2 Produktyvūs mąstymo ir komunikacijos procesai
Kas yra komunikacija?
Produktyvumo požiūriu komunikacija – laikoma įvedamos informacijos tarpininke ( 3skyr).
Tai, ką pagamina komunikacija, turi atitikti organizacijos tikslą, tiek kiekybiškai, tiek kokybiškai. Ji neturi sukurti šalutinių produktų, kurie prieštarautų šiam tikslui. Be to, komunikacijos kiekis turėtų būti optimalus.
Komunikacija turi būti tikslinga, kylanti iš organizacijos vertės kūrimo ir jos uždavinių. Tikslingumo ir tikslumo reikalavimai šiose situacijose skiriasi nuo labiau visuomeniškų situacijų. Bendravimo reikalavimai per posėdžius produktyvumo klausimais skiriasi nuo bendravimo reikalavimų per pietų pertrauką.
Tam, kad suprastume kas dedasi, kai žmonės komunikuoja, mums reikia turėti bendrą suvokimą. Paprastai laikomasi nuomonės, kad visa komunikacija vienu ir tuo pačiu metu perteikia keletą pranešimų.
Dauguma tų pranešimų yra dviprasmiški, todėl gavėjas turi juos interpretuoti, nekėlimas klausimų arba netrukdymas organizacijai taip pat yra komunikacijos forma
Žmogus kalba yra sudėtinga.
Naudodamiesi kalba, turime galimybę žaisti strateginius žaidimus vienas su kitu.
Mes galime apsimesti, vaidinti vaidmenį ir „dvilypiai bendrauti“ bet kurioje situacijoje. Reakcijomis ir signalais žmonės daugiausia apsikeičia pasąmonės lygiu. Tačiau šiame lygyje slypi daug skirtingų komunikacijos kategorijų.
1. teritorinė komunikacija. Ji apima visą dalykų įvairovę — nuosavybę, darbo atsakomybę, ekspertizę, draugystę, pinigus, patirtį, kalbos lygi ir t.t. Visa tai yra „realūs“ arba įsivaizduojami dalykai, kuriuos žmonės simboliškai paverčia teritoriniais klausimais ir kartu polemikos dalyku.
2. Toliau yra hierarchiją reguliuojanti komunikacija. Daugelis tarpasmeninių signalų organizacijose arba stiprina kiekvieno asmens vietą hierarchijoje, arba iškelia dėl jos abejonių. Žmogus kuria hierarchijas kiekvieną kartą, kai formuoja bet kokios rūšies grupes.
3. emfatinė komunikacija. Kalbama apie signalus, kuriais keičiasi tos pačios rūšies nariai, kad sustiprintų priklausymo pojūtį ir padidintų saugumą bei pasitikėjimą.
Socialinė fazė, bendravimo kategorija.
Komunikacijos pasąmonės lygis yra toli gražu netobulas. Siunčiamas pranešimas skiriasi nuo gaunamo pranešimo. Faktiniame minčių „vertimo“ žodžiais procese vyksta pasikeitimas – išbraukiama, iškreipiama ir apibendrinama.
Žodiniai ir nežodiniai signalai skirtingose kultūrose turi skirtingą reikšme.
Organizacijose taip pat yra įvairių kultūrų. Tylėjimas, kai gaunami įpareigojimai, kai kuriais atvejais gali aiškiai rodyti, kad reikalai bus atlikti. Kitais atvejais jis lygiai taip pat gali reikšti, kad nepritariama iš esmės ir galima neabejoti, jog darbas nebus padarytas.
Turėdami reikalą su organizacijomis, bandome pasiekti, kad komunikacija padėtų spręsti problemas ir kad ji būtų kuo veiksmingiausia.
Protingai planuoti ir rasti racionalius problemų sprendimus.
Svarbiausias tikslas yra pasiekti, kad komunikacija būtų kuo saikingesnė, kad sprendimai ir išvados būtų grindžiamos protingais, dalykiškais kriterijais.
Norint tą laimėti, būtina, kad komunikacijos pasąmonės lygiai veiktų pozityviai ir nekonfliktiškai. Galbūt svarbiausias dalykas iš visų yra kontaktas.
Kontaktas
Bendras veiksnys, jungiantis žmones, mokančius užmegzti ryšius, yra
1. sugebėjimas atspindėti kitus žmones.
Viskas gali būti atspindėta — nuo drabužių ir manierų iki kvėpavimo ritmo, žodžių parinkimo, kalbos struktūros, balso intonacijos ir ritmo
2. su sąlyga, kad atspindėjimas nebūtų parodija ar labai perdėtas. Atspindėjimas turi būti taktiškas ir kuo natūralesnis.
