Kiekvienoje įmonėje turi būti personalo duomenų bankas. Jo struktūra būna įvairi, tačiau dažniausia kaupiami šie duomenys:
1. Identifikavimo duomenys: vardas, pavardė, gimimo data, asmens kodas, adresas, socialinio draudimo kodas, šeimos dydis, sudėtis ir kita.
2. Duomenys apie darbuotojo statusą: pareigos, duomenys apie ankstesnį darbą, skaitmeninis kodas.
3. Duomenys apie veiklą užsienyje: darbas užsienyje, komandiruotės, turistinės kelionės, turimos vizos.
4. Išsilavinimas ir specialios žinios: baigtos mokymo įstaigos, įgytos specialybės, kalbų mokėjimas, kompiuterinis pasirengimas.
5. Vertinimo duomenys: atestacijų, įvertinimų rezultatai, paskatinimai, nuobaudos.
6. Apmokėjimo už darbą duomenys: darbo užmokesčio forma, dydis, socialinis draudimas, lengvatos.
7. Duomenys apie karinę tarnybą: prievolė, karinė specialybė, laipsnis, žinios apie mokymus, medicininių patikrinimų duomenys.
8. Duomenys apie atostogas: eilinės atostogos, papildomos atostogos, jų trukmė, laikas.
9. Kiti duomenys: politinė veikla, priklausymas klubams, profsąjungai.
Daugelyje įmonių priėjimas prie asmens duomenų yra ribojamas. Duomenis pateikia patys darbuotojai, jie periodiškai atnaujinami ir papildomi. Lietuvoje personalo dokumentacija yra standartinė ir derinama prie Europos standartų. Iš darbo atleidžiamam darbuotojui išduodamas užpildytas socialinio draudimo pažymėjimas ir kiti dokumentai.
Personalo skyrius rengia vidinę ir išorinę statistiką.
Privalomoji atskaitomybė pateikiama ataskaitoje D-02, kurioje nurodoma: 1.Personalo skaičius pagal kategorijas. 2. Darbo užmokestis ir kitos piniginės išmokos. 3. Darbuotojų priėmimas ir atleidimas. 4. Sąrašinis darbuotojų skaičius pagal kategorijas, dirbančiųjų kenksmingomis sąlygomis skaičius, dirbantys ne visą darbo dieną, savaitę, namudininkai, pensininkai, riboto darbingumo asmenys.
Vidinė statistika yra platesnė. Joje atsispindi: 1. Personalo būklė ir ugdymas. 2. Amžiaus struktūra. 3. Personalo tekamumas ir priežastys. 4.Personalo ir socialiniai kaštai.
Įmonėje, kurioje aš dirbu, dirba tik 20 žmonių. Perskaičiusi literatūra, galiu teigti, kad mūsų įmonėje yra primityvioji struktūra. Tai yra, kai vadovas paskirsto darbus tam tikriems asmenims. Beveik visi darbuotojai turi aukštąjį išsilavinimą atitinkantį jų užimamas pareigas. 50 procentų darbuotojų darbo stažas yra daugiau kaip 5 metai, kitų darbuotojų darbo stažas yra tik keli metai arba net tik keli mėnesiai. Personalo vadybos sistemą sudaro šie elementai:
1. darbų analizė.
2. darbuotojų poreikio ir potencialo planavimas bei įvertinimas.
3. darbuotojų paieška.
4. darbuotojų atranka ir samda.
5. darbuotojų adaptavimas.
6. darbuotojų mokymas ir kvalifikacijos tobulinimas.
7. karjeros planavimas.
8. vadovavimas darbuotojams.
Dabar kai kuriuos iš jų apibūdinsiu trumpai.
Darbuotojų poreikio ir potencialo planavimas bei įvertinimas.
Personalo poreikio planavimas
Personalas – tai tam tikras pareigas užimančių darbuotojų visuma. Pareigybė suprantama, kaip darbo vieta, kurią gali užimti tik tam tikro išsilavinimo, profilio, patyrimo, įgūdžių, asmeninių savybių darbuotojas.
Personalo poreikio planavimo tikslai yra:
Aprūpinti darbo vietas reikiamais darbuotojais
Sudaryti galimybes darbuotojams maksimaliai panaudoti gabumus, gebėjimus ir realizuoti savo lūkesčius
Personalo poreikio planavimas susideda iš trijų etapų:
1. Esamų darbuotojų įvertinimas
2. Būsimo poreikio nustatymas
3. Būsimo poreikio patenkinimo programos sudarymas
1 Esamų darbuotojų vertinimas. Vadovai pirmiausia turi įvertinti jau turimų darbuotojų potencialą ir darbo vietas. Pirmiausia reikia įvertinti atliekamus darbus: darbų sudėtingumą, krūvį, darbo sąlygas, atsakomybę, įtampą. Vėliau vertinama esamų darbuotojų kvalifikacija, sugebėjimai, darbo įgūdžiai, užimtumas ir darbo kokybė. Analizės metu išsiaiškinama ar su esamais darbuotojais galima siekti naujų tikslų.
2.Būsimas poreikis- tai bendras poreikis ir papildomas poreikis.
Bendras poreikis- tai personalo skaičius, kurio reikia įmonės ilgalaikių ir trumpalaikių tikslų įgyvendinimui. Bendras poreikis atsiranda, kai dalis darbuotojų išeina į pensiją, dalis- pakeičia darbą, kai moterys išeina į gimdymo atostogas, kai jaunuoliai išeina į kariuomenę ar mokytis. Poreikis atsiranda dar ir tada, kai darbuotojai paaukštinami ar pažeminami pareigose, kai atleidžiami iš darbo dėl pražangų ar pasibaigus samdos sutarties terminui.
Bendras poreikis nustatomas taikant pareigybių metodą. Pirmiausia apskaičiuojamas darbuotojų skaičius pagal pareigybes, pagal kategorijas ar funkcijas.
Papildomas poreikis atsiranda, kai įmonė plečia savo veiklą arba, kai įmonė organizuoja laikiną ar sezoninį darbą (sezoninė prekyba, dalyvavimas mugėse). Plečiant veiklą reikės darbuotojų pastoviam darbui, o organizuojant sezoninį darbą, reikės laikinų darbuotojų.
Gali vykti ir atvirkštinis procesas, kai teks uždaryti kai kuriuos padalinius arba atsisakyti tam tikros veiklos. Šiuo atveju, vadovai turi žinoti kada, kokių darbuotojų nereikia, kaip jie bus atleidžiami iš darbo.
3.Parengiamos programos, kuriose yra konkretūs grafikai, kada, kokių darbuotojų reikės, kur bus jų ieškoma, kai jie bus atrenkami ir apmokomi.
Programa turi atitikti įmonės išteklius ir darbo įstatymus draudžiančius diskriminaciją.
Kandidatų telkimo šaltiniai