TURINYS
ĮVADAS 2
1.VALDYMO STRUKTŪRA 3
2. VADOVAVIMO STILIAI 3
3. PAGRINDINĖS VADOVO FUNKCIJOS 5
4. RACIONALUS VADOVO LAIKO TAUPYMAS 7
5. KADA IR KAIP PAVESTI UŽDUOTIS KITIEMS 7
5.1 Ką reiškia užduotis pavesti kitiems 8
5.2 Kiekvienas vadovas turėtų daugiau darbų pavesti kitiems 8
5.3 Kaip darbai pavedami kitiems 9
5.4 Sėkmingo užduoties pavedimo elementai 11
6. POŽIŪRIAI Į DELEGAVIMĄ 12
6.1 Delegavimas “už” 13
6.2 Delegavimas “prieš” 13
7. KONTROLĖ 14
7.1 Kaip įpareigoti ir neprasti kontrolės 15
IŠVADOS 16
NAUDOTA LITERATŪRA 17
ĮVADAS
Rinka sustabarėjusių nepripažįsta. Norinčios išgyventi įmonės turi formuoti naujoviškus vartotojų poreikius, verčiančius įmones keistis ir tobulėti. Tad vadovams vis dažniau tenka burti laikinas komandas iš skirtingų žmonių, įvairių įmonių padalinių. Dėl to vadovai į galvas prisikrauna įvairios informacijos, o jų pečius slegia kaskart didėjanti atsakomybė. Jie laipsniškai tampa plataus profilio specialistais, ne paprastais pavaldinių darbo “kontrolieriais”, bet tarsi valdymo ideologais.
Logiška, kad vadovai, nenorėdami tapti visų galų meistrais, turėtų ugdyti ir “pameistrius”: besiplečiančioje įmonėje vis daugiau ir vis atsakingesnių darbų deleguoti pavaldiniams, kurie turėtų augti kartu su vadovais.
Įvairios vadovų ugdymo teorijos sudaro sąlygas dar efektyviau deleguoti įgaliojimus, taupo darbo laiką ir gerina mikroklimatą. Galiausiai leidžia darbuotojams pajusti pasitenkinimą jiems patikėtu ir atsakingai atliktu darbu. Deja, ne taip lengva deleguoti, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Juk vadovauja žmonėms, o jie neretai klysta. Todėl vis dažniau atsigręžiama į praeitį, ieškant primirštų elgesio normų bei verslo etikos kanonų, kurių užuomazgos – dar Senajame Testamente.
Paskutiniu metu apie delegavimą daug kalbama. Vadybos bei vadovavimo psichologijos specialistai, delegavimą apibrėžia, kaip procesą, kai vadovas perduoda pavaldiniams teisę ir atsakomybę priimti sprendimus, tiesiogiai susijusius su darbu. Mokėjimas efektyviai deleguoti įvardijamas kaip vienas esminių vadovavimo įgūdžių. O nenorėjimas ar nemokėjimas įsiklausyti į pavaldinį ir jį išgirsti, įpareigoti ir patikrinti, ar įpareigojimas suvoktas, o paskui nelaukiant “tvano”, pasidomėti, kaip tą įpareigojimą sekasi vykdyti rodo tik vadovo sustabarėjimą ir baimę prarasti savo pozicijas.
Taigi, savo darbe apžvelgiau delegavimo procesą ir jo naudą, tiek vadovui, tiek pavaldiniui, tiek visai organizacijai.
1.VALDYMO STRUKTŪRA
Kiekvienoje įmonėje yra valdymo struktūra. Struktūra statiniu požiūriu – tai socialinis ekonominės institucijos (pvz. įmonės) žmonių išdėstymas suprantamas atsietai nuo jų funkcijų, arba hierarchija. Savo ruožtu, hierarchija – tai daugiakopė organizacinė struktūra, kurios grandys einant iš viršaus į apačią sudaro griežtai reglamentuotas pavaldumo ir priklausomybės pakopas.
Organizacijos struktūra – tai priemonių visuma darbui suskirstyti į skirtingas užduotis ir koordinuoti šių užduočių vykdymą (H.Minzbergo apibrėžimas). Kiekvienoje organizacijoje yra vadovų, kurie darbus suskirsto į užduotis ir juos koordinuoja ir pavaldinių, kurie vykdo, daugiau ar mažiau vadovų jiems patikėtų užduočių. Organizacijoje gali būti dvejopas pavaldumas:
Ä tiesioginis (linijinis);
Ä netiesioginis (funkcinis).
Kiekvienas padalinio darbuotojas turi savo tiesioginį vadovą, kitaip tariant, tarp vadovo yra tiesioginis (linijinis) ryšys, pavyzdžiui, vyr. buhalterė yra buhalterijos darbuotojų tiesioginis vadovas. Netiesioginio (funkcinio) pavaldumo esmė yra darbuotojų bendradarbiavimo ir konsultavimo santykiai, pavyzdžiui, vyr. buhalteris gali patarti, bet negali įsakyti cecho viršininkui, nes tarp jų yra ne tiesioginis, o funkcinis pavaldumas. Taigi, tas pats asmuo skirtingų padalinių darbuotojams gali būti ir tiesioginis, ir funkcinis vadovas.
