ĮVADAS
Kiekvieną dieną mes susiduriame su begale organizacijų. Tai vyksta
visur – darbe, namuose, ilsintis, sportuojant, keliaujant ir pan. Didesnę
savo gyvenimo dalį mes taip pat esame vienos ar kitos organizacijos nariai.
Paprastai mes nesigiliname į procesus, vykstančius organizacijos viduje,
jos valdyme, iš pirmo žvilgsnio visa tai atrodo paprasta ir elementaru.
Tačiau visos organizacijos, nesvarbu kokios struktūros jos bebūtų, turi
sudėtingą mechanizmą, kurį būtina gerai įsisavinti ir perprasti.
Visas organizacijas į vieną visumą sujungia ir išlaiko grupė žmonių,
pripažįstančių, kad dirbti kartu ir siekti bendro tikslo yra naudinga.
Todėl bet kurios organizacijos vienas esminių elementų yra tikslas. Jis
gali būti įvairus – gaminti kokį nors produktą, plėsti prekybą, dalintis
naujovėmis, reklamuoti, siekti kuo didesnio pelno ir pan., tačiau kad ir
koks tikslas bebūtų, jis yra būtinas organizacijai, jis ir yra organizaciją
siejantis veiksnys.
Organizacijos savo tikslams siekti sukuria tam tikrą programą ar
tvarką, t. y. planuoja savo veiklą. Be jo paprasčiausiai neįmanoma
efektyviai veikti.
Visai šiai, iš pažiūros paprastos sistemos veiklai užtikrinti
reikalinga priežiūra, kontrolė, vadovavimas. Kitais žodžiais tariant
organizacijai būtinas valdymas. Valdymas – tai nuolatinis organizacijos
“formos palaikymas”. Visos organizacijos turi asmenis, atsakingus už tai,
kad tikslai būtų pasiekti. Tai – vadovai. Vienoje organizacijoje jie matomi
geriau, kitoje blogiau, tačiau blogai valdoma organizacija gali visai
žlugti.
Šis darbas – apie organizacijų valdymą, apie pagrindines organizacijos
vadovo veiklos kryptis. Mes labiau domėsimės vadinamosiomis formaliomis
organizacijomis, tokiomis kaip verslo ir religinės organizacijos,
valstybinės įstaigos ir ligoninės – tai yra tokiomis, kurios savo klientams
ar lankytojams siūlo prekes ar paslaugas, o savo nariams sudaro galimybes
siekti karjeros. Tačiau visai nesvarbu, ar organizacijos yra formalios ar
ne. Visų jų vadovų pagrindinis uždavinys tas pats – padėti kitiems
organizacijos nariams ir pačiai organizacijai suformuluoti ir įgyvendinti
tam tikrus tikslus.
Darbo tikslas – pagrindinių vadovo funkcijų analizė.
Uždaviniai:
1. Susipažinti su vadovo vaidmeniu organizacijoje.
2. Išnagrinėti esmines valdymo funkcijas.
3. Dabartinių pokyčių valdyme apžvalga.
1. Vadovas – kas tai?
Vadovavimas žmonėms – mokslas ir menas. Darbo kolektyvo vadovui keliami
dideli reikalavimai visose visuomeninio gyvenimo sferose ir visuose valdymo
lygiuose. Jis turi būti ne tik geras specialistas, bet ir gabus
organizatorius, aukštos kultūros, plačios erudicijos kolektyvo lyderis,
sugebantis įžiebti žmonėms entuziazmą ir vesti juos paskui save.
Kiekvieną kartą, iškilus kokiems nors neaiškumams ar nesklandumams,
pagalbos kreipiamės į vadovą. Pas vadovą einame ir norėdami gauti darbą
kokioje nors įmonėje, kai norime dalyvauti kokiuose nors posėdžiuose taip
pat atsiklausiame vadovo. Vadovo nuomonė mums itin svarbi, kai tenka
priimti sprendimus. Taigi be vadovo jokia veikla organizacijoje siekiant
bendro tikslo yra neįmanoma.
