LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS
GENERALINIS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS GENERALINIO DIREKTORIAUS 2001 M. KOVO 30 D. ĮSAKYMO NR. 19 „DĖL DOKUMENTŲ RENGIMO IR ĮFORMINIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO“ PAKEITIMO
2006 m. gegužės 25 d. Nr. V-58
Vilnius
P a k e i č i u Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymą Nr. 19 „Dėl dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2001, Nr.30-1009; Nr. 42-1480; Nr. 94-3337; 2002, Nr. 5-212; Nr. 70-2956) ir išdėstau jį nauja redakcija:
„LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS
GENERALINIS DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 11 straipsnio 4 dalimi,
t v i r t i n u Dokumentų rengimo taisykles (pridedama).“
Generalinis direktorius Vidas Grigoraitis
PATVIRTINTA
Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19
(Lietuvos archyvų departamento prie
Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus
2006 m. gegužės 25 d. įsakymo Nr. V-58
redakcija)
DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLĖS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Dokumentų rengimo taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau vadinama – įstaigos) oficialių dokumentų (toliau vadinama – dokumentai) įforminimo ir rengimo bendruosius reikalavimus.
Elektroniniai dokumentai rengiami pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus tvirtinamų elektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir šių Taisyklių reikalavimus.
2. Šiose Taisyklėse nustatyti dokumentų įforminimo ir rengimo reikalavimai nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims yra rekomendaciniai, išskyrus tuos dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai.
3. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos:
Antraštė – dokumento teksto esmę glaustai apibūdinanti informacija.
Dokumento turinys – dokumente užfiksuotos informacijos visuma.
Dokumento sudarytojas – kolegiali institucija, įstaiga, jos struktūrinis padalinys, įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų nustatytus įgaliojimus sudaryti dokumentus turintis asmuo.
Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas.
Teisės aktai – kolegialios institucijos ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio asmens leidžiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai.
Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982).
4. Dokumentai rengiami laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.
II. DOKUMENTŲ REKVIZITAI
5. Dokumentuose, priklausomai nuo jų paskirties, gali būti šie rekvizitai:
5.1. Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas;
5.2. dokumento sudarytojo pavadinimas;
5.3. įstaigos duomenys;
5.4. adresatas;
5.5. dokumento pavadinimas;
5.6. dokumento data;
5.7. dokumento registracijos numeris;
5.8. dokumento sudarymo vieta;
5.9. dokumento tekstas;
5.10. parašas;
5.11. dokumento tvirtinimo žyma;
5.12. specialioji žyma;
5.13. priedo žyma;
5.14. gauto dokumento registracijos žyma;
5.15. gauto dokumento nuoroda;
5.16. rezoliucija;
5.17. dokumento suderinimo žyma;
5.18. viza;
5.19. supažindinimo žyma;
5.20. dokumento rengėjo nuoroda;
5.21. dokumento paieškos nuoroda;
5.22. tikrumo žyma.
6. Rekvizitų išdėstymo būdai yra:
6.1. išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusios nuo dokumento kairiosios ir dešiniosios paraščių;
6.2. kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo dokumento kairiosios paraštės.
7. Kiekvienas rekvizitas išdėstomas nustatytoje dokumento vietoje (1 priedas) ir atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, išskyrus šių Taisyklių 28 ir 39 punktuose nustatytus atvejus. Kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, rekvizitai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo ir po juo esantys kiti rekvizitai.
8. Rezoliucijos, vizos ir supažindinimo žymos rekvizitai dokumente gali būti nedėstomi, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Tokiu atveju įstaigoje turi būti nustatytos tokios organizacinės ir techninės priemonės, kurios leistų identifikuoti pavedimą davusį, dokumentą vizavusį ar su dokumentu susipažinusį asmenį ir užtikrintų šių procedūrų įrodomąją (teisinę) galią.
9. Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas (toliau vadinama – herbas) arba prekių ženklas išdėstomas išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po viršutine parašte. Prekių ženklas gali būti išdėstytas dokumento viršuje kairėje pusėje, paliekant paraštę.