Laipsniškumo (skaliariškumo) principas.
Valdžia organizacijoje eina iš viršaus į apačią. Pagrindinės sąlygos neleidžiančios nukrypti nuo principo: pavaldinių ir vadovų tarpusavio supratimas, pasitikėjimas pavaldiniais, kompetencija visuose valdymo lygiuose. Jei organizacijoje laiptelių yra per daug, reikia reorganizuoti stuktūrą.
Komandų vieningumo principas.
Pavaldinys turi turėti vieną ir tik vieną vadovą. Nėra žmogaus galinčio tarnauti dviem šeimininkams.
2. VADOVAVIMO STILIAI
Valdžia organizacine prasme – tai galia paveikti žmonių veiklą, elgesį norima linkme. Valdžios santykis visuomet esti bent tarp dviejų žmonių, vienas iš jų įsako, o kitas privalo paklusti ir vykdyti paliepimus.
Valdymas susideda iš: paliepimų, stimulų, argumentų.
Visų pirma, kad pavaldiniai pradėtų veikti, vadovas turi duoti paliepimą. Organizacijų teoretikai linkę išskirti užduotis: 1) kai nurodomas tik galutinis veiklos tikslas; 2) instrukcijas, kai nurodomas ir tikslo pasiekimo būdas.
Kartais manoma, kad pakanka pavaldiniui pateikti tik instrukciją, o tikslų nurodyti nebūtina. Iš esmės klaidinga nuomonė, nes net ir tiksliausios instrukcijos negali numatyti visų galimų atvejų. Užduotys turėtų būti ne per daug bendros ir ne per detalios. Vadovai dažnai duodami užduotis būna nekonkretūs, jie
pamiršta, kad pavaldiniai gali nežinoti daugelio reikalingų detalių. Užduočių detalumas priklauso nuo darbuotojo kvalifikacijos ir įstaigos dydžio (kuo įstaiga didesnė, tuo užduotys turi būti detalesnės).
Kitas būtinas valdymo stiliaus elementas yra stimulas – paskata veikti, postūmis. Stimulai gali būti prievartiniai, kai pavaldinys, neįvykdęs paliepimo, turės nuostolių, ir pažadiniai, kai įvykdžius paliepimą nauda bus didesnė ir viršys įdėtas pastangas.
Trečias valdymo stiliaus elementas – argumentas – įtikinėjimas. Argumentai būna racionalūs ir emocionalūs. Pirmieji nukreipti į protą, o antrieji – į jausmus. Emocinių argumentų taikymas priklauso tik nuo vadovo įgimto talento. Jie taikomi plačiai ir efektyviai, jei, žinoma, nėra grindžiami melu.
1 lentelė. Valdymo stiliai pagal nurodymų pobūdį.
Direktyvinis (instrukcijų) stilius Integruotas stilius
Vadovo autokratija Pavaldinio laisvė
1 2 3 4 5 6 7
Pats nusprendžia ir praneša pavaldiniams “įperša”, “parduoda” pavaldiniams Pateikia idėjas ir klausia kiekvieno darbuotojo nuomonės, o paskui nusprendžia pats Pateikia sprendimą, bet sako, kad jei reikės, jį pakeis Pateikia problemą, surenka pasiūlymus ir pats nusprendžia Nustato darbuotojams veikimo ribas ir leidžia jiems veikti tose ribose Duoda užduotį, o kaip ją atlikti, palieka nuspręsti patiems darbuoto-jams
1 lentelėje pavaizduotas B.Tannebaumo ir V.Šmidto valdymo stilius suskirstytas į septynias grupes. Autokratinio valdymo šalininkas, kiek galima mažiau užduočių deleguos, jis pats sprendžia ir praneša pavaldiniams ką daryti – duoda direkcijas. Integruoto stiliaus valdymo atstovas deleguos užduotį suteikdamas pavaldiniui įgaliojimus priimti sprendimus, atitinkančius jo kompetenciją.
Dažniausiai vadovavimo stilius nusakomas K.Levino sąvokomis: autokratinis, demokratinis ir liberalus stilius. Iš 2 lentelės matome skiriamuosius šių vadovavimo stilių bruožus. Kaip skirtingai tapačiose situacijose elgiasi skirtingi vadovai.
2 lentelė. Vadovavimo stilių pobūdis.