Vadovo vaidmuo organizacinėje veikloje, atliekant įvairius darbus yra
ypatingas ir labai svarbus, o taip pat ir nelengvas bei reikalaujantis be
galo didelės atsakomybės. Ne kiekvienas žmogus gali vadovauti. Būti geru
vadovu reikia sugebėti, tai reikalauja daug darbo, pastangų ir laiko.
Kylant šalies išsivystymo lygiui, steigiantis vis daugiau naujoms
firmoms ir individualioms įmonėms, vadovavimo problema tampa vis
aktualesne, jai skiriama vis daugiau dėmesio, leidžiamos įvairios knygos,
skirtos jau esamiems ir būsimiems vadovams, kuriose duodami įvairūs
patarimai, pamokymai, kaip būti geru vadovu. Tai yra labai svarbu, nes su
tuo glaudžiai susijęs ir pats darbas įmonėje, jo efektyvumas, našumas,
rezultatai. O juk kiekvienas vadovas yra suinteresuotas, kad jo veikla būtų
sėkminga, klestėtų įmonė, įsitvirtintų rinkoje, ją pripažintų visuomenė ir,
žinoma, gautų kuo didesnį pelną.
Iš įvairių personalo kategorijų vadovai pagal formavimo šaltinių
įvairovę, pareigybinio augimo galimybes, darbo su personalu sudėtingumą yra
reprezentatyviausia grupė (kitose valdymo personalo grupėse vykstantys
procesai yra santykinai paprastesni). Savo ruožtu vadovų darbas, jų
formavimas ir ugdymas, palyginti su specialistų ir kitų tarnautojų, taip
pat sunkesnis.
Vadovai apibūdinami labai įvairiai. Vieni teigia, kad “vadovų funkcija
yra sprendimo priėmimas visais valdymo aparato veiklos svarbiausiais
klausimais, įskaitant ir pavaldžių objektų valdymą, ir paties aparato darbo
organizavimą”. Kiti autoriai, be įgaliojimų priimti sprendimus, į pirmą
vietą iškelia tokius vadovavimo veiklos aspektus, kaip atsakomybę už
valdymo proceso eigą ir rezultatus. Kai kurie autoriai pagrindu laiko
vadovo darbo sritį:
“Vadovai koordinuoja ir nukreipia atskirų valdymo
aparato grandžių ar vykdytojų darbą, vadovauja gamybiniams padaliniams,
kontroliuoja ir reguliuoja gamybą ir viso personalo veiklą, vykdant
kiekybinius ir kokybinius planinius uždavinius”.
Vadovas – tai žmogus, galintis priimti sprendimus pagal savo
kompetenciją įvairiose jam patikėto personalo veiklos srityse, atsakingas
apskritai už valdomo padalinio rezultatus, veikiantis jam patikėtą
personalą per savo padalinius.
Valdymo teorijos pradininkas A. Fajolis teigė, kad pirmoji sąlyga,
keliama įmonės vadovui – būti geru administratoriumi, tai yra sugebėti
atlikti šias pagrindines valdymo funkcijas:
• numatyti,
• organizuoti,
• tvarkyti,
• derinti,
• kontroliuoti.
Antroji sąlyga – kompetentingumas, tai yra vadovas privalo išmanyti
specialias įmonės funkcijas.
Išskiriami tokie gabaus vadovo bruožai:
1. Gabus vadovas (profesionalas) visų pirma orientuojasi į žmones,
gerai žino, jog darbą atlieka ne mašinos, o žmonės. Kad ir kokia
tobula būtų technika, be žmonių ji neveikia ir yra nenaudinga.
Todėl gabus vadovas daugiausia pastangų skiria žmonių veiklai
organizuoti, planuoti ir kontroliuoti. Stengiasi geriau pažinti
pavaldinius, geruosius ir silpnuosius jų bruožus ir remiasi
kolektyvo išmintimi.
