Kontrolės funkcijos esmė ir taikymas organizacijoje
5 (100%) 2 votes

Kontrolės funkcijos esmė ir taikymas organizacijoje

TURINYS

ĮŽANGA……………………………………………………………………………………………………………… 4

1. Kontrolė…………………………………………………………………………………………………………. 5

1. 1. Kontrolės procesų tipai……………………………………………………………………………. 5

1.2. Kontrolės proceso žingsniai……………………………………………………………………….. 7

1.3. Kontrolės svarba……………………………………………………………………………………….. 8

1.4. Kontrolės sistemų projektavimas…………………………………………………………………. 9

1.5. Pagrindinių veiklos atlikimo sričių įvardijimas……………………………………………… 9

1.6. Strateginių kontrolės taškų įvardijimas………………………………………………………… 10

1.7. Efektyvios kontrolės principai…………………………………………………………………….. 10

1.8. Finansinė kontrolė……………………………………………………………………………………… 11

1.9. Biudžetas………………………………………………………………………………………………….. 12

1.10. Biudžeto kontrolė…………………………………………………………………………………….. 14

1.11. Auditas…………………………………………………………………………………………………… 15

1.12. Kontrolės įstaigoms keliami reikalavimai…………………………………………………… 17

2. Kontrolės taikymas organizacijoje………………………………………………………………………. 19

2.1. Kontrolė sistema organizacijoje………………………………………………………………….. 19

2.2. Auditas organizacijoje……………………………………………………………………………….. 23

2.3. Finansinė kontrolė organizacijoje………………………………………………………………… 24

2.4. Biudžetas organizacijoje…………………………………………………………………………….. 24

IŠVADOS……………………………………………………………………………………………………………. 25

LITERATŪRA…………………………………………………………………………………………………….. 26

Įžanga

Kontrolė – tai bet kurios veiklos srities tikrinimas, priežiūra, stebėjimas. Be kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko organizacijos judėjimą reikiama kryptimi, bet kuriuo momentu patikrina kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai ji nukreipta siekti tikslų.

Kontrolė yra viena iš valdymo sistemos užduočių, į kurias įeina pavaldinių atlikto darbo įvertinimas ir koregavimas, siekiant užtikrinti, kad efektyviai ir ekonomiškai būtų įgyvendinti įmonės uždaviniai ir jiems realizuoti skirti planai. Į kontrolę įeina: standartų nustatymas, darbo įvertinimas pagal numatytus standartus, rezultatų pateikimas grįžtamuoju ryšiu, nukrypimų nuo standartų koregavimas.

Kontrolė išplaukia iš palyginimo su standartu, kai išryškėja, kokių koregavimo veiksmų reikia imtis, ir nukrypimų analizės, leidžiančios koreguoti ateities planus. Kontrolės tipų yra įvairių, pavyzdžiui, produktų kokybė, moralės kontrolė ir t.t. Visais atvejais būtina turėti aiškius ir nedviprasmiškus planus, kurie leistų vadovams gerai ir efektyviai juos vykdyti.

Aktualumas. Ši tema aktuali, nes kontrolė yra procesas, užtikrinantis realios ir planuotos veiklos atlikimą. Taip pat kontrolės sistemos formavimo pagrindą sudaro: efektyvumas – išlaidų susijusių su kontrolės metu išryškėjusiais trūkumais nustatymas, poveikio žmonėms efektas, kontrolės užduočių vykdymas, kontrolės apribojimų nustatymas.

Uždaviniai: išanalizuoti literatūrą šia tema, apžvelgti kontrolės proceso žingsnius, jos svarbą, kontrolės sistemų projektavimą, strateginių kontrolės taškų įvardijimą, finansinę kontrolę , biudžetą, auditą ir kontrolės taikymą organizacijoje.

1. Kontrolė

Kontrolė – procesas, užtikrinantis realios ir planuotos veiklos atlikimą. Ji padeda vadovams stebėti savo planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumą. Esminė kontrolės dalis – iškilus reikalui – imtis koregavimo veiksmų.

Kontrolė labai reikšminga ir sudėtinga vadybos funkcija. Pirmiausia būtina atižvelgti į vieną reikšmingiausią kontrolės savybių – ji turi viską aprėpti. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti, nes tai įeina į jo pareigas, net tada kai jam specialiai to niekas nepavedė. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas: ji lydi planavimą ir organizavimą. Be kontrolės negalima nagrinėti nei vieno vadybos elemento.

