Žinių vadyba organizacijoje
Visų pirma norint suprasti, kas yra žinių vadyba, reikėtų apibrėžti, kas yra žinios. Žinios – dinamiškas patirties, vertybių, konteksto informacijos, įžvalgų mišinys, kuris įgalina įvertinti ir įsisavinti naują patirtį ir informaciją (Prusak, Davenport). Žinios nepriklauso įprastinių organizacijos išteklių (žaliavos, darbo jėga, finansai) grupei. Tai yra integruojanti fiziškai neapčiuopiamų išteklių visuma, kurioje didžioji dalis yra neišreiškiamos: sugebėjimai, kompetencijos, patirtis, organizacijos kultūra, neformalūs organizacinių ryšių tinklai ir intelektualus organizacijos kapitalas.
Kas gi tada yra ta žinių vadyba? Žinių vadyba galima pavadinti vadybinį instrumentą, padedantį įvairiomis priemonėmis kurti darbuotojams aplinką, kurioje, siekdami geriausių veiklos rezultatų, jie optimaliai kuria, dalijasi ir naudoja savo ir kitų žinias. Kiekviena sėkmingai dirbanti organizacija yra suvokusi žinių svarbą organizacijoje. Norint pasiekti gerų rezultatų svarbu mokytis iš klaidų, sėkmių ar nesėkmių, dalintis žiniomis bei turėti geras komunikacijos priemones organizacijoje.
Pastarųjų metų tendencijos rodo, kad didėjanti konkurencija ir veiklos dinamika iš organizacijų reikalauja vis didesnio veiklos efektyvumo neprognozuojamoje aplinkoje. Iki šiol žinių organizacijos principai dažniausiai buvo diegiami siekiant ne ekonominių interesų, o tik organizacijos kokybės, tipine žinių vadybos institucija galima buvo pavadinti institutą ar universitetą. Bet rezultatai ir bendros ekonominės situacijos poveikis parodė, kad investicijos į žinių vadybos sritį duoda ne tik kokybinį šuolį, bet ir eksponentiškai didėjančią ekonominę naudą. Organizacijų pokyčiai, anksčiau buvę nedideli (incremental change), šiuolaikinėje aplinkoje jau tampa esminiais (fundamental change) (Malhotra, 1999). Siekiant užtikrinti esminių pokyčių sėkmę, informacijos ir informacijos vadybos nebepakanka. Organizacija turi būti pasiruošus aktyviai (ir sėkmingai) veikti visiškai neprognozuojamoje aplinkoje. Todėl atsiranda poreikis valdyti subjektyvias veiklos sudedamąsias dalis, kurių pagrindinė yra individualių darbuotojų žinios. Didėjantis pokyčių greitis, o kartu ir konkurencija yra ta veikiančioji jėga, kuri priverčia organizaciją daryti vidinius pokyčius siekiant adaptuotis. Žinių vadybą gana tiksliai apibrėžia frazė: „Sugebėjimas surinkti ir panaudoti tai, ką darbuotojai žino, siekiant panaudoti tai inovatyvių produktų bei paslaugų kūrimui bei pasidalyti efektyvios veiklos metodais“ (Neef, 1997). Čia mes susiduriame su esmine problema: žinios yra asmeninės ir subjektyvios, tuo tarpu organizacijos veikla reikalauja efektyvaus jų perdavimo. Iš čia atsirado terminai besimokanti organizacija (Learning organisation), žinių perdavimas (Knowledge transfer), etc.
Kaip teigia M. Porteris: „Vadyboje nėra geriausių sprendimų. Tai, kas tiko organizacijai vakar, gali nebetikti rytoj.“ Šis teiginys yra labai tinkamas žinių vadybai. Apsiribodami vienu požiūriu į žinių vadybą, mes iš karto apribojame ir organizacijos ateities galimybes (Krogh, 1998).
„Žmonės žino daugiau, nei gali pasakyti“ (Polanyi, 1958), parodo, kokia svarbi yra neišreikštinių žinių vertė. Viename interviu Ikujiro Nonaka 1995 m. pabrėžia vakarietiškų žinių vadybos teorijų problemas: labai dažnai susikoncentruojama ties išreikštomis žiniomis ir užmirštama neišreikštų žinių svarba organizacijose.
Veiklos dinamika
Tai yra bene pagrindinis veiksnys, lemiantis žinių vadybos poreikį. Ankstesnėse organizacijose stabilioje verslo aplinkoje darbuotojai įgaudavo bei perduodavo savo žinias natūraliai ir be ypatingų pastangų. Šiuolaikinėje verslo aplinkoje žinios pasensta labai greitai, mokymosi kreivės laikotarpis yra ypač sutrumpėjęs – kiekvieną savaitę šiuolaikinėje kompanijoje atsiranda kas nors naujo: technologija, nauja rinka ar nauja konkurencijos rūšis (Rugles, 1998). Atsiranda netgi tokie terminai kaip nereikalingų įgūdžių ar žinių atmetimas (unlearn). Organizacijos kitimo dinamika atsispindi tokiose vadybos srityse kaip veiklos reinžinerija (re-engineering) [šis terminas buvo populiarus iki 1998 m., vėliau organizacijos pertvarkymo koncepcijos tapo pokyčių vadybos dalimi], permąstymas (rethinking), pokyčių vadyba ir pan. Dinamiškas aplinkos kitimas, trumpėjantys produkcijos gyvavimo ciklai, greitesnis mokslinių išradimų taikymas kuriant naujus produktus bei paslaugas ir didėjanti konkurencija skatina ne tik greitą organizacijos žinių kitimą, bet ir dažnus organizacijos struktūros pokyčius. Veiklos dinamika neigiamai paveikia organizacijas, kurios nėra pakankamai lanksčios ir greitos prisitaikyti prie aplinkos pokyčių: jas pradeda veikti globali konkurencija, kai prieinami tik vietiniai ištekliai ir rinkos.
Ar žinome tai, ką žinome?
Siekimas „suinventorinti“ organizacijos turimas galimybes ir potencialą yra kitas veiksnys, skatinantis žinių vadybą. Organizacijos „žinių žemėlapis“ turi turėti tris esmines koordinates: ką organizacija žino, kur tos žinios yra ir kaip jas galima panaudoti. Vienas iš žinių vadybos bazinių principų: arba reikia žinoti patį subjektą, arba žinoti, kur ir kaip tai galima gauti. Pirmasis būdas yra tinkamas tik siauros specializacijos
darbuotojams, kuriems natūralu kelti kvalifikaciją vienoje konkrečioje srityje. Deja, vadybininkui toks būdas yra netinkamas. Šiuolaikinis vadovas turi turėti bendrąją orientaciją bei sprendimų greitį, tik būtiniausiais atvejais žinoti viską iki smulkmenų, bet visada žinoti, kur galima gauti tikslią ir išsamią informaciją ir kaip ją panaudoti.