Vadybos4

1.ORGANIZACIJA, KAIP VADYBINĖS VEIKLOS ERDVĖ.

1.1.ORGANIZACIJA, KAIP SISTEMA, ELEMENTAS.

Geriausia tirti organizaciją kaip sistemą, t. y. kaip skirtingų reiškinių sąsają, išskiriančią tuos reiškinius iš aplinkos kaip vientisą, santykiškai savarankišką darinį. Sistemą sudaro jos dalys – elementai ir jų ryšiai. Taigi, nagrinėjant organizacijos sudėtines dalis ir jų ryšius kaip darnią sistemą, galima geriausiai suvokti jos esmę. Sistemų teorija visas sistemas skirsto į devynias grupes:

1. statinės arba nejudančios sistemos, nesikeičiančios dėl laiko tėkmės;

2. paprastosios dinaminės, kintančios arba judančios apibrėžtu dėsningumu;

3. kibernetinės, kurios palaiko nustatytą pusiausvyrą savireguliacijos būdu;

4. atvirosios, turinčios ryšių su aplinka, reaguojančios į jos pakitimus ir valdančios save;

5. augalai – ląstelių bendrijos su būdingu funkcijų pasidalijimu tarp ląstelių;

6. gyvūnai, galintys tikslingai elgtis ir keisti savo vietą;

7. žmonės – gyvūnai, galintys perduoti idėjas ir suvokti simbolių reikšmę;

8. socialinės – įvairios žmonių bendrijos;

9. transcendentinės – nesuvokiamos esmės elementų sąsajos.

Žiūrint į organizaciją kaip į statinę sistemą, galima skirti šiuos sistemos elementus:

1. organizacijos narys; kadangi organizacija suvokiama kaip savo pastangas derinančių, taigi ką nors veikiančių žmonių bendrija, pagal trečiajame skyriuje pateiktą organizacijos veikėjų ansamblio sudėtį tas narys vadinamas darbuotoju;

2. darbo objektas, kurį veikdamas savo pastangomis keičia darbuotojas;

3. darbo produktas, kuriuo virsta darbuotojo keičiamas darbo objektas;

4. darbo priemonės, kuriomis naudojasi darbuotojas, versdamas darbo objektą darbo produktu.

Visi šie elementai organizacijoje egzistuoja bet kuriuo momentu.

1.2.ORGANIZACIJOS VEIKLOS APLINKA IR JOS ĮTAKA

ORGANIZACIJOS TIKSLAMS.

Organizacijos tikslus lemia organizaciją supančios aplinkos – vartotojų, gamtos sąlygų, gyventojų bendrijos.

Veiklos aplinką sudaro:

1. vartotojai;

2. konkurentai arba panašią produkciją gaminančios organizacijos;

3. organizacijos gaminamo produkto pakaitalų gamintojai;

4. vartotojai.

Vartotojų svarba aiški nuo pat organizacijos suvokimo pradžios – jie išlaiko organizaciją ir sudaro sąlygas nuolat atnaujinti veiklą. Veiklą smarkiai lemia konkurentai-organizacijos, gaminančios tokią pat produkciją. Nagrinėjant organizacijos galimybes, būtinai reikia ištirti organizacijos produkcijos pakaitalų gamybą. Nes įsigilinus vien į panašios į savo produkcijos gamybą, galima nepastebėti to vartotojų poreikių sumažėjimo, kuris atsiranda dėl technologiškai visai kitaip gaminamo organizacijos produkto pakaitalo.

Šios trys aplinkos veikėjų grupės lemia organizacijos veiklos išėjimus. Organizacijos veikla taip pat priklauso nuo aplinkos elementų, lemiančių organizacijos veiklos įėjimus. Tai tiekėjai, aprūpinantys organizaciją darbo objektu ir energetiniais ištekliais.

Ištyrus organizacijos aplinką, aplinka gali būti apibūdinama kaip:

1. paprastoji (būdinga nedidelis organizaciją veikiančių veiksnių skaičius);

2. sudėtingoji (ją sudaro daug įvairių organizacijos veiklai darančių įtaką veiksnių).