Kontrolė reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, instrukcijas ir įsakymus. Jos tiklas pamatyti klaidas ir silpnas vietas, norint jas ištaisyti ir vėliau jų nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: žmones, medžiagas ir įrengimus, veikmus ir veiklą.

Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus sąlygoms, mažiau daryti klaidų,
susitvarkyti su vidaus problemomis ir minimizuoti sąnaudas.

1. 1. Kontrolės procesų tipai

Apibendrintai galima pateikti dvi kontrolės proceso sistemas.

Pirmoji – tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės sistema. Visose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės taikymo laikotarpiai.

Profilaktinė kontrolė – tai aktualių problemų numatymas ir išankstinis pasirengimas jų išvengti. Planavimas ir profilaktinė kontrolė yra tarpusavyje susiję, bet skirtingi dalykai. Planavimas atsako į klausimą „Ką ir kaip ketinama padaryti?“. Profilaktinė kontrolė atsako į klausimą „Ką galima padaryti iš anksto, kad pasiekti tikslus?“

Lyginamoji kontrolė apima esamų veiksmų ir procesų įvertinimą. Ji gali būti vadinama esamosios situacijos kontrole, nes yra susijusi su dabartine veikla, o ne su praeitimi ar ateitimi. Ji įgalina stebėti veiklą kiekvienu momentu bei spręsti kylančias problemas, kol jos dar nepaveikė galutinio produkto.

Grįžtamoji kontrolė – tai informacijos apie užbaigtą veiklą rinkimas, jos vertinimas ir veiksmų, kaip tobulinti panašią veiklą ateityje parengimas. Šios kontrolės trūkumu laikytina tai, kad reikiamų veiksmų imamasi jau po laiko. Tegiamas šios kontrolės bruožas: ji testuoja ir įvertina tikslus ir standartus. Tikslai, kurių neįmanoma pasiekti arba kurie yra per daug lengvi, gali būti koreguojami.

Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros veiklos tikrinimo. Tikrinama etapais. Ricky W. Griffinas, Robertas Albanese skiria keturis pagrindinius etapus.

1.2. Kontrolės proceso žingsniai

Roberto J. Mocklerio kontrolės apibrėžimas išskiria esminius kontrolės proceso elementus:

Valdymo kontrolė yra sistemingos pastangos suderinti veiklos atlikimo standartus su numatytais tikslais, suprojektuoti informacijos grįžtamojo ryšio sistemas, palyginti tikrąjį veiklos atlikimo lygį su numatytais standartais, rasti nukrypimus nuo jų ir įvertinti šių nukrypimų svarbą bei imtis veiksmų, užtikrinančių, kad visi ištekliai būtų efektingiausiai ir efektyviausiai panaudoti siekiant bendrų tikslų.

Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti. Idealiu atveju tikslai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jau būna aiškiai suformuluoti, numatyti konkretūs galutiniai terminai. Tai svarbu dėl daugelio priežasčių:

1. Neapibrėtai suformuluoti tikslai, tokie kaip „pagerinti darbuotojo įgūdžius“, yra tik tušti šūkiai tol, kol vadovai nepasako, ką jie turi omenyje sakydami „pagerinti“, kada ir ką ketina daryti, kad pasiektų šį tiklslą.

2. Preciziškai suformuluoti tiklai yra lengviau įvertinami dėl tikslumo ir naudingumo, negu tušti šūkiai. Pagaliau preciziškai suformuluotus išmatuojamus tikslus yra lengva perduoti ir paversti standartais ir metodais, kurie gali būti naudojami veiklos atlikimo lygiui numatyti. Šie lengvai perduodami preciziškai suformuluoti tikslai ir uždaviniai yra ypač svarbūs kontrolei, kadangi planavimą ir kontrolę paprastai atlieka skirtingi žmonės.

Paslaugų pramonės standartai ir vertinimai gali apimti laiką, kurį klientai praleidžia eilėse banke, laiką kurį turi praleisti laukdami, kol atsakys telefonas, arba skaičių naujai priviliotų klientų per viešą reklaminę agitaciją. Pramonės įmonių vertinimą ir standartus galėtų sudaryti pardavimų ir gamybos užduotys, darbo priežiūros tikslai, pagamintų ir perdirbtų produktų nuostoliai ar saugumo reikalavimai.

