Uab statybos medžiagos informacinės valdymo sistemos analizė
5 (100%) 1 vote

Uab statybos medžiagos informacinės valdymo sistemos analizė

ĮVADAS

Valdymo funkcijos – planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė remiasi nenutrūkstamu informacijos srautu apie tai, kas vyksta organizacijoje ir už jos ribų. Tik gaudami laiku ir tikslią informaciją, vadovai gali stebėti, kaip artėja prie tikslo, ir įgyvendinti planus tikrovėje. Tad informacinės sistemos įgalina vadovus kontroliuoti, kaip sekasi jų verslas, nes įvairios, ypač kompiuterinės, informacinės sistemos teikia efektingai veiklai būtinų žinių. Šios valdymo informacinės sistemos (management information system) tampa privalomos planuojant, priimant sprendimus ir kontroliuojant. Nuo to, kaip greitai ir kokio tikslumo žinias vadovai gauna apie tai, kas vyksta gerai ir kas blogai, labai priklauso įmonės veiklos efektingumas.

Darbo aktualumas. Valdymo informacinės sistemos apibrėžiamos kaip formalus būdas, leidžiantis valdymui pasinaudoti tikslia ir laiku gauta informacija, reikalinga palengvinti sprendimų priėmimą ir organizacijai efektingai atlikti planavimo, kontrolės operacijų atlikimo funkcijas. Tokia sistema teikia žinių apie praeitį, dabartį, numatomą ateitį ir organizacijai svarbius vidaus bei išorės įvykius. Organizacijos visada turi kokią nors valdymo informacinę sistemą. Anksčiau tos sistemos buvo sudaromos ir naudojamos labai neformaliai, tačiau atsiradus kompiuteriams, atsivėrė galimybės apdoroti ir kaupti daug duomenų, ir valdymo informacinių sistemos tapo formalia veikla.

Tad šiame darbe ir analizuosiu UAB „Statybos medžiagos“ naudojamą valdymo informacinę sistemą – buhalterinę programą „Centas“. Minėta programa bendrovėje naudojama pagrindinių ir svarbiausių bendrovės finansinių rodiklių apskaičiavimui, nustatymui, t.y. buhalterinės apskaitos pilnam vedimui.

Darbo metu keliami tikslai:

• išanalizuoti kaip bendrovėje naudojama buhalterinė programa „Centas“;

• išsiaiškinti ar tenkina bendrovės poreikius buhalterinė programa „Centas“;

• pateikti pasiūlymus dėl bendrovėje naudojamos buhalterinės programos „Centas“ tobulinimo galimybių.

Darbą sudaro dvi dalys. Pirmoje dalyje pateikiu trumpą bendrovės apibūdinimą – veiklos pobūdį, prekių asortimentą bei bendrovės organizacinę struktūrą. Taip pat šioje dalyje analizuoju bendrovėje naudojamą informacinę valdymo sistemą – buhalterinę programą „Centas“. Antroje dalyje pateikiu bendrovės prielaidų aprašymą artimiausiam laikotarpiui bei naudojamos buhalterinės programos „Centas“ tobulinimo galimybes. Darbo pabaigoje pateikiu išvadas ir pasiūlymus bei priedus.

1. Situacijos analizė

1.1. UAB „Statybos medžiagos“ pristatymas

Įmonė, kurią nagrinėju, įsteigta 2003 metais, yra uždaroji akcinė bendrovė „Statybos medžiagos“- ribotos turtinės atsakomybės įmonė, turinti juridinio asmens teises. Jos kapitalas yra padalytas į akcijas. Įmonės akcininkai yra 4 fiziniai asmenys. Įmonės įstatinis kapitalas – 20 000 Lt. Įmonės veikla – statybos, remonto prekių mažmeninė ir didmeninė prekyba.

UAB „Statybos medžiagos“ turi parduotuvę skirtą statybos organizacijoms ir privatiems vartotojams aptarnauti. Įmonė klientus stengiasi aprūpinti įvairiomis pagrindinėmis statyboms reikalingomis medžiagomis. Klientus aptarnauti padeda nuosavas transportas, kuriuo išvežiojamos prekės klientams. Prekės atrenkamos, komplektuojamos, pakraunamos, pristatomos į objektus, priimami užsakymai telefonu, ieškoma palankių atsiskaitymo sąlygų. Įmonės parduotuvėje gali pirkti ir urmininkai pagal sutartis, kurie turi galimybę rinktis prekes sutartomis mažesnėmis kainomis ir būti greičiau aptarnaujami. Asortimentas nuolat atnaujinamas ir didinamas. Teikiamos paslaugos: 1) prekes galima užsisakyti ir telefonu, jos sukomplektuojamos bei pristatomos tiesiai pirkėjų nurodytu adresu; 2) statybinių medžiagų specialistai konsultuoja, organizuoja prekių komplektavimą, jų tiekimą pirkėjui; 3) prekiaujama išsimokėtina.