Pagal kylančių problemų įprastumą, aplinka gali būti:

1. rutininė

2. nerutininė

1.3.ORGANIZACIJOS TIKSLŲ KOMPLEKSAS.

Organizacijos tikslai turi būti gerai suvokiami, nes tas suvokimas yra pirmasis vadybos žingsnis. Organizacijos tikslus lemia organizaciją supančios aplinkos-vartotojų, gamtos sąlygų bei gyventojų bendrijos, iš kurios atstovų susidaro organizacijos narių bendrija. Organizacija siekia viso komplekso tikslų, kurie kartais tarpusavyje prieštarauja.

Tikslų kompleksas:

1. socialinis – suteikti savo nariams pragyvenimo šaltinį. Pragyvenimo šaltinį organizacija suteikia tik tada, jei bendromis savo narių pastangomis sugeba vartotojams teikti reikalingą produktą.

2. komercinis tikslas – parduoti vartotojams pagamintą produkciją tam tikra kaina. Kad vartotojai gaminius pirktų, reikia kad gaminiai tenkintų tam tikrus vartotiojų poreikius.

3. techninis tikslas – gera gaminių kokybė.

4. ekonominis tikslas – prieinama pirkėjui ir apsimokanti gamintojui kaina.

5. gamybinis tikslas – kad organizacija išsilaikytų, ji turi pateikti rinkai tam tikrą produktų kiekį tam tikru laiku.

6. ekologinis tikslas – organizacija savo veikla nepažeisti natūralios aplinkos pusiausvyros.

1.4.ORGANIZACIJOS STRATEGIJA.

Taigi, greta organizacijos paskirties, kaip svarbiausio, organizacijos esmę atskleidžiančio teiginio, formuluotės, reikia ir organizacijos strategijos – norimo jos veiklos rezultatų ir būklės lygio tolimiausiam įmanomam numatyti ateities momentui formuluotės. Strategija – tai esminės organizacijos plėtros kryptys.

Strategijos horizontas, laikotarpis iki tos numatomos ateities, priklauso nuo organizacijos judrumo ir jos aplinkos: paprastoje, rutininėje, menkai arba stabiliai kintančioje aplinkoje, tas horizontas gali prašokti ir dešimtmetį, o sudėtingoje, neorganizuotoje bei nestabiliai ir smarkiai kintančioje aplinkoje gali tesiekti porą metų.

Pirmiausia numatoma gaminio strategija: esminiai produktą identifikuojantys bruožai, jų lygis, kokybė ir patikimumas, standartizacija ir diferenciacija bei individualizacija.

Įėjimo etape gaminiai (paslaugos)
rinkoje yra naujiena. Paplitimo etape tarp gamintojų atsiranda daug savo vietos ieškotojų, kurie pripildo rinką produkto modifikacijų, o vartotojų visuma pasipildo vadinamąja ankstyvąja dauguma. Gaminio (paslaugos) brandos etape į gamintojų gretas įsiterpę mėgdžiotojai rinką dar labiau pripildo modifikacijų, o vartotojai sudaro vadinamąją vėlyvąją daugumą. Smukimo etape gaminys (paslauga) tampa seniena, į gamybą įsitraukia jau vėluojantys, o vartotojus tepapildo paskutiniai produkto gerbėjai.

Kuriant gaminio strategiją, numatomi ir specialūs produktą išskiriantys bruožai (vardas, įpakavimas, stilius).

Numačius produkto strategiją, kuriama rinkos strategija: produkto paleidimas į rinką, produkto kainos politika, produkto paskirstymas.

Tiek gaminio, tiek rinkos strategija nustatoma nuolat derinant vieną prie kitos.

Nusistačius gaminio ir rinkos strategiją, sudaroma gamybos strategija: įrengimai ir technologija, pagrindiniai sąnaudų mažinimo ir našumo didinimo būdai, reikalavimai medžiagų ir komplektuojamųjų gaminių tiekėjams.