Veiklos atlikimo lygio vertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai, vertinimas yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas. Vertinimo dažnumas priklauso nuo vertinimo veiklos tipo. Pavyzdžiui, pramonės įmonėje dujų dalelių lygis ore gali būti nuolat stebimas siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpu ilgalaikių išsiplėtimo tikslų pažangą aukščiausio lygio vadovai turėtų atsižvelgti vieną ar du kartus per metus.

Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus. Daugeliu atveju tai lengviausias kontrolės žingsnis. Reikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš anksto nustatytais standartais. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako, kad „viskas yra kontroliuojama“, kaip pavaizduota paveiksle ir jiems nereikia kištis į organizacijos operacijas.

Koregavimo veikmai. Į šį etapą pereinama, jei veiklos rezultatai nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo veiksmai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje sukurtų standartų pataisas. Kitais atvejais per patikrinimus gali būti atskleidžiami netinkami standartai. Dėl šių aplinkybių koregavimo veiksmai gali apimti standartų pakeitimą.

Kaip matyti iš paveikslo 1.2.1., kontrolė yra dinamiškas procesas. Jei vadovai nepadaro išvadų apie kontroliuojamą procesą, jie tik stebi veiklą. Prioritetas visada turėtų būti teikiamas naujų, konstruktyvių veiklos būdų, užtikrinančių veiklos atlikimo lygio atitikimą standartams, o ne praeities klaidų konstatavimui.

1.3. Kontrolės svarba

Viena iš priežasčių kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi planai gali būti iškraipomi. Kontrolė taip pat padeda vadovams stebėti aplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Įvertinus pastarųjų metų aplinkos pasikeitimo tempus, šis kontrolės aspektas pasirodo
svarbesnis. Pagal Fredą G. Steingraberą, labiausiai „spaudžiantys“ aplinkos pokyčiai yra: konkurencijos prigimties pasikeitimas, noras pagreitinti užsakymo ir pristatymo ciklą, „padidinti vertę“ prekių ir paslaugų ir taip sukurti vartotojų paklausą, darbininkų ir orgnizacinės kultūros pasikeitimai ir vis didėjantis delegavimo bei komandinio darbo organizacijose poreikis.

Sukurti geresnę kokybę. Visuotinė kokybės vadyba, skatina iš esmės gerinti kontrolę. Pastebimi proceso trūkumai ir procesas taisomas, siekiant pašalinti klaidas. Darbuotojams suteikiama teisė tikrinti ir tobulinti savo darbą. Visuotinė kokybės vadyba išbando daug požiūrių ir metodų, kaip pasiekti efektingą kontrolę.

1.4. Kontrolės sistemų projektavimas

Vadovai, kurdami kontrolės sistemas, kurios priimtinos organizacijos nariams ir turi tikslų, ekonimišką grįžtamąjį ryšį, veikiantį nustatyto laiko ribose, susiduria su daugeliu problemų. Dauguma tų problemų galėtų būti priskiriamos sprendimams, ką reikia kontroliuoti ir kaip dažnai reiki vertinti. Bandymas kontroliuoti per griežtai ir per daug operacijų elementų, darbuotojus gali smukdyti moraliai, kelti jiems nerimą, varyti vadovus į neviltį bei gaišinti brangų laiką, švaistyti pinigus ir energiją. Dar daugiau, vadovai gali pradėti skirti dėmesį lengvai vertinamiems veiksniams, tokiems kaip – kiek aptarnauta žmonių restorane, ir nekreipti dėmesio į tai ar klientai patenkinti maistu. Nors pastarasis veiksnys per ilgesnį laiką gali būti svarbesnis, nei kiek aptarnauta žmonių per tam tikrą laiką. Daugelio šių problemų galima išvengti atlikus analizę, padedančią nustatyti svarbiausias veiklos atlikimo sritis ir strateginius kontrolės taškus.

