Organizacijų valdymo funkcijos
5 (100%) 1 vote

Organizacijų valdymo funkcijos

1. Bendrasis valdymas

Žmonės, kaip pagrindinė visuomenės gamybinė darbo jėga, materialinių gėrybių gamybos, paskirstymo, mainų ir vartojimo procesuose pažįsta ir palenkia sau gamtos ir visuomenės dėsnius. Žmonių veikla yra pagrįsta atskirų tikslų siekimu, kuris rezultatyvesnis ir efektyvesnis, kai atliekamas bendrai arba sukuriant organizacijas- žmonių kolektyvus ar bendrijas, kurių nariai sąmoningai derina pastangas tikslui pasiekti. Bendro darbo sėkmė priklauso nuo to, kaip organizuota jo narių sąveika, tarpusavio ryšiai. Taigi, poveikis kolektyvo veiklai vadinamas valdymu.

Egzistuoja skirtingi valdymo apibrėžimai ir supratimai, tačiau bet kuriuo atveju, valdymas, kaip organizuojanti visų gamybos (darbo) procesų pradžia, turi apimti tokius elementus:

Ø Tikslas. Veikla (gamybai, darbui) turi turėti savo krypties orientyrą, pagal kurį ji turi būti vykdoma. Tikslas išreiškia pokyčio rezultatą, kurio yra siekiama

Ø Planas. Tikslas turi būti siekiamas ne stichiškai, o pagal tam tikrą planą, suskirstantį veiklą į tam tikras struktūrines dalis, bei koreguojanti jų atlikimo laiką.

Ø Vadovas. Atskiras žmogus valdo savo veiksmus, bet kolektyvui reikia vadovo, atliekančio valdymo funkciją.

Ø Informacija. Informacijos pasikeitimas tarp valdančiosios ir valdomosios sferų yra būtinas sėkmingos veiklos elementas, kuris lemia operatyvų reagavimą į išorinius ir vidinius veiklos pokyčius.

Taigi, galime teigti, kad „valdymas <…> – tai priemonė ar visuma priemonių, valdymo tikslams pasiekti; valdymo sprendimų paruošimas, priėmimas ir bendravimas visose darbo veiklos srityse; tai specifinė žmonių veiklos funkcija“ [ ].

Valdymas gali būti traktuojamas organizaciniu ir proceso požiūriu. Pirmu atveju- tai organizuoti į tam tikras struktūras žmonės (vadovai, specialistai, tarnautojai). Proceso požiūriu, valdymas apima visus įmonei reikalingus darbus bei uždavinius, išskyrus vykdomojo pobūdžio. Abiejų požiūrių integracija mums duoda dar vieną valdymo apibrėžimą: tai yra „procesas, kurio valdymo subjektas, organizuotas pagal tam tikras taisykles, užtikrina kryptingą valdomo objekto veiklą“ [ ].

Valdymo sampratoje svarbus žmonių tarpusavio santykių ir laiko aspektas. Laiko požiūriu, valdymas apima tam tikrą istorinį laikotarpį, remiasi praeitimi ir dabartimi, kad jo pasekmės būtų sukurtos ateityje. Žmonių santykių aspektu, valdymas apima abipusę valdomųjų ir valdančiųjų sąveiką bei vadovų veiksmų įtaką bendravime su pavaldiniais.

Nuo XIX a. pabaigos valdymas yra tapatinamas su keturiomis vadovo atliekamomis funkcijomis: planavimu, organizavimu, vadovavimu ir kontrole. Pagal tai galime teigti, kad valdymas yra „organizacijos narių planavimo, organizavimo, vadovavimo ir kontrolės procesas bei visų kitų organizacijos išteklių panaudojimas, siekiant organizacijos užsibrėžtų tikslų“ [ ].

Toliau reiktų apibūdinti keturias valdymo veiklas.

1.1. Planavimas

Planavimas reiškia, kad vadovai apgalvoja savo tikslus bei veiksmus iš anksto ir jų veiksmai remiasi kokia nors taisykle, planu ar logika, o ne atliekami stichiškai. Planuose pateikiami organizacijų tikslai ir geriausios procedūros tikslams pasiekti. Vadovaujantis planais:

„1) organizacija gauna būtinus išteklius tikslams pasiekti ir jais disponuoja;

2) organizacijos nariai veikia pagal parinktus tikslus ir procedūras;

3) artėjimas pasirinktų tikslų link yra valdomas ir vertinamas, kad būtų galima laiku imtis priemonių, pataisyti situaciją, jei prie pasirinkto tikslo artėjama nepatenkinamai“ [ ]

Pirmiausia planuojant nusistatomi visos organizacijos tikslai. Po to nustatomi tikslai kiekvienam tos organizacijos smulkesniam struktūriniam vienetui: divizijoms, departamentams ir pan. Nustačius tikslus, kuriamos programos jiems pasiekti. Žinoma, formuluodamas tikslus ir kurdamas programas, pagrindinis organizacijos vadovas atsižvelgia į galimybę juos realiai įgyvendinti ir į tai, ar jie bus priimtini kitiems organizacijos vadovams ir darbuotojams.

Santykiai su žmonėmis ir laikas planavimo veikloms yra labai svarbūs. Planavimas įgalina įsivaizduoti norimas ateities aplinkybes atsižvelgiant į išteklius, ankstesnę patirtį ir t.t.

Aukščiausio lygio vadovų, atsakingų už visą organizaciją, sudaryti planai gali apimti penkerių ar dešimties metų laikotarpį. Organizacijos dalyse planai sudaromi daug trumpesniems laikotarpiams. Pavyzdžiui, gali būti kitos dienos darbo ar po savaitės įvyksiančio dviejų valandų susitikimo planai.

1.2. Organizavimas

Tai „…toks darbo, valdžios ir išteklių paskirstymo tarp organizacijos narių ir jų suderinimo procesas, kuris leidžia jiems pasiekti organizacijos tikslus“ [ ].

Skirtingi tikslai reikalauja skirtingų struktūrų. Pavyzdžiui, kompiuteriams programinę įrangą kuriančios kompanijos struktūra turi skirtis nuo kompanijos, gaminančios džinsus, struktūros. Standartinio produkto, pavyzdžiui, džinsų, gamybai reikalingi kvalifikuoti konvejerio darbininkai, o norint sukurti tam tikrą programinės įrangos gaminį, reikia organizuoti specialistų komandą, susidedančią iš sistemotechnikų, programuotojų ir pan. Nors šie specialistai turi efektingai bendradarbiauti, jų darbo negalima organizuoti kaip konvejerio darbininkų. Todėl vadovai turi derinti organizacijos struktūra prie
jos tikslų ir išteklių. Šis procesas vadinamas organizaciniu projektavimu.

Organizacinei veiklai svarbiausia – žmonių santykiai ir laikas. Organizuojant susidaro organizacijos santykių struktūra ir būtent per šiuos struktūrinius santykius bus siekiama ateities planu. Kitas santykių, kaip organizavimo dalies, aspektas – ieškoti naujų žmonių, kurie įsitrauktų į santykių struktūra. Ši paieška vadinama organizacijos aprūpinimu žmonių ištekliais.

1.3.Vadovavimas

Tai valdymo elementas, kuris apibrėžiamas, „kaip darbuotoju skatinimas, nukreipimas reikiama linkme, atitinkama įtaka, siekiant, kad jie atliktu būtinas užduotis“. Realizavus ankstesnes valdymo funkcijas, procesas suplanuotas, suorganizuotas, belieka bendradarbius motyvuoti vykdyti šį procesą.

Vadovavimui svarbiausia – žmonių santykiai ir laikas. Iš tikrųjų, vadovavimas glaudžiai sieja vadovą su visais kitais jam dirbančiais žmonėmis. Vadovai mėgina įtikinti kitus telktis ir kartu siekti rezultatų, aiškėjančių iš planavimo bei organizavimo etapų. Sudarydami tinkama aplinką, vadovai padeda darbuotojams siekti geriausių rezultatų. Susidurdami su žmonėmis ir patys jais būdami, vadovai patys gali tapti problemos dalimi. Vadovai palaiko kontaktus su atskirais individais bei jų grupėmis, galinčiais turėti skirtingus tikslų nei organizacija. Norėdami nukreipti bendradarbių pastangas siekti įmonės tikslų, vadovas naudoja vadovavimo turinį sudarančias priemones: motyvavimą ir lyderiavimą.

Motyvavimas- „tai veiklos stimulų kūrimas ir naudojimas“ [ ].

Lyderiavimas- „tai mokėjimas padaryti įtaką žmonėms arba žmonių grupėms, kad jie savo valia siektų organizacijos tikslų“ [ ].

Kad šis modelis būtų efektyvus, reikia sukurti ir realizuoti bendrą, grupinę ir individualizuotą, poveikio priemonių sistemą. Išskiriami du pagrindiniai vadovavimo stiliai- autokratinis ir demokratinis.

1.4. Kontrolė

Vadovas turi žinoti, ar organizacijos narių veiksmai iš tikro padeda įgyvendinti jos užsibrėžtus tikslus. Tai kontrolės funkcija. Kontrolė- tai planinės ir faktinės būklės palyginimas: normatyvinė būklė lyginama su faktiška, o aptiktas nukrypimas leidžia žinoti, ar kontroliuojamas procesas vyksta tinkamai. Išsiaiškinus nukrypimą, dar nėra žinomos jo priežastys, o juk svarbiausia kontrolės tikslas užkirsti kelią nukrypimams ateityje. Tad nukrypimo nustatymas nėra visos kontrolės funkcijos.

Kontrolė turi atitikti tam tikrus reikalavimus:

ü ekonomiškumo principas (jos kaštai neturi viršyti teikiamos naudos);

ü atlikimas laiku;

ü kompleksiškumas (turi būti apimami visi etapai bei kryptys galutiniam rezultatui pasiekti);

ü dokumentavimas ir patvirtinimas parašais;

ü derinimas su darbuotojų savarankiškumo ir individualumo siekiais.

Praktiškai valdymas yra neskaidomas į atskiras keturias veiklas, o suprantamas, kaip glaudžiai tarpusavyje susijusių veiklų grupė, besiremianti žmonių santykiais ir laiku.

2. Tyrimai ir projektavimas

2.1. Projektų valdymo samprata

Projektų valdymas – tai mąstymo būdas, apimantis ir specialiąsias, ir platesnio pobūdžio, negu reikia profesijai, žinias. Projektų valdymo, kaip mąstymo būdo, metodai ir priemonės leidžia:

· Parengti ir pagrįsti projekto koncepciją;

· Įvertinti projekto efektyvumą;

· Atlikti projektinius tyrimus bei parengti projekto verslo planą;

· Vykdyti sisteminį projekto planavimą visose jo fazėse;

· Parengti projekto sąmatą ir biudžetą, vykdytojus, organizuojant tam tikrus konkursus;

· Parengti ir sudaryti kontraktus su tiekėjais

· Optimaliai organizuoti pirkimus ir tiekimus;

· Realizuoti projektą, parenkant tinkamą komandą;

· Efektyviai kontroliuoti ir reguliuoti projektą bei jo pokyčius;

· Laiku užbaigti projektą. [6, 8psl.]

Projektas – tai, kas numatoma ar planuojama padaryti. Projekto schemą galima apibrėžti taip:

1. Sumanymas (problema, užduotis)

2. Realizavimo priemonės (sprendimai)

3. Realizavimo tikslai (sprendimo rezultatai).

Projektas yra kompleksinė sąvoka, apimanti įvairias visuomeninio gyvenimo ir veiklos sritis. Svarbiausi projekto bruožai:

· Projekte numatomas kiek galima mažesnis išteklių naudojimas, tikintis pelno ateityje;

· Projektas yra planuojamas, finansuojamas ir įgyvendinamas kaip visuma;

· Projektas gali būti konkrečių finansinių susitarimų objektas, kuriam skiriama sava vadovybė;

· Projektas turi konkretų laiko tarpą, per kurį tikimasi pasiekti numatytus tikslus;

· Projektas turi schematiškas ribas. [6, 14-15psl.]

2.2. Projekto įgyvendinimo planavimas ir biudžeto sudarymas

Projekto įgyvendinimo periodas aprėpia laikotarpį nuo nutarimo investuoti iki produkto realizavimo pradžios. Tai apima daugelį etapų, todėl labai svarbu šį kritinį projektinio ciklo etapą kruopščiai suplanuoti ir išanalizuoti, nes bet kokie nukrypimai ir netikslumai gali pakenkti projektui. Ypatinga dėmesys turi būti skirtas finansavimo būdams parinkti bei investavimo arba gamybos uždelsimo finansinėms pasekmėms. [6, 104psl.]

Projekto biudžeto sudarymo tikslas – nustatyti išteklių, reikalingų investiciniam projektui įgyvendinti, vertę patvirtinus projektą ir priėmus sprendimą dėl investavimo. Projektų darbų išlaidos įvertinamos gana skirtingai.

Projekto biudžeto planavimas ir sudarymas apima tokias pagrindines
užduotis:

· Darbų, reikalingų projektui vykdyti, rūšies nustatymas;

· Loginio įvykių nuoseklumo nustatymas;

· Realizavimo grafiko parengimas;

· Išteklių, reikalingų kiekvienam darbui įvykdyti, apibrėžimas ir išlaidų numatymas;

· Projekto biudžeto sudarymas, reikiamų lėšų užtikrinimas

· Dokumentų parengimas, leidžiančių sudaryti projekto biudžetą ir planą, taip pat projektiniuose tyrimuose numatytas prognozes palyginti su turimais duomenimis.

Įvertinant kainas ir sąnaudas, reikia neužmiršti, kad gali atsirasti papildomų išlaidų dėl galimo kainų pakėlimo [6, 111psl.].

2.3. Verslo sistemų projektų finansavimo sistemos plėtros ir taikymas

Verslo projekto finansavimas turi padėti išspręsti 2 svarbiausias užduotis:

1. Aprūpinimas investicijomis turi būti dinamiškas, kad projektą būtų galima vykdyti atsižvelgiant į laiko ir finansinių išteklių apribojimus.

2. Verslo projekto finansinių išteklių sąnaudų ir rizikos sumažinimas dėl atitinkamos investicijų struktūros ir maksimalių mokesčių lengvatų.

Prieš pateikiant projektą investuotojui, atliekama projekto galimumo analizė. Tai daroma todėl, kad nustatyti, ar projektas vertas tolesnių laiko ir išlaidų sąnaudų [6, 170psl.].

2.4. Projektų finansavimo šaltiniai, finansavimo organizavimas

Verslo projektų finansavimo būdai ir jų šaltiniai:

· Nuosavi šaltiniai (pelnas, amortizaciniai atskaitymai, draudimo kompanijos išmokamos kompensacijos ir t. t.)

· Investitorių vidinės ūkinės veiklos rezervai (pelnas, juridinių ir fizinių asmenų santaupos, indėliai)

· Skolinamos finansinės lėšos (obligacinės paskolos, banko, biudžeto kreditai ir t. t.)

· Lizingas (finansinis, operatyvinis, grąžintinas lizingas)

· Investiciniai asignavimai (valstybinis, vietinės valdžios biudžetas, nebiudžetiniai fondai)

· Užsienio investicijos (užsienio juridinių ir fizinių asmenų kapitalas)

· Tarptautinės investicijos (Pasaulio, Europos rekonstrukcijos ir plėtros bankų kreditai) [6, 173psl.].

Projektinis finansavimas – visų lėšų, teikiamų projektui finansuoti, šaltinių ir būdų sistema.

Finansavimo organizavimas pagal projektinį finansavimą leidžia įvertinti projekto steigėjų galimybes. Pagal tai, kokią rizikos dalį prisiima kreditorius, skiriamos 3 projektinio finansavimo formos:

1. Taikant regresą skolininkui;

2. Netaikant regreso skolininkui;

3. Taikant ribotą regresą skolininkui.

Regresas – tai reikalavimas apmokėti skolos sumą. Taikant regresą skolininkui yra labiausiai paplitusi finansavimo forma [6, 174psl.].

3. Materialinis aprūpinimas

3.1. Pagrindiniai materialinio techninio aprūpinimo organų uždaviniai

Materialinis techninis aprūpinimas, kurio paskirtis aptarnauti įmonių gamybinę veiklą, yra labai glaudžiai susijęs su gamyba ir nuo jos priklauso. Labai svarbus materialinio aprūpinimo organų uždavinys, nuo kurio tinkamo sprendimo priklauso jų veiklos sėkmė, yra laiku ir komplektiškai aprūpinti gamybą visomis jai reikalingomis gamybos priemonėmis. Aprūpinti laiku – reiškia reikalingas medžiagas nustatytais terminais pristatyti tiesiog į darbo vietas pagal gamybos arba statybos grafiką. Aprūpinimas turi būti komplektiškas dėl to, kad įvairių materialinių išteklių pagal medžiagų naudojimo normas naudojamas nevienodas kiekis.[5, p.8-9]

Taip pat svarbus aprūpinimo organų uždavinys yra užtikrinti, kad būtų maksimaliai taupomi materialiniai ištekliai. Geriau aprūpinti gamybą padeda papildomų materialinių išteklių mobilizavimas. Tokių išteklių šaltiniai gali būti medžiagų ekonomija, jų antrinis panaudojimas, vietinių ir decentralizuotų išteklių suradimas, savo įmonės, taip pat kitų ūkio šakų įmonių medžiagų viršnormatyvinių ir nereikalingų atsargų naudojimas.[5, p.9]

Kadangi materialinio techninio aprūpinimo procesas yra susijęs su atsargų susidarymu visose stadijose, vienas iš uždavinių yra visokeriopai spartinti apyvartinių lėšų apyvartumą. <…> Gamybos aprūpinimas materialiniais ištekliais turi būti organizuojamas taip, kad jis būtų ritmingas esant įmonėse ir aprūpinimo bei realizavimo organizacijose minimalioms išteklių atsargoms.[5, p.9]

Labai svarbus aprūpinimo ir realizavimo uždavinys – mažinti cirkuliacijos kaštus. Jų mažėjimas, kaip sintetinis aprūpinimo ir realizavimo organizacijų veiklos rodiklis, turi didelę reikšmę gamybos efektyvumo didinimui. Cirkuliacijos kaštų lygiui atsiliepia tai, kad aprūpinimo ir realizavimo organai sprendžia anksčiau apibūdintus uždavinius ir ar gerai jie atlieka daugumą savo funkcijų. Ypač didelę reikšmę turi racionalus gamybos priemonių transportavimo organizavimas, pakrovimo ir iškrovimo darbų mechanizavimas, aprūpinimo ir realizavimo organų sistemos tobulinimas.[5, p.9]

Materialinio techninio aprūpinimo ir realizavimo sistema, spręsdama jai iškeltus uždavinius, turi:

a) tiksliai ir laiku apskaičiuoti, kiek gamybos priemonių tikrai reikia įmonėms, šakoms, ekonominiams rajonams. Apskaičiuojant turi būti remiamasi techniškai ir ekonomiškai pagrįstomis materialinių išteklių naudojimo normomis, o išaiškintas gamybos priemonių poreikis kiekvienai įmonei turi tiksliai atitikti plane nustatytą produkcijos gamybos ir paslaugų dydį;

b) išsiaiškinti šaltinius, iš kurių bus galima patenkinti
gamybos priemonių poreikį. Šiam tikslui aprūpinimo organai turi parengti aiškią ir išsamią materialinių išteklių klasifikaciją, leidžiančią palyginti apskaičiuotus poreikius su jų patenkinimo šaltiniais;

c) skirstyti šalies turimus gamybinės paskirties materialinius išteklius sutinkamai su jų poreikiu pagal ekonominę paskirtį, ūkio šakas, ir konkrečius vartotojus;

d) organizuoti gamybos priemonių gamintojų ir vartotojų racionalius ūkinius savitarpio ryšius. Atliekant šią funkciją, tiekėjai planingai priskiriami vartotojams įforminamos ir išduodamos gamybinės techninės paskirties produkcijos tiekimo paskyros;

e) organizuoti materialinių išteklių pristatymą tiesiog iš gamintojų vartotojams (tranzitu) ir sandėlinį vartotojų aprūpinimą medžiagomis iš savo bazių, sandėlių ir parduotuvių minimaliais cirkuliacijos kaštais ir plano nustatytais terminais;

f) nuolat stebėti ir kontroliuoti materialinių išteklių naudojimo ir jų atsargų normavimą, normų vykdymą, medžiagų naudojimą, sandėlių ūkio ir atsargų būklę;

g) sistemingai tobulinti visose ūkio grandyse aprūpinimo sistemą ir organizavimą.[5, p.10]

3.2. Aprūpinimo planų turinys ir sudarymo tvarka

Įmonės materialinio techninio aprūpinimo planas – tai visuma planinio apskaičiavimo dokumentų, kuriuose pagrindžiamas materialinių išteklių poreikis ir nustatomi jo patenkinimo šaltiniai. Planas susideda iš dviejų pagrindinių dalių:

Šiuo metu Jūs matote 30% šio straipsnio.
Matomi 2347 žodžiai iš 7741 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.