Stiliaus pobūdis Vadovavimo stilius
Autokratinis Demokratinis Liberalus
Sprendimo būdai Visas problemas sprendžia pats Prieš priimdamas sprendimą, tariasi su pavaldiniais Sprendimą priima kolegialiai arba jo laukia iš vadovų, jeigu pats yra vidurinės grandies vadovas
Paliepimų pateikimas pavaldiniams Įsako, komanduoja Siūlo, prašo Prašo, įkalbinėja
Atsakomybės pasidalijimas Imasi atsakomybės arba perleidžia ją pavaldiniams Atsakomybę paskirsti sulig deleguotais įgaliojimais Neprisiima atsakomybės
Požiūris į iniciatyvą Iniciatyvą dažniausiai užgniaužia Skatina, panaudoja bendrų interesų labui Iniciatyvą perleidžia pavaldiniams
Požiūris į personalo parinkimą Bijo kvalifikuotų darbuotojų, stengiasi jų atsikratyti Parenka protingus darbuotojus Darbuotojų atrankos nevykdo
Požiūris į savo žinių trukumą Viską žino – viską moka Teigiamai reaguoja į konstruktyvią kritiką, nuolat kelia savo kvalifikaciją Nuolat kelia savo kvalifikaciją ir skatina tai daryti savo pavaldinius
Bendravimo stilius Stengiasi išlaikyti distanciją, nenoriai bendrauja Draugiškas, mėgstantis bendrauti Bendrauja su pavaldiniais tik jų iniciatyva
Santykių su pavaldiniais pobūdis Priklauso nuo nuotaikos Elgesys stabilus, nuolatinė savikontrolė “Minkštas”, neprikabus, sukalbamas
Požiūris į discipliną Yra griežtos drausmės šalininkas Būdingas diferencijuotas požiūris į pavaldinių elgesį Reikalauja formalios drausmės
Požiūris į moralinio poveikio pavaldiniams priemones Mano, kad nuobauda yra geriausias stimuliavimo metodas Teigiamo skatinimo priemones taiko nuolat Elgesi taip pat kaip ir demokratas
Delegavimo negalima tikėtis vienodai visur ir visada. Labai puiku būtų, jei pavaldiniai turėtų tik demokratinio stiliaus vadovus. Tačiau vadovavimo stilius nepriklauso tik vienpusiškai nuo vadovo, taip pat tam įtakos turi ir pavaldiniai. Priversti žmogų galima įvairiai, priklausomai, koks žmogus – jo temperamentas, jo charakteris. Į tai, deleguojant, visada reikėtų atsižvelgti.
3. PAGRINDINĖS VADOVO FUNKCIJOS
H.Minzbergas, apibūdindamas vadovo darbo turinį, nurodė vieną bendrą, nuo veiklos srities ir valdymo lygio nepriklausantį, jų veiklos bruožą – vadovų vaidmenis. Vadovo vaidmuo – tai visuma taisyklių, kurių privalu laikytis einant tam tikras pareigas. H.Mizbergas išskyrė dešimt vadovo vaidmenų ir juos suskirstė į tris grupes:
Ä tarpasmeninių santykių palaikymo vaidmenys (pagrindinis vaidmuo – valdžios simbolis, lyderis, tarpininkas);
Ä informacijos vaidmenys (informacijos priėmėjas, informacijos skleidėjas, atstovas);
Ä vaidmenys susiję su sprendimų priėmimu (antrepreneris, trikdžių šalintojas, išteklių skirstytojas, derybų vedėjas).
Visi šie vaidmenys glaudžiai tarpusavyje susiję. Tarpasmeninių santykių palaikymo vaidmenis lemia vadovo statusas. Bendraudami su žmonėmis vadovai kaupia informaciją ir ją apdoroję perduoda savo organizacijos nariams ir kitiems. Turėdami reikalingą informaciją, vadovai priima sprendimus, kurie reikalingi organizacijos veiklai.
Vadovo,
kiekvieno pavaldinio, darbe turi vyrauti tokios pagrindinės funkcijos:
Ä įstaigos (arba) padalinio politikos formavimas;
Ä įvairių lygių (padalinių ir jų darbuotojų) interesų suderinimas;
Ä padalinio darbuotojų motyvacija ir darnaus darbo užtikrinimas;
Ä padalinio kvalifikacijos kėlimas.
Vadovas turi nustatyti, kokia tvarka šios pagrindinės funkcijos bus atliekamos ir kiek jos svarbios tam tikru laikotarpiu. Vadovas, planuodamas savo veiklą, turėtų atsižvelgti į tokius veiksnius:
1. skubumą ir svarbumą. Vadovui tenka apsispręsti, kuriuos darbus atlikti pirmiau – skubius ar svarbius. Pirmiau atliekant skubius darbus, svarbesnieji nustumiami į antrą planą ir pamažu jų prisikaupia daug. Ir neišsprendęs svarbių klausimų vadovas blaškosi ir daug ką sprendžia paskubomis. Tai veda konfuziją. Ir tada, vadovas, vietoje to, kad būtų racionalus ir palaikytų gerą darbinę kolektyvo nuotaiką, susierziną, ieško kaltų arba nusivilia. Tuo pačiu didėja nervinė įtampa ir visame kolektyve. Todėl geriau darbus atlikti reguliariai, juos paskirstyti, deleguoti, kad jų neprisikauptų.