Skaičiuoklės darbo sąrašas

Turinys:

Įvadas 3

Užduoties formulavimas 3

Skaičiuoklės darbo sąrašas 4

Duomenų sąraše rikiavimas 7

Suvestinės, tarpiniai skaičiavimai 8

Įvedamų duomenų patikra 10

Duomenų formų naudojimas 11

Išvada 13

Informacijos šaltiniai 13

Įvadas:

Daugelis vartotojų mano, kad sistemos Microsoft Office programos Excel skaičiuoklės yra labai naudingos informacijai apie klientus, produktus, pardavimo pajamas ir kitų tipų duomenis rinkti. Tačiau kai vienoje skaičiuoklėje esančių duomenų apimtis padidėja ir duomenys užpildo daugybę stulpelių ar eilučių, jų rūšiavimas gali tapti iššūkiu. Pavyzdžiui, jei norite išskirti tam tikro regiono paskutinių šešių mėnesių 10 geriausių klientų, galite sugaišti daug laiko peržiūrėdami savo duomenų įrašus.

Laimei, programoje Excel yra paprastas naudoti automatinis filtravimas, skirtas rodyti tik tai, ką norite matyti, o visa kita – slėpti. Filtruojant duomenys niekaip nekeičiami. Pašalinus filtrą, jūsų duomenys vėl rodomi tokie, kokie buvo prieš filtruojant.

Štai kaip naudoti automatinio filtravimo įrankį programoje Excel.

Užduoties formulavimas:

Dirbsime su skaičiuoklės lapo sąrašais ir bandysim išmokti naudotis šiomis komandomis : Data > Sort; Data > AutoFilter ir Advanced filtre; Data > Subtotals; Data > Validation; Data > Form. Suformuluosime skaičiuoklės lapo sąrašus: „Gamyba“ skirtą gamybos padalinio produkcijos apskaitai ir „Kompiuterių pardavimas“ kuriu duomenis turi būti surasti kompiuterinių firmų interneto svetainėse.

Skaičiuoklės darbo sąrašas

Sąrašais vadinami vienodos struktūros duomenų rinkiniai. Excel sąrašai yra pateikiami lentelėse, kurių antraštės aprašo pateiktus įrašus, o eilutėse pateikiami patys įrašai. Sąrašai leidžia iš vienos duomenų saugojimo struktūros sudaryti daug įvairiems poreikiams pritaikytų struktūrų vadinamų ataskaitomis. Turimiems sąrašams tvarkyti taikomos įvairios operacijos, iš kurių aptarsime duomenų atranką arba filtravimą, duomenų rikiavimą arba rūšiavimą ir tarpinių ir galutinių skaičiavimo rezultatų įterpimą į sąrašus arba suminių ataskaitų sudarymą.

1. Duomenų atranka

Duomenų išrinkimas iš visumos ir pateikimas tik vartotojui reikalingų įrašų – tai filtravimas. Sąrašų filtravimui skirtos dvi komandos:

AutoFilter – automatinis filtras;

Advanced Filter – patobulintas filtras.

Autofilter atrenka įrašus pagal vieną pasirinktą požymį, tačiau leidžia filtravimo sąlygą aprašyti paprastai, t. y. išrinkti tik konkrečius įrašus arba sukurti sudėtingesnį filtrą, t. y. išrinkti įrašus, atitinkančius aprašytą loginę sąlygą.

Advanced Filter atrenka įrašus pagal du, tris ar daugiau požymių. Sudėtingas filtras užrašomas atskirai nuo pagrindinio sąrašo, o atlikus filtravimą atrinkti įrašai pateikiami atskiru sąrašu.