Nustačius produkto, rinkos ir gamybos plėtros kryptis, nustatoma finansų strategija: numatoma turto struktūra, investavimo politika ir parenkama strategijai geriausiai tinkanti apskaitos sistema.

Tolesnis strategijos kūrimo etapas – numatyti personalo strategiją: filosofija, atranka ir telkimas, mokymas ir ugdymas, apmokėjimas ir skatinimas.

Visą strategijos kompleksą užbaigia organizacijos visuomeninė strategija. Ji apima norimą įvaizdį visuomenėje, numatomas ekonominės veiklos sritis (labdara, rėmimas, dalyvavimas visuomeniniuose judėjimuose ir programose, santykiai su gamta).

2. VADOVO DARBAS. 2.1.2. VADYBOS ESMĖ.

Jei žmogus priklauso organizacijai, jo savarankiškumas labai apribojamas: jau nebe jis sprendžia, nei iš ko jis ką darys, nei kaip jo tas kažkas padarytas atrodys, – tai priklauso nuo bendro darbo pasidalijimo organizacijoje. Organizacijos nariai turi žinoti, ką jie gaus, padarę tai, ko iš jų reikalaujama. Ta informacija turi sužadinti jų norą veikti. Tokią informaciją kurti ir panaudoti iš esmės yra naujas darbas, visiškai nereikalingas žmogui, dirbančiam pavieniui, bet gyvybiškai būtinas siekiant tam tikrų norimų rezultatų bendromis organizacijos narių pastangomis.

Organizacijų vadovybės tikslo siekimas pavaldinių pastangomis ir vadinamas vadyba.

Nagrinėdami anglišką lietuviško žodžio vadyba atitikmenį, pastebėjome, kad vadyba, kaip žmonių veiklos nukreipimas norima linkme, yra daug bendresnio pobūdžio atvejis. O bendriausius tokios veiklos dėsnius nagrinėja kibernetikos mokslas.

Vadybos teorija skiria penkias vadovo galias, leidžiančias pasiekti, kad pavaldinys vykdytų jo valią:

1. prievarta, kai vienas žmogus palyginti su kitu turi kokių nors išteklių (fizinės jėgos, turto, dvasinės jėgos, įtaigos ir kt.) perviršį;

2. įstatymas, kai keli žmonės sudaro tokius teisinius santykius, kuriais remdamasis vienas asmuo įsipareigoja vykdyti kito nurodymus;

3. atpildas, kai vienas asmuo turi kitam reikalingų išteklių, kuriuos jis pateikia mainais už atliktą darbą;

4. atstovo galia, kai vienas žmogus gauna įgaliojimus atstovauti kitam žmogui kartu su to žmogaus tam tikrais įsipareigojimais vykdyti atstovo reikalavimus;

5. žinojimas, kai vienas žmogus turi žinių, labai reikalingų kitam žmogui.

2.3.VADOVUI REIKALINGOS ŽINIOS IR SAVYBĖS:

Vadovui labai reikia šių žinių:

1. valdymo

2. teisės

3. ekonomikos

4. psichologijos žinių.

Taip pat:

1. profesinis pasiruošimas

2. savo vadovaujamos organizacijos darbo technologijos išmanymas

Vadovui reikalingos žinios:

1. daugiausia jis turi turėti žinių vadybos srityje;

2. vadovui būtinos ir rimtos ekonomikos bei teisės pagrindų žinios. Šiuolaikinė vadybos teorija ir praktika iš vadovų reikalauja profesionalumo vadybos srityje bei plačių ekonomikos, teisės ir organizacijos produkto gamybos technologijos žinių;

3. būtinai turi turėti pakankamai išsamių teorinių žinių, turi būti gerai susipažinęs su gerąja kitų organizacijų darbo patirtimi iš visų pagrindinių organizacijos strategijos sričių. Tos žinios vadovui reikalingos ne tam, kad jis būtų pajėgus parengti sprendimą, galintį konkuruoti su pavaldžių specialistų parengtu sprendimu.