1.5. Pagrindinių veiklos atlikimo sričių įvardijimas

Pagrindinės veiklos atlikimo, arba svarbiausių rezultatų sritys yra tie organizacijos aspektai, kurie privalo efektingai funkcionuoti, kad galėtų sėkmingai veikti organizacija. Dažnai tos sritys apima pagrindines organizacijos veiklos sritis arba su ta veikla susijusias veiklos grupes, susidarančias visoje organizacijoje. Kaip matyti iš paveikslo 1.5.1., kai kurias pagrindines gamybos, marketingo, personalo valdymo bei finansų ir apskaitos veiklos atlikimo sritis. Savo ruožtu tos pagrindinės sritys padeda tiksliau apibrėžti kontrolės sistemas ir standartus.

Dabartinėse organizacijose daugelis pagrindinių veiklos atlikimo sričių susikerta. Pavyzdžiui, organizacija gali apibrėžti pagrindines veiklos atlikimo sritis komandai, kurios dėmesys sutelktas į vartotojų aptarnavimą pagal vartotojų atsakymus, gautus pasitenkinimo paslaugomis tyrimo metu.

Gamyba Marketingas Personalo valdymas Finansai ir apskaita

Kokybė Pardavimų apimtys Darbo santykiai Kapitalo įdėjimai

Kiekybė Pardavimų kaštai Tekamumas Atsargos

Kaštai Reklamos kaštai Pravaikštos Kapitalo judėjimas

Atskiro darbo atlikimo lygis Atskiro pardavėjo darbo atlikimo lygis Likvidumas

1.5.1. Standartai, naudojami funkcinėse srityse veiklos atlikimo lygiui vertinti.

1.6. Strateginių kontrolės taškų įvardijimas

Be pagrindinių veiklos atlikimo sričių taip pat svarbu nustatyti kritinius sistemos taškus, kuriuose būtina vykdyti būtina stebėjimą arba rinkti informaciją. Nustačius tokius strateginius kontrolės taškus, reikalingos surinkti ir įvertinti informacijos gali labai sumažėti.

Svarbiausias ir naudingiausias strateginių kontrolės taškų atrankos metodas yra sutelkti dėmesį į reikšmingiausias konkrečios operacijos elementus. Dažniausiai tik nedidelė veiklos, įvykių, individų arba objektų dalis konkrečioje operacijoje sudarys dideles išlaidas arba sukels problemų, ir su jomis susidurs vadovai.

Kitas naudingas dalykas – tai vietų, kuriose vyksta pokyčiai, įvardijimas. Pavyzdžiui, įmonėje vartotojų užsakymų užpildymo sistemoje pokytis įvyksta, kai pirkimo užsakymas tampa sąskaita, kai atsargų vienetas tampa vienetu, kurį reikia pervežti, arba kai pervežamas vienetas tampa krovinio dalimi. Kadangi vykstant tokiems pasikeitimams gali būti padaryta daugiau klaidų, tai šių taškų stebėjimas dažniausiai yra pats efektingiausias operacijų kontrolės būdas.

1.7. Efektyvios kontrolės principai

Norint vykdyti efektyvią kontrolę, būtina laikytos tam tikrų principų:

1. Kontrolės sistema turi atitikti atliekamo darbo pobūdį. Mažose firmose reikia taikyti kitokius kontrolės būdus negu didelėse. Pažymėtina, kad nors visuotinai taikomos tos pačios kontrolės technikos, pavyzdžiui: biudžetas, lūžio taško, finansinių santykių rodiklių analizė ir standartinių išlaidų metodas, ne visos jos taikytinos konkrečiai situacijai.

2. Apie nukrypimus būtina pranešti nedelsiant. Idealu, kai apie nukrypimus perspėjama iš anksto. Iš tikrųjų tokia informacija gaunama per vėlai, kad ja iš karto būtų galima pasinaudoti, ji pritaikoma tik rengiant ateities planus.

3. Kontrolės sistema turi atitikti organizacijos modelį. Kai organizacijos modelis aiškus, o atsakomybė už darbą gerai apibrėžta, kontrolė tampa efektyvesnė, paprasčiau nustatyti žmones, atsakingus už nukrypimus.

4. Kontrolės sistema turi atspindėti išimtis kritiniuose taškuose. Reikėtų taikyti „išimčių“ principą, kai registruojamos tik standartų išimtys. Būtina atkreipti dėmesį į skirtingą išimčių
nes nedideli nukrypimai vienose srityse gali būti reikšmingesni už didesnius nukrypimus kitose srityse.

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 1981 žodžiai iš 6556 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.