Herbas ir
prekių ženklas dokumente kartu nenaudojami.
10. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ženklu. Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte.
11. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu.
12. Kai yra keletas dokumento sudarytojų, jų pavadinimai išdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
13. Dokumento sudarytojo pavadinimas užsienio korespondentams siunčiamuose dokumentuose gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba ir išdėstomas po lietuvių kalba parašytu dokumento sudarytojo pavadinimu.
14. Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą pavadinimą:
14.1. Kai dokumento sudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įstaiga ar įstaigos struktūrinis padalinys, pavadinime nurodoma priklausomybė, pvz.:
LIETUVOS KARIUOMENĖS
KARO MEDICINOS TARNYBA
arba
VILNIAUS APSKRITIES VIRŠININKO ADMINISTRACIJOS
ŽEMĖS TVARKYMO DEPARTAMENTAS
14.2. Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų nustatytus įgaliojimus turintis asmuo, rašomas visas jo pareigų pavadinimas, pvz.:
KALVARIJOS SAVIVALDYBĖS MERAS
arba
VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS KLAIPĖDOS JŪRININKŲ LIGONINĖS
VYRIAUSIASIS GYDYTOJAS
arba
LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS VALSTYBĖS SEKRETORIUS
14.3. Kai dokumento sudarytojas yra iš skirtingų įstaigų atstovų sudaryta grupė, jos pavadinimas nurodomas pagal teisės akte nustatytą funkciją, pvz.:
PACIENTŲ SVEIKATAI PADARYTOS ŽALOS NUSTATYMO
KOMISIJA
15. Įstaigos duomenis sudaro: registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie įstaigą, pavadinimas, įstaigos kodas, buveinės (įstaigos ar jos struktūrinio padalinio) adresas, kontaktinė informacija (telefono ir fakso numeriai, įstaigos elektroninio pašto adresas), kita reikalinga informacija. Jeigu įstaiga yra pridėtinės vertės mokesčio mokėtoja, nurodomas mokėtojo kodas.
Telefono ir fakso numeriai rašomi pagal Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus tvirtinamas nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo taisykles.
16. Įstaigos duomenys išdėstomi eilute ar stulpeliais po dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje pagal šiuos reikalavimus:
16.1. Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskiriami linija.
16.2. Tarp įstaigos duomenų elementų gali būti dedami taškai, kableliai arba paliekami tarpai.
16.3. Kai siunčiamo dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos, įstaigos duomenys išdėstomi po kiekvienos įstaigos pavadinimu (2 priedas).
17. Adresatas rašomas po įstaigos duomenų rekvizitu arba, kai įstaigos duomenys išdėstyti dokumento apatinėje paraštėje, – po dokumento sudarytojo pavadinimu pagal šiuos reikalavimus:
17.1. Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Jei nurodomi keli adresatai, jie išdėstomi vienas po kitu ir skiriami kableliais arba atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
17.2. Adresatas rašomas naudininko linksniu, pvz.:
Vilniaus apskrities viršininko administracijai
17.3. Adresatas gali būti nurodomas apibendrintai, pvz.:
Apylinkių teismams
17.4. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“ ir kiekvienam adresatui siunčiamame egzemplioriuje nurodomas konkretus adresatas, pvz.:
Pagal adresatų sąrašą
Vilniaus apskrities archyvui
Adresatų sąrašas įforminamas pagal šių Taisyklių 101 punkte nustatytus reikalavimus.
17.5. Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui, nurodomas jo pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu, pvz.:
Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijos
Asmens sveikatos skyriaus vedėjui
Vardui Pavardeniui
17.6. Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama to dokumento kopija, tai nurodoma atskiroje eilutėje prieš šį adresatą, pvz.:
Lietuvos Respublikos finansų ministerijai
Kopija
Valstybinei mokesčių inspekcijai
prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos
17.7. Adresato rekvizitas gali būti papildomas įstaigos adresu. Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui, adresato rekvizitas rašomas kartu su adresu.