Pagrindiniai vadovo žinių šaltiniai prieinamumo mažėjimo tvarka yra šię:

1. asmeninė patirtis

2. pavaldinių patirtis

3. literatūra

4. kitų organizacijų patirtis

5. organizuoto kvalifikacinio tobulinimo įstaigos

Vadovui reikalingos savybės:

1. valia

2. atsakomybės jausmas

3. humaniškumas

4. lankstumas

2.4. VADOVAVIMO STILIUS.

Sakalas knygoje „Personalo valdymas“ pateikia tokį vadovavimo stiliaus apibrėžimą: Vadovavimo stilius – tai vadovo poveikio pavaldiniui būdas, siekiant daryti jam įtaką ir skatinant jį siekti organizacijos tikslų.

Pirmą kartą vadovų tipai ir atitinkamas vadovavimo stilius yra paminėti Platono veikale „Valstybė“. Tai:

1. timokratija (timokratas)

2. oligarchija (oligarchas)

3. demokratija (demokratas)

4. tironija (tironas)

Vadovavimo stilių klasifikacija: iki šiol nėra vienos vadovavimo stilių klasifikacijos, tačiau juos galima apibendrinti, išskiriant keletą skirtingų požiūrių į vadovavimo stilių skirstymą:

1. tradicinis ir šiuolaikinis vadovavimo stilių skirstymas

2. vadovavimo stilių
pagal vadovų elgesį

3. vadovavimo stilių skirstymas pagal vadovų orientaciją

4. vadovavimo stilių skirstymas pagal vadovų orientaciją ir pavaldinių lygį

5. situaciniai vadovavimo modeliai.

3. VADYBOS SPRENDIMAI. 3.1. SPRENDIMO PRIĖMIMO PROCESAS.

Vadovo darbą įprasmina jo vadovaujamų žmonių pastangomis pasiekti rezultatai – darbo objektas, paverstas darbo produktu. O pats vadovas irgi dirba: jo darbo objektas yra informacija apie organizacijos aplinką, veiklą, organizacijos narių sugebėjimus ir norus, o jo darbo produktas yra vadybos sprendimas, nurodantis ir norimą rezultatą – tikslą ir priemones tam tikslui pasiekti, ir būdus sužadinti pavaldinių aktyviai veiklai to tikslo siekti.

Vadybos sprendimas yra ta pagrindinė vadovo arba vadybos specialisto darbo dalis, iš kurios susidaro visa daugiakryptė ir įvairiapusė vadybos veikla. Taigi, kaip darbininkas turi puikiai mokėti pagrindinę savo darbo technologinę operaciją, taip vadovas ar vadybos specialistas turi gerai suvokti vadybos sprendimo esmę bei įvaldyti racionalius sprendimo būdus.

Nustatant veikimo tikslą, labai svarbu įvertinti dar vieną, dažnai užmirštamą dalyką, kad kiekvienas veiksmas sukelia ne tik trumpalaikes, bet ir ilgalaikes pasekmes.

Taigi, ne visada galima rasti, rodos, paprastą sprendimą, neįsivaizduojant, kas laukia ateityje. Tokiu atveju sprendėją orientuoti turi organizacijos strategija, nubrėžianti svarbiausias organizacijos raidos kryptis tolimesnei ateičiai. Deja, strateginis valdymas per dažnai suvokiamas kaip vienkarčių veiksmų kompleksas. O strategijai įgyvendinti kartais net didesnę reikšmę turi kasdieninėje veikloje realizuojamų sprendimų ilgalaikės pasekmės. Todėl formuluojant tikslą, verta jį orientuoti į organizacijos paskirties ir strateginius tikslus, kad kiekvienas sprendimas ne tik palengvintų esamą būklę, bet būtinai priartintų ir strateginio tikslo įgyvendinimą. Žinoma, strategija nėra amžinas daiktas, bet kiekvienas, kas sprendžia problemą tam tikru momentu, turi būti susipažinęs su tą momentą galiojančia strategija. Tai yra būtina visų organizacijos narių kryptingo darbo sąlyga. Taigi pirmojo priartėjimo nuo intuityvaus prie logiškai kultūringesnio sprendimo eiga būtų tokia (žr. 13.1 schemą):

