VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETAS
VERSLOVADYBOS FAKULTETAS
AB “X” rašvedybos sistemos analizė
Parengė: Indrė
Dėstytoja: ________________
Vilnius, 2004
TURINYSTURINYS 2
ĮVADAS 3
ĮMONĖS VEIKLOS APRAŠYMAS 4
ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRA 6
ĮMONĖS RAŠTVEDYBOS SISTEMA 6
DOKUMENTO APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS 6
Dokumentų gavimo schema ir aprašymas 6
Išorinių dokumentų rengimo, įforminimo, vizavimo, suderinimo, registravimo
bei išsiuntimo aprašymas 7
Vidaus dokumentų rengimo, tvirtinimo bei registravimo aprašymas 8
Registravimo priemonės ir reikalavimai 8
Bylų sudarymas, nomenklatūra 9
Išvados 10
Literatūra 10
ĮVADAS
Šiais laikais daugelis įstaigose dirbančių žmonių bendrauja
netiesioginiu būdu, o dokumentų pagalba, kadangi tai yra labai patogus
bendravimo būdas, ypač esant dideliems atstumams. Dokumentas tapo
neatskiriama daugelių darbo dalimi, nesvarbu, kokiu būdu jis yra
pateikiamas – paštu, faksu, kompiuterio pagalba ar kaip kitaip. Svarbu yra,
kad šis dokumentas būtų teisingai suprastas. Tam yra sukurtos rašvedybos
taisyklės, kurios nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir
valdymo reikalavimus, kurie taikomi valstybės ir savivaldybių institucijų,
įstaigų, įmonių, taip pat kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo
administravimo funkcijas, rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams,
susijusiems su tų įstaigų veikla. Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms,
registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yra
rekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip,
kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės
norminiuose aktuose nustatytą laiką.
Mano darbo tikslas – surasti ir išanalizuoti privačios įstaigų
raštvedybinę sistemą, surasti klaidų, jei tokių pasitaikys ir jas
pasistengti ištaisyti.
Mano tirta organizacija – AB „X“.
Mano darbo tikslas – išanalizuoti AB „X“ raštvedybos sistema ir
išsiaiškinti, ar ji atitinka visus raštvedybinių taisyklių reikalavimus.
Taigi savo darbe pasistengiau apžvelgti visą AB „X“ raštvedybos sistemą bei
tinkamai ją išanalizuoti, remdamasi raštvedybos taisyklėmis.
ĮMONĖS VEIKLOS APRAŠYMAS
AB „X” savo veiklą pradėjo1993 m. pagal Lietuvos Respublikos pirminio
privatizavimo įstatymą viešo akcijų pasirašymo būdu privatizavus Vilniaus
autoremonto gamyklą.12 ha teritorija gera geografinė padėtis Vilniaus mieste, šalia
Žirmūnų gyvenamojo rajono (5 min. kelio automobiliu nuo miesto centro)
geras susisiekimas visuomeniniu transportu, išplėtota inžinerinė ir
telekomunikacijų infrastruktūra, pakankami įvairios paskirties
(vandentiekio, elektros ir pan.) tinklų pajėgumai pagreitino galutinį
apsisprendimą reorganizuoti buvusią autoremonto įmonę į verslo ir
komercijos centrą.2001 metais AB „X“ laimėjo du atvirus konkursus dėl kaimynystėje
esančios UAB „Šiaurės miestelis“ 4 ha papildomos teritorijos ilgalaikės
nuomos.Šiandien AB „X ” pagrindinės veiklos kryptys – nuosavo nekilnojamojo
turto nuoma ir su ja tiesiogiai susijusių paslaugų teikimas.
Su AB “ X ” susijusios įmonės:
✓ AB „Erdvėlaivis ”, plėtojanti nekilnojamojo turto veiklą;
✓ UAB „Y”, kuriai priklauso buitinės technikos mažmeninės prekybos
tinklas „Erdvina” ir „Sony” centras;
✓ UAB „Mina”, kurios pagrindinės veiklos kryptys – muitinės sandėlių
nuoma ir su šia veikla susijusios paslaugos. Įmonė plečia logistikos
centrus, kuriuose sandėliavimo, transportavimo ir muitinės paslaugos
sujungtos į bendrą logistikos sistemą.