17.8. Adresas rašomas pagal Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro tvirtinamas universaliųjų pašto paslaugų teikimo taisykles.
18. Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas (įsakymas, nutarimas, pažyma, protokolas ar kt.) ir antraštė. Dokumento pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir, išskyrus raštus, išdėstomas išilginiu centruotu būdu, pvz.:
NEKILNOJAMOJO TURTO VERTINIMO TAISYKLĖS
arba
PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS
arba
KOLEGIJOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS
19. Teisės aktuose (nutarimuose, įsakymuose ir kt.) dokumento rūšies pavadinimas nurodomas atskiroje eilutėje po dokumento sudarytojo pavadinimu, o antraštė pradedama žodžiu „dėl“, pvz.:
ĮSAKYMAS
DĖL MEDICINOS PRAKTIKOS
LICENCIJŲ IŠDAVIMO
Teisės aktais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų pavadinimas išdėstomas po tvirtinimo žymos rekvizitu.
20. Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nenurodomas. Antraštė pradedama žodžiu „dėl“, rašoma nuo dokumento kairiosios paraštės ir nuo aukščiau esančio adresato rekvizito atskiriama didesniu nei vienos eilutės intervalu, pvz.:
DĖL TEISĖS AKTO PROJEKTO DERINIMO
21. Kituose įstaigos rengiamuose dokumentuose (aktuose, protokoluose, pažymose ir kt.) dokumento pavadinimas išdėstomas po dokumento sudarytojo pavadinimu arba, jei dokumente yra nurodytas adresatas, – po šiuo rekvizitu.
22. Dokumento data rašoma arabiškų skaitmenų grupėmis arba mišriuoju būdu taip:
22.1. Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz.: 2006-12-05.
22.2. Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2006 m. gruodžio 5 d.
23. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu. Raštuose data rašoma dokumento dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu arba, jei įstaigos duomenys nurodomi dokumento apatinėje paraštėje, – dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu.
24. Dokumento registracijos numerį sudaro simbolis Nr., dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris, pvz.: Nr. V1-159 (V1 – dokumentų registro identifikavimo žymuo, 159 – dokumento registravimo šiame registre eilės numeris).
25. Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis, kurie nurodomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (1.15) 1-159 arba Nr. 1-159 (1.15) (1.15 – bylos indeksas pagal įstaigos dokumentacijos planą).
26. Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos numeris susideda iš dokumento registracijos tose įstaigose numerių, atskirtų vienas nuo kito pasviruoju brūkšneliu, pvz.: Nr. V1-159/A-254.
27. Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos dešinėje pusėje ir kartu su data, išskyrus raštus, išdėstomas išilginiu centruotu būdu.
28. Dokumento sudarymo vieta nurodoma dokumentuose, kuriuose nėra įstaigos duomenų rekvizito. Ji išdėstoma po dokumento datos ir dokumento registracijos numerio rekvizitais išilginiu centruotu būdu, nepaliekant vienos eilutės intervalo.
29. Dokumento tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) raštuose išdėstomas po antrašte, teisės aktuose (nuostatuose, taisyklėse, programose ir kt.) – po dokumento pavadinimo rekvizitu, kituose dokumentuose – po dokumento datos ir registracijos numerio arba po sudarymo vietos rekvizitais. Atsižvelgiant į dokumento paskirtį, jo tekstui taikomi tokie reikalavimai:
29.1. Teksto pastraipų pirmosios eilutės pradedamos rašyti vienodu, ne didesniu kaip 22 mm atstumu nuo dokumento kairiosios paraštės.
29.2. Tekstas gali būti dėstomas laisva forma, skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.
29.3. Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus. Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
29.4. Poskyriai nenumeruojami, poskyrių pavadinimai rašomi paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:
Ministras ir ministro politinio (asmeninio) pasitikėjimo valstybės tarnautojai
30. Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus:
30.1. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:
Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)