· pajusti nepasitenkinimą esama būkle;

· išvardyti kuo daugiau problemų, apie kurias praneša nepasitenkinimas;

· išsiaiškinti visų problemų priežastis;

· pasirinkti svarbiausią pasiekiamą tikslą;

· priderinti pasirinktąjį tikslą prie ilgalaikių tikslų.

3.2. VADYBOS SPRENDIMŲ PAIEŠKA.

Nusistačius siekiamą tikslą, jau galima ieškoti sprendimo. Kadangi visą valdymo veiklą įprasmina tikslas, logišką sprendimų sistemą lemia organizacijos tikslų sistema. Kiekviena organizacija, pradėdama veiklą marketingo tyrimų pagrindu, susiranda savo vietą, kurioje, tenkindama tam tikrus vartotojų poreikius, susidaro savo egzistavimo galimybę. Taigi visų organizacijos tikslų hierarchijos viršūnėje atsiranda paskirtis – misija, kuri atskleidžia organizacijos veiklos prasmę ir tampa visos organizacijos filosofijos bei kultūros pagrindu. Turint paskirtį, remiantis smulkesniais marketingo tyrimais ir savo galimybių analize, numatomi ilgalaikiai, arba strateginiai tikslai. Ištyrus strateginių tikslų įgyvendinimo galimybes, galima nustatyti pagrindinių spręstinų problemų sąrašą. Geras vadovas nuo netikusio dažniausiai skiriasi tuo, kad žinodamas, jog visų problemų niekad neišspręs, moka pasirinkti tokias, kurios turi didžiausią reikšmę ir kurių sprendimui jis pats turi daugiausia įtakos. Spręsdamas jas, jis kiekvienu žingsniu ne tik mažina darbo sunkumus, bet ir kelia organizacijos kokybę į aukštesnį lygį.

Norint numatyti konkrečių veiksmų eigą, reikia visas problemas, iškylančias vykdant strateginius užmojus, pasverti pagal jų svarbą organizacijai ir vadovo galimybes. Tai geriausia atlikti porinio rikiavimo būdu. Gaunami du problemų sąrašai: vienas pagal svarbą, kitas pagal išsprendžiamumą. Tik šiuo atveju tokios informacijos mažoka: pasirenkant, ko imtis, galima smarkiai apsirikti, nes dviejų problemų, įrašytų gretimose eilutėse, kokybinis skirtumas gali būti didokas. Todėl verta ir problemų svarbą, ir išsprendžiamumą vertinti balais, svarbiausiai skiriant 10 balų, nesvarbiausiai – 0. Problemos išsprendžiamumas vertinamas 10 balų tada, kai ji gali būti išsprendžiama savo jėgomis, ir 0, kai sprendimui organizacija turi mažiausiai įtakos. Tada atrenkamos problemos, kurios yra labai svarbios (turinčios daugiausia svarbumo balų) ir turi nemažai išsprendžiamumo balų. Mobilizuoti organizaciją spręsti problemoms, kurioms ji gali daryti per menką poveikį, reikštų tik švaistyti jėgas. Žinoma, nė vienos svarbios problemos pamiršti negalima, – prie jų nuolat reikia grįžti, kad nepraleistume palankių aplinkos ir organizacijos pasikeitimų, kurie gali padidinti organizacijos galimybes spręsti. Taip sprendžiamų problemų ratas sudaromas vadovų sistemiškai, o atsitiktinio nepasitenkinimo išryškintos problemos iš karto patenka į sistemingų veiksmų lauką, ir jų tikslai suderinami su paskirtimi ir ilgalaikiais tikslais labai paprastai. Taigi efektyviai problema gali būti išspręsta tada, kai prieš aukščiau išvardytus veiksmus jau būna atlikti šie:

· organizacijos paskirtis
(misija) suformuluota;

· ilgalaikiai organizacijos tikslai (strategija) numatyti;

· svarbiausios problemos, sąlygojančios pagrindinių tikslų įgyvendinimą, atrinktos;

· svarbiausių problemų sprendimo būdai surasti;

· tos svarbiausios problemos jau sprendžiamos konkrečiais veiksmais.