2. Orientuojasi į žmogų. Norint valdyti ūkinius procesus (ir ne tik
juos), būtina perprasti individualias kiekvieno darbuotojo savybes.
Nuo jų ugdymo, nukreipimo ir pripažinimo priklauso entuziazmas,
darbo kokybė ir efektyvumas. Gabus vadovas daug dėmesio skiria
kiekvienam žmogui, stengiasi ir moka prieiti individualiai,
nuoširdžiai domisi pavaldinio gyvenimu, jo rūpesčiais, siekiais ir
nesėkmėmis. Orientuodamasis į kitą žmogų, gabus vadovas ypač atidus
jauniems darbuotojams.
3. Aiškiai ir konkrečiai paskirsto pareigas ir atsakomybę, nes suvokia,
kad pats visko neaprėps, vienas visko nepadarys. Paskirstydamas
pareigas ir atsakomybę, perduodamas savo teises, ugdo pavaldinių
aktyvumą, atsakomybę, iniciatyvą ir kūrybinį požiūrį į pareigas ir
darbą.
2. Vadovų tipai
Terminą “vadovas” vartojame turėdami omenyje visus asmenis,
atliekančius pagrindines valdymo veiklos funkcijas. Vienas iš būdų suvokti
valdymo sudėtingumą – suprasti, jog vadovai gali
dirbti įvairiuose organizacijos lygiuose ir skirtingose organizacijos
veiklos srityse. Peržvelgsime įvairių vadovų lygius bei darbo specifiką.
Skiriami tokie vadovų lygiai (2):
1. Žemiausio lygio vadovai. Organizacijos žemiausias lygis, kuriame
individai atsako už kitų žmonių darbą, yra vadinamas pirmąja
linija, arba žemiausiu valdymo lygiu. Žemiausio lygio vadovai
vadovauja ne valdymo darbuotojams. Jie kitų vadovų nevaldo. Tai,
pavyzdžiui, gali būti meistras ar darbų vykdytojas gamybos
organizacijoje, technikos prižiūrėtojas tyrimų skyriuje ar
vyriausybės sekretorius didelėje įstaigoje. Žemiausio lygio
vadovai dažnai vadinami “prižiūrėtojais”.
2. Vidurinio lygio vadovai. Šis terminas gali būti vartojamas
vadinti ne vieno, o kelių organizacijos lygių vadovams. Vidurinio
lygio vadovai vadovauja žemesnio lygio vadovams, ir kartais
specialistų (paprastai ne vadovų) veiklai. Vidurinio lygio vadovų
pagrindinė funkcija – vadovauti jų organizacijos politikos
įgyvendinimo veiksmams ir derinti viršininkų reikalavimus su savo
pavaldinių sugebėjimais.
3. Aukščiausio lygio vadovai. Jie atsako už visos organizacijos
valdymą. Paprastai organizacijose šio lygio vadovų būna nedaug.
Jie kuria organizacijos veiklos politiką ir reguliuoja
organizacijos ryšį su jos aplinka. Dažniausi tokių vadovų
“titulai”: direktorių valdybos pirmininkas, direktorius,
valdytojas, prezidentas, viceprezidentas.
Kiti autoriai išskiria dar vieną – aukštesnįjį vadovų lygį. Tai
tarpinis lygis tarp vidurinio ir aukščiausio vadovų lygių. Šio lygio
vadovai vadovauja aukščiausiojo valdymo lygio deleguotai sričiai, t. y.
atsako už tai, kad būtų pasiektas dalinis tikslas. Tai, pavyzdžiui, gali
būti krypčių direktoriai, veiklos sričių vadovai (1).