3. Atspindėjimą galima laikyti ir nusistatymo išraišką: „Aš noriu kalbėti kitų žmonių kalba, matyti pasaulį jų akimis“. Atspindėjimas yra atvirumo bei lankstumo ženklas ir rodo teigiamą požiūrį. „Aš noriu atsisakyti malonumų bendros gerovės interesais.
4. Atspindėjimas gali būti panaudotas ir esamų konfliktų sprendimui.
Priešingai, neatspindėjimas sukelia emocionalių prieštaravimų ir vaidmenų poliarizaciją. Kai kurie žmonės sugeba net ir tai panaudoti pozityviai. Ypač gali būti naudinga atskleisti skirtumus tokiose situacijose, kuriose jie paslėpti arba draudžiami. Tai gali paskatinti ilgalaikio pagerėjimo galimybę ir praskaidrinti atmosferą.
Eidinėjimas ir vedimas
Komunikacija tarp žmonių apgailėtinai dažnai siejasi su nuostata „aš teisus“.
Bet buvimas teisiems ne visada sinonimiškas rezultatams, pasiektiems bendraujant su kitais žmonėmis. Tik faktiniai rezultatai rodo, ar mūsų bendradarbiavimas yra geras, ar ne.
Sąvoka eidinėjimas ir vedimas yra natūralus atspindėjimo papildymas.
Tai reiškia susitikimą su žmonėmis jų pačių pasaulyje ir švelnų vedimą pageidaujama kryptimi. Išvada Jeigu mes neeidinėsime, o iškart imsime vesti, komunikacinėje sistemoje atsiras priešinimasis, kaip tai matyti iš pateikiamo pavyzdžio.
Eidinėjimas ir vedimas — tai pačios našiausios atvirumo ir kryptingumo formos sąjunga.
Atspindėjimu bei eidinėjimu ir vedimu darome teigiamą įtaką sistemai.
Komunikacijos sistema turi savo tikslą ir „strategiją“.
Priklausomai nuo jos tikslų, ji yra daugiau ar mažiau produktyvi.
Pastebime modelio įsavinimo ir
poliarizacijos bruožų.
Iš 3 pozicijos. Iš išorės galima pastebėti, kaip mūsų signalai veikia kitus žmones, ir suprasti sisteminio pobūdžio grįžtamąjį ryšį.
Diagrama 2.1. Stebint iš 3 pozicijos, komunikuojantys žmonės sudaro sistemą. Sistemos sąvokos, vartojamos organizacijai apibudinti, tinka ir čia.
Produktyvi kalba
Kalbą reikia vartoti kuo efektyviau.
Svarbiausias dalykas — reikia atskirti
1. relevantinę ir nerelevantinę informaciją. Komunikacijos tikslas lemia, kas yra relevantiška. Pokalbis draugijoje vis dėlto yra relevantinis, jeigu jo tikslas — užmegzti ryšius. Komunikacijos produktyvumas didėja, mažėjant nerelevantinei informacijai.
2. tikslumo laipsnis. Komunikacijos kokybė, o kartu produktyvumas priklauso nuo to, ar ji yra optimalaus tikslumo lygio.
3. Tikslumo lygis dar vadinamas loginiu lygiu. Tiksliai suformuluoti pasakymai yra žemo loginio lygio, tuo tarpu kai bendrai suformuluoti pasakymai yra aukšto loginio lygio.
Diagrama 2.2. Žodinių pranešimų svarbiausios dimensijos. Kiekvieną žodini pranešimą galime įterpti į forma.
Įvaizdžiai, verslo planai, tikslai ir ketinimai turi būti formuluojami aukštu loginiu lygiu, t.y. apibendrintai.
Sprendimai, ataskaitos, veiklos planai ir konkrečios instrukcijos bei veiklos alternatyvos paprastai turi būti apibrėžtos gana tiksliai — suformuluotos žemu loginiu lygiu.
Kai kuriomis aplinkybėmis tikslus apibrėžimas gali sukelti konfliktą, o platesnis formulavimas būtų tinkamesnis.
Dažniausiai pasitaikantis organizacijose trūkumas — nepakankamas komunikacijos tikslumas. Dėl to kyla neapsakomai daug nesusipratimų.
Apskritai įvaizdis turi būti nusakomas tokiu aukštu lygiu, kad būtų galima ieškoti kelių alternatyvių sprendimų.