UAB „Statybos medžiagos“ prekių asortimentas:

• Statybos ir izoliacinės medžiagos;

• Vidaus ir išorės apdailos bei remonto medžiagos;

• Įrankiai.

UAB „Statybos medžiagos“ personalas. Bendrovėje dirba 22 darbuotojai. UAB „Statybos medžiagos“ organizacinė valdymo struktūra pateikta 1 pav.

1 pav. UAB „Statybų medžiagos“ organizacinė struktūra

1.2. Informacinės valdymo sistemos analizė UAB „Statybos medžiagos“

Kaip matėme, įmonės veikla – įvairių statybinių medžiagų pardavimas, todėl jai labai svarbu turėti tikslią informaciją apie parduodamas prekes, užsakymus klientams bei tiekėjams, apmokėjimą ir t.t. Įmonėje šiai informacijai apdoroti naudojama informacinė sistema – buhalterinė programa „Centas“, kurią toliau ir analizuosiu.

1.2.1. Buhalterinės programos „Centas“ naudojimas įmonėje

Buhalterinė programa „Centas“ – tai materialinių vertybių ir buhalterinės apskaitos programa, kurios pagrindinės funkcijos (žr. 2 pav.):

• Paslaugos. Suteiktų paslaugų registravimas. Automatinis sąskaitų generavimas.

• Pirkimai – pardavimai. Atsiskaitymų apskaita.

• Buhalterija: sąskaitų planas. Operacijų žurnalas. Korespondencijų ataskaitos. Didžioji knyga. Balansas.

• Darbo užmokesčio apskaita.

• Sandėlių apskaita. Neribotas sandėlių skaičius. Vidiniai judėjimai.

• Ilgalaikio
turto apskaita.

• Kasos ir banko apskaita.

• Konsignacinė prekyba, išankstinės sąskaitos, prekių rezervavimas.2 pav. Pagrindinis langas

Kaip matome, programos pagrindiniame lange pateikti dažniausiai naudojami mygtukai bei programos valdymo meniu. Dėl patogumo, šie mygtukai suskirstyti pagal programoje esančius funkcinius modulius.

Pats programos pavadinimas, teigia, kad tai įmonės buhalterijai skirta programa, tad toliau analizuosiu pagrindines su UAB „Statybos medžiagos“ buhalterija susijusias ir naudojamas programos funkcijas.

1.2.1.1. Funkcinio programos modulio „Pirkimai/Pardavimai“ naudojimas

Sąskaita– faktūra yra pagrindinis įmonės pajamų dokumentas, kurio teisingas pildymas labai svarbus. Sąskaitos – faktūros pildymo ir spausdinimo mygtuką galima rasti dviem būdais: 1) per meniu Darbas/Sąskaita-faktūra; 2) paspaudus greitojo pasiekimo mygtuką „Sąskaita-faktūra” (skyriuje Pirkimai / Pardavimai).

Įmonės sąskaitų formavimas. Atsidariusiame lange automatiškai į naują dokumentą įvedama tos dienos data, o numeravimui programa automatiškai pasiūlo pirmą laisvą dokumento numerį. Sąskaitą suformuoti galima dviem būdais: 1) rankiniu būdų suvedant visus reikalingus duomenis; 2) suformuojant pagal į duomenų bazę įvestus duomenis, pasirenkant norimą veiksmą iš iškrentančio meniu (žr. 3 pav.):3 pav. Sąskaitos – faktūros formavimo galimybės

Renkantis įvairius mygtukus, galima įvesti naują pirkėją, redaguoti esamo pirkėjo duomenis arba pašalinti nereikalingą įrašą. Programoje numatytas greitas sąskaitos – faktūros suradimas, t.y. įvedus pirkėją bei surinkus jo įmonės kodą, programą įkelia likusius pirkėjo duomenis. Pirkėjo įvedimo metu, programa patikrina, ar yra neapmokėtų pradelstų sąskaitų, ir perspėja programos vartotoją; praterminuotos sąskaitos pažymimos raudonai (žr. 4 pav.). Formuojant sąskaitą yra galimybė parinkti krovinio gavėją, kuris parenkamas iš sąrašo – Kontrahentų žinyno. 4 pav. Pasirinkto pirkėjo duomenų peržiūra

Prekių bei paslaugų įvedimas į sąskaitą vykdomas pasirenkant iš sąrašo sandėlio pavadinimą, pavyzdžiui įmonėje yra keturi sandėliai suskirstyti pagal prekių asortimentą.

Labai svarbu išrašant sąskaitą – faktūrą yra teisingas mokesčių apskaičiavimas. Pavyzdžiui, programa leidžia skaičiuoti dokumento galutinę PVM sumą pagal eilučių PVM sumas arba pagal bendrą dokumento sumą be PVM. PVM sumos skaičiavimas pagal eilutes naudojamas tais atvejais, kai panaudojami keli PVM tarifai, arba esant būtinybei koreguoti PVM sumą.5 pav. PVM sumų skaičiavimo nustatymai

Ūkinė operacija (sąskaitos faktūros išrašymas – pardavimo operacija) automatiškai persikelia į sąskaitų planą (žr. 6 pav.), formoje atsiranda papildomi stulpeliai Debetas, Kreditas, Pajamos bei papildomas buhalterinių sąskaitų skyrius.6 pav. Ūkinės operacijos persikėlimas į sąskaitų planą

Programa turi galimybę automatiškai kiekvieno mėnesio paskutinę dieną suformuoti sąskaitas faktūras už suteikiamas periodiškai paslaugas.

Krovinio važtaraščio pildymas ir spausdinimas (žr. 7 pav.). Kaip matome iš paveikslo, į numatyta formą tereikia surinkti reikalingus duomenis ir važtaraštis bus paruoštas. 7 pav. Krovinio važtaraščio formavimas

Prekių bei paslaugų gavimo pajamavimas programoje. Norint užpajamuoti prekes arba gautas paslaugas, pagrindiniame lange pasirenkamas „Gavimas“ arba per meniu „Darbas/Prekių gavimas“. Atsidariusiame lange (žr. 8 pav.) užpajamuojamos visos prekės, skirtos perparduoti, bei įvairios gautos paslaugos. Taip pat čia pajamuojamos įvairios sąnaudos ir ilgalaikis turtas (kaip paslauga).8 pav. Prekių gavimo pajamavimo formavimas

Prekių ir paslaugų pardavimų registravimas vykdomas per meniu „Darbas/ Pardavimas gyventojams“ (žr. 9 pav.).9 pav. Prekių ir paslaugų pardavimo formavimas

Įvedamos realizuotos prekės bei paslaugos pasirenkant sandėlio pavadinimą. Paslaugos pasirenkamos paspausdus “P+”, o prekės – “L+”. Programa taip pat leidžia optimizuoti darbą su brūkšninių kodų skaitytuvu. Suteikiant nuolaidą pardavimo metu, pažymima varnelė ties „Nuolaidos“ ir įvedama procentinė nuolaida kiekvienoje eilutėje.

Taip pat, programa leidžia suformuoti kasos kvitą ir nusiųsti jį į kasos aparatą. Formuojant kasos kvitą, įvesdama pirkėjo įmokėta pinigų suma į lauką „Įmokėta“. Žemiau esančiame lauke „Grąža“ pasirodo išmokama pirkėjui grąžą. Atspausdinant kasos čekį, spaudžiamas „Kvitas“, arba surinkus įmokėtą sumą – Enter.

Pirkėjui pageidaujant, atspausdinama PVM sąskaita faktūra pagal kasos aparato kvitą: per meniu į „Peržiūra / Parduota gyventojams“. Įvedus kvito numerį, atrenkamos parduotos prekės ir suformuojama sąskaita faktūra.

Prekių nurašymas vykdomas kai reikia nurašyti prekes arba medžiagas dėl jų netekties, sunaudojimo ar kitų priežasčių – per meniu „Darbas / Prekių nurašymas“. Atsidariusiame lange įvedama nurašymo akto sudarymo data (žr. 10 pav.), o paspaudus mygtuką D prie datos įvedimo langelio, pasinaudojama anksčiau paruoštais duomenimis.10 pav. Prekių nurašymo formavimas

Šiuo metu Jūs matote 31% šio straipsnio.
Matomi 1419 žodžiai iš 4593 žodžių.
Peržiūrėkite iki 100 straipsnių per 24 val. Pasirinkite apmokėjimo būdą:
El. bankininkyste - 1,45 Eur.
Įveskite savo el. paštą (juo išsiųsime atrakinimo kodą) ir spauskite Tęsti.
SMS žinute - 2,90 Eur.
Siųskite sms numeriu 1337 su tekstu INFO MEDIA ir įveskite gautą atrakinimo kodą.
Turite atrakinimo kodą?
Po mokėjimo iškart gausite atrakinimo kodą, kurį įveskite į laukelį žemiau:
Kodas suteikia galimybę atrakinti iki 100 straispnių svetainėje ir galioja 24 val.