Kitas svarbus vadovų klasifikavimas – pagal veiklų, kurias jie valdo,
specifiką. Organizacijos dažnai apibūdinamos kaip funkcijų visuma. Šia
prasme funkcija yra panašių veiklų visuma. Pavyzdžiui, marketingo funkcija
paprastai susideda iš pardavimo, rėmimo, paskirstymo bei rinkos
tyrimo.Pavyzdžiui, “Coca Cola” firmoje marketingo funkcija – atsakomybė už
televizijos reklamą, o tyrimo bei plėtojimo funkcija – atsakomybė už
specialiąją “Coke” formulę. Universitete
fakultetas – funkcija, nes
jo narių veikla skiriasi nuo to, ką daro, tarkime, filosofijos fakulteto
nariai.
Pagal veiklos specifiką vadovai yra skirstomi taip:
1. Funkciniai vadovai. Funkciniai vadovai atsakingi už kurią nors
konkrečią veiklos sritį, pavyzdžiui, gamybą, marketingą ar
finansus, vadovauja funkcinei grandžiai. Jie gali priimti
sprendimus, atitinkančius jų kompetenciją, jų funkcijas, tačiau
sprendimai įgyvendinami per linijinius vadovus, t. y. funkciniai
vadovai veikia kaip linijinio vadovo štabo viršininkai ir tik
savo funkcijoje jie atlieka linijinio vadovo funkcijas.
2. Linijiniai vadovai. Linijinis vadovas atsakingas už tam tikrą
visą sudėtingą vienetą, pavyzdžiui, visą kompaniją, jos padalinį
ar savarankiškai dirbantį skyrių. Jis ar ji atsako už visas to
vieneto veiklas: gamybą, marketingą ir finansus. Maža kompanija
gali turėti tik vieną linijinį vadovą, pavyzdžiui, savo
prezidentą ar viceprezidentą, atsakingą už vykdomąją valdžią ir
pan., tačiau didelė kompanija gali turėti kelis linijinius
vadovus ir kiekvienas jų vadovauja sąlygiškai savarankiškam
vienetui. Pavyzdžiui, didelėje maisto kompanijoje gali būti
bakalėjinių prekių, greitai gendančių produktų ir šaldytų
produktų skyriai, ir už jų veiklą atsako atskiri linijiniai
vadovai. Kaip mažos kompanijos vyriausiasis vadovas yra
atsakingas už visą kompaniją, taip kiekvieno iš šių skyrių
vadovai atsako už visas savo skyriaus veiklas.
Svarbu nepamiršti, jog tiek funkciniai, tiek linijiniai vadovai
planuoja, organizuoja, vadovauja bei kontroliuoja. Ir vėl skiriasi tik jų
prižiūrimų veiklų masteliai.
3. Pagrindinės vadovo funkcijos
Vadovo veikla yra labai įvairi. Tai reiškia, jog vadovai organizacijose
atlieka daug skirtingų funkcijų.
Įdomiai vadovų funkcijas aiškina H. Mitzbergas. Nagrinėdamas vadovų
darbo turinį, jis nurodo vieną bruožą – vadovų vaidmenis. Autorius teigia,
kad, panašiai kaip aktorius scenoje, vadovas, susiklosčius atitinkamai
situacijai, atlieka tam tikrą vaidmenį. Taigi vadovo vaidmuo – tai jo
statuso lemiama elgsena atitinkamoje situacijoje. H. Mitzbergas išskyrė
dešimt vadovų vaidmenų ir juos suskirstė į tris grupes:
• tarpasmeninių santykių palaikymo vaidmenys – valdžios simbolis,
lyderis, tarpininkas;
• informaciniai vaidmenys – informacijos priėmėjas, informacijos
skleidėjas, atstovas;
• vaidmenys, susiję su sprendimų priėmimu – antrepreneris, trukdymų
šalintojas, išteklių skirstytojas, derybų vedėjas.
Visi šie vaidmenys tarpusavyje glaudžiai susiję. Tarpasmeninių santykių
palaikymo vaidmenis lemia vadovo statusas. Bendraudamas su žmonėmis,
vadovas kaupia informaciją ir ją apdorojęs
perduoda ne tik savo organizacijos nariams, bet ir išorės institucijoms.
Turėdamas reikalingą informaciją, vadovas priima organizacijos veiklai
reikalingus sprendimus.