AB „X“ misija: kurti miestus verslui ir kūrybai.
Moto: laisvė, stabilumas, saugumas, dinamika.
Darbo principai:
Kiekvienas partneris turi gauti daugiau negu atiduoda.
Klientams visada turi sektis.
VEIKLOS KRYPTYSVALDOMAS NEKILNOJAMASIS TURTAS. AB „X” – nekilnojamąjį turtą valdanti
bendrovė, jau 10 metų dirbanti šioje verslo srityje. 2004 m. pradžioje
bendrovė valdo daugiau kaip 200 000 m2 nekilnojamojo turto, kurio vertė –
daugiau nei 160 mln. Lt.NEKILNOJAMOJO TURTO PLĖTROS KRYPTYS. AB „X” yra užėmusi nišą nekilnojamojo
turto rinkoje. Veikla – komercinių patalpų kūrimas, atsižvelgiant į klientų
poreikius.
Šiose patalpose yra: biurai, parduotuvės; prekybos centrai; sandėliai,
muitinės sandėliai; autoservisai; kavinės, restoranai; bankų filialai;
draudimo kompanijos; kitos paslaugų firmos; logistikos centrai;
gamybinės..patalpos.
Tokia verslo krypčių įvairovė papildo viena kitą, sukuria ypač patogią
verslo terpę, natūraliai susiformuoja reikalinga infrastruktūra,
svarbiausia – atsiranda
klientų trauka ir nuolatiniai jų srautai. Visi
pastatai yra žinomose vietose ir gana dideliuose esamuose ir statomuose
komerciniuose centruose, yra puikus privažiavimas.
ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRA
[pic]
ĮMONĖS RAŠTVEDYBOS SISTEMA
Įmonės raštvedybos sistema centralizuota – už AB „X“ raštvedybos
organizavimą ir kontrolę yra atsakingas administracijos skyrius. Jis priima
visus gaunamus ir siunčiamus dokumentus, tai yra tvarko visą
korespondenciją. Kitų skyrių sekretorės taip pat dirba su dokumentais,
tačiau juos tvirtina, registruoja ir tvarko administracijos skyrius.
Administracijos skyrius yra atsakingas už tvarkomųjų, organizacinių,
informacinių bei kitų dokumentų rūšių paskirstymą.
DOKUMENTO APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS
Dokumentų gavimo schema ir aprašymas
Gaunamas dokumentas yra paskirstomas nustatyta tvarka. Už AB “X“
gaunamą korespondenciją yra atsakingas adiminstracijos skyrius, kuris
paskirsto ją įmonės nustatyta tvarka. Visi gaunami dokumentai yra
registruojami, tai yra, jiems suteikiamas registracijos numeris, tam,
kad būtų užtikrinta apskaitos sistema. Neregistruojami yra sveikinimai,
kvietimai, reklaminiai bukletai ir pan.
Dokumentai peržiūrimi. Jei trūksta kokių tai dokumentuose nurodyrų
pridedamų priedų, apie tai informuojamas siuntėjas. Dokumentai, atsiųsti
ne tuo adresu, persiunčiami adresatui.
Taigi, kai administracijos skyrius užregistruos gautus dokumentus,
perduos juos atitinkamų skyrių generalinio direktoriaus pavaduotojams,
kurie savo ruožtu susipažins su dokumentais bei vizuos juos. Vizuotų
dokumentų originalai keliauja į archyvą, esantį administracijos
skyriuje, o dokumento kopija paliekama atitinkame skyriuje.
Administracijos skyrius įrašo ir registruoja dokumentus.
Visi dokumentai registruojami kompiuteriu ir laikomi skaitmeninėje
laikmenoje, kad būtų užtikrinta greita jų paieška.
[pic]Išorinių dokumentų rengimo, įforminimo, vizavimo, suderinimo, registravimo
bei išsiuntimo aprašymas
Dokumentą gali sudaryti bei parengti už tai atsakingos sekretorės iš