Tada bet kuri iškilusi nauja problema puikiai įsikomponuoja į darnios ir kryptingos organizacijos veiklos visumą.

Nesvarbu, ar problema išryškinta sistemingai žengiant nuo organizacijos paskirties, ar pajusta atsitiktinai, išsiaiškinus jos priežastis ir numačius tikslą, galima pereiti prie sprendimo paieškų. Sprendimo paieškos būdai:

1. tiesioginis teorijos pritaikymas;

2. hipotezių revizija (dialektika) – bandoma paneigti pagrindines hipotezes ir iš jų sukuriama nauja, tinkamesnė hipotezių sistema;

3. teorijos atnaujinimas – turima ir priimta teorija atnaujinama atsižvelgiant į naujus faktus arba metodus, nekeičiant teorijos esmės;

4. koncepcijų perkėlimas – kai kokioje konkrečioje srityje susidariusius požiūrius bandoma perkelti į kitą sritį;

5. analogija – kai koncepcija perkeliama į kitą sritį įvertinant sričių tarpusavio skirtumus;

6. pratęsimas – kai įvedami tam tikri apribojimai tikslu suvokiant galimą jų viršijimą pereiti prie naujų apribojimų ir t. t.;

7. fenomenologinis metodas – kai reiškinys izoliuojamas nuo bet kokio aplinkos poveikio norint gerai ištirti reiškinio esmę; aplinkos poveikis įvertinamas vėliau;

8. teratologinis metodas – sukuriama nauja hipotezė, neatitinkanti esamo reiškinio suvokimo, ir bandoma suvokti jos pasekmes;

9. dichotomijos metodas – susidūrus su problema, keliama serija klausimų, reikalaujančių teigiamo arba neigiamo atsakymo;

10. atradimų matrica – galimų sprendimų paieška racionalizuojama sudarant problemą lemiančių veiksnių tarpusavio ryšių kvadratinę matricą (kai veiksniai trys – kubą, kai daugiau – hiperkubą);

11. morfologinis metodas – išskiriamos problemą sudarančių elementų grupės ir jos tiriamos.

Panaši tvarka kaip ir matematiškai sprendžiant problemą, tinka sprendimų ieškant euristiškai, panaudojant kūrybinius žmogaus proto sugebėjimus. Euristinio sprendimo paieškos būdais ieškoma generuojant galimų sprendimų visumą, iš kurios paskui gali būti parinktas geriausias.

Idėjų paieškoms taikomas proto šturmo metodas. Jo svarbiausias šūkis – kuo daugiau idėjų ir jokios kritikos.

Sprendimui rengti ir priimti gali būti taikomas delfų metodas. Jo procedūra tokia: visai grupei iškeliamas klausimas, į kurį kiekvienas jos narys ieško atsakymo.

Delfų metodas yra puikus ir dėl to, kad taip galima gauti vienbalsį sprendimą. Vienbalsiškumas šiuo atveju neturi to neigiamo atspalvio, kuris būdingas formaliai žmonių grupės tvirtinamam sprendimui – praėjus kelis svarstymo ratus, išsiaiškinus visas būsimų dalyvių darbo nuomones ir supratus, kad veiksmo būdų yra daug tik tol, kol nepradedama veikti, o kai tik pradedama, lieka vienas būdas. Būsimo darbo ansamblio nariams visai nesunku atsisakyti neesminių savo prieštaravimų, trukdančių pasirengimą aktyviai veikti, todėl jie prisideda prie nuomonės, kuri atrodo priimtina daugumai bendradarbių.