Prasmingas Ch. Barnardo požiūris į vadovo funkcijas. Vadovo atliekamus
darbus jis skirsto pagal jų šaltinį:
• darbai, atsiradę dėl pavaldinių iniciatyvos, kai šie nežino, ką
toliau daryti, arba nori, kad vadovas priimtų sprendimą;
• aukštesnio lygio vadovų nurodymų vykdymas;
• darbai, atliekami paties vadovo iniciatyva.
Pirmasis valdymo funkcijas išskyrė ir suformulavo A. Fajolis, ir
pavadino tai pagrindiniais administravimo veiklos elementais. Jis teigė,
kad pirmiausia vadovas privalo būti geru administratoriumi, t. y. sugebėti
vykdyti pagrindines valdymo funkcijas: 1916 metais išleistoje knygoje
“Bendra ir industrinė administracija” jis išskyrė penkias pagrindines
funkcijas:
• Numatymas (planavimas) – ateities numatymas ir veiklos programos
sudarymas;
• Organizavimas – įmonės materialinio ir socialinio organizmo
sudarymas;
• Komandavimas (vadovavimas) – žmonių privertimas dirbti;
• Derinimas (koordinavimas) – visų darbų tvarkymas;
• Kontrolė – priežiūra, kad viskas vyktų kaip numatyta.
Vėliau mokslininkai tobulino šią klasifikaciją, išskirdami naujas
funkcijas ar kai kurias sujungdami. Literatūroje galima rasti dar didesnę
valdymo funkcijų įvairovę – tai planavimas, organizavimas, komandavimas,
motyvacija, vadovavimas, koordinavimas, kontrolė, komunikacija, vertinimas,
sprendimų priėmimas, personalo parinkimas, derybų vedimas, sutarčių
sudarymas.
1 lentelėje pateikta dažniausiai naudojamų valdymo funkcijų
klasifikacija.
1. lentelė
Valdymo funkcijos
|Autorius |Valdymo funkcijos |
|1. A. |1. Planavimas. 2. Organizavimas.3.|
|Fajolis
4. Koordinavimas. 5. |
| |Kontrolė. |
|2. L. |1. Planavimas. 2. Organizavimas.3.|
|Gjulikas |Darbas su personalu. 4. |
| |Operatyvinis vadovavimas. |
| |5. Koordinavimas. 6. Kontrolė ir |
| |atsiskaitomybė. 7. Biudžeto |
| |sudarymas. |
|3. G. |1. Planavimas. 2. Organizavimas. |
|Kuncas, |3. Vadovavimas. 4. Koordinavimas. |
|S. O’ |5. Kontrolė. |
|Donelas | |
|4. M. |1. Planavimas. 2. Organizavimas. |
|Meskonas, |3. Motyvacija. |
|M. |4. Kontrolė. |
|Albertas, | |
|F. Chedouri| |
Nepaisant vėlesnių patobulinimų, A. Fajolio pateikta klasifikacija yra
nuosekliausia. Todėl iki šių dienų faktiškai suformuluotas jo pateiktas
požiūris į vadovo funkcijas: planavimas, organizavimas,
vadovavimas, kontrolė. Visos šios funkcijos tarpusavyje yra glaudžiai
susijusios ir bet kurios iš jų vykdymas veikia kitą funkciją (žr. 1 pav.).
1 pav. Valdymo pagrindinės funkcijos (3, )
Todėl galima sakyti, kad valdymas – tai organizacijos narių pastangų
planavimo, organizavimo, vadovavimo ir kontrolės procesas bei kitų
organizacijos išteklių panaudojimas siekiant organizacijos apibrėžtų
tikslų.
Pagrindines funkcijas atlieka visi vadovai, nesvarbu, kokią vietą
organizacijoje jie užima. Skiriasi tik tam tikrų funkcijų lyginamasis
svoris ir svarba jų veikloje. Toliau ir apžvelgsime visas pagrindines
vadovų funkcijas.