VI. PLANAVIMASPlanavimas – tai viena iš svarbiausių, lemiančių organizacijos veiklą
funkcijų. Tai veiklos turinio, formų ir metodų nustatymas tam tikram
laikotarpiui, siekiant tikslo mažiausiomis materialinėmis ir darbo išteklių
sąnaudomis. Tai kasdieninė vadovo funkcija. Planavimas turi būti susijęs su
prognozavimu. Planavimo funkcijos išraiška – planai.
Planų sudarymą apima trys etapai:
1. Analizės ir problemos sprendimo (pradinis).
2. Plano sudarymo (pagrindinis).
3. Plano aprobavimo (papildomas). Aprobavimas – suderinimas.
Planas – veiksmų rinkinys nuosekliam vykdymui apibrėžtomis sąlygomis.
Išskiriamos kelios planų grupės jų trukmės, ekonominio ir techninio
pagrįstumo požiūriu:
1. Trumpalaikiai. Dar vadinami einamaisiais, operatyviniais. Jie turi
užtikrinti ritmingą darbą ir tolygų paslaugų teikimą ar produktų
gaminimą konkrečia nomenklatūra ir nurodytais terminais. Didelis
vaidmuo skiriamas ritmingumui ir operatyvumui.
2. Vidutinės trukmės. Taktiniai, perspektyviniai. Šie planai susiję su
prognozėmis. Taktiniuose (perspektyviniuose) planuose turi būti
atspindėta:
1. organizacijos išvystymas struktūrų, procedūrų požiūriu;
2. gamybos ar paslaugų plėtimas, apimantis technikos, technologijos,
žaliavų tiekimą, marketingą, statybas ir t.t.;
3. racionalus finansinių išteklių naudojimas, užtikrinantis išplėstinę
reprodukciją;
4. personalo formavimas;
5. darbo įvertinimo formos, atlyginimo už darbą principai, metodai
elementai;
6. bendradarbiavimas.
3. Ilgalaikiai. Veiklos perspektyvos, strateginiai. Šie planai – tai
vadovo veiksmai, orientuoti į tolimą perspektyvą.
Strateginis valdymas – tai: 1) išteklių paskirstymas, 2) adaptavimas
išorinei aplinkai, 3) vidinis koordinavimas ir 4) strateginis nustatymas.
Strategija – išvertus iš graikų kalbos – generolo mokslas, generolo
menas, kariuomenės išdėstymo menas. Tai taisyklių, principų rinkinys, kurių
reikia vadovams priimant sprendimus. Tai detalus, visapusiškas planas,
skirtas įgyvendinti organizacijos misijai.
Misija – svarbiausias organizacijos uždavinys ir tikslas. Išvertus iš
lotynų kalbos – paskirtis, pašaukimas. Tai pagrindinis, bendras
organizacijos uždavinys, tiksliai apibrėžta jos egzistavimo priežastis.
Misijos formuluotė savyje jungia:
1. Organizacijos veikla gamybos, paslaugų, rinkos požiūriu.
2. Išorinė aplinka, apsprendžianti organizacijos darbo principus.
3. Organizacijos kultūra, vidinis klimatas ir įtaka patraukiant vieno ar
kito tipo žmones.Misija yra įgyvendinama per planus. Sėkmę lemia strateginis planas. Jam
organizacija turėtų skirti 80( dėmesio. Misijoje yra svarbūs klientai. Su
misija yra susijusi vertybių orientacija. W. Hunt ir R. Tagiuri nustatė 6
vertybes:
1. Teorinės vertybės (tiesa, žinios, racionalus mąstymas);
2. Politinės vertybės (valdžia, viršenybė virš kitų, pripažinimas);
3. Ekonominės vertybės (praktiškumas, naudingumas, efektyvumas);
4. Socialinės vertybės (geri žmonių santykiai, konfliktų nebuvimas);
5. Estetinės vertybės (meninė harmonija, sudėtis, forma ir simetrija).
6. Religinės-moralinės vertybės (santaika visatoje).
Šios organizacijos posistemės turi turėti savo tikslus, tačiau jie
neturi kirstis su svarbiausiu tikslu – misija. Svarbiausias tikslas turėtų
būti visuomenės poreikių žinojimas.
Gamybos posistemės tikslas – darbo našumo didinimas ir produkcijos
kokybės gerinimas.
Ekonomikos posistemės tikslas – racionalus išteklių naudojimas siekiant
efektyviausio jų panaudojimo.
Personalo posistemės tikslas – didinti darbuotojų pasitenkinimą ir
suinteresuotumą, užtikrinti sąlygas darbuotojų kūrybinio potencialo
vystymuisi.
Marketingo posistemės tikslas – žinoti ir maksimaliai tenkinti vartotojų
poreikius kiek galima platesnėje rinkoje.
Tikslus galima skaidyti ne tik pagal struktūrą ir trukmę, bet ir į
socialinius, ekonominius ir kitus tikslus. Todėl sudaromas tikslų medis,
reiškiantis tvarkingą tikslų hierarchiją.Svarbiausia, kad tikslai būtų išreikšti kiekybiniais dydžiais.
Tikslinio valdymo schema yra:
1. Įgaliojimų ir atsakomybės nustatymas.
2. Tikslų numatymas, jų apibūdinimas kiekvienoje pareigybėje.
3. Tikslų įgyvendinimo planų paruošimas duotoje pareigybėje.
4. Kiekvieno vadovo veiklos planavimas ir vertinimas.
Tikslų nustatymą apsprendžiantys principai:
1. Suderinamumas. Tikslai neturi prieštarauti. Jie turi veikti viena
kryptimi.
2. Realumas. Tikslai turi būti įgyvendinami, turėti realią išraišką,
būti kiekybiniai.
3. Lankstumas. Tikslai ir prioritetai turi būti peržiūrimi atsižvelgiant
į vidinę ir išorinę aplinką, o paskui klaidingi atmetami.
4. Patrauklumas. Tai darbuotojų veiklos motyvavimą užtikrinanti
priemonė. Kiek darbuotojas naudingas, reikalingas visuomenei?
5. Išmatuojamumas. Tai galimybė nustatyti absoliučią arba santykinę
vertę kiekybiniais vienetais (net ir kokybinių dydžių).
Šioje schemoje pavaizduotos
įvairių lygių strategijos: žalia –
korporacinio lygio; geltona – atskiro verslo vieneto lygio; mėlyna –
funkcijinio lygio strategija.
Kalbant apie strategijas paaiškėja, kad planavimas – labai svarbus
procesas. Šis procesas išreiškia įvairių etapų suskirstymo laipsnį.
STRATEGINIO PLANAVIMO PROCESAS
I.ir II. Misija ir tikslai jau buvo aptarti anksčiau.III. Vertinant išorinę organizacijos aplinką naudojami tokie veiksniai:
1. ekonominiai;
2. politiniai;
3. rinkos
4. technologiniai;
5. konkurenciniai;
6. socialiniai;
7. tarptautiniai.IV. Organizacijos stiprių ir silpnų pusių įveritimas parodo ar