1.1 Pavyzdys

PVZ. Naudojant AutoFilter reikia sudaryti du sąrašus, t. y. išrinkti pavardes darbininku, kurių:

1. gaminio kiekis yra 10 ir daugiau, bet mažesnis už 13;

2. Pavardės prasideda raide K ir M.

Atliekame:

Pav. 1

1. Žymeklį perkeliame į lentelę;

2. Įjungiame automatinį filtrą meniu komandų seką Data/Filter/AutoFilter ir stulpelių pavadinimų eilutėje atsiranda rodyklytės;

3. Pasirinktame stulpelyje paspaudę rodyklytę, iškviečiame dialogo langą, kuriame pasirenkame kokius įrašus norime išrinkti:

– All – rodyti lentelėje viską;

– Top 10 – iškviesti kortelę norimam skaičiui didžiausių ar mažiausių įrašų verčių išrinkti;

– Custom – dialogo langas vartotojo loginei sąlygai užrašyti;

– Blanks – parodyti eilutes, kuriose stulpelio ląstelės tuščios;

– NonBlanks – parodyti eilutes, kuriose stulpelio ląstelės užpildytos;

– Matomi pasirinkto stulpelio ląstelių įrašai.

Gamybos sąrašui pagal pasirinktą požymį sudaryti pasirenkame Custom ir dialogo lango Custom AutoFilter laukeliuose įrašome filtravimo loginę sąlygą . Sąlygos nusakomos:

– equals – lygu;

– does not equals – nelygu;

– is greater than – daugiau;

– is greater than or equal to – daugiau arba lygu;

– is less than – mažiau;

– is less than or equal to – mažiau arba lygu ir kt.

Jei filtruojame pagal pirmąją sąlygą, tai Custom AutoFilter laukeliuose įrašome: viršutiniame kairiajame – is greater than or equal to (daugiau arba lygu), o dešiniajame – 10. Kadangi reikia nurodyti ir gaminio kiekio viršutinę ribą, tai esant įjungtam ?And, apatiniuose laukeliuose kairiajame įrašome – is less than (mažiau), o dešiniajame – 13. Paspaudžiame Ok.

Jei filtruojame pagal antrąją sąlygą, tai Custom AutoFilter laukeliuose įrašome: viršutiniame kairiajame – equals (lygu), o dešiniajame – K*(pavardės prasidedančios K raide), apatiniuose laukeliuose – kairiajame įrašome – equals (lygu), o dešiniajame – M*, esant įjungtam ?Or.

Jei filtruojant svarbios dvi pirmosios pavardės raidės, tai įrašome, pvz. Pa* ir paspaudžiame Ok.

4. Lentelėje pateikiami įrašai atitinkantys filtravimo sąlygas, kuriuos nukopijuojame į pasirinktą vietą;

5. Stulpelyje paspaudę rodyklėlę ir įjungę All , atstatome lentelėje visus įrašus;

6. Išjungiame
automatinį filtrą meniu komandų seka Data/Filter/AutoFilter.

Pav.2. Gamybos sąrašas sudarytas pagal pirmąją filtravimo sąlygą

Pav.3. Gamybos sąrašas sudarytas pagal antrąją filtravimo sąlygą

1.2 Pavyzdys

Pvz. Naudojant sudėtingą filtrą Advanced Filter reikia sudaryti darbininku sąrašą, t. y. išrinkti pavardes darbininku, kurių pavardės prasideda raide M, jų gaminiu kaina ne didesne kaip 180 Lt. ir gaminiu kiekis didesnis nei 10.

Pav.4.1

Atliekame:

1. Žymeklį perkeliame į filtruojamo sąrašo laisvai pasirinktą ląstelę;

2. Pateikiame meniu komandų seką Data/Filter/ Advanced Filter;

3. Advanced Filter dialogo lango laukeliuose įrašome:

– List Range – filtruojamų duomenų sąrašo vietą, pvz. A2:I34; Pav.4.3

– Criteria Range – sudėtingo filtro vietą, pvz. B36:D37; Pan.4,2; Pav.4.3

– Naują darbuotojų sąrašą paliekant senojo sąrašo vietoje, įjungiame Filter the list, in-place, tačiau nukopijavus sąrašą, reikės išjungti filtrą meniu komandų seka Data/Filter/Show All; Pav.4.3