybė.

Kūrimo ir plėtojimo fazė: pasirinkta alternatyva dabar kuriama ir vystoma detaliai, kartu su terminų, pirkimų, resursų ir biudžeto planavimu. Šioje fazėje gali būti nupirkta žemė ir pirmosios satybinės medžigos.

Įgyvendimo arba konstrukcijos fazė: pasirašomi kontraktai ir namas statomas pagal detalų planą, paruoštą ankstesnėje fazėje. Iškilus problemoms ar gavus tikslesnės informacijos , galima daryti pradinio (bazinio) plano pakeitimus.

Patikrinimo ir perdavimo fazė : pastatas tikrinamas ir priduodamas. Pastatas dabar jau paruoštas perduoti savininko šeimai.

Koncep Kūrimas Įgyvendinimas Patikrin

Pastangų lygis Akumuliuotos pastangos pastangų norma

Konsepcija ir iniciavimasKūrimas ir VystymasĮgyvendinimas arbaKonstrukcijaPatikrinimas ir perdavimas

1 pav. Projekto raidos ciklas (tai yra tipinė prezentacija, parodanti projekto fazes, pastangų lygį ir išlaidų lygį)

Nagrinėjant projekto raidos ciklo modelį toliau, apžvelkime keletą kitų įdomių charakteristikų:

· Projekto fazės vadinamos pagal jų metu atliekamus veiksmus, pvz., inicijuoti, kurti, konstruoti ar perduoti.

· Projekto fazių seka paprastai įtraukia tam tikros formos technologinį perėjimą arba perdavimą nuo vienos fazės prie kitos, tokį kaip :

· nuo projekto sąntraukos iki kūrimo ir vystymo

· nuo detalaus plano iki gamybos

· nuo konstrukcijos iki patikrinimo

· nuo patikrinimo iki naudojimo

Tai taip pat vadinama “peršokimu per sieną” , jeigu nėra lydima atitinkamų diskusijų ir paaiškinimų.

· Projekto fazės pabaigoje paprastai pateikiama galimybės pateikti ir įvykdymo apžvalga tam ,kad apibrėžti galutines išvadas, jeigu projektas turi būti tesiamas kitoje fazėje.

· Kiekviena fazė gali būti planuojama ir kontroliuojma kaip mini projektas.

· Kiekvieną fazę gali vykdyti skirtingi skyriai ar kompanijos.

· Jeigu projektui vystantis per fazes tikslai ir objektai keičiasi, projekto valdymo procesas turėtų tuos pasiketimus atspindėti.

Kai kurios kitos projekto raidos ciklo charakteristikos , kurios bus vystomos kituose skyriuose įtraukia:

· Įndėlius, procesus ir išeigą.

· Pagrindinius darbus, etapus, baigimo taškus ir patvirtinimus kiekvienoje fazėje.

· Fazių persidengimus (greita seka)

· Diagraminis pastangų lygį (žmogiškų išteklių ar pinigų srautus) prieš raidos ciklą.

· Diagraminį poveikio lygį prieš pakeitimų kaštus (priekinės pusės svarbą).

· Projekto gyvavimo ciklo kaštai.

2. Įndėlio, proceso ir produkcijos formatas

Projekto raidos ciklas padalina projektą į tam tikrą skaičių apibrėžtų projekto fazių ar lygių ir šios fazės gali būti toliau
skaidomos į įndėlio , proceso ir produkcijos formatą. Tai suderinta su žinojimo pagrindo traktavimu apibūdinant projekto valdymo procesą indėlio, produkcijos , įnstrumentų ir technikos (žiūr. 2 pav.)

3. Pagrindiniai darbai, etapai , atskaitos taškai ir patvirtinimai

Kiekvienoje fazėje gali būti tam tikras sakičius pagrindinių darbų, etapų ir atskaitos taškų, kurie padeda sukoncentuoti projekto komandą ir įvesti kontrolę. Tokia ataskaita bus naudingas dokumentas šios informacijos saugojimui ir pristatymui (žiūr. 2 ir 3 pav.).

Akumuliuotos pastangosPastangos

Konsepcija Kūrimas Įgyvendinimas Patikrinimas

Indėlis Indėlis Indėlis Indėlis

Problema ar galimybė pasirinkti, projekto sąntrauka, projekto statusas leidimas eiti tolyn ir kurti produktą Leidimas įgyvendinti projektą Patikrinimo planas,užbaigimo paskelbimas

Procesas Procesas Procesas Procesas

Projekto pasiūlymas, įgyvendinamumo galimybės tyrimas, Suinteresuotų pusių nustatymas, kaštų-pelno analizė Produkto kūrimas, detalių planų sudarymas, WBS,”CPM”ir biudžetai Kontraktai ir išvadų instrukcijos, įranga ir spaslaugų įsigyjimas, produkto gamyba arba problemos išsprendimas Produkto “paleidimas” ir testavimas. Ar problemos išsprestos ? Pogamybinių brėžinių ir vartotojo vadovų paruošimas.

Pagrindiniai darbai Pagrindiniai darbai Pagrindiniai darbai Pagrindiniai darbai

Atskaitos taškai Atskaitos taškai Atskaitos taškai Atskaitos taškai

Produkcija Produkcija Produkcija Produkcija

Įgyvendinamumo tyrimo ataskaita Pradinis planas (kūrimas ir tvarkaraštis) Pabaigimo sertifikatas Pabaigimo ataskaita

Patvirtinimas Patvirtinimas Patvirtinimas Patvirtinimas

Sprendimas eiti ar neiti toliau ir tęsti kūrimo fazę Vykdyti projektą Paruoštas patikrinimui Projektą priėmė klientas

Grafikas 2 : Projekto raidos ciklo komponentai (tipiniam projektui, naudojant tai kaip standartinę ataskaitą prilyginkite komponentus vienam iš savo projektų)

Akumuliuotos pastangos Visas projekto raidos ciklas LAIKAS Planas Įvykdymas 1 Fazė 2 Fazė 3 Fazė 4 Fazė Konsepcija Vystymas Įgyvendinimas Užbaigimas kurti vystyti vykdyti baigti (C) (D) (E) (F)- Rinkti duomenis – Paskirti pagrindinius – Įsteigti: – Pabaigti produktą- Nustatyti poreikį komandos narius – organizaciją – Apžvelgti ir priimti- Nustatyti: – vesti studijas – komunikacijas – Perduoti produkto – tikslus, objektus – vystyti veiklos sferos – Motyvuoti komandą priklausomybę- ekonomines galimybes pagrindus: – Detalizuoti techninius – Įvertinti projektą- suinteresuotus asmenis – galutinį produktą reikalavimus – dokumentuoti – rizikos laipsnį – kokybės standartus – Sukurti : rezultatus- strategiją – resursus – darbo paketus – Perskirstyti resursus- potencialią komandą – veiklos sritis – detalų tvarkaraštį – Perskirstyti projekto- Apytikriai apskaičiuoti – Nustatyti : – informacijos kontrolės komandąresursus – pagrindinį planą sistemas- Identifikuoti alternaty- – biudžetą, pinigų srautus – Aprūpinti prekėmis irvas – DNS paslaugomis- Pristatyti pasiūlymus – taisykles ir procedūras – Vykdyti darbo paketus- Gauti patvirtinimą – Įvertinti riziką – Nurodyti /stebėti / prog-kitai fazei – Patvirtinti įteisinimą nozuoti/ kontroliuoti : – Pristatyti projekto – veiklos sferą santrauką – kokybę- Gauti patvirtinimą – laikądirbti toliau – kaštus – Spręsti problemas

3 Pav. Projekto raidos ciklas (bendras) (iš PMBOK serijos 1 tomo Wideman ir Fellow, 1991, p.111-2)

4. Fazių persidengimas (greita seka)

Projekto fazės parodytos čia nuosekliai, bet praktikoje gali būti tam tikri fazių persidengimai. Prieš tai vykusios fazės rezultatai paprastai yra patvirtinami prieš pradedant einamosios fazės darbus. Tačiau, jeigu prieš tai buvusios fazės rezultatai tvirtinami palaipsniui ir darbas pradedamas dar pilnai nepasibaigus primajai fazei, ši praktika būtų vadinama greitąja
Pavyzdžiui , laivo statymo projekte , korpuso statybos darbai gali prasidėti palaipsniui, kai tik paruošiami brėžiniai ir panašiai priduodami kai darbas pabaigtas.

Koncep Kūrimas Įgyvendinimas Patikrin

Sąnaudos Akumuliuotos pastangos

KonsepcijaKūrimas KonstrukcijaPatikrinimas

4 Pav.: Projekto raidos ciklas (pavaizduoti keturių pagrindinių veiklos rušių brūkšniai persidengiantys projekto fazėse)

5. Pastangų lygis

Projekto raidos ciklas dažnai pristatomas kartu su ,su juo susijusiu pastangų lygiu.

Pastangų lygis gali būti bet koks parametras , kuris kinta projekto vykdymo laike, kuris gali būti pamatuotas, bet patogiausiai išreiškiamas žmogaus darbo valandomis arba kaštais. Šie parametrai gali būti pavaizduoti kaip priklausomybė nuo sąnaudų lygio ir /arba priklausomybė nuo sukauptų išlaidų (žiūr 1 pav.) .

Grafikas aiškiai parodo lėtą pastangų augimą pirminėse fazėse, kai projektas kuriamas ir vystomas. Pastangų augimas pagreitėja įgyvendinimo fazėje ir maksimaliai išauga kai darbo rezultatai vertinami, prieš staigų kritimą, kai darbas pabaigtas ir priimtas ir projektas baigiamas.

Žiūrint iš šio taško, galima sakyti , kad kadangi didžiausias pastangų lygis yra gamybos ir įgyvendinimo fazėje, tai yra svarbiausia fazė, nulemianti projekto sėkmę – be to tai fazė, kurioje produktas sukuriamas. Savaime aišku, kad instrumentai ir technika, išvystyta septintajame dešimtmetyje (PERT, CPM, WBS) buvo taikoma buten šiai fazei. Bet mes turime atsižvelgti į skirtumą tarp efektyvumo ir veiksmingumo, efektyvumas – tai darbo atlikimas gerai, o veiksmingumas – tai teisingo darbo darymas.

6. Įtakos lygis prieš pakeitimų darymo kaštus ( pradžios svarba)

Septintajame ir aštuntajame dėšimtmetyje projektų valdymo įrankiai ir technika pakrypo į susikoncentravimą ties projekto raidos ciklo įgyvendinimo faze , kuri suprantama svarbi didžiausiam pastangų lygiui, kur patiriamos didžiausios išlaidos , bet devintajeme dešimtmetyje pradėta labiau išryškinti projekto pradžią, kurioje priiminėjami planų, ketinimų sprendimai. Čia yra analizuojamos akcininkų reikmės , vedamos įvykdymo galimybių studijos, skatinamas vertės valdymas , įvertinama projekto rizika ir kuriamas produktas. Be to iniciavimo fazės turi didžiausią potencialą padidinti vertę , kadangi įgyvendinimo fazė , net nors ir turinti didžiausias išlaidas, neturi daryti nieko daugiau kaip įgyvendinti produkto gamybą pagal planą. Vėliau ,bet kokių pakeitimų darymo kaštai dėl klaidų planuose arba kliento norų pasiketimo auga palaipsniui, projektui vystantis (žiūr . 5 pav).

Kai tik projektas tampa labiau sudėtingas ir kompleksiškas kartu su laiko spaudimu trumpinti įgyvendinimo fazę, tai poreikis turėti planą iš pat pradžių pasidaro labai svarbi. Svarstant laivų statymo projektą, variklio patalpos įrengimo kaštų pakeitimas kūrimo ir vystymo fazėje būtų brėžinių perdarymui reikalingų darbo valandų kaštai. Tačiau, pakeitimas įgyvendinimo fazėje būtų ne tik kūrimo išlaidos , bet taip pat išlaidos ir jau pastatytų įrengimų pakeitimui bei naujų pastatymui, papildomi darbo kaštai ir gal būt baudos už pavėluotą pristatymo laiką. Šie kaštai skatina modelių testavimą ir kompiuterinių simuliatorių naudojimą, kur idėjos ir sprendimai gali būti pratestuoti mažesnėmis sąnaudomis prieš įgyvendinimo fazę.



Koncep Kūrimas Įgyvendinimas Patikrin Naudojim

Įtakos lygis Vertės padidinimo potencialas Pakeitimų kaštai

Konsepcija ir iniciavimasKūrimas ir VystymasĮgyvendinimas arbaKonstrukcijaPatikrinimas ir perdavimas

Vieno dalyko pakeitimo kaštai IT projekte 1000 USD1 USD 10 USD 100 USD Operacijos fazė

Grafikas Nr. 5 : Vertės padidinimo potencialas / pakeitimų kaštai (parodo tipinius pakeitimų darymo kaštus IT gamyboje)

Akcininkų išlaidos produkto kūrimui arba potenciali galimybė padidinti projekto vertę mažėja projektui vystantis. Kūrimo stadijai besivystant, kūrimo darbai turi būti “užšaldomi” etapais tam , kad kūrimas progresuotų. Pavyzdžiui , jeigu finansavimas pasiketė po to, kai pastato projektas pabaigtas, visi projektavimo skiačiavimai turi būti atliekami iš naujo.

Tai aiškiai parodyta grafike Nr. 5, kur išlaidų lygis ir pakeitimų darymo kaštai pavaizduoti projekto raidos cilkle. Projekto pradžioje, vertės padidinimo potencialas ir kaštų taupymas yra aukščiausiame taške, bet greitai mažėja projektui besivystant, o atvikštinė kreivė yra sudėtinės bet kokių pakeitimų darymo išlaidos. Finansiškai apsimoka atitinkamai panaudoti daugiau laiko ir pastangų pirminėse fazėse tam , kad gauti gerus
projektus prieš pradedant įgyvendinimo fazę.

Iš HENLEY Vadybos Koledžo MBA programos užrašų (1997):

· Hitachi pareiškė, kad 75 % gamybos kaštų yra išnaudojami produkto kūrimui.

· Mazda nustatė, kad 50 % produkto kokybės priklauso nuo kūrimo fazės.

· Nustatyta, kad programinės įrangos gamyboje pataisyti klaidą , kai įranga jau naudojama yra mažiausiai 250 kartų brangiau negu padaryti tai kūrimo stadijoje.

· Žinoma , kad daugiau kaip 40 % programninės įrangos klaidų atsiranda reikalavimų nustatymo ir kūrimo fazėse.

Galimybė pagerinti atlikimo kokybę ir visų tipų projektų rezultatai yra projekto pradžioje. Didžiausia galimybė įtakoti projektą , sumažinti projekto kaštus , padidinti vertę , pagerinti atlikimo kokybę ir padidinti pritaikomumą yra pačiose pirmose konsepcinėse ir kūrimo stadijose. Bet kai pradedamos gamybos ar įgyvendinimo stadijos, galimybė įtakoti kaštus gerokai sumažėja. Iš to seka, kad projekto vadovas turi būti paskirtas per pačias pirmasias fazes, tam kad užtikrinti maksimalų glaimybių įtakoti projekto efektyvuma panaudijimą.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2044 žodžiai